Jak sprawić, by spotkania wirtualnych zespołów były skuteczne?

Wskazówki dotyczące lepszych wirtualnych spotkań

Spotkania są bardzo ważne dla prawidłowego funkcjonowania każdej poważnej firmy. Są ważne, ponieważ pozwalają każdemu członkowi zespołu być na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie i w jakim kierunku zmierzają strategie rozwoju firmy. Co więcej, spotkania to także okazja dla zespołów do zebrania i uporządkowania relacji lub po prostu przypomnienia pracownikom, że nie są sami w firmie i muszą funkcjonować razem ze swoimi współpracownikami.

W związku z pandemią wiele firm zdecydowało, że ich pracownicy powinni na razie pracować z domu. Oznacza to również, że prowadzenie spotkań w dotychczasowy sposób stało się prawie niemożliwe. Dlatego ta nowa sytuacja wymaga znacznych dostosowań. Po raz kolejny stawiamy na technologię. Wiele narzędzi ma i jest opracowywanych, aby ułatwić komunikację w czasach, gdy komunikacja osobista stała się niepożądana. I rzeczywiście, spotkania na odległość stają się naszą nową normą. To, co kiedyś było zarezerwowane tylko dla niekonwencjonalnych spotkań dla współpracowników pracujących w różnych krajach, a nawet na różnych kontynentach, teraz stało się jedynym sposobem na przeprowadzenie spotkania z Johnem i Jimem po drugiej stronie sali. Ale takie środki komunikacji wciąż napotykają przeszkody. Przyjrzymy się niektórym problemom i spróbujemy zasugerować możliwe sposoby ich rozwiązania.

Przeszkody spotkań na odległość

1. Różnica czasu

Koordynowanie wirtualnego spotkania na odległość może oznaczać radzenie sobie w wielu strefach czasowych. Podczas gdy kolega z Nowego Jorku nadal popija poranną kawę, współpracownik w Pekinie właśnie zjadł obiad przed spotkaniem i jak tylko spotkanie dobiegnie końca, prawdopodobnie zmieni garnitur na wygodną piżamę.

2. Problemy techniczne

Często zdarza się, że spotkanie jest przerywane z powodu nieodpowiedniego połączenia, co może powodować różne problemy, na przykład dobrze znaną niską jakość audio / wideo lub bardzo nielubiany i bardziej dramatyczny efekt zamrożenia ekranu. Ponadto rozmowy mogą być zakłócane przez irytujące dźwięki w tle. Innym problemem technicznym jest to, że wiele spotkań jest opóźnionych, a czas jest marnowany, ponieważ ludzie mają problemy z logowaniem i uzyskiwaniem dostępu do spotkań z powodu problemów z oprogramowaniem.

3. Naturalne rozmowy i small talk

Na początku każdego spotkania twarzą w twarz ludzie zwykle angażują się w małą rozmowę, aby przełamać lody i poczuć się bardziej komfortowo. W przypadku spotkań online jest to trochę trudne, ponieważ komunikacja nie jest tak naprawdę naturalna, a kiedy ludzie rozmawiają jednocześnie (co często zdarza się w komunikacji twarzą w twarz), generowany jest nieprzyjemny hałas, a rozmowa bardzo często staje się nieodróżnialna. Dlatego ludzie na wirtualnych spotkaniach starają się sobie nie przerywać i od razu przechodzą do tematu. Konsekwencją jest to, że spotkania zdalne zawsze mają raczej charakter prezentacji, przy niewielkim wkładzie innych uczestników, zwłaszcza jeśli nie są zadawane żadne pytania.

Jak usprawnić wirtualne spotkania

Nieoczekiwane zmiany w środowisku pracy mogą być zbyt trudne dla każdego. Po prostu dostosowując kilka rzeczy, menedżerowie i zespoły mogą się dostosować i nauczyć, jak pokonywać niektóre przeszkody, a spotkania online mogą stać się bardziej skuteczne, produktywne i przydatne. W tym miejscu postaramy się udzielić Ci kilku wskazówek, jak spotkanie zdalne może zakończyć się sukcesem.

1. Wybierz narzędzie do wideokonferencji

Pierwszą kwestią jest wybór dobrej konfiguracji technicznej. Istnieje mnóstwo technologii, które sprawiają, że spotkanie online przebiega bezproblemowo. Jeśli chcesz zachować bardziej tradycyjny styl, wybierz Skype lub Google Hangouts. Z drugiej strony Zoom jest nowocześniejszą i obecnie niezwykle popularną platformą konferencyjną. GotoMeeting został stworzony specjalnie dla biznesu i ma swoje zalety. Inne narzędzia, o których warto wspomnieć, to: Join.me, UberConference i Slack. Wszystkie te narzędzia komunikacyjne świetnie sprawdzają się w przypadku spotkań zdalnych. Musisz sprawdzić, co działa najlepiej dla Twojej firmy. Ważną rzeczą do podkreślenia jest to, że po wybraniu platformy należy starać się jej trzymać i nie zmieniać jej często, ponieważ niepotrzebnie wprowadzi to w błąd kolegów.

2. Najlepszy czas na spotkanie

Nie wydaje się trudne zaplanowanie spotkania, ale z pewnością może być. W środowisku korporacyjnym możesz porównać dostępność na liście zaproszeń z różnymi wewnętrznymi udostępnionymi narzędziami w chmurze. Jakie kwestie należy wziąć pod uwagę? Lokalne święta, pory posiłków i inne potencjalne czynniki regionalne, które mogą kolidować z Twoim spotkaniem, zwłaszcza jeśli Twoi koledzy mieszkają po drugiej stronie globu. Kiedy jest to możliwe, zawsze dobrze jest planować spotkania z dużym wyprzedzeniem, ponieważ im więcej uwagi wszyscy mają, tym mniej prawdopodobne jest, że koledzy będą mieli kolizje.

3. Ustal porządek obrad

Przede wszystkim musisz mieć na uwadze, jak długo potrwa spotkanie. Pomoże ci to ustalić strukturę spotkania. Nasza rada: napisz program! Zorganizuj spotkanie, zastanów się nad głównymi punktami, które należy omówić i trzymaj się ich, zapisz imiona i nazwiska uczestniczących członków zespołu i ich obowiązki. Dobrą praktyką jest również to, że jeden pracownik odpowiada za spotkanie jako rodzaj mediatora, aby upewnić się, że wszyscy trzymają się porządku obrad i że wszystkie kluczowe punkty są omówione.

Dobrą praktyką jest przesłanie agendy wszystkim uczestnikom przed spotkaniem. W ten sposób każdy może się odpowiednio przygotować.

4. Zwalcz hałas w tle

Wszyscy braliśmy udział w spotkaniach, na których można było usłyszeć nieodpowiednie dzwonki, głośne odgłosy ruchu ulicznego lub nadmiernie podekscytowanego psa rodzinnego. Upewnij się, że każdy współpracownik wie, jak wyciszyć swoje linie, jeśli w tle słychać rozpraszający hałas. Niemniej jednak koledzy powinni nadal uczestniczyć w przesyłaniu wiadomości tekstowych i utrzymywać ciągły kanał wideo.

5. Pamiętaj o każdym członku zespołu

Nie wszyscy koledzy są komunikatywni i towarzyscy. Niektórzy ludzie po prostu nigdy nic nie powiedzą, jeśli nie zostaną poproszeni o wyrażenie opinii. Nie oznacza to, że ci koledzy nie mają nic wartościowego do dodania do spotkania. Au contraire! Zadaniem mediatora jest również kierowanie rozmową i zapewnianie każdemu możliwości zabrania głosu oraz zadawania nawet milczącym uczestnikom konkretnych pytań. W ten sposób wszyscy będą zaangażowani w spotkanie, a wszyscy koledzy będą mieli możliwość wniesienia swojego wkładu. Jeśli zachęci się wszystkich do udziału, jest większa szansa, że wirtualne spotkanie będzie bardziej kreatywne i produktywne.

6. Swobodna konwersja jest plusem

Pracując w domu, mamy mniej okazji, aby dogonić kolegów. Jeśli czas jest odpowiedni, small talk jest mile widziany nawet w środowisku wirtualnym. Dobrym podejściem byłoby zarezerwowanie z wyprzedzeniem czasu na spotkanie zdalne, aby współpracownicy mogli porozmawiać. Dodając trochę zabawy do spotkań i umożliwiając współpracownikom nawiązanie więzi z członkami zespołu, może po prostu pytając, jak minął ci dotychczasowy dzień? uczestnicy spotkania poczują się swobodniej, zrelaksowani i wygodniej. W ten sposób ich obecność będzie odczuwalna w wirtualnej przestrzeni. Nigdy nie lekceważ znaczenia poczucia więzi jako członka zespołu.

7. Poproś o ocenę

Ponieważ wirtualne spotkania zespołu nie są już wyjątkiem, ważne jest, aby zobaczyć, co działa dobrze, a co nie. Nikt nie chce tracić czasu ani mieć wrażenia, że nikt go nie słyszy. To powoduje frustrację i odrzucenie idei, że spotkania online mogą być skuteczne i pomocne. Dlaczego więc nie poprosić uczestnika o przekazanie informacji zwrotnej na temat spotkania?

Nawet w najlepszych okolicznościach poproszenie ludzi o otwarcie na temat swoich myśli i uczuć może być trudne. Może twoi koledzy będą bardziej otwarci na ankietę, zwłaszcza jeśli ta ankieta jest anonimowa, w takim przypadku może być im łatwiej być bardziej szczerym. Ważne jest, aby działać zgodnie z otrzymanymi opiniami i przynajmniej spróbować poprawić punkty, które nie zostały oznaczone jako dobre. Spotkania zdalne nie są łatwe do zorganizowania, a konstruktywna krytyka może być bardzo pomocna dla przyszłych.

8. Nagraj i transkrybuj spotkanie

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad nagraniem swojego wirtualnego spotkania? Stało się to powszechną praktyką i nie bez powodu. Pomaga pracownikom, którzy przegapili spotkanie, ponieważ mają możliwość odsłuchania go później i bycia na bieżąco. Odnoszące sukcesy zespoły wirtualne często wynajmują również usługi transkrypcji w celu transkrypcji nagrań. Transkrypcja pozwala zaoszczędzić cenny czas pracowników, ponieważ nie muszą oni słuchać całego nagrania spotkania, aby dowiedzieć się, co się dzieje. Wystarczy, że przejrzą transkrypcje i uważnie przeczytają najważniejsze fragmenty, aby zaoszczędzić czas i nadal wiedzieć, co się dzieje. Jeśli szukasz dobrego dostawcy usług transkrypcji, zwróć się do Gglot. Pomożemy Ci ulepszyć Twoje wirtualne spotkanie, tak aby wywarło większy wpływ na wszystkich uczestników.

Spotkania twarzą w twarz nie są doskonałe i mają pewne wady, a spotkania online udostępniają większość z nich. Do tego mają własne, wyjątkowe problemy. Nie musisz zadowalać się bezproduktywnymi spotkaniami, które marnują czas wszystkich, ale możesz korzystać z wirtualnych spotkań, aby być na bieżąco, produktywnie, twórczo i łączyć się ze współpracownikami. Wypróbuj niektóre z powyższych porad: wybierz odpowiednie narzędzie, umów się na spotkanie, zapisz program, wyeliminuj hałasy w tle, zaangażuj wszystkich, zachęcaj do swobodnej rozmowy, poproś o opinię i wreszcie nagraj spotkanie i dokonaj transkrypcji. Mamy nadzieję, że stworzysz dla swojego zespołu wyjątkowe wirtualne środowisko spotkań!