Kumaha Cara Ngadamel Rapat Tim Virtual Éféktif?

Tips kanggo rapat virtual anu langkung saé

Rapat penting pisan pikeun fungsi anu leres pikeun perusahaan anu serius. Éta penting sabab ngamungkinkeun unggal anggota tim janten up-to-date ngeunaan naon anu lumangsung di perusahaan sareng arah naon arah strategi pangembangan perusahaan. Sajaba ti éta, rapat ogé mangrupa kasempetan pikeun tim pikeun ngumpulkeun sarta ngalempengkeun hubungan maranéhanana, atawa ngan saukur ngingetkeun karyawan yen aranjeunna henteu nyalira di parusahaan jeung yén maranéhna kudu fungsi babarengan jeung batur sapagawean maranéhanana.

Kusabab pandémik, seueur usaha parantos mutuskeun yén karyawanna kedah damel ti bumi samentawis. Éta ogé hartosna yén ampir teu mungkin pikeun ngalaksanakeun rapat sapertos anu dilakukeun sateuacanna. Ku alatan éta, kaayaan anyar ieu merlukeun adjustment signifikan. Sakali deui, urang ngandelkeun téknologi. Seueur alat anu parantos sareng nuju dikembangkeun pikeun ngagampangkeun komunikasi dina waktos komunikasi jalma-jalma janten teu dipikahoyong. Sareng memang, rapat jarak jauh janten normal anyar urang. Anu kantos ditangtayungan ngan ukur pikeun rapat anu teu konvensional pikeun batur-batur damel di nagara-nagara anu béda-béda atanapi bahkan di benua anu béda-béda ayeuna parantos janten hiji-hijina jalan pikeun ngayakeun rapat sareng John sareng Jim di aula. Tapi alat komunikasi sapertos kitu masih nyanghareupan halangan. Urang bakal ningali kana sababaraha masalah sareng nyobian nyarankeun sababaraha cara anu mungkin pikeun ngungkulan éta.

Halangan rapat jauh

1. Bedana waktu

Koordinasi rapat virtual jarak jauh tiasa hartosna ngatasi sababaraha zona waktos. Nalika batur sapagawean ti New York masih nyeuseup kopi isuk-isuk, batur kerja di Beijing nembé tuang tuangeun sateuacan rapat sareng pas rapat réngsé, anjeunna sigana bakal ngarobih jasna pikeun piyama anu nyaman.

2. Masalah teknis

Ieu sering kajadian nu pasamoan interrupted kusabab sambungan inadequate, sarta ieu bisa nyieun masalah béda, contona kualitas low audio / video well-dipikawanoh atawa loba disliked tur leuwih dramatis pangaruh layar beku. Ogé, paguneman tiasa kaganggu ku sora latar anu ngaganggu. Masalah téknis anu sanés nyaéta seueur rapat anu ditunda sareng waktos dibuang kusabab jalma-jalma ngagaduhan masalah log in sareng ngaksés rapat kusabab masalah sareng parangkat lunak.

3. Paguneman alam jeung omongan leutik

Dina awal unggal pasamoan face-to-face, jalma condong kalibet dina obrolan leutik, ngan pikeun megatkeun és jeung meunang leuwih nyaman. Dina rapat online ieu rada sesah, sabab komunikasina henteu alamiah sareng nalika jalma-jalma ngobrol sakaligus (anu sering kajantenan dina komunikasi padeukeut), noise anu teu nyaman dibangkitkeun sareng paguneman sering janten teu jelas. Éta sababna jalma-jalma dina rapat virtual nyobian henteu saling ngaganggu sareng aranjeunna langsung ka topik. Balukarna nyaéta rapat jarak jauh biasana langkung seueur presentasi kalayan henteu seueur input ti pamilon sanés, khususna upami henteu aya patarosan anu ditaroskeun.

Kumaha ningkatkeun rapat virtual

Parobihan anu teu disangka-sangka dina lingkungan damel tiasa seueur teuing pikeun sadayana. Ku ngan saukur nyaluyukeun sababaraha hal, manajer sareng tim tiasa adaptasi sareng diajar kumaha cara ngatasi sababaraha halangan sareng rapat online tiasa janten langkung efektif, produktif sareng mangpaat. Dina waktos ieu, kami bakal nyobian masihan anjeun sababaraha tip ngeunaan kumaha rapat jarak jauh anjeun tiasa suksés.

1. Pilih alat konperénsi pidéo

Hal kahiji nyaéta milih setelan téknis anu saé. Aya seueur téknologi di luar anu ngajantenkeun rapat online lancar. Upami anjeun hoyong tetep langkung tradisional, pilih Skype atanapi Google Hangouts. Di sisi anu sanés, Zoom mangrupikeun platform konperénsi anu langkung modéren sareng ayeuna pisan populer. GotoMeeting didamel khusus pikeun bisnis sareng gaduh kauntungan. Alat-alat sanés anu kedah disebatkeun nyaéta: Join.me, UberConference sareng Slack. Sadaya alat komunikasi ieu langkung saé pikeun rapat jarak jauh. Anjeun kedah ningali naon anu pangsaéna pikeun perusahaan anjeun. Hal anu penting pikeun disorot nyaéta nalika anjeun milih platform anjeun kedah nyobian lengket sareng henteu sering ngarobih, sabab éta bakal ngabingungkeun kolega anjeun anu teu perlu.

2. Wayah pangalusna pikeun rapat

Teu sigana hésé ngajadwalkeun rapat, tapi pasti tiasa. Dina setting perusahaan, anjeun tiasa ngabandingkeun kasadiaan dina daptar uleman anjeun sareng alat dumasar-awan internal anu béda. Hal-hal naon waé anu kedah dipertimbangkeun? Liburan lokal, waktos tuang, sareng faktor régional poténsial sanés anu tiasa tabrakan sareng rapat anjeun khususna upami kolega anjeun cicing di sisi sanés dunya. Lamun mungkin, éta salawasna mangrupakeun ide nu sae pikeun ngajadwalkeun rapat jauh sateuacanna, sabab beuki bewara dulur boga, éta kurang kamungkinan yén kolega bakal tabrakan.

3. Nyetél agenda

Anu mimiti, anjeun kedah émut sabaraha lila rapat bakal lepas. Ieu bakal ngabantosan anjeun nyetél struktur rapat. Saran kami nyaéta: nyerat agenda! Susun rapat, pikirkeun poin-poin utama anu kedah katutup sareng lengket kana éta, tuliskeun nami anggota tim anu milu sareng tanggung jawabna. Ogé, éta mangrupikeun prakték anu saé yén hiji pagawé anu tanggung jawab rapat salaku jinis mediator, pikeun mastikeun yén sadayana nempel kana agenda sareng yén sadaya poin konci dibahas.

Prakték anu saé nyaéta ngirim agenda ka sadaya pamilon sateuacan rapat. Ku cara éta, sadayana tiasa nyiapkeun sasuai.

4. Tackle latar tukang noise

Urang sadaya parantos milu dina rapat dimana anjeun tiasa ngadangu telepon cingcin anu teu pantes, sora lalu lintas anu nyaring atanapi anjing kulawarga anu bungah pisan. Pastikeun yén unggal batur sapagawean terang pikeun ngajempékeun garisna upami aya sora anu ngaganggu di latar tukang. Nanging, kolega kedah teras-terasan ngiringan pesen téks sareng tetep jalankeun feed pidéo.

5. Inget ngeunaan unggal anggota tim

Henteu sakabéh kolega anu komunikatif jeung kaluar. Sababaraha urang ngan moal pernah ngomong nanaon lamun maranéhna teu husus dipenta pikeun pamadegan maranéhna. Éta henteu hartosna yén kolega éta henteu ngagaduhan anu berharga pikeun nambihan kana rapat. Kuring kontraire! Tugas mediator ogé pikeun nungtun paguneman sareng mastikeun yén sadayana ngagaduhan kasempetan pikeun nyarios sareng naroskeun patarosan khusus ka pamilon jempé. Ku cara éta sadayana bakal kalibet dina rapat sareng sadaya kolega gaduh kamungkinan pikeun masihan inputna. Upami sadayana didorong pikeun ilubiung, aya kasempetan anu langkung ageung yén rapat virtual bakal langkung kreatif sareng produktif.

6. Konversi kasual mangrupakeun tambah

Nalika damel ti bumi, urang gaduh langkung sakedik kasempetan pikeun ngiringan sareng kolega. Lamun waktuna pas, omongan leutik téh leuwih ti wilujeng sumping malah di lingkungan maya. Pendekatan anu hadé nyaéta nyéépkeun sababaraha waktos sateuacan rapat jauh pikeun ngantepkeun batur-batur ngobrol. Ku nambihan sakedik kasenangan kana rapat sareng ngamungkinkeun para kolega pikeun ngahiji sareng anggota timna, panginten ku ngan saukur naroskeun Kumaha dinten anjeun dugi ka ayeuna? pamilon rapat bakal ngarasa leuwih betah, rileks jeung nyaman. Ku cara kieu ayana maranéhna bakal dirasakeun dina spasi virtual. Ulah nganggap enteng pentingna ngarasa disambungkeun salaku anggota tim.

7. Ménta évaluasi

Kusabab rapat tim virtual sanés pangecualian deui, penting pikeun ningali naon anu tiasa dianggo sareng naon anu henteu. Teu aya anu hoyong miceunan waktos atanapi gaduh perasaan yén aranjeunna henteu didangu. Éta nyiptakeun frustasi sareng tampikan kana ide yén rapat online tiasa efektif sareng ngabantosan. Janten, naha henteu naroskeun ka pamilon pikeun masihan tanggapan anjeun ngeunaan rapat?

Malah dina kaayaan anu pangsaéna, naroskeun ka jalma pikeun ngabuka pikiran sareng parasaanna tiasa sesah. Panginten kolega anjeun bakal langkung terbuka pikeun ngajawab polling, khususna upami polling éta anonim, tiasa langkung gampang pikeun aranjeunna langkung ikhlas dina hal éta. Penting pikeun ngalaksanakeun tanggapan anu dipasihkeun sareng sahenteuna nyobian ningkatkeun poin anu henteu dilabélan saé. Rapat jarak jauh henteu gampang diatur sareng kritik anu konstruktif tiasa janten bantosan anu saé pikeun anu bakal datang.

8. Rékam jeung transkripsi rapat

Naha anjeun kantos mikir ngeunaan ngarékam rapat virtual anjeun? Ieu parantos janten prakték anu nyebar sareng sanés tanpa alesan. Ieu ngabantuan karyawan anu lasut rapat saprak maranéhna boga kamungkinan ngadangukeun eta afterwards sarta tetep up-to-date. Tim virtual anu suksés ogé sering nyéwa jasa transkripsi pikeun nranskripsikeun rékaman. Transkripsi ngaheéat waktos berharga para karyawan, sabab henteu kedah ngadangukeun sadaya rapat anu dirékam pikeun milari naon anu lumangsung. Sadaya anu aranjeunna kedah laksanakeun nyaéta ningali transkrip sareng baca bagian konci sacara saksama supados tiasa ngahémat waktos sareng masih terang naon anu lumangsung. Lamun Anjeun keur pilari panyadia ladenan transkripsi alus, balik ka Gglot. Kami tiasa ngabantosan anjeun ningkatkeun rapat virtual anjeun, supados langkung ageung pangaruhna ka sadaya pamilon.

Rapat tatap muka henteu sampurna sareng aya sababaraha kagagalan, sareng rapat online ngabagi kalolobaanana. Sajaba ti éta, maranéhna datang jeung masalah unik sorangan. Anjeun teu kedah netepkeun rapat anu henteu produktif anu ngabuang waktos sadayana, tapi anjeun tiasa nganggo rapat virtual pikeun tetep terang, produktif, kreatif sareng nyambung sareng kolega anjeun. Coba sababaraha naséhat anu didaptarkeun di luhur: pilih alat anu pas, setel waktos anu saé pikeun rapat, tuliskeun agenda, tackle sora latar tukang, jaga sadayana aktipitas, ajak paguneman santai, naroskeun eupan balik sareng anu terakhir tapi paling penting, catetan rapat. sarta meunang eta ditranskripsi. Kami ngarepkeun anjeun bakal nyiptakeun lingkungan rapat virtual anu luar biasa pikeun tim anjeun!