Hvordan gjøre virtuelle teammøter effektive?

Tips for bedre virtuelle møter

Møter er svært viktige for at et seriøst selskap skal fungere ordentlig. De er viktige fordi de gjør det mulig for hvert teammedlem å være oppdatert på hva som skjer i selskapet og hvilken retning selskapets utviklingsstrategier går. I tillegg er møter også en mulighet for teamene til å samle og rette opp relasjonene sine, eller for å bare minne ansatte på at de ikke er alene i bedriften og at de trenger å fungere sammen med sine medarbeidere.

På grunn av pandemien har mange virksomheter bestemt at deres ansatte skal jobbe hjemmefra inntil videre. Det betyr også at det har blitt nesten umulig å gjennomføre møter slik de ble gjennomført før. Derfor krever denne nye situasjonen betydelig justering. Nok en gang er vi avhengige av teknologi. Mange verktøy har og blir utviklet for å lette kommunikasjonen i tider hvor personlig kommunikasjon har blitt uønsket. Og faktisk er fjernmøter i ferd med å bli vår nye normal. Det som en gang var reservert kun for ukonvensjonelle møter for kolleger som jobber i forskjellige land eller til og med på forskjellige kontinenter, har nå blitt den eneste måten å gjennomføre et møte med John og Jim på andre siden av gangen. Men slike kommunikasjonsmidler møter fortsatt hindringer. Vi vil se nærmere på noen av problemene og prøve å foreslå noen mulige måter å overvinne dem på.

Hindringer for fjernmøter

1. Tidsforskjell

Koordinering av et virtuelt møte over lang avstand kan bety å takle flere tidssoner. Mens kollegaen fra New York fortsatt nipper til morgenkaffen, har kollegaen i Beijing akkurat spist middag før møtet, og så fort møtet er unnagjort, vil han sannsynligvis bytte dress til en behagelig pyjamas.

2. Tekniske problemer

Det hender ofte at møtet blir avbrutt på grunn av utilstrekkelig tilkobling, og dette kan skape ulike problemer, for eksempel den velkjente lave lyd-/videokvaliteten eller den mye mislikte og mer dramatiske frosne skjermeffekten. Samtaler kan også bli forstyrret av irriterende bakgrunnsstøy. Et annet teknisk problem er at mange møter blir forsinket og bortkastet tid fordi folk har problemer med å logge inn og få tilgang til møtene på grunn av problemer med programvaren.

3. Naturlige samtaler og småprat

I begynnelsen av hvert møte ansikt til ansikt har folk en tendens til å snakke sammen, bare for å bryte isen og bli mer komfortable. I nettmøter er dette litt vanskelig, siden kommunikasjonen egentlig ikke er naturlig og når folk snakker samtidig (noe som ofte skjer i ansikt til ansikt kommunikasjon), genereres det ubehagelig støy og samtalen blir ofte usynlig. Det er derfor folk i virtuelle møter prøver å ikke avbryte hverandre og de går rett til temaet. Konsekvensen er at fjernmøter alltid har en tendens til å være mer en presentasjon med ikke så mye innspill fra andre deltakere, spesielt hvis det ikke stilles spørsmål.

Hvordan forbedre virtuelle møter

De uventede endringene i arbeidsmiljøet kan bli for mye for alle. Ved ganske enkelt å justere noen få ting, kan ledere og team tilpasse seg og lære hvordan de kan overvinne noen av hindringene, og nettmøter kan bli mer effektive, produktive og nyttige. På dette tidspunktet vil vi prøve å gi deg noen tips om hvordan fjernmøtet ditt kan vise seg å bli en suksess.

1. Velg et videokonferanseverktøy

Det første punktet er å velge et godt teknisk oppsett. Det er en overflod av teknologi der ute som gjør at nettmøtet går knirkefritt. Hvis du vil holde det mer tradisjonelt, velg Skype eller Google Hangouts. På den annen side er Zoom en mer moderne og i dag ekstremt populær konferanseplattform. GotoMeeting ble spesielt bygget for bedrifter og har sine fordeler. Andre verktøy som er verdt å nevne er: Join.me, UberConference og Slack. Alle disse kommunikasjonsverktøyene er mer enn fine for eksterne møter. Du må se hva som fungerer best for din bedrift. En viktig ting å fremheve er at når du har valgt en plattform, bør du prøve å holde deg til den og ikke endre den ofte, fordi det vil forvirre kollegene dine unødvendig.

2. Beste tidspunkt for møtet

Det virker ikke vanskelig å planlegge et møte, men det kan sikkert være det. I en bedriftsinnstilling kan du sammenligne tilgjengelighet på tvers av invitasjonslisten din med forskjellige interne delte skybaserte verktøy. Hvilke ting bør tas i betraktning? Lokale høytider, måltider og andre potensielle regionale faktorer som kan kollidere med møtet ditt, spesielt hvis kollegene dine bor på den andre siden av kloden. Når det er mulig, er det alltid lurt å avtale møter langt i forveien, for jo mer varsel alle har, er det mindre sannsynlig at kollegaer får kollisjoner.

3. Sett dagsorden

Først av alt må du ha i bakhodet hvor lenge møtet vil vare. Dette vil hjelpe deg med å sette strukturen på møtet. Vårt råd er: skriv en agenda! Strukturer møtet, tenk på hovedpunktene som må dekkes og hold deg til dem, skriv ned navnene på de deltakende teammedlemmene og deres ansvar. Det er også en god praksis at en ansatt er ansvarlig for møtet som en slags mekler, for å sørge for at alle holder seg til agendaen og at alle sentrale punkter blir diskutert.

En god praksis er å sende dagsorden til alle deltakerne før møtet. På den måten kan alle forberede seg deretter.

4. Takle bakgrunnsstøy

Vi har alle deltatt på møter der du kunne høre upassende ringetelefoner, høye trafikkstøy eller familiehunden som var altfor spent. Sørg for at hver kollega vet å dempe linjene sine hvis det er distraherende støy i bakgrunnen. Likevel bør kollegene fortsette å delta i tekstmeldinger og holde videostrømmen i gang.

5. Husk om hvert teammedlem

Ikke alle kollegaer er kommunikative og utadvendte. Noen mennesker vil bare aldri si noe hvis de ikke spesifikt blir spurt om deres mening. Det betyr ikke at de kollegene ikke har noe verdifullt å tilføre møtet. Au contraire! Meklerens jobb er også å veilede samtalen og sørge for at alle har en sjanse til å snakke og stille selv de tause deltakerne spesifikke spørsmål. På den måten vil alle være engasjert i møtet og alle kolleger har mulighet til å komme med innspill. Hvis alle oppfordres til å delta, er det større sjanse for at det virtuelle møtet blir mer kreativt og produktivt.

6. Tilfeldig konvertering er et pluss

Når vi jobber hjemmefra har vi færre muligheter til å ta igjen kollegaer. Hvis tiden passer, er småprat mer enn velkommen selv i det virtuelle miljøet. En god tilnærming ville være å reservere litt tid på forhånd til et eksternt møte for å la kollegene chatte. Ved å legge til litt moro til møtene og gjøre det mulig for kollegene å knytte bånd til teammedlemmene sine, kanskje ved å spørre hvordan var dagen din så langt? møtedeltakere vil føle seg mer vel, avslappet og komfortabel. På denne måten vil deres tilstedeværelse merkes i det virtuelle rommet. Undervurder aldri viktigheten av å føle seg tilkoblet som medlem av et team.

7. Be om evaluering

Siden virtuelle teammøter ikke lenger er et unntak, er det viktig å se hva som fungerer bra og hva som ikke gjør det. Ingen ønsker å kaste bort tiden sin eller ha følelsen av at de ikke blir hørt. Det skaper frustrasjon og avvisning av ideen om at nettmøter kan være effektive og nyttige. Så hvorfor ikke be deltakeren om å gi deg tilbakemelding om møtet?

Selv under de beste omstendighetene kan det være vanskelig å be folk åpne opp om tankene og følelsene sine. Kanskje kollegene dine vil være mer åpne for å svare på en meningsmåling, spesielt hvis den avstemningen er anonym, kan det være lettere for dem å være mer oppriktige i så fall. Det er avgjørende å handle på den gitte tilbakemeldingen og i det minste prøve å forbedre punktene som ikke ble merket som gode. Fjernmøter er ikke lett å organisere, og konstruktiv kritikk kan være til stor hjelp for fremtidens møter.

8. Ta opp og transkribere møtet

Har du noen gang tenkt på å ta opp det virtuelle møtet ditt? Dette har blitt en utbredt praksis og ikke uten grunn. Det hjelper ansatte som gikk glipp av møtet siden de har mulighet til å lytte til det i etterkant og holde seg oppdatert. Vellykkede virtuelle team leier også ofte transkripsjonstjenester for å transkribere opptakene. Transkripsjon sparer verdifull tid for de ansatte, fordi de ikke trenger å lytte til hele det innspilte møtet for å finne ut hva som skjer. Alt de trenger å gjøre er å ta en titt på transkripsjonene og lese nøkkeldelene nøye, slik at de kan spare tid og fortsatt vet hva som skjer. Hvis du leter etter en god leverandør av transkripsjonstjenester, vend deg til Gglot. Vi kan hjelpe deg med å forbedre ditt virtuelle møte, slik at det får større innvirkning på alle deltakerne.

Møter ansikt til ansikt er ikke perfekte, og de har noen nedturer, og nettmøter deler de fleste av dem. På toppen av det kommer de med sine egne unike problemer. Du trenger ikke nøye deg med uproduktive møter som kaster bort alles tid, men du kan bruke virtuelle møter for å holde deg informert, produktiv, kreativ og koblet til kollegene dine. Prøv noen av rådene som er oppført ovenfor: velg riktig verktøy, sett et godt tidspunkt for møtet, skriv ned agendaen, takle bakgrunnsstøy, hold alle engasjert, oppmuntre til uformell samtale, be om tilbakemelding og sist, men ikke minst, ta opp møtet og få det transkribert. Vi håper at du vil skape et eksepsjonelt virtuelt møtemiljø for teamet ditt!