Ako zefektívniť stretnutia virtuálnych tímov?
Tipy na lepšie virtuálne stretnutia
Stretnutia sú veľmi dôležité pre správne fungovanie každej serióznej spoločnosti. Sú dôležité, pretože umožňujú každému členovi tímu mať aktuálne informácie o dianí v spoločnosti a akým smerom sa uberajú stratégie rozvoja spoločnosti. Okrem toho sú stretnutia aj príležitosťou pre tímy, aby sa zhromaždili a narovnali svoje vzťahy alebo jednoducho pripomenuli zamestnancom, že nie sú vo firme sami a že musia fungovať spolu so svojimi spolupracovníkmi.
V dôsledku pandémie sa mnohé podniky rozhodli, že ich zamestnanci by mali zatiaľ pracovať z domu. To tiež znamená, že je takmer nemožné viesť stretnutia tak, ako sa viedli predtým. Táto nová situácia si preto vyžaduje výraznú úpravu. Opäť sa spoliehame na technológiu. Mnoho nástrojov má a vyvíja sa, aby pomohli uľahčiť komunikáciu v časoch, keď sa osobná komunikácia stala nežiaducou. A skutočne, stretnutia na diaľku sa stávajú naším novým normálom. To, čo bolo kedysi vyhradené len pre nekonvenčné stretnutia pre spolupracovníkov pracujúcich v rôznych krajinách alebo dokonca na rôznych kontinentoch, sa teraz stalo jediným spôsobom, ako uskutočniť stretnutie s Johnom a Jimom cez chodbu. Takéto komunikačné prostriedky však stále čelia prekážkam. Pozrieme sa na niektoré problémy a pokúsime sa navrhnúť možné spôsoby, ako ich prekonať.
Prekážky vzdialených stretnutí
- Časový posun
Koordinácia virtuálneho stretnutia na diaľku môže znamenať zvládnutie viacerých časových pásiem. Kým kolega z New Yorku ešte popíja rannú kávu, kolega v Pekingu práve zjedol pred stretnutím večeru a hneď po stretnutí pravdepodobne vymení oblek za pohodlné pyžamo.
2. Technické problémy
Často sa stáva, že schôdza je prerušená z dôvodu nedostatočného pripojenia, čo môže spôsobiť rôzne problémy, napríklad dobre známu nízku kvalitu zvuku/videa alebo veľmi neobľúbený a dramatickejší efekt zamrznutia obrazovky. Konverzácie môžu byť tiež narušené nepríjemnými zvukmi v pozadí. Ďalším technickým problémom je, že veľa stretnutí mešká a stráca sa čas, pretože ľudia majú problémy s prihlásením a prístupom na stretnutia kvôli problémom so softvérom.
3. Prirodzené rozhovory a reči
Na začiatku každého osobného stretnutia majú ľudia tendenciu sa baviť, len aby prelomili ľady a dostali sa do pohodlia. Pri online stretnutiach je to trochu zložité, keďže komunikácia nie je naozaj prirodzená a keď ľudia hovoria súčasne (čo sa často stáva pri komunikácii tvárou v tvár), vzniká nepríjemný hluk a konverzácia sa veľmi často stáva nerozoznateľnou. Preto sa ľudia na virtuálnych stretnutiach snažia navzájom sa nerušiť a idú rovno k téme. Dôsledkom toho je, že stretnutia na diaľku majú vždy tendenciu byť skôr prezentáciou bez toho, aby sa do nich zapojili ostatní účastníci, najmä ak nie sú kladené žiadne otázky.
Ako zlepšiť virtuálne stretnutia
Nečakané zmeny v pracovnom prostredí môžu byť pre každého priveľa. Jednoduchou úpravou niekoľkých vecí sa manažéri a tímy môžu prispôsobiť a naučiť sa prekonávať niektoré prekážky a online stretnutia sa môžu stať efektívnejšie, produktívnejšie a užitočnejšie. V tomto bode sa vám pokúsime dať niekoľko tipov, ako môže byť vaše stretnutie na diaľku úspešné.
- Vyberte nástroj na videokonferenciu
Prvým bodom je výber dobrého technického nastavenia. Existuje množstvo technológií, vďaka ktorým online stretnutie prebieha hladko. Ak to chcete zachovať tradičnejšie, vyberte Skype alebo Google Hangouts. Na druhej strane, Zoom je modernejšia a v súčasnosti mimoriadne populárna konferenčná platforma. GotoMeeting bol špeciálne vytvorený pre podnikanie a má svoje výhody. Ďalšie nástroje, ktoré stoja za zmienku, sú: Join.me, UberConference a Slack. Všetky tieto komunikačné nástroje sú viac než vhodné na stretnutia na diaľku. Budete musieť zistiť, čo je pre vašu spoločnosť najlepšie. Dôležité je zdôrazniť, že keď ste si už vybrali platformu, mali by ste sa jej snažiť držať a nemeniť ju často, pretože by to zbytočne zmiatlo vašich kolegov.
2. Najlepší čas na stretnutie
Zdá sa, že nie je ťažké naplánovať stretnutie, ale určite to môže byť. V podnikovom prostredí môžete porovnať dostupnosť v rámci zoznamu pozvaných s rôznymi internými zdieľanými cloudovými nástrojmi. Aké veci treba vziať do úvahy? Miestne sviatky, čas jedla a ďalšie potenciálne regionálne faktory, ktoré môžu kolidovať s vaším stretnutím, najmä ak vaši kolegovia žijú na druhej strane zemegule. Ak je to možné, vždy je dobré naplánovať si stretnutia s dostatočným predstihom, pretože čím viac sú všetci upozornení, tým je menej pravdepodobné, že kolegovia budú mať kolízie.
3. Nastavte agendu
V prvom rade si treba uvedomiť, ako dlho bude stretnutie trvať. To vám pomôže nastaviť štruktúru stretnutia. Naša rada znie: napíšte si program! Usporiadajte stretnutie, premyslite si hlavné body, ktoré je potrebné prebrať a držte sa ich, zapíšte si mená zúčastnených členov tímu a ich zodpovednosti. Tiež je dobrou praxou, že jeden zamestnanec má na starosti stretnutie ako akýsi sprostredkovateľ, aby sa zabezpečilo, že sa všetci budú držať programu a že sa prerokujú všetky kľúčové body.
Osvedčeným postupom je poslať program všetkým účastníkom pred stretnutím. Každý sa tak môže podľa toho pripraviť.
4. Riešte hluk v pozadí
Všetci sme sa zúčastnili na stretnutiach, na ktorých ste mohli počuť nevhodné vyzváňacie telefóny, hlasné dopravné zvuky alebo rodinného psa, ktorý bol príliš vzrušený. Uistite sa, že každý kolega vie stlmiť svoje linky, ak je v pozadí rušivý hluk. Napriek tomu by sa kolegovia mali naďalej zúčastňovať prostredníctvom textových správ a udržiavať ich v chode.
5. Pamätajte na každého člena tímu
Nie všetci kolegovia sú komunikatívni a komunikatívni. Niektorí ľudia jednoducho nikdy nič nepovedia, ak sa ich konkrétne nepýtajú na ich názor. To neznamená, že tí kolegovia nemajú čo hodnotné k porade dodať. Naopak! Úlohou mediátora je tiež viesť konverzáciu a zabezpečiť, aby mal každý možnosť prehovoriť a dokonca aj tichým účastníkom klásť konkrétne otázky. Týmto spôsobom sa do stretnutia zapojí každý a všetci kolegovia budú mať možnosť vyjadriť svoj názor. Ak budú všetci vyzvaní, aby sa zúčastnili, existuje väčšia šanca, že virtuálne stretnutie bude kreatívnejšie a produktívnejšie.
6. Príležitostná konverzia je plus
Pri práci z domu máme menej príležitostí dobehnúť kolegov. Ak je čas vhodný, small talk je viac než vítaný aj vo virtuálnom prostredí. Dobrým prístupom by bolo vyhradiť si nejaký čas vopred na schôdzku na diaľku, aby ste umožnili spolupracovníkom chatovať. Tým, že k stretnutiam pridáte trochu zábavy a umožníte kolegom nadviazať kontakt s členmi tímu, možno jednoducho tak, že sa opýtate Aký si mal doteraz deň? účastníci stretnutia sa budú cítiť pohodlnejšie, uvoľnenejšie a pohodlnejšie. Vo virtuálnom priestore tak bude cítiť ich prítomnosť. Nikdy nepodceňujte dôležitosť pocitu prepojenia ako člena tímu.
7. Požiadajte o hodnotenie
Keďže stretnutia virtuálneho tímu už nie sú výnimkou, je dôležité vidieť, čo funguje dobre a čo nie. Nikto nechce strácať čas alebo mať pocit, že nie je vypočutý. To vytvára frustráciu a odmietanie myšlienky, že online stretnutia môžu byť efektívne a užitočné. Prečo teda nepožiadať účastníka, aby vám poskytol spätnú väzbu na stretnutie?
Aj za tých najlepších okolností môže byť ťažké požiadať ľudí, aby otvorili svoje myšlienky a pocity. Možno budú vaši kolegovia otvorenejší odpovedať na prieskum, najmä ak je prieskum anonymný, v takom prípade môže byť pre nich jednoduchšie byť úprimnejší. Je dôležité konať na základe danej spätnej väzby a pokúsiť sa aspoň zlepšiť body, ktoré neboli označené ako dobré. Organizovanie stretnutí na diaľku nie je jednoduché a konštruktívna kritika môže byť pre tých budúcich veľkou pomocou.
8. Zaznamenajte a prepíšte stretnutie
Premýšľali ste niekedy o nahrávaní vášho virtuálneho stretnutia? Toto sa stalo rozšírenou praxou a nie bez dôvodu. Pomáha zamestnancom, ktorí zmeškali stretnutie, pretože majú možnosť si ho potom vypočuť a zostať v obraze. Úspešné virtuálne tímy si tiež často najímajú prepisovacie služby na prepis nahrávok. Prepis šetrí drahocenný čas zamestnancov, pretože nemusia počúvať celé zaznamenané stretnutie, aby zistili, čo sa deje. Všetko, čo musia urobiť, je pozrieť sa na prepisy a pozorne si prečítať kľúčové časti, aby ušetrili čas a stále vedeli, čo sa deje. Ak hľadáte dobrého poskytovateľa prepisových služieb, obráťte sa na Gglot. Môžeme vám pomôcť vylepšiť vaše virtuálne stretnutie tak, aby malo väčší vplyv na všetkých účastníkov.
Osobné stretnutia nie sú dokonalé a majú niekoľko nedostatkov a väčšinu z nich zdieľajú online stretnutia. Okrem toho prichádzajú s vlastnými jedinečnými problémami. Nemusíte sa uspokojiť s neproduktívnymi stretnutiami, ktoré mrhajú časom každého, ale môžete využiť virtuálne stretnutia, aby ste zostali informovaní, produktívni, kreatívni a v spojení so svojimi kolegami. Vyskúšajte niektoré z vyššie uvedených rád: vyberte si ten správny nástroj, nastavte si vhodný čas na schôdzku, zapíšte si agendu, vysporiadajte sa so zvukmi v pozadí, zapojte všetkých, povzbudzujte k neformálnej konverzácii, požiadajte o spätnú väzbu a v neposlednom rade si schôdzu nahrajte. a dať si to prepísať. Dúfame, že pre svoj tím vytvoríte výnimočné prostredie virtuálnych stretnutí!