Kif tagħmel il-laqgħat tat-timijiet virtwali effettivi?
Suġġerimenti għal laqgħat virtwali aħjar
Il-laqgħat huma importanti ħafna għall-funzjonament tajjeb ta’ kwalunkwe kumpanija serja. Huma importanti għaliex jagħmluha possibbli għal kull membru tat-tim li jkun aġġornat dwar x'inhu għaddej fil-kumpanija u f'liema direzzjoni sejrin l-istrateġiji ta' żvilupp tal-kumpanija. Barra minn hekk, il-laqgħat huma wkoll opportunità għat-timijiet biex jiġbru u jirranġaw ir-relazzjonijiet tagħhom, jew biex sempliċiment ifakkru lill-impjegati li mhumiex waħedhom fil-kumpanija u li jeħtieġ li jiffunzjonaw flimkien mal-kollegi tagħhom.
Minħabba l-pandemija, ħafna negozji ddeċidew li l-impjegati tagħhom għandhom jaħdmu mid-dar għalissa. Dan ifisser ukoll li sar kważi impossibbli li tmexxi l-laqgħat bil-mod kif kienu mmexxija qabel. Għalhekk, din is-sitwazzjoni ġdida teħtieġ aġġustament sinifikanti. Għal darb'oħra, qed niddependu fuq it-teknoloġija. Ħafna għodod ġew żviluppati u qed jiġu żviluppati biex jgħinu jiffaċilitaw il-komunikazzjoni fi żminijiet meta l-komunikazzjoni personalment saret mhux mixtieqa. U tabilħaqq, il-laqgħat remoti qed isiru normali l-ġdid tagħna. Dak li darba kien riservat biss għal laqgħat mhux konvenzjonali għall-koworkers li jaħdmu f’pajjiżi differenti jew saħansitra f’kontinenti differenti issa sar l-uniku mod kif titmexxa laqgħa ma’ John u Jim madwar is-sala. Iżda mezzi ta’ komunikazzjoni bħal dawn għadhom jiffaċċjaw ostakli. Se nħarsu lejn xi wħud mill-problemi u nippruvaw nissuġġerixxu xi modi possibbli biex negħlbuhom.
Ostakli ta' laqgħat remoti
- Differenza fil-ħin
Il-koordinazzjoni ta 'laqgħa virtwali fuq distanza twila tista' tfisser li tlaħħaq ma 'żoni tal-ħin multipli. Filwaqt li l-kollega minn New York għadu qed jixorbu l-kafè ta’ filgħodu, il-koworker f’Beijing għadu kif kiel il-pranzu qabel il-laqgħa u malli ssir il-laqgħa, x’aktarx se jibdel il-libsa tiegħu għal piġama komda.
2. Problemi tekniċi
Ħafna drabi jiġri li l-laqgħat jiġu interrotti minħabba konnessjoni inadegwata, u dan jista 'joħloq problemi differenti, pereżempju l-kwalità baxxa magħrufa sew tal-awdjo/vidjow jew l-effett tal-iskrin iffriżat ħafna disliked u aktar drammatiku. Ukoll, il-konversazzjonijiet jistgħu jiġu mfixkla minn ħsejjes tedjanti fl-isfond. Problema teknika oħra hija li ħafna laqgħat jittardjaw u jinħela l-ħin minħabba li n-nies għandhom problemi biex jidħlu u jaċċessaw il-laqgħat minħabba problemi bis-softwer.
3. Konversazzjonijiet naturali u taħdita żgħira
Fil-bidu ta 'kull laqgħa wiċċ imb wiċċ, in-nies għandhom it-tendenza li jidħlu f'taħdita żgħira, biss biex ikissru s-silġ u jsiru aktar komdi. Fil-laqgħat online dan huwa daqsxejn delikat, peress li l-komunikazzjoni mhix verament naturali u meta n-nies jitkellmu fl-istess ħin (li ħafna drabi jiġri f'komunikazzjoni wiċċ imb wiċċ), jiġi ġġenerat storbju skomdu u l-konversazzjoni ħafna drabi ssir indixxernibbli. Huwa għalhekk li n-nies fil-laqgħat virtwali jippruvaw ma jinterrompux lil xulxin u jmorru direttament għas-suġġett. Il-konsegwenza hija li l-laqgħat remoti dejjem għandhom it-tendenza li jkunu aktar ta 'preżentazzjoni b'mhux daqstant input minn parteċipanti oħra, speċjalment jekk ma ssirx mistoqsija.
Kif ittejjeb il-laqgħat virtwali
Il-bidliet mhux mistennija fl-ambjent tax-xogħol jistgħu jkunu wisq għal kulħadd. Billi sempliċiment jaġġustaw ftit affarijiet, il-maniġers u t-timijiet jistgħu jadattaw u jitgħallmu kif jegħlbu xi wħud mill-ostakli u l-laqgħat onlajn jistgħu jsiru aktar effettivi, produttivi u utli. F'dan il-punt, aħna nippruvaw nagħtuk xi suġġerimenti dwar kif il-laqgħa remota tiegħek tista 'tirriżulta li tkun suċċess.
- Agħżel għodda tal-konferenza bil-vidjo
L-ewwel punt huwa li tagħżel setup tekniku tajjeb. Hemm abbundanza ta 'teknoloġija hemmhekk li tagħmel il-laqgħa onlajn taħdem bla xkiel. Jekk trid iżżommha aktar tradizzjonali agħżel Skype jew Google Hangouts. Min-naħa l-oħra, Zoom hija pjattaforma tal-konferenzi aktar moderna u popolari ħafna llum il-ġurnata. GotoMeeting inbena speċifikament għan-negozju u għandu l-vantaġġi tiegħu. Għodod oħra ta’ min isemmi huma: Join.me, UberConference u Slack. Dawn l-għodod ta 'komunikazzjoni kollha huma aktar minn multa għal laqgħat remoti. Ikollok bżonn tara x'jaħdem l-aħjar għall-kumpanija tiegħek. Ħaġa importanti li tenfasizza hija li ladarba tkun għażilt pjattaforma għandek tipprova żżomm magħha u ma tbiddilhiex spiss, għax se tħawwad lill-kollegi tiegħek bla bżonn.
2. L-aħjar ħin għal-laqgħa
Ma jidhirx diffiċli li tippjana laqgħa, imma żgur li jista’ jkun. F'ambjent korporattiv tista' tqabbel id-disponibbiltà fil-lista tal-istediniet tiegħek ma' għodod interni kondiviżi differenti bbażati fuq il-cloud. Liema affarijiet għandhom jitqiesu? Btajjel lokali, ħinijiet tal-ikel, u fatturi reġjonali potenzjali oħra li jistgħu jaħbtu mal-laqgħa tiegħek speċjalment jekk il-kollegi tiegħek jgħixu fuq in-naħa l-oħra tad-dinja. Meta jkun possibbli, dejjem tkun idea tajba li tiskeda l-laqgħat ħafna minn qabel, għax aktar ma jkollu avviż kulħadd, anqas ikun probabbli li l-kollegi jkollhom ħabtiet.
3. Issettja l-aġenda
L-ewwelnett, jeħtieġ li jkollok f'moħħok kemm se ddum il-laqgħa. Dan jgħinek tistabbilixxi l-istruttura tal-laqgħa. Il-parir tagħna huwa: ikteb aġenda! Struttura l-laqgħa, aħseb dwar il-punti ewlenin li jeħtieġ li jiġu koperti u żżomm magħhom, ikteb l-ismijiet tal-membri tat-tim parteċipanti u r-responsabbiltajiet tagħhom. Barra minn hekk, hija prattika tajba li impjegat wieħed ikun inkarigat mil-laqgħa bħala speċi ta’ medjatur, biex jiġi żgurat li kulħadd iżomm mal-aġenda u li l-punti ewlenin kollha jiġu diskussi.
Prattika tajba hija li tibgħat l-aġenda lill-parteċipanti kollha qabel il-laqgħa. B'hekk kulħadd jista' jipprepara kif xieraq.
4. Ittratta l-istorbju fl-isfond
Ilkoll pparteċipajna f’laqgħat fejn tista’ tisma’ ring phones mhux xierqa, ħsejjes qawwija tat-traffiku jew il-kelb tal-familja li kien eċċitat żżejjed. Kun żgur li kull kollega jkun jaf biex isekkel il-linji tagħhom jekk ikun hemm storbju li jfixkel l-attenzjoni fl-isfond. Madankollu, il-kollegi għandhom ikomplu jipparteċipaw fil-messaġġi u jżommu l-video feed tagħhom għaddej.
5. Ftakar dwar kull membru tat-tim
Mhux il-kollegi kollha huma komunikattivi u ħerġin. Xi nies qatt ma jgħidu xejn jekk ma jintalbux speċifikament għall-opinjoni tagħhom. Dan ma jfissirx li dawk il-kollegi m’għandhomx xi ħaġa ta’ valur x’żidu fil-laqgħa. Au kuntrarju! Ix-xogħol tal-medjatur huwa wkoll li jiggwida l-konversazzjoni u jiżgura li kulħadd ikollu ċ-ċans li jitkellem u li jistaqsi anke lill-parteċipanti siekta mistoqsijiet speċifiċi. B’hekk kulħadd ikun impenjat fil-laqgħa u l-kollegi kollha jkollhom il-possibbiltà li jagħtu l-kontribut tagħhom. Jekk kulħadd ikun imħeġġeġ jipparteċipa, hemm ċans akbar li l-laqgħa virtwali tkun aktar kreattiva u produttiva.
6. Il-konverżjoni każwali hija vantaġġ
Meta naħdmu mid-dar, għandna inqas opportunitajiet biex ilaħħqu mal-kollegi. Jekk il-ħin ikun xieraq, taħdita żgħira hija aktar minn milqugħa anke fl-ambjent virtwali. Approċċ tajjeb ikun li tirriserva ftit ħin bil-quddiem laqgħa remota biex tħalli lill-kollegi jitkellmu. Billi żżid ftit gost fil-laqgħat u tagħmilha possibbli għall-kollegi li jingħaqdu mal-membri tat-tim tagħhom, forsi billi sempliċiment tistaqsi Kif kienet il-ġurnata tiegħek s'issa? il-parteċipanti tal-laqgħa se jħossuhom aktar komdi, rilassati u komdi. B'hekk il-preżenza tagħhom tinħass fl-ispazju virtwali. Qatt tissottovaluta l-importanza li tħossok konness bħala membru ta 'tim.
7. Itlob għall-evalwazzjoni
Peress li l-laqgħat tat-tim virtwali m'għadhomx eċċezzjoni, huwa importanti li tara x'jaħdem tajjeb u x'ma jaħdimx. Ħadd ma jrid jaħli ħinu jew ikollu s-sensazzjoni li mhux qed jinstema’. Dan joħloq frustrazzjoni u rifjut tal-idea li l-laqgħat onlajn jistgħu jkunu effettivi u ta’ għajnuna. Allura, għaliex ma titlobx lill-parteċipant jagħtik feedback dwar il-laqgħa?
Anke fl-aħjar ċirkustanzi, jistaʼ jkun diffiċli li titlob lin-nies biex jiftħu dwar il-ħsibijiet u s-sentimenti tagħhom. Forsi l-kollegi tiegħek ikunu aktar miftuħa biex iwieġbu stħarriġ, speċjalment jekk dak l-istħarriġ ikun anonimu, jista’ jkun aktar faċli għalihom li jkunu aktar sinċieri f’dak il-każ. Huwa kruċjali li taġixxi fuq il-feedback mogħti u għall-inqas tipprova ttejjeb il-punti li ma kinux ittikkettjati bħala tajbin. Laqgħat mill-bogħod mhumiex faċli biex jiġu organizzati u l-kritika kostruttiva tista’ tkun ta’ għajnuna kbira għal dawk futuri.
8. Irrekordja u traskrivi l-laqgħa
Qatt ħsibt dwar ir-reġistrazzjoni tal-laqgħa virtwali tiegħek? Din saret prattika mifruxa u mhux bla raġuni. Jgħin lill-impjegati li tilfu l-laqgħa peress li għandhom il-possibbiltà li jisimgħuha wara u jibqgħu aġġornati. Timijiet virtwali ta 'suċċess spiss ukoll jikru servizzi ta' traskrizzjoni biex jittraskrivu r-reġistrazzjonijiet. It-traskrizzjoni tiffranka ħin prezzjuż tal-impjegati, għax m'għandhomx għalfejn jisimgħu l-laqgħa kollha rreġistrata biex issir taf x'inhu għaddej. Kull ma jridu jagħmlu hu li jagħtu ħarsa lejn it-traskrizzjonijiet u jaqraw il-partijiet ewlenin bir-reqqa sabiex ikunu jistgħu jiffrankaw il-ħin u xorta jkunu jafu x'inhu għaddej. Jekk qed tfittex fornitur tajjeb tas-servizz ta' traskrizzjoni, idur għand Gglot. Nistgħu ngħinuk ittejjeb il-laqgħa virtwali tiegħek, sabiex ikollha impatt akbar fuq il-parteċipanti kollha.
Il-laqgħat wiċċ imb wiċċ mhumiex perfetti u għandhom xi nuqqasijiet, u l-laqgħat onlajn jaqsmu ħafna minnhom. Barra minn hekk jiġu bil-problemi uniċi tagħhom stess. M'għandekx għalfejn toqgħod għal laqgħat mhux produttivi li jaħlu l-ħin ta' kulħadd, iżda tista' tuża laqgħat virtwali biex tibqa' infurmat, produttiv, kreattiv u konness mal-kollegi tiegħek. Ipprova xi wħud mill-pariri elenkati hawn fuq: agħżel l-għodda t-tajba, waqqaf ħin tajjeb għal-laqgħa, ikteb l-aġenda, tindirizza l-ħsejjes fl-isfond, żomm lil kulħadd involut, iħeġġeġ konverżazzjoni każwali, staqsi għal feedback u fl-aħħar iżda mhux l-inqas, irreġistra l-laqgħa u ġġibu traskritt. Nittamaw li inti toħloq ambjent ta' laqgħat virtwali eċċezzjonali għat-tim tiegħek!