Jinsi ya Kufanya Mikutano ya Timu Pekee Ifanye Kazi?

Vidokezo vya mikutano bora ya mtandaoni

Mikutano ni muhimu sana kwa utendaji mzuri wa kampuni yoyote kubwa. Ni muhimu kwa sababu zinawezesha kila mwanachama wa timu kusasishwa kuhusu kile kinachoendelea katika kampuni na mikakati ya maendeleo ya kampuni inaelekea upande gani. Zaidi ya hayo, mikutano pia ni fursa kwa timu kukusanya na kunyoosha mahusiano yao, au kuwakumbusha tu wafanyakazi kwamba hawako peke yao katika kampuni na kwamba wanahitaji kufanya kazi pamoja na wafanyakazi wenzao.

Kwa sababu ya janga hili, wafanyabiashara wengi wameamua kuwa wafanyikazi wao wanapaswa kufanya kazi kutoka nyumbani kwa wakati huu. Hiyo pia ina maana kwamba imekuwa karibu haiwezekani kuendesha mikutano jinsi ilivyokuwa ikiendeshwa hapo awali. Kwa hiyo, hali hii mpya inahitaji marekebisho makubwa. Kwa mara nyingine tena, tunategemea teknolojia. Zana nyingi zimetengenezwa na zinatengenezwa ili kusaidia kurahisisha mawasiliano katika nyakati ambazo mawasiliano ya ana kwa ana yamekuwa yasiyofaa. Na kwa kweli, mikutano ya mbali inakuwa kawaida yetu mpya. Kile ambacho hapo awali kiliwekwa kwa ajili ya mikutano isiyo ya kawaida kwa wafanyakazi wenza wanaofanya kazi katika nchi mbalimbali au hata katika mabara tofauti sasa imekuwa njia pekee ya kufanya mkutano na John na Jim kote ukumbini. Lakini njia hizo za mawasiliano bado zinakabiliwa na vikwazo. Tutaangalia baadhi ya matatizo na kujaribu kupendekeza baadhi ya njia zinazowezekana za kukabiliana nayo.

Vikwazo vya mikutano ya mbali

1. Tofauti ya wakati

Kuratibu mkutano wa mtandaoni wa umbali mrefu kunaweza kumaanisha kukabiliana na saa nyingi za maeneo. Wakati mfanyakazi mwenzangu kutoka New York angali anakunywa kahawa yake ya asubuhi, mfanyakazi mwenzake huko Beijing ametoka tu kula chakula cha jioni kabla ya mkutano na mara tu mkutano unapokamilika, huenda atabadilisha suti yake kwa pajama za kupendeza.

2. Matatizo ya kiufundi

Mara nyingi hutokea kwamba mkutano unakatizwa kwa sababu ya muunganisho usiofaa, na hii inaweza kusababisha matatizo tofauti, kwa mfano ubora wa chini wa sauti/video au athari isiyopendwa na ya kushangaza zaidi ya skrini iliyogandishwa. Pia, mazungumzo yanaweza kutatizwa na kelele za mandharinyuma za kuudhi. Tatizo jingine la kiufundi ni kwamba mikutano mingi huchelewa na muda unapotea kwa sababu watu wana matatizo ya kuingia na kufikia mikutano kutokana na matatizo ya programu.

3. Mazungumzo ya asili na mazungumzo madogo

Mwanzoni mwa kila mkutano wa ana kwa ana, watu huwa na mazungumzo madogo, ili tu kuvunja barafu na kupata starehe zaidi. Katika mikutano ya mtandaoni hili ni gumu kidogo, kwa kuwa mawasiliano si ya kawaida kabisa na watu wanapozungumza kwa wakati mmoja (jambo ambalo mara nyingi hutokea ana kwa ana), kelele zisizofurahi hutolewa na mazungumzo mara nyingi hayatambuliki. Ndio maana watu katika mikutano ya mtandaoni hujaribu kutoingiliana na wanaenda moja kwa moja kwenye mada. Matokeo yake ni kwamba mikutano ya mbali kila mara huwa ya uwasilishaji zaidi bila maoni mengi kutoka kwa washiriki wengine, haswa ikiwa hakuna maswali yanayoulizwa.

Jinsi ya kuboresha mikutano ya mtandaoni

Mabadiliko yasiyotarajiwa katika mazingira ya kazi yanaweza kuwa mengi kwa kila mtu. Kwa kurekebisha mambo machache tu, wasimamizi na timu zinaweza kubadilika na kujifunza jinsi ya kushinda baadhi ya vikwazo na mikutano ya mtandaoni inaweza kuwa ya ufanisi zaidi, yenye manufaa na yenye manufaa. Katika hatua hii, tutajaribu kukupa vidokezo vya jinsi mkutano wako wa mbali unaweza kufanikiwa.

1. Chagua zana ya mkutano wa video

Jambo la kwanza ni kuchagua usanidi mzuri wa kiufundi. Kuna teknolojia nyingi huko nje zinazofanya mkutano wa mtandaoni uendeshwe vizuri. Ikiwa ungependa kuiweka ya kitamaduni zaidi, chagua Skype au Google Hangouts. Kwa upande mwingine, Zoom ni jukwaa la kisasa zaidi na maarufu sana la mikutano. GotoMeeting iliundwa mahususi kwa ajili ya biashara na ina manufaa yake. Zana zingine zinazostahili kutajwa ni: Join.me, UberConference na Slack. Zana hizi zote za mawasiliano ni zaidi ya faini kwa mikutano ya mbali. Utahitaji kuona ni nini kinachofaa zaidi kwa kampuni yako. Jambo muhimu la kuangazia ni kwamba mara tu unapochagua jukwaa unapaswa kujaribu kushikamana nalo na usibadilishe mara kwa mara, kwa sababu litawachanganya wenzako bila lazima.

2. Wakati mzuri wa mkutano

Haionekani kuwa ngumu kuratibu mkutano, lakini inaweza kuwa ngumu. Katika mpangilio wa shirika unaweza kulinganisha upatikanaji katika orodha yako yote ya mialiko na zana tofauti za ndani zilizoshirikiwa za wingu. Ni mambo gani yanapaswa kuzingatiwa? Likizo za eneo lako, nyakati za chakula, na mambo mengine ya kikanda ambayo yanaweza kugongana na mkutano wako haswa ikiwa wenzako wanaishi ng'ambo ya ulimwengu. Inapowezekana, ni vyema kupanga mikutano mapema sana, kwa sababu kadri kila mtu anavyopata ilani, kuna uwezekano mdogo kwamba wenzako watakuwa na migongano.

3. Weka ajenda

Kwanza kabisa, unahitaji kukumbuka ni muda gani mkutano utaendelea. Hii itakusaidia kuweka muundo wa mkutano. Ushauri wetu ni: andika ajenda! Panga mkutano, fikiria kuhusu mambo makuu yanayohitaji kushughulikiwa na ushikamane nayo, andika majina ya washiriki wa timu na wajibu wao. Pia, ni utaratibu mzuri kwamba mfanyakazi mmoja anasimamia mkutano kama aina ya mpatanishi, ili kuhakikisha kwamba kila mtu anashikamana na ajenda na kwamba mambo yote muhimu yanajadiliwa.

Mazoezi mazuri ni kutuma ajenda kwa washiriki wote kabla ya mkutano. Kwa njia hiyo kila mtu anaweza kujiandaa ipasavyo.

4. Kukabiliana na kelele ya mandharinyuma

Sote tumeshiriki katika mikutano ambapo unaweza kusikia simu zinazolia zisizofaa, kelele kubwa za trafiki au mbwa wa familia ambaye alikuwa na furaha kupita kiasi. Hakikisha kuwa kila mwenzako anajua kunyamazisha laini zao ikiwa kuna kelele inayosumbua chinichini. Hata hivyo, wafanyakazi wenzako wanapaswa kuendelea kushiriki ujumbe mfupi wa maandishi na kuweka mipasho yao ya video ikiendelea.

5. Kumbuka kuhusu kila mwanachama wa timu

Sio wenzako wote wanaowasiliana na kutoka nje. Watu wengine hawatasema chochote ikiwa hawajaulizwa maoni yao haswa. Hiyo haimaanishi kwamba wenzako hao hawana chochote cha maana cha kuongeza kwenye mkutano. Au kinyume! Kazi ya mpatanishi pia ni kuongoza mazungumzo na kuhakikisha kwamba kila mtu ana nafasi ya kuzungumza na kuwauliza hata washiriki walio kimya maswali maalum. Kwa njia hiyo kila mtu atashiriki katika mkutano na wenzake wote wana uwezekano wa kutoa maoni yao. Iwapo kila mtu atahimizwa kushiriki, kuna uwezekano mkubwa kwamba mkutano wa mtandaoni utakuwa wa ubunifu zaidi na wenye tija.

6. Uongofu wa kawaida ni nyongeza

Tunapofanya kazi nyumbani, tuna fursa chache za kupatana na wenzetu. Ikiwa wakati unafaa, mazungumzo madogo yanakaribishwa zaidi hata katika mazingira ya mtandaoni. Mbinu nzuri itakuwa kuweka muda mbele ya mkutano wa mbali ili kuwaruhusu wafanyakazi wenzako kuzungumza. Kwa kuongeza furaha kidogo kwenye mikutano na kuwawezesha wenzako kuwa na uhusiano na washiriki wa timu zao, labda kwa kuuliza tu Je, siku yako ilikuwaje kufikia sasa? washiriki wa mkutano watahisi raha, utulivu na raha. Kwa njia hii uwepo wao utaonekana katika nafasi ya mtandaoni. Usiwahi kudharau umuhimu wa kuhisi kuwa umeunganishwa kama mshiriki wa timu.

7. Uliza tathmini

Kwa kuwa mikutano ya timu pepe si ubaguzi tena, ni muhimu kuona ni nini kinachofanya kazi vizuri na kisichofanya kazi. Hakuna anayetaka kupoteza muda wake au kuwa na hisia kwamba hasikilizwi. Hilo huleta kufadhaika na kukataa wazo kwamba mikutano ya mtandaoni inaweza kuwa na ufanisi na kusaidia. Kwa hivyo, kwa nini usimwombe mshiriki akupe maoni kuhusu mkutano?

Hata chini ya hali nzuri zaidi, kuuliza watu waziwazi kuhusu mawazo na hisia zao inaweza kuwa vigumu. Labda wenzako watakuwa wazi zaidi kujibu kura, haswa ikiwa kura hiyo haitajulikana, inaweza kuwa rahisi kwao kuwa waaminifu zaidi katika kesi hiyo. Ni muhimu kufanyia kazi maoni uliyopewa na angalau kujaribu kuboresha pointi ambazo hazikuwekwa lebo kuwa nzuri. Mikutano ya mbali si rahisi kupanga na ukosoaji unaojenga unaweza kuwa msaada mkubwa kwa siku zijazo.

8. Rekodi na uandike mkutano

Je, umewahi kufikiria kuhusu kurekodi mkutano wako wa mtandaoni? Hii imekuwa desturi iliyoenea na sio bila sababu. Husaidia wafanyakazi waliokosa mkutano kwa kuwa wana uwezekano wa kuusikiliza baadaye na kusasisha. Timu pepe zilizofanikiwa pia mara nyingi hukodi huduma za unukuzi ili kunakili rekodi. Unukuzi huokoa muda muhimu wa wafanyakazi, kwa sababu si lazima wasikilize mkutano mzima uliorekodiwa ili kujua kinachoendelea. Wanachohitaji kufanya ni kuangalia nakala na kusoma sehemu muhimu kwa uangalifu ili waweze kuokoa muda na bado kujua kinachoendelea. Ikiwa unatafuta mtoa huduma mzuri wa unukuzi, fungua Gglot. Tunaweza kukusaidia kuboresha mkutano wako wa mtandaoni, ili uwe na athari kubwa kwa washiriki wote.

Mikutano ya ana kwa ana si kamilifu na ina matatizo kadhaa, na mikutano ya mtandaoni hushiriki mengi yayo. Juu ya hayo wanakuja na matatizo yao ya kipekee. Sio lazima ujiridhishe kwa mikutano isiyo na tija ambayo inapoteza wakati wa kila mtu, lakini unaweza kutumia mikutano ya mtandaoni ili kukaa na habari, tija, ubunifu na kushikamana na wenzako. Jaribu baadhi ya ushauri ulioorodheshwa hapo juu: chagua zana inayofaa, weka wakati mzuri wa mkutano, andika ajenda, shughulikia kelele za mandharinyuma, fanya kila mtu ashiriki, himiza mazungumzo ya kawaida, omba maoni na mwisho kabisa, rekodi mkutano. na uandike. Tunatumahi kuwa utaunda mazingira ya kipekee ya mikutano ya mtandaoni kwa ajili ya timu yako!