Si t'i bëni takimet e ekipeve virtuale efektive?

Këshilla për takime më të mira virtuale

Takimet janë shumë të rëndësishme për funksionimin e duhur të çdo kompanie serioze. Ato janë të rëndësishme sepse bëjnë të mundur që çdo anëtar i ekipit të jetë i përditësuar për atë që po ndodh në kompani dhe në cilin drejtim po shkojnë strategjitë e zhvillimit të kompanisë. Për më tepër, takimet janë gjithashtu një mundësi që ekipet të mblidhen dhe të rregullojnë marrëdhëniet e tyre, ose thjesht t'u kujtojnë punonjësve se nuk janë vetëm në kompani dhe se duhet të funksionojnë së bashku me kolegët e tyre.

Për shkak të pandemisë, shumë biznese kanë vendosur që punonjësit e tyre të punojnë nga shtëpia për momentin. Kjo do të thotë gjithashtu se është bërë thuajse e pamundur që të zhvillohen takimet në mënyrën se si zhvilloheshin më parë. Prandaj, kjo situatë e re kërkon përshtatje të konsiderueshme. Edhe një herë, ne po mbështetemi te teknologjia. Shumë mjete janë zhvilluar dhe po zhvillohen për të ndihmuar në lehtësimin e komunikimit në kohët kur komunikimi personal është bërë i padëshirueshëm. Dhe me të vërtetë, takimet në distancë po bëhen normalja jonë e re. Ajo që dikur rezervohej vetëm për takime jokonvencionale për kolegët që punonin në vende të ndryshme apo edhe në kontinente të ndryshme, tani është bërë mënyra e vetme për të zhvilluar një takim me Xhonin dhe Xhimin nëpër sallë. Por mjete të tilla komunikimi ende përballen me pengesa. Ne do të shqyrtojmë disa nga problemet dhe do të përpiqemi të sugjerojmë disa mënyra të mundshme për t'i kapërcyer ato.

Pengesat e takimeve në distancë

1. Diferenca kohore

Koordinimi i një takimi virtual në distanca të gjata mund të nënkuptojë përballimin e zonave të shumta kohore. Ndërsa kolegu nga Nju Jorku është ende duke pirë kafen e mëngjesit, kolegu i punës në Pekin sapo ka ngrënë darkë para takimit dhe sapo të përfundojë takimi, me siguri do të ndryshojë kostumin për pizhame komode.

2. Probleme teknike

Ndodh shpesh që takimi të ndërpritet për shkak të lidhjes joadekuate dhe kjo mund të krijojë probleme të ndryshme, për shembull cilësia e ulët e njohur audio/video ose efekti shumë i papëlqyer dhe më dramatik i ekranit të ngrirë. Gjithashtu, bisedat mund të ndërpriten nga zhurmat e bezdisshme të sfondit. Një problem tjetër teknik është se shumë takime vonohen dhe koha humbet sepse njerëzit kanë probleme me hyrjen dhe aksesin në takime për shkak të problemeve me softuerin.

3. Biseda të natyrshme dhe muhabet

Në fillim të çdo takimi ballë për ballë, njerëzit priren të angazhohen në biseda të vogla, vetëm për të thyer akullin dhe për t'u rehatuar. Në takimet online kjo është paksa e ndërlikuar, pasi komunikimi nuk është vërtet i natyrshëm dhe kur njerëzit flasin njëkohësisht (gjë që ndodh shpesh në komunikim ballë për ballë), krijohet zhurmë e pakëndshme dhe biseda shumë shpesh bëhet e padukshme. Kjo është arsyeja pse njerëzit në takimet virtuale përpiqen të mos e ndërpresin njëri-tjetrin dhe shkojnë direkt në temë. Pasoja është se takimet në distancë gjithmonë priren të jenë më shumë një prezantim me jo aq shumë të dhëna nga pjesëmarrësit e tjerë, veçanërisht nëse nuk bëhen pyetje.

Si të përmirësoni takimet virtuale

Ndryshimet e papritura në mjedisin e punës mund të jenë të tepërta për të gjithë. Thjesht duke rregulluar disa gjëra, menaxherët dhe ekipet mund të përshtaten dhe të mësojnë se si të kapërcejnë disa nga pengesat dhe takimet në internet mund të bëhen më efektive, produktive dhe të dobishme. Në këtë pikë, ne do të përpiqemi t'ju japim disa këshilla se si takimi juaj në distancë mund të rezultojë i suksesshëm.

1. Zgjidhni një mjet për video konferencë

Pika e parë është të zgjidhni një konfigurim të mirë teknik. Ekziston një bollëk teknologjie atje që e bën takimin në internet të funksionojë pa probleme. Nëse dëshironi ta mbani atë më tradicional, zgjidhni Skype ose Google Hangouts. Nga ana tjetër, Zoom është një platformë konferencash më moderne dhe në ditët e sotme jashtëzakonisht popullore. GotoMeeting është ndërtuar posaçërisht për biznes dhe ka përfitimet e veta. Mjete të tjera që vlen të përmenden janë: Join.me, UberConference dhe Slack. Të gjitha këto mjete komunikimi janë më se të mira për takime në distancë. Ju do të duhet të shihni se çfarë funksionon më mirë për kompaninë tuaj. Një gjë e rëndësishme për t'u theksuar është se pasi të keni zgjedhur një platformë duhet të përpiqeni t'i përmbaheni asaj dhe të mos e ndryshoni shpesh, sepse kjo do t'i ngatërrojë kolegët tuaj të panevojshëm.

2. Koha më e mirë për takimin

Nuk duket e vështirë të planifikosh një takim, por me siguri mund të jetë. Në një cilësim të korporatës, mund të krahasoni disponueshmërinë në listën tuaj të ftesave me mjete të ndryshme të brendshme të përbashkëta të bazuara në renë kompjuterike. Cilat gjëra duhet të merren parasysh? Pushimet lokale, orët e vakteve dhe faktorë të tjerë potencialë rajonalë që mund të përplasen me takimin tuaj, veçanërisht nëse kolegët tuaj jetojnë në anën tjetër të globit. Kur është e mundur, është gjithmonë një ide e mirë të planifikoni takime shumë më përpara, sepse sa më shumë të ketë njoftime të gjithë, ka më pak gjasa që kolegët të kenë përplasje.

3. Përcaktoni rendin e ditës

Para së gjithash, duhet të keni parasysh se sa do të zgjasë takimi. Kjo do t'ju ndihmojë të vendosni strukturën e takimit. Këshilla jonë është: shkruani një axhendë! Strukturoni takimin, mendoni për pikat kryesore që duhet të trajtohen dhe përmbajuni atyre, shkruani emrat e anëtarëve të ekipit pjesëmarrës dhe përgjegjësitë e tyre. Gjithashtu, është një praktikë e mirë që një punonjës të jetë në krye të takimit si një lloj ndërmjetësi, për t'u siguruar që të gjithë t'i përmbahen agjendës dhe të diskutohen të gjitha pikat kyçe.

Një praktikë e mirë është dërgimi i agjendës për të gjithë pjesëmarrësit përpara takimit. Në këtë mënyrë të gjithë mund të përgatiten në përputhje me rrethanat.

4. Trajtoni zhurmën e sfondit

Të gjithë kemi marrë pjesë në takime ku mund të dëgjoje zile të papërshtatshme, zhurma të forta trafiku ose qenin e familjes që ishte tepër i emocionuar. Sigurohuni që çdo koleg të dijë të hesht linjat e tyre nëse ka zhurmë shpërqendruese në sfond. Megjithatë, kolegët duhet të vazhdojnë të marrin pjesë përmes mesazheve me tekst dhe të vazhdojnë të funksionojnë furnizimin e tyre me video.

5. Mbani mend për çdo anëtar të ekipit

Jo të gjithë kolegët janë komunikues dhe miqësorë. Disa njerëz thjesht nuk do të thonë kurrë asgjë nëse nuk u kërkohet në mënyrë specifike mendimi i tyre. Kjo nuk do të thotë se ata kolegë nuk kanë asgjë të vlefshme për t'i shtuar takimit. Au kundërta! Detyra e ndërmjetësit është gjithashtu të drejtojë bisedën dhe të sigurojë që të gjithë të kenë mundësinë të flasin dhe t'u bëjnë pyetje specifike edhe pjesëmarrësve të heshtur. Në këtë mënyrë të gjithë do të angazhohen në takim dhe të gjithë kolegët do të kenë mundësinë të japin kontributin e tyre. Nëse të gjithë inkurajohen të marrin pjesë, ka një shans më të madh që takimi virtual të jetë më kreativ dhe produktiv.

6. Konvertimi i rastësishëm është një plus

Kur punojmë nga shtëpia, kemi më pak mundësi për të kapur hapin me kolegët. Nëse koha është e përshtatshme, bisedat janë më se të mirëpritura edhe në mjedisin virtual. Një qasje e mirë do të ishte të rezervonit pak kohë përpara një takimi në distancë për t'i lënë kolegët të bisedojnë. Duke shtuar pak argëtim në takime dhe duke bërë të mundur që kolegët të lidhen me anëtarët e ekipit të tyre, ndoshta thjesht duke pyetur Si ka qenë dita juaj deri tani? pjesëmarrësit e takimit do të ndihen më të qetë, të relaksuar dhe rehat. Kështu prania e tyre do të ndihet në hapësirën virtuale. Asnjëherë mos e nënvlerësoni rëndësinë e të ndjerit të lidhur si anëtar i një ekipi.

7. Kërkoni vlerësim

Meqenëse takimet e ekipit virtual nuk janë më përjashtim, është e rëndësishme të shihet se çfarë funksionon mirë dhe çfarë jo. Askush nuk dëshiron të humbasë kohën e tij ose të ketë ndjenjën se nuk po dëgjohet. Kjo krijon zhgënjim dhe refuzim të idesë se takimet në internet mund të jenë efektive dhe të dobishme. Pra, pse të mos kërkoni nga pjesëmarrësi t'ju japë komente rreth takimit?

Edhe në rrethanat më të mira, mund të jetë e vështirë t'u kërkosh njerëzve të hapen për mendimet dhe ndjenjat e tyre. Ndoshta kolegët tuaj do të jenë më të hapur për t'iu përgjigjur një sondazhi, veçanërisht nëse ai sondazh është anonim, mund të jetë më e lehtë për ta të jenë më të sinqertë në atë rast. Është thelbësore të veprohet sipas reagimeve të dhëna dhe të paktën të përpiqet të përmirësojë pikat që nuk janë etiketuar si të mira. Takimet në distancë nuk janë të lehta për t'u organizuar dhe kritika konstruktive mund të jetë një ndihmë e madhe për të ardhmen.

8. Regjistroni dhe transkriptoni takimin

A keni menduar ndonjëherë të regjistroni takimin tuaj virtual? Kjo është bërë një praktikë e përhapur dhe jo pa arsye. Ndihmon punonjësit që kanë humbur takimin pasi kanë mundësinë ta dëgjojnë më pas dhe të qëndrojnë të përditësuar. Ekipet e suksesshme virtuale gjithashtu shpesh punësojnë shërbime transkriptimi për të transkriptuar regjistrimet. Transkriptimi kursen kohë të vlefshme për punonjësit, sepse ata nuk duhet të dëgjojnë të gjithë takimin e regjistruar për të zbuluar se çfarë po ndodh. Gjithçka që duhet të bëjnë është t'i hedhin një sy transkripteve dhe të lexojnë me kujdes pjesët kryesore në mënyrë që të kursejnë kohë dhe të dinë ende se çfarë po ndodh. Nëse jeni duke kërkuar për një ofrues të mirë të shërbimit të transkriptimit, drejtohuni te Gglot. Ne mund t'ju ndihmojmë të përmirësoni takimin tuaj virtual, në mënyrë që të ketë një ndikim më të madh te të gjithë pjesëmarrësit.

Takimet ballë për ballë nuk janë perfekte dhe kanë disa rënie, dhe takimet në internet ndajnë shumicën e tyre. Për më tepër, ata vijnë me problemet e tyre unike. Nuk duhet të kënaqeni me takime joproduktive që humbin kohën e të gjithëve, por mund të përdorni takimet virtuale për të qëndruar të informuar, produktivë, krijues dhe të lidhur me kolegët tuaj. Provoni disa nga këshillat e renditura më sipër: zgjidhni mjetin e duhur, caktoni një kohë të mirë për takimin, shkruani axhendën, trajtoni zhurmat e sfondit, mbani të gjithë të angazhuar, inkurajoni biseda të rastësishme, kërkoni komente dhe e fundit, por jo më pak e rëndësishme, regjistroni takimin dhe merre atë të transkriptuar. Shpresojmë që ju të krijoni një mjedis të jashtëzakonshëm takimesh virtuale për ekipin tuaj!