भर्चुअल टोली बैठकहरू कसरी प्रभावकारी बनाउने?

राम्रो भर्चुअल बैठकहरूको लागि सुझावहरू

कुनै पनि गम्भीर कम्पनीको उचित कार्यका लागि बैठकहरू धेरै महत्त्वपूर्ण छन्। तिनीहरू महत्त्वपूर्ण छन् किनभने तिनीहरूले प्रत्येक टोली सदस्यलाई कम्पनीमा के भइरहेको छ र कम्पनीको विकास रणनीतिहरू कुन दिशामा जाँदैछ भन्ने बारे अद्यावधिक हुन सम्भव बनाउँदछ। यसको शीर्षमा, बैठकहरू टोलीहरू भेला हुन र तिनीहरूको सम्बन्धलाई सीधा गर्ने अवसर हो, वा केवल कर्मचारीहरूलाई सम्झाउनको लागि कि तिनीहरू कम्पनीमा एक्लै छैनन् र उनीहरूले आफ्ना सहकर्मीहरूसँग मिलेर काम गर्न आवश्यक छ।

महामारीको कारण, धेरै व्यवसायहरूले निर्णय गरेका छन् कि उनीहरूका कर्मचारीहरूले समयको लागि घरबाट काम गर्नुपर्छ। यसको मतलब यो पनि हो कि पहिले जसरी बैठकहरू सञ्चालन गरिएको थियो त्यसरी सञ्चालन गर्न लगभग असम्भव भएको छ। तसर्थ, यो नयाँ अवस्थालाई महत्त्वपूर्ण समायोजन आवश्यक छ। फेरि, हामी प्रविधिमा भर परेका छौं। धेरै उपकरणहरू छन् र विकास गरिँदै छन् संचारलाई सहज बनाउन मद्दत गर्नको लागि जब व्यक्ति-व्यक्ति संचार अवांछनीय भएको छ। र वास्तवमा, टाढाको बैठकहरू हाम्रो नयाँ सामान्य हुँदै गइरहेका छन्। कुनै समय विभिन्न देशहरूमा वा विभिन्न महाद्वीपहरूमा काम गर्ने सहकर्मीहरूका लागि अपरंपरागत बैठकहरूको लागि मात्र आरक्षित गरिएको कुरा अहिले हलभर जोन र जिमसँग बैठक सञ्चालन गर्ने एक मात्र तरिका भएको छ। तर सञ्चारका यस्ता माध्यमहरूले अझै पनि अवरोधहरू सामना गर्छन्। हामी केहि समस्याहरू हेर्नेछौं र तिनीहरूलाई हटाउन केही सम्भावित तरिकाहरू सुझाव दिने प्रयास गर्नेछौं।

टाढाको बैठकहरूको अवरोधहरू

1. समय फरक

लामो दूरीको भर्चुअल बैठक समन्वय गर्नु भनेको धेरै समय क्षेत्रहरूसँग सामना गर्नु हो। न्यु योर्कका सहकर्मीले अझै बिहानको कफी चुस्दै गर्दा, बेइजिङमा सहकर्मीले बैठक अघि रातिको खाना खाइसकेका छन् र बैठक सकिएपछि, उसले आरामदायी पजामाको लागि आफ्नो सूट परिवर्तन गर्नेछ।

2. प्राविधिक समस्याहरू

यो प्रायः हुन्छ कि अपर्याप्त जडानको कारण बैठक अवरुद्ध हुन्छ, र यसले विभिन्न समस्याहरू सिर्जना गर्न सक्छ, उदाहरणका लागि प्रख्यात कम अडियो/भिडियो गुणस्तर वा धेरै मन नपर्ने र अधिक नाटकीय जमेको स्क्रिन प्रभाव। साथै, वार्तालाप कष्टप्रद पृष्ठभूमि शोर द्वारा बाधित हुन सक्छ। अर्को प्राविधिक समस्या भनेको धेरै बैठकहरू ढिलो हुनु र समय बर्बाद हुनु हो किनभने मानिसहरूलाई सफ्टवेयरमा समस्याहरूको कारणले लगइन गर्न र बैठकहरू पहुँच गर्न समस्या हुन्छ।

3. प्राकृतिक कुराकानी र सानो कुराकानी

हरेक आमनेसामने भेटघाटको सुरुमा, मानिसहरू सानो कुरामा संलग्न हुन्छन्, केवल बरफ तोड्न र थप सहज हुन। अनलाइन मिटिङहरूमा यो अलि गाह्रो हुन्छ, किनभने सञ्चार वास्तवमै प्राकृतिक हुँदैन र जब मानिसहरू एकैसाथ कुरा गर्छन् (जुन प्रायः आमनेसामने सञ्चारमा हुन्छ), असहज आवाज उत्पन्न हुन्छ र कुराकानी प्रायः अस्पष्ट हुन्छ। त्यसकारण भर्चुअल बैठकहरूमा मानिसहरूले एकअर्कालाई अवरोध नगर्ने प्रयास गर्छन् र तिनीहरू सीधा विषयमा जान्छन्। नतिजा यो हो कि टाढाको बैठकहरू सधैं अन्य सहभागीहरूबाट धेरै इनपुट नभएको प्रस्तुतिको रूपमा बढी हुन्छ, विशेष गरी यदि कुनै प्रश्नहरू सोधिएको छैन।

भर्चुअल बैठकहरू कसरी सुधार गर्ने

काम गर्ने वातावरणमा अप्रत्याशित परिवर्तनहरू सबैका लागि धेरै हुन सक्छ। केवल केहि चीजहरू समायोजन गरेर, प्रबन्धकहरू र टोलीहरूले अनुकूलन गर्न र केही अवरोधहरू कसरी पार गर्ने भनेर सिक्न सक्छन् र अनलाइन बैठकहरू अझ प्रभावकारी, उत्पादक र उपयोगी हुन सक्छन्। यस बिन्दुमा, हामी तपाइँलाई तपाइँको टाढाको बैठक कसरी सफल हुन सक्छ भन्ने बारे केहि सुझावहरू दिने प्रयास गर्नेछौं।

1. भिडियो सम्मेलन उपकरण छान्नुहोस्

पहिलो बिन्दु एक राम्रो प्राविधिक सेटअप छनोट गर्न छ। त्यहाँ टेक्नोलोजीको प्रशस्तता छ जसले अनलाइन बैठकलाई सहज रूपमा चलाउँछ। यदि तपाइँ यसलाई थप परम्परागत राख्न चाहनुहुन्छ भने Skype वा Google Hangouts छान्नुहोस्। अर्कोतर्फ, जुम अझ आधुनिक र आजकल अत्यन्तै लोकप्रिय कन्फरेन्सिङ प्लेटफर्म हो। GotoMeeting विशेष रूपमा व्यवसायको लागि बनाइएको थियो र यसको फाइदाहरू छन्। उल्लेख गर्न लायक अन्य उपकरणहरू हुन्: Join.me, UberConference र Slack। यी सबै सञ्चार उपकरणहरू टाढाको बैठकहरूको लागि ठीक भन्दा बढी छन्। तपाइँ तपाइँको कम्पनी को लागी सबै भन्दा राम्रो काम गर्दछ हेर्न आवश्यक हुनेछ। हाइलाइट गर्नको लागि एउटा महत्त्वपूर्ण कुरा यो हो कि एक पटक तपाईंले प्लेटफर्म रोज्नुभएपछि तपाईंले यसलाई अडिग रहने प्रयास गर्नुपर्छ र यसलाई प्रायः परिवर्तन नगर्नुहोस्, किनकि यसले तपाईंको सहकर्मीहरूलाई अनावश्यक भ्रममा पार्नेछ।

2. बैठकको लागि उत्तम समय

यो एक बैठक तालिका गर्न गाह्रो लाग्दैन, तर यो पक्कै पनि हुन सक्छ। कर्पोरेट सेटिङमा तपाईले विभिन्न आन्तरिक साझा क्लाउड-आधारित उपकरणहरूसँग आफ्नो निमन्त्रणा सूचीमा उपलब्धता तुलना गर्न सक्नुहुन्छ। कस्ता कुराहरुमा ध्यान दिनुपर्छ ? स्थानीय बिदाहरू, खानाको समय, र अन्य सम्भावित क्षेत्रीय कारकहरू जुन तपाईंको बैठकसँग टक्कर हुन सक्छ विशेष गरी यदि तपाईंका सहकर्मीहरू विश्वको अर्को छेउमा बस्छन्। जब यो सम्भव छ, यो सँधै राम्रो विचार हो कि बैठकहरू धेरै पहिले नै अनुसूचित गर्नुहोस्, किनकि सबैले जति धेरै सूचना पाएका छन्, सहकर्मीहरूसँग टकराव हुने सम्भावना कम छ।

3. एजेन्डा सेट गर्नुहोस्

सबैभन्दा पहिले, तपाइँलाई मनमा राख्न आवश्यक छ कि बैठक कति लामो हुनेछ। यसले तपाईंलाई बैठकको संरचना सेट गर्न मद्दत गर्नेछ। हाम्रो सल्लाह छ: एजेन्डा लेख्नुहोस्! बैठकको संरचना बनाउनुहोस्, कभर गर्न आवश्यक पर्ने मुख्य बुँदाहरू बारे सोच्नुहोस् र तिनीहरूलाई टाँस्नुहोस्, सहभागी टोली सदस्यहरूको नाम र तिनीहरूको जिम्मेवारीहरू लेख्नुहोस्। साथै, सबैजना एजेन्डामा अडिग छन् र सबै मुख्य बुँदाहरू छलफल गरिएका छन् भनी सुनिश्चित गर्नका लागि एक कर्मचारीले एक प्रकारको मध्यस्थको रूपमा बैठकको जिम्मेवारी लिनु राम्रो अभ्यास हो।

बैठक अघि सबै सहभागीहरूलाई एजेन्डा पठाउनु राम्रो अभ्यास हो। यसरी सबैले सोही अनुसार तयारी गर्न सक्छन्।

4. पृष्ठभूमि शोर ट्याकल गर्नुहोस्

हामीले सबै बैठकहरूमा भाग लियौं जहाँ तपाईंले अनुपयुक्त घन्टी फोनहरू, चर्को ट्राफिक आवाजहरू वा अत्यधिक उत्साहित भएको पारिवारिक कुकुर सुन्न सक्नुहुन्छ। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि प्रत्येक सहकर्मीले आफ्नो लाइनहरू म्युट गर्न जान्दछन् यदि पृष्ठभूमिमा विचलित आवाज छ भने। तैपनि, सहकर्मीहरूले पाठ सन्देशहरू हेरेर भाग लिन जारी राख्नुपर्छ र तिनीहरूको भिडियो फिड चलाइराख्नु पर्छ।

५. प्रत्येक टोली सदस्यको बारेमा सम्झनुहोस्

सबै सहकर्मीहरू सञ्चारशील र बाहिर जाने छैनन्। केही व्यक्तिहरूले कहिले पनि केही बोल्दैनन् यदि उनीहरूलाई विशेष रूपमा उनीहरूको विचारको लागि सोधिएको छैन। यसको मतलब यो होइन कि ती सहकर्मीहरूसँग बैठकमा थप्नको लागि मूल्यवान केहि छैन। अउ कन्ट्रायर! मध्यस्थको काम भनेको वार्तालापलाई मार्गदर्शन गर्नु र सबैलाई बोल्ने मौका छ भनी सुनिश्चित गर्नु र मौन सहभागीहरूलाई पनि विशेष प्रश्नहरू सोध्नु हो। यसरी सबैजना बैठकमा संलग्न हुनेछन् र सबै सहकर्मीहरूले आफ्नो इनपुट दिने सम्भावना छ। यदि सबैलाई सहभागी हुन प्रोत्साहित गरियो भने, भर्चुअल बैठक थप रचनात्मक र फलदायी हुने सम्भावना धेरै हुन्छ।

6. आकस्मिक रूपान्तरण एक प्लस हो

घरबाट काम गर्दा, हामीसँग सहकर्मीहरूसँग भेट्ने अवसरहरू कम हुन्छन्। यदि समय उपयुक्त छ भने, भर्चुअल वातावरणमा पनि सानो कुराकानी स्वागत भन्दा बढी छ। सहकर्मीहरूलाई कुराकानी गर्नको लागि टाढाको बैठकको अगाडि केही समय आरक्षित गर्नु राम्रो दृष्टिकोण हो। बैठकहरूमा थोरै रमाइलो थपेर र सहकर्मीहरूलाई उनीहरूको टोलीका सदस्यहरूसँग बन्धन गर्न सम्भव बनाएर, सायद तपाईंको दिन अहिलेसम्म कस्तो रह्यो भनेर सोधेर? बैठक सहभागीहरूले सहज, आराम र सहज महसुस गर्नेछन्। यसरी भर्चुअल स्पेसमा उनीहरूको उपस्थिति महसुस हुनेछ। टोलीको सदस्यको रूपमा जडान भएको महसुसको महत्त्वलाई कहिल्यै कम नदिनुहोस्।

7. मूल्याङ्कनको लागि सोध्नुहोस्

भर्चुअल टोली बैठकहरू अब अपवाद नभएकाले, कुन कुराले राम्रोसँग काम गर्छ र के गर्दैन भनेर हेर्नु महत्त्वपूर्ण छ। कोही पनि आफ्नो समय खेर फाल्न चाहँदैनन् वा तिनीहरूको सुनुवाइ नभएको महसुस गर्न चाहँदैन। यसले निराशा र विचारलाई अस्वीकार गर्छ कि अनलाइन बैठकहरू प्रभावकारी र उपयोगी हुन सक्छ। त्यसोभए, तपाइँलाई बैठकको बारेमा प्रतिक्रिया दिन सहभागीलाई सोध्नुभएन?

उत्तम परिस्थितिहरूमा पनि, मानिसहरूलाई उनीहरूको विचार र भावनाहरू खोल्न सोध्नु गाह्रो हुन सक्छ। हुनसक्छ तपाइँका सहकर्मीहरू मतदानको जवाफ दिन अझ खुला हुनेछन्, विशेष गरी यदि त्यो पोल अज्ञात छ भने, यो मामलामा उनीहरूलाई अझ इमानदार हुन सजिलो हुन सक्छ। दिइएको प्रतिक्रियामा कार्य गर्न महत्त्वपूर्ण छ र कम्तिमा राम्रोको रूपमा लेबल नगरिएका बिन्दुहरूलाई सुधार गर्ने प्रयास गर्नुहोस्। टाढाको बैठकहरू व्यवस्थित गर्न सजिलो छैन र रचनात्मक आलोचना भविष्यका लागि ठूलो मद्दत हुन सक्छ।

8. बैठक रेकर्ड र ट्रान्सक्राइब गर्नुहोस्

के तपाईंले कहिल्यै आफ्नो भर्चुअल बैठक रेकर्ड गर्ने बारे सोच्नुभएको छ? यो एक व्यापक अभ्यास भएको छ र बिना कारण होइन। यसले बैठक छुटेका कर्मचारीहरूलाई पछि सुन्न र अप-टु-डेट रहन सक्ने सम्भावना भएकोले मद्दत गर्छ। सफल भर्चुअल टोलीहरूले पनि रेकर्डिङहरू ट्रान्सक्राइब गर्न प्रायः ट्रान्सक्रिप्शन सेवाहरू भाडामा लिन्छन्। ट्रान्सक्रिप्शनले कर्मचारीहरूको बहुमूल्य समय बचत गर्दछ, किनभने के भइरहेको छ भनेर पत्ता लगाउन उनीहरूले रेकर्ड गरिएको सम्पूर्ण बैठक सुन्न पर्दैन। तिनीहरूले गर्नु पर्ने भनेको ट्रान्सक्रिप्टहरूमा एक नजर लिनु र मुख्य भागहरू ध्यानपूर्वक पढ्नु हो ताकि तिनीहरूले समय बचत गर्न सकून् र अझै के भइरहेको छ भनेर जान्न सकून्। यदि तपाइँ राम्रो ट्रान्सक्रिप्शन सेवा प्रदायक खोज्दै हुनुहुन्छ भने, Gglot मा घुम्नुहोस्। हामी तपाइँलाई तपाइँको भर्चुअल बैठक बृद्धि गर्न मद्दत गर्न सक्छौं, ताकि यसले सबै सहभागीहरूमा बढी प्रभाव पार्छ।

आमने-सामने बैठकहरू सही छैनन् र तिनीहरूमा केही गिरावटहरू छन्, र अनलाइन बैठकहरूले ती मध्ये धेरै साझा गर्छन्। यसको माथि तिनीहरू आफ्नै अनौठो समस्याहरू लिएर आउँछन्। तपाईंले सबैको समय बर्बाद गर्ने अनुत्पादक बैठकहरूको लागि बसोबास गर्नुपर्दैन, तर तपाईं आफ्ना सहकर्मीहरूसँग सूचित, उत्पादक, रचनात्मक र जडान रहन भर्चुअल बैठकहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। माथि सूचीबद्ध गरिएका केही सल्लाहहरू प्रयास गर्नुहोस्: सही उपकरण छनौट गर्नुहोस्, बैठकको लागि राम्रो समय सेट गर्नुहोस्, एजेन्डा लेख्नुहोस्, पृष्ठभूमिको आवाजहरू सम्हाल्नुहोस्, सबैलाई व्यस्त राख्नुहोस्, अनौपचारिक कुराकानीलाई प्रोत्साहन दिनुहोस्, प्रतिक्रियाको लागि सोध्नुहोस् र अन्तिम तर कम्तिमा होइन, बैठक रेकर्ड गर्नुहोस्। र यसलाई ट्रान्सक्राइब गर्नुहोस्। हामी आशा गर्दछौं कि तपाईंले आफ्नो टोलीको लागि एक असाधारण भर्चुअल बैठक वातावरण सिर्जना गर्नुहुनेछ!