Как сделать встречи виртуальных команд эффективными?
Советы по улучшению виртуальных встреч
Встречи очень важны для нормального функционирования любой серьезной компании. Они важны, потому что позволяют каждому члену команды быть в курсе того, что происходит в компании и в каком направлении движутся стратегии развития компании. Кроме того, встречи также дают командам возможность собраться и наладить отношения или просто напомнить сотрудникам, что они не одни в компании и что им необходимо работать вместе со своими коллегами.
Из-за пандемии многие предприятия решили, что их сотрудники пока должны работать из дома. Это также означает, что проводить собрания так, как они проводились раньше, стало практически невозможно. Следовательно, эта новая ситуация требует значительной корректировки. И снова мы полагаемся на технологии. Многие инструменты разработаны и разрабатываются, чтобы облегчить общение во времена, когда личное общение стало нежелательным. И действительно, удаленные встречи становятся нашей новой нормой. То, что когда-то было предназначено только для нестандартных встреч для коллег, работающих в разных странах или даже на разных континентах, теперь стало единственным способом провести встречу с Джоном и Джимом через зал. Но такие средства связи по-прежнему сталкиваются с препятствиями. Мы рассмотрим некоторые проблемы и попробуем предложить возможные пути их решения.
Препятствия удаленных встреч
- Разница во времени
Координация междугородной виртуальной встречи может означать работу с несколькими часовыми поясами. В то время как коллега из Нью-Йорка все еще потягивает утренний кофе, коллега в Пекине только что поужинал перед встречей и, как только встреча закончится, он, вероятно, сменит костюм на удобную пижаму.
2. Технические проблемы
Часто случается, что встреча прерывается из-за неадекватного подключения, и это может создавать различные проблемы, например, общеизвестное низкое качество звука / видео или очень неприятный и более драматичный эффект зависания экрана. Кроме того, разговор может прерываться раздражающим фоновым шумом. Другая техническая проблема заключается в том, что многие собрания откладываются, а время тратится зря, потому что у людей возникают проблемы со входом в систему и доступом к собраниям из-за проблем с программным обеспечением.
3. Естественные разговоры и светская беседа
В начале каждой личной встречи люди склонны вести светскую беседу, просто чтобы сломать лед и почувствовать себя более комфортно. На онлайн-встречах это немного сложно, поскольку общение не совсем естественное, и когда люди разговаривают одновременно (что часто происходит при общении лицом к лицу), возникает неприятный шум, и разговор очень часто становится неразличимым. Поэтому на виртуальных встречах люди стараются не перебивать друг друга и сразу переходят к теме. Следствием этого является то, что удаленные встречи всегда больше похожи на презентацию без особого участия других участников, особенно если не задаются вопросы.
Как улучшить виртуальные встречи
Неожиданные изменения в рабочей среде могут оказаться невыносимыми для всех. Просто изменив несколько вещей, менеджеры и команды смогут адаптироваться и научиться преодолевать некоторые препятствия, а онлайн-встречи могут стать более эффективными, продуктивными и полезными. На этом этапе мы попытаемся дать вам несколько советов о том, как ваша удаленная встреча может оказаться успешной.
- Выберите инструмент для видеоконференции
Первый - выбрать хорошую техническую настройку. Существует множество технологий, которые обеспечивают бесперебойную работу онлайн-встреч. Если вы хотите сохранить более традиционный стиль, выберите Skype или Google Hangouts. С другой стороны, Zoom - более современная и сейчас чрезвычайно популярная платформа для конференц-связи. GotoMeeting был специально создан для бизнеса и имеет свои преимущества. Также стоит упомянуть другие инструменты: Join.me, UberConference и Slack. Все эти средства связи более чем подходят для удаленных встреч. Вам нужно будет увидеть, что лучше всего подходит для вашей компании. Важно подчеркнуть, что после того, как вы выбрали платформу, вы должны стараться придерживаться ее и не менять часто, потому что это запутает ваших коллег ненужным.
2. Лучшее время для встречи
Назначить встречу не сложно, но, безусловно, может быть. В корпоративной среде вы можете сравнить доступность в своем списке приглашенных с помощью различных внутренних общих облачных инструментов. Что нужно учитывать? Местные праздники, время приема пищи и другие потенциальные региональные факторы, которые могут повлиять на вашу встречу, особенно если ваши коллеги живут на другой стороне земного шара. Когда это возможно, всегда рекомендуется планировать встречи заблаговременно, потому что чем больше внимания будет уделено каждому, тем меньше вероятность столкновения коллег.
3. Установите повестку дня.
Прежде всего, нужно иметь в виду, как долго продлится встреча. Это поможет вам определить структуру встречи. Наш совет: напишите повестку дня! Структурируйте встречу, подумайте об основных моментах, которые необходимо охватить, и придерживайтесь их, запишите имена участвующих членов команды и их обязанности. Кроме того, это хорошая практика, когда один сотрудник отвечает за встречу в качестве своего рода посредника, чтобы убедиться, что все придерживаются повестки дня и что все ключевые моменты обсуждаются.
Хорошая практика - рассылать повестку дня всем участникам до собрания. Таким образом, каждый сможет подготовиться соответствующим образом.
4. Устранение фонового шума.
Мы все участвовали в собраниях, на которых можно было слышать неподходящие звонки телефонов, громкий шум движения или чрезмерно возбужденную собаку. Убедитесь, что каждый коллега знает, как отключить звук своих реплик, если на заднем плане присутствует отвлекающий шум. Тем не менее, коллеги должны продолжать участвовать в текстовых сообщениях и поддерживать свою видеопоток.
5. Помните о каждом члене команды.
Не все коллеги общительны и общительны. Некоторые люди просто никогда ничего не скажут, если их не спросят конкретно. Это не значит, что этим коллегам нечего добавить к встрече. Наоборот! Работа посредника также состоит в том, чтобы направлять беседу и обеспечивать, чтобы у каждого была возможность высказаться и задать конкретные вопросы даже молчаливым участникам. Таким образом, все будут вовлечены во встречу, и у всех коллег будет возможность внести свой вклад. Если всех побудить к участию, будет больше шансов, что виртуальная встреча будет более творческой и продуктивной.
6. Обычная конверсия - это плюс
При работе из дома у нас меньше возможностей догнать коллег. Если время подходит, светская беседа более чем приветствуется даже в виртуальной среде. Хорошим подходом было бы зарезервировать время до удаленной встречи, чтобы коллеги могли пообщаться. Добавляя немного веселья к собраниям и давая возможность коллегам общаться с членами своей команды, возможно, просто спрашивая, как прошел ваш день? участники встречи будут чувствовать себя более непринужденно, расслабленно и комфортно. Таким образом, их присутствие будет ощущаться в виртуальном пространстве. Никогда не недооценивайте важность ощущения связи в качестве члена команды.
7. Запросите оценку
Поскольку виртуальные командные встречи больше не являются исключением, важно видеть, что работает хорошо, а что нет. Никто не хочет тратить время зря или чувствовать, что его не слышат. Это порождает разочарование и отрицание идеи, что онлайн-встречи могут быть эффективными и полезными. Итак, почему бы не попросить участника дать вам отзыв о встрече?
Даже в самых лучших обстоятельствах бывает сложно попросить людей рассказать о своих мыслях и чувствах. Возможно, ваши коллеги будут более открытыми, чтобы ответить на опрос, особенно если это анонимный опрос, в этом случае им будет проще быть более искренним. Очень важно действовать в соответствии с полученной обратной связью и, по крайней мере, попытаться улучшить моменты, которые не были отмечены как хорошие. Удаленные встречи организовать непросто, и конструктивная критика может оказаться большим подспорьем в будущих встречах.
8. Запишите и расшифруйте встречу.
Вы когда-нибудь задумывались о записи виртуальной встречи? Это стало широко распространенной практикой и не без причины. Это помогает сотрудникам, пропустившим встречу, поскольку у них есть возможность прослушать ее потом и быть в курсе событий. Успешные виртуальные команды также часто нанимают услуги транскрипции для расшифровки записей. Транскрипция экономит драгоценное время сотрудников, поскольку им не нужно прослушивать всю записанную встречу, чтобы узнать, что происходит. Все, что им нужно сделать, это просмотреть стенограммы и внимательно прочитать ключевые части, чтобы они могли сэкономить время и при этом знать, что происходит. Если вы ищете хорошего поставщика услуг транскрипции, обратитесь к Gglot. Мы можем помочь вам улучшить вашу виртуальную встречу, чтобы она оказала большее влияние на всех участников.
Личные встречи не идеальны, и у них есть некоторые недостатки, и онлайн-встречи разделяют большинство из них. Вдобавок ко всему у них есть свои уникальные проблемы. Вам не нужно довольствоваться непродуктивными встречами, которые тратят все время зря, но вы можете использовать виртуальные встречи, чтобы оставаться в курсе, продуктивно, творчески и оставаться на связи с коллегами. Попробуйте воспользоваться одним из советов, перечисленных выше: выберите правильный инструмент, установите подходящее время для встречи, запишите повестку дня, устраните фоновые шумы, поддерживайте участие всех, поощряйте непринужденную беседу, запрашивайте отзывы и, что не менее важно, запишите встречу и расшифруйте его. Мы надеемся, что вы создадите исключительную виртуальную среду для встреч для своей команды!