Kako narediti sestanke virtualnih skupin učinkovite?

Nasveti za boljše virtualne sestanke

Sestanki so zelo pomembni za dobro delovanje vsakega resnega podjetja. Pomembni so, ker omogočajo, da je vsak član ekipe na tekočem z dogajanjem v podjetju in v katero smer so usmerjene razvojne strategije podjetja. Poleg tega so sestanki tudi priložnost, da se ekipe zberejo in uredijo medsebojne odnose ali pa zaposlene preprosto opomnijo, da v podjetju niso sami in da morajo delovati skupaj s sodelavci.

Zaradi pandemije se je veliko podjetij odločilo, da bodo njihovi zaposleni zaenkrat delali od doma. To tudi pomeni, da je postalo skoraj nemogoče voditi sestanke, kot so jih izvajali prej. Zato ta nova situacija zahteva precejšnjo prilagoditev. Spet se zanašamo na tehnologijo. Veliko orodij je in se razvijajo za pomoč pri lažji komunikaciji v časih, ko je osebna komunikacija postala nezaželena. In res, sestanki na daljavo postajajo naša nova normalnost. Kar je bilo nekoč rezervirano le za nekonvencionalne sestanke sodelavcev, ki delajo v različnih državah ali celo na različnih celinah, je zdaj postal edini način za izvedbo sestanka z Johnom in Jimom čez dvorano. Vendar se takšna komunikacijska sredstva še vedno soočajo z ovirami. Preučili bomo nekatere težave in poskusili predlagati nekaj možnih načinov za njihovo premagovanje.

Ovire pri sestankih na daljavo

1. Časovna razlika

Usklajevanje virtualnega sestanka na dolge razdalje bi lahko pomenilo obvladovanje več časovnih pasov. Medtem ko kolega iz New Yorka še srka jutranjo kavo, je sodelavec v Pekingu pred sestankom ravnokar pojedel večerjo in takoj, ko bo sestanek končan, bo verjetno obleko zamenjal za udobno pižamo.

2. Tehnične težave

Pogosto se zgodi, da je sestanek prekinjen zaradi neustrezne povezave, kar lahko povzroči različne težave, na primer dobro znano nizko kakovost zvoka/video ali tako nevšečen in bolj dramatičen učinek zamrznjenega zaslona. Poleg tega lahko pogovore zmotijo nadležni zvoki v ozadju. Druga tehnična težava je, da veliko sestankov zamuja in se izgubi čas, ker imajo ljudje težave s prijavo in dostopom do sestankov zaradi težav s programsko opremo.

3. Naravni pogovori in mali pogovori

Na začetku vsakega srečanja iz oči v oči se ljudje navadno pogovarjajo, samo da bi prebili led in se počutili bolj udobno. Pri spletnih sestankih je to nekoliko težavno, saj komunikacija ni zares naravna in ko ljudje govorijo hkrati (kar se pogosto zgodi pri komunikaciji iz oči v oči), nastane neprijeten šum in pogovor zelo pogosto postane nerazločen. Zato se ljudje na virtualnih sestankih trudijo, da drug drugega ne prekinjajo in gredo neposredno na temo. Posledica tega je, da so sestanki na daljavo vedno bolj kot predstavitev z manj prispevkov drugih udeležencev, zlasti če ni postavljenih vprašanj.

Kako izboljšati virtualna srečanja

Nepričakovane spremembe v delovnem okolju so lahko za vse preveč. S preprosto prilagoditvijo nekaj stvari se lahko menedžerji in ekipe prilagodijo in naučijo, kako premagati nekatere ovire, spletna srečanja pa lahko postanejo bolj učinkovita, produktivna in uporabna. Na tej točki vam bomo poskušali dati nekaj nasvetov, kako lahko vaš sestanek na daljavo uspe.

1. Izberite orodje za videokonferenco

Prva točka je izbrati dobro tehnično nastavitev. Na voljo je ogromno tehnologije, ki omogoča nemoteno potek spletnega sestanka. Če želite, da je bolj tradicionalen, izberite Skype ali Google Hangouts. Po drugi strani pa je Zoom sodobnejša in dandanes izjemno priljubljena konferenčna platforma. GotoMeeting je bil zasnovan posebej za podjetja in ima svoje prednosti. Druga orodja, ki jih je vredno omeniti, so: Join.me, UberConference in Slack. Vsa ta komunikacijska orodja so več kot dobra za sestanke na daljavo. Videti boste morali, kaj je najboljše za vaše podjetje. Pomembno je poudariti, da ko ste izbrali platformo, se je poskusite držati in je ne spreminjajte pogosto, saj boste po nepotrebnem zmedli svoje sodelavce.

2. Najboljši čas za srečanje

Zdi se, da ni težko načrtovati sestanka, vendar je zagotovo mogoče. V nastavitvah podjetja lahko primerjate razpoložljivost na seznamu povabil z različnimi notranjimi orodji v oblaku v skupni rabi. Katere stvari je treba upoštevati? Lokalni prazniki, čas obrokov in drugi potencialni regionalni dejavniki, ki bi lahko vplivali na vaš sestanek, zlasti če vaši sodelavci živijo na drugi strani sveta. Kadar je to mogoče, je vedno dobro načrtovati sestanke veliko vnaprej, saj več ko so vsi obveščeni, manjša je verjetnost, da bodo kolegi imeli navzkrižja.

3. Določite dnevni red

Najprej morate imeti v mislih, kako dolgo bo srečanje trajalo. To vam bo pomagalo določiti strukturo sestanka. Naš nasvet je: napišite dnevni red! Strukturirajte sestanek, razmislite o glavnih točkah, ki jih je treba obravnavati, in se jih držite, zapišite imena sodelujočih članov ekipe in njihove odgovornosti. Prav tako je dobra praksa, da za sestanek skrbi en zaposleni kot nekakšen mediator, ki skrbi, da se vsi držijo dnevnega reda in da se obravnavajo vse ključne točke.

Dobra praksa je, da dnevni red pošljete vsem udeležencem pred sestankom. Tako se lahko vsak ustrezno pripravi.

4. Odstranite hrup v ozadju

Vsi smo sodelovali na sestankih, kjer je bilo slišati neprimerno zvonjenje telefonov, glasne prometne zvoke ali družinskega psa, ki je bil preveč navdušen. Poskrbite, da bodo vsi sodelavci vedeli, da morajo utišati svoje linije, če je v ozadju moteč hrup. Kljub temu bi morali sodelavci še naprej sodelovati prek besedilnih sporočil in ohraniti njihov video vir.

5. Ne pozabite na vsakega člana ekipe

Niso vsi sodelavci komunikativni in odprti. Nekateri ljudje nikoli ne bodo rekli ničesar, če jih ne vprašajo za mnenje. To ne pomeni, da ti kolegi nimajo ničesar dragocenega za dodati sestanku. Nasprotno! Naloga mediatorja je tudi, da vodi pogovor in poskrbi, da ima vsakdo možnost spregovoriti ter da tudi tihim udeležencem postavi konkretna vprašanja. Tako bodo vsi vključeni v sestanek in vsi kolegi bodo imeli možnost podati svoj prispevek. Če se vsi spodbujajo k sodelovanju, obstaja večja možnost, da bo virtualno srečanje bolj ustvarjalno in produktivno.

6. Ležerna pretvorba je plus

Pri delu od doma imamo manj možnosti, da bi dohiteli sodelavce. Če je čas primeren, so mali pogovori več kot dobrodošli tudi v virtualnem okolju. Dober pristop bi bil, da vnaprej rezervirate nekaj časa za sestanek na daljavo, da bi sodelavci lahko klepetali. Tako, da sestankom dodate malo zabave in omogočite sodelavcem, da se povežejo s člani svoje ekipe, morda tako, da preprosto vprašate Kako je bil vaš dan doslej? se bodo udeleženci srečanja počutili bolj lahkotno, sproščeno in udobno. Tako bo njihova prisotnost čutiti v virtualnem prostoru. Nikoli ne podcenjujte pomena občutka povezanosti kot člana ekipe.

7. Prosite za oceno

Ker virtualni timski sestanki niso več izjema, je pomembno videti, kaj deluje dobro in kaj ne. Nihče noče izgubljati časa ali imeti občutka, da ni slišan. To povzroča razočaranje in zavračanje ideje, da so lahko spletna srečanja učinkovita in koristna. Torej, zakaj ne bi udeleženca prosili, da vam posreduje povratne informacije o srečanju?

Tudi v najboljših okoliščinah je lahko težko prositi ljudi, naj povedo svoje misli in občutke. Morda bodo vaši sodelavci bolj odprti za odgovore na anketo, sploh če je ta anonimna, morda bodo v tem primeru lažje bolj iskreni. Ključnega pomena je, da upoštevate podane povratne informacije in poskušate vsaj izboljšati točke, ki niso bile označene kot dobre. Sestankov na daljavo ni lahko organizirati in konstruktivna kritika bi lahko bila v veliko pomoč za prihodnje.

8. Posnemite in prepišite sestanek

Ste kdaj razmišljali o snemanju svojega virtualnega srečanja? To je postala razširjena praksa in ne brez razloga. Pomaga zaposlenim, ki so zamudili sestanek, saj imajo možnost, da ga poslušajo kasneje in ostanejo na tekočem. Uspešne virtualne ekipe pogosto najamejo tudi prepisovalce za prepisovanje posnetkov. Prepisovanje prihrani dragoceni čas zaposlenih, saj jim ni treba poslušati celotnega posnetega sestanka, da bi izvedeli, kaj se dogaja. Vse, kar morajo storiti, je, da si ogledajo prepise in natančno preberejo ključne dele, da lahko prihranijo čas in še vedno vedo, kaj se dogaja. Če iščete dobrega ponudnika storitev prepisovanja, se obrnite na Gglot. Lahko vam pomagamo izboljšati vaše virtualno srečanje, tako da bo imelo večji vpliv na vse udeležence.

Srečanja iz oči v oči niso popolna in imajo nekaj pomanjkljivosti, spletna srečanja pa jih imajo večino. Poleg tega prihajajo s svojimi edinstvenimi težavami. Ni se vam treba zadovoljiti z neproduktivnimi sestanki, ki vsem zapravljajo čas, ampak lahko uporabite virtualne sestanke, da ostanete obveščeni, produktivni, ustvarjalni in povezani s sodelavci. Preizkusite nekaj od zgoraj navedenih nasvetov: izberite pravo orodje, določite pravi čas za sestanek, zapišite dnevni red, odpravite hrup v ozadju, naj vsi sodelujejo, spodbujajte sproščen pogovor, prosite za povratne informacije in nenazadnje posnemite sestanek in ga prepišite. Upamo, da boste za svojo ekipo ustvarili izjemno okolje za virtualno srečanje!