Bagaimana Untuk Menjadikan Mesyuarat Pasukan Maya Berkesan?
Petua untuk mesyuarat maya yang lebih baik
Mesyuarat adalah sangat penting untuk berfungsi dengan baik mana-mana syarikat yang serius. Mereka penting kerana mereka membolehkan setiap ahli pasukan mendapat maklumat terkini tentang perkara yang berlaku dalam syarikat dan ke arah mana strategi pembangunan syarikat sedang menuju. Selain itu, mesyuarat juga merupakan peluang untuk pasukan berkumpul dan meluruskan hubungan mereka, atau sekadar mengingatkan pekerja bahawa mereka tidak bersendirian dalam syarikat dan bahawa mereka perlu berfungsi bersama rakan sekerja mereka.
Disebabkan oleh wabak itu, banyak perniagaan telah memutuskan bahawa pekerja mereka harus bekerja dari rumah buat masa ini. Ini juga bermakna bahawa hampir mustahil untuk mengendalikan mesyuarat seperti yang dijalankan sebelum ini. Oleh itu, keadaan baru ini memerlukan pelarasan yang ketara. Sekali lagi, kita bergantung pada teknologi. Banyak alat telah dan sedang dibangunkan untuk membantu memudahkan komunikasi semasa komunikasi secara peribadi menjadi tidak diingini. Dan sesungguhnya, pertemuan jarak jauh menjadi kebiasaan baharu kami. Apa yang dahulunya dikhaskan hanya untuk mesyuarat tidak konvensional untuk rakan sekerja yang bekerja di negara yang berbeza atau bahkan di benua yang berbeza kini telah menjadi satu-satunya cara untuk mengadakan pertemuan dengan John dan Jim di seberang dewan. Tetapi cara komunikasi sedemikian masih menghadapi halangan. Kami akan melihat beberapa masalah dan cuba mencadangkan beberapa cara yang mungkin untuk mengatasinya.
Halangan pertemuan jarak jauh
- Perbezaan masa
Menyelaraskan mesyuarat maya jarak jauh boleh bermakna mengatasi berbilang zon waktu. Semasa rakan sekerja dari New York itu masih menghirup kopi paginya, rakan sekerja di Beijing baru sahaja makan malam sebelum mesyuarat dan sebaik sahaja mesyuarat selesai, dia mungkin akan menukar sutnya untuk baju tidur yang selesa.
2. Masalah teknikal
Selalunya berlaku bahawa mesyuarat terganggu kerana sambungan yang tidak mencukupi, dan ini boleh menimbulkan masalah yang berbeza, contohnya kualiti audio/video rendah yang terkenal atau kesan skrin beku yang sangat tidak disukai dan lebih dramatik. Selain itu, perbualan mungkin terganggu oleh bunyi latar belakang yang menjengkelkan. Satu lagi masalah teknikal ialah banyak mesyuarat tertunda dan masa terbuang kerana orang ramai menghadapi masalah log masuk dan mengakses mesyuarat kerana masalah dengan perisian.
3. Perbualan semulajadi dan ceramah kecil
Pada permulaan setiap pertemuan bersemuka, orang ramai cenderung untuk terlibat dalam ceramah kecil, hanya untuk memecahkan masalah dan menjadi lebih selesa. Dalam mesyuarat dalam talian, perkara ini agak rumit, memandangkan komunikasi tidak begitu semula jadi dan apabila orang bercakap serentak (yang sering berlaku dalam komunikasi bersemuka), bunyi yang tidak selesa dijana dan perbualan sering menjadi tidak dapat dilihat. Itulah sebabnya orang dalam mesyuarat maya cuba untuk tidak mengganggu satu sama lain dan mereka terus ke topik. Akibatnya ialah perjumpaan jarak jauh selalunya lebih kepada pembentangan tanpa banyak input daripada peserta lain, terutamanya jika tiada soalan diajukan.
Bagaimana untuk menambah baik mesyuarat maya
Perubahan yang tidak dijangka dalam persekitaran kerja boleh menjadi terlalu banyak untuk semua orang. Dengan hanya melaraskan beberapa perkara, pengurus dan pasukan boleh menyesuaikan diri dan mempelajari cara untuk mengatasi beberapa halangan dan mesyuarat dalam talian boleh menjadi lebih berkesan, produktif dan berguna. Pada ketika ini, kami akan cuba memberi anda beberapa petua tentang cara pertemuan jarak jauh anda boleh menjadi satu kejayaan.
- Pilih alat persidangan video
Perkara pertama ialah memilih persediaan teknikal yang baik. Terdapat banyak teknologi di luar sana yang menjadikan mesyuarat dalam talian berjalan lancar. Jika anda ingin mengekalkannya lebih tradisional, pilih Skype atau Google Hangouts. Sebaliknya, Zoom adalah platform persidangan yang lebih moden dan sangat popular pada masa kini. GotoMeeting dibina khusus untuk perniagaan dan mempunyai faedahnya. Alat lain yang patut disebut ialah: Join.me, UberConference dan Slack. Semua alat komunikasi ini lebih baik untuk mesyuarat jarak jauh. Anda perlu melihat perkara yang paling sesuai untuk syarikat anda. Perkara penting untuk diserlahkan ialah sebaik sahaja anda memilih platform, anda harus cuba untuk berpegang padanya dan tidak sering mengubahnya, kerana ia akan mengelirukan rakan sekerja anda yang tidak perlu.
2. Masa terbaik untuk mesyuarat
Nampaknya tidak sukar untuk menjadualkan mesyuarat, tetapi pastinya boleh. Dalam tetapan korporat, anda boleh membandingkan ketersediaan merentas senarai jemputan anda dengan alat berasaskan awan kongsi dalaman yang berbeza. Apakah perkara yang perlu diambil kira? Cuti tempatan, waktu makan dan faktor serantau lain yang berpotensi yang mungkin bertembung dengan mesyuarat anda terutamanya jika rakan sekerja anda tinggal di seberang dunia. Apabila boleh, adalah idea yang baik untuk menjadualkan mesyuarat jauh lebih awal, kerana lebih banyak makluman yang diterima oleh semua orang, kemungkinan besar rakan sekerja akan berlanggar.
3. Tetapkan agenda
Pertama sekali, anda perlu mengambil kira berapa lama mesyuarat itu akan berlangsung. Ini akan membantu anda menetapkan struktur mesyuarat. Nasihat kami ialah: tulis agenda! Susun mesyuarat, fikirkan perkara utama yang perlu dibincangkan dan berpegang padanya, tulis nama ahli pasukan yang mengambil bahagian dan tanggungjawab mereka. Selain itu, adalah satu amalan yang baik bahawa seorang pekerja bertanggungjawab ke atas mesyuarat sebagai pengantara, untuk memastikan semua orang berpegang pada agenda dan semua perkara penting dibincangkan.
Amalan yang baik ialah menghantar agenda kepada semua peserta sebelum mesyuarat. Dengan cara itu semua orang boleh membuat persediaan sewajarnya.
4. Menangani bunyi latar belakang
Kami semua telah mengambil bahagian dalam mesyuarat di mana anda boleh mendengar telefon berdering yang tidak sesuai, bunyi lalu lintas yang kuat atau anjing keluarga yang terlalu teruja. Pastikan setiap rakan sekerja tahu untuk meredamkan baris mereka jika terdapat bunyi yang mengganggu di latar belakang. Walau bagaimanapun, rakan sekerja harus terus mengambil bahagian bersaing dengan mesej teks dan memastikan suapan video mereka berjalan.
5. Ingat tentang setiap ahli pasukan
Tidak semua rakan sekerja komunikatif dan mesra. Sesetengah orang tidak akan pernah berkata apa-apa jika mereka tidak diminta secara khusus untuk pendapat mereka. Itu tidak bermakna bahawa rakan sekerja tersebut tidak mempunyai apa-apa yang berharga untuk ditambahkan pada mesyuarat. Au contraire! Tugas pengantara juga adalah untuk membimbing perbualan dan memastikan semua orang mempunyai peluang untuk bercakap dan bertanya walaupun peserta senyap soalan khusus. Dengan cara itu semua orang akan terlibat dalam mesyuarat dan semua rakan sekerja mempunyai kemungkinan untuk memberikan input mereka. Jika semua orang digalakkan untuk mengambil bahagian, terdapat peluang yang lebih besar bahawa mesyuarat maya akan menjadi lebih kreatif dan produktif.
6. Penukaran kasual adalah satu kelebihan
Apabila bekerja dari rumah, kita mempunyai lebih sedikit peluang untuk mengejar rakan sekerja. Jika masanya sesuai, ceramah kecil lebih dialu-alukan walaupun dalam persekitaran maya. Pendekatan yang baik adalah dengan meluangkan sedikit masa sebelum mesyuarat jarak jauh untuk membenarkan rakan sekerja berbual. Dengan menambahkan sedikit keseronokan pada mesyuarat dan membolehkan rakan sekerja untuk merapatkan hubungan dengan ahli pasukan mereka, mungkin dengan hanya bertanya Bagaimana hari anda setakat ini? peserta mesyuarat akan berasa lebih tenang, santai dan selesa. Dengan cara ini kehadiran mereka akan dirasai di ruang maya. Jangan sekali-kali memandang rendah kepentingan merasa terhubung sebagai ahli pasukan.
7. Minta penilaian
Memandangkan mesyuarat pasukan maya tidak terkecuali lagi, adalah penting untuk melihat apa yang berfungsi dengan baik dan apa yang tidak. Tiada siapa yang mahu membuang masa mereka atau mempunyai perasaan bahawa mereka tidak didengari. Itu menimbulkan kekecewaan dan penolakan idea bahawa mesyuarat dalam talian boleh menjadi berkesan dan membantu. Jadi, mengapa tidak meminta peserta memberi maklum balas tentang mesyuarat itu?
Walaupun dalam keadaan terbaik, meminta orang ramai untuk membuka fikiran dan perasaan mereka boleh menjadi sukar. Mungkin rakan sekerja anda akan lebih terbuka untuk menjawab tinjauan pendapat, terutamanya jika tinjauan pendapat itu tanpa nama, mungkin lebih mudah bagi mereka untuk lebih ikhlas dalam kes itu. Adalah penting untuk bertindak atas maklum balas yang diberikan dan sekurang-kurangnya cuba memperbaiki perkara yang tidak dilabelkan sebagai baik. Perjumpaan jarak jauh bukan mudah untuk dianjurkan dan kritikan yang membina boleh menjadi sangat membantu untuk mesyuarat yang akan datang.
8. Rekod dan transkripsikan mesyuarat
Pernahkah anda terfikir untuk merakam pertemuan maya anda? Ini telah menjadi amalan yang meluas dan bukan tanpa sebab. Ia membantu pekerja yang terlepas mesyuarat kerana mereka mempunyai kemungkinan untuk mendengarnya selepas itu dan mengikuti perkembangan terkini. Pasukan maya yang berjaya juga sering mengupah perkhidmatan transkripsi untuk menyalin rakaman. Transkripsi menjimatkan masa berharga pekerja, kerana mereka tidak perlu mendengar keseluruhan mesyuarat yang dirakam untuk mengetahui perkara yang sedang berlaku. Apa yang mereka perlu lakukan ialah melihat transkrip dan membaca bahagian penting dengan teliti supaya mereka dapat menjimatkan masa dan masih mengetahui perkara yang sedang berlaku. Jika anda sedang mencari penyedia perkhidmatan transkripsi yang baik, beralih kepada Gglot. Kami boleh membantu anda mempertingkatkan mesyuarat maya anda, supaya ia akan memberi impak yang lebih besar kepada semua peserta.
Pertemuan bersemuka tidak sempurna dan mereka mempunyai beberapa kejatuhan, dan mesyuarat dalam talian berkongsi kebanyakannya. Selain itu, mereka datang dengan masalah unik mereka sendiri. Anda tidak perlu berpuas hati dengan mesyuarat yang tidak produktif yang membuang masa semua orang, tetapi anda boleh menggunakan mesyuarat maya untuk kekal bermaklumat, produktif, kreatif dan berhubung dengan rakan sekerja anda. Cuba beberapa nasihat yang disenaraikan di atas: pilih alat yang betul, tetapkan masa yang sesuai untuk mesyuarat, tulis agenda, tangani bunyi latar belakang, pastikan semua orang terlibat, galakkan perbualan santai, minta maklum balas dan akhir sekali, rekod mesyuarat dan dapatkannya ditranskripsikan. Kami berharap anda akan mewujudkan persekitaran mesyuarat maya yang luar biasa untuk pasukan anda!