Како да ги направите состаноците на виртуелните тимови ефективни?

Совети за подобри виртуелни состаноци

Состаноците се многу важни за правилно функционирање на секоја сериозна компанија. Тие се важни затоа што овозможуваат секој член на тимот да биде ажуриран за тоа што се случува во компанијата и во која насока се развиваат стратегиите за развој на компанијата. Згора на тоа, состаноците се и можност тимовите да се соберат и да ги исправат своите односи или едноставно да ги потсетат вработените дека не се сами во компанијата и дека треба да функционираат заедно со своите соработници.

Поради пандемијата, многу бизниси одлучија нивните вработени засега да работат од дома. Тоа, исто така, значи дека стана речиси невозможно да се водат состаноците на начинот на кој се водеа порано. Затоа, оваа нова ситуација бара значително прилагодување. Уште еднаш, се потпираме на технологијата. Многу алатки имаат и се развиваат за да помогнат во олеснувањето на комуникацијата во моменти кога комуникацијата во лице стана непожелна. И навистина, состаноците од далечина стануваат наше ново нормално. Она што некогаш беше резервирано само за неконвенционални состаноци за соработниците кои работат во различни земји или дури и на различни континенти, сега стана единствениот начин да се одржи состанок со Џон и Џим низ салата. Но, таквите средства за комуникација сè уште се соочуваат со пречки. Ќе разгледаме некои од проблемите и ќе се обидеме да предложиме некои можни начини за нивно надминување.

Пречки на состаноци од далечина

1. Временска разлика

Координирањето на виртуелен состанок на далечина може да значи справување со повеќе временски зони. Додека колегата од Њујорк сè уште го пие утринското кафе, колегата во Пекинг штотуку вечерал пред состанокот и штом ќе заврши состанокот, најверојатно ќе го смени оделото за удобни пижами.

2. Технички проблеми

Често се случува состанокот да биде прекинат поради несоодветна врска, а тоа може да создаде различни проблеми, на пример добро познатиот низок квалитет на аудио/видео или многу несаканиот и подраматичен ефект на замрзнат екран. Исто така, разговорите може да бидат нарушени од досадни звуци во позадина. Друг технички проблем е што многу состаноци се одложуваат и се троши време бидејќи луѓето имаат проблеми со најавување и пристап до состаноците поради проблеми со софтверот.

3. Природни разговори и муабети

На почетокот на секој состанок лице в лице, луѓето имаат тенденција да се вклучат во разговори, само за да го скршат мразот и да се чувствуваат поудобно. На онлајн состаноците ова е малку незгодно, бидејќи комуникацијата не е навистина природна и кога луѓето разговараат истовремено (што често се случува во комуникација лице в лице), се создава непријатна бучава и разговорот многу често станува незабележлив. Затоа луѓето на виртуелните состаноци се трудат да не се прекинуваат меѓусебно и одат директно на темата. Последица на тоа е дека состаноците од далечина секогаш имаат тенденција да бидат повеќе презентација со не толку многу придонес од другите учесници, особено ако не се поставуваат прашања.

Како да ги подобрите виртуелните состаноци

Неочекуваните промени во работната средина можат да бидат премногу за секого. Со едноставно прилагодување на неколку работи, менаџерите и тимовите можат да се прилагодат и да научат како да надминат некои од пречките, а онлајн состаноците можат да станат поефективни, продуктивни и покорисни. Во овој момент, ќе се обидеме да ви дадеме неколку совети за тоа како вашиот состанок од далечина може да биде успешен.

1. Изберете алатка за видео конференција

Првата точка е да изберете добро техничко поставување. Има изобилство на технологија таму што прави онлајн состанокот да се одвива непречено. Ако сакате да го задржите потрадиционално, изберете Skype или Google Hangouts. Од друга страна, Zoom е помодерна и во денешно време исклучително популарна платформа за конференции. GotoMeeting е специјално изграден за бизнис и има свои предности. Други алатки кои вреди да се споменат се: Join.me, UberConference и Slack. Сите овие алатки за комуникација се повеќе од добри за состаноци од далечина. Ќе треба да видите што работи најдобро за вашата компанија. Важно е да се истакне дека откако ќе изберете платформа, треба да се трудите да се држите до неа и да не ја менувате често, бидејќи тоа непотребно ќе ги збуни вашите колеги.

2. Најдобро време за состанок

Не изгледа тешко да закажете состанок, но сигурно може да биде. Во корпоративна поставка, можете да ја споредите достапноста на списокот со покани со различни внатрешни споделени алатки базирани на облак. Кои работи треба да се земат предвид? Локални празници, оброци и други потенцијални регионални фактори кои би можеле да се судрат со вашиот состанок, особено ако вашите колеги живеат на другата страна на земјината топка. Кога е можно, секогаш е добра идеја да закажувате состаноци далеку однапред, бидејќи колку повеќе се забележуваат сите, помала е веројатноста колегите да имаат судири.

3. Поставете ја агендата

Пред се, треба да имате предвид колку долго ќе трае состанокот. Ова ќе ви помогне да ја поставите структурата на состанокот. Нашиот совет е: напишете агенда! Структурирајте го состанокот, размислете за главните точки што треба да се опфатат и држете се до нив, запишете ги имињата на членовите на тимот што учествуваат и нивните одговорности. Исто така, добра практика е еден вработен да биде задолжен за состанокот како еден вид посредник, за да се погрижи сите да се држат до агендата и да се дискутираат сите клучни точки.

Добра практика е да се испрати дневниот ред до сите учесници пред состанокот. На тој начин секој може да се подготви соодветно.

4. Справете се со бучавата во позадина

Сите сме учествувале на состаноци на кои можевте да слушнете несоодветни телефони за ѕвонење, гласни сообраќајни звуци или семејното куче кое беше претерано возбудено. Погрижете се секој колега да знае да ги исклучува своите линии ако има бучава што го одвлекува вниманието во позадина. Сепак, колегите треба да продолжат да учествуваат преку СМС-пораки и да ја одржуваат работата на нивниот видео довод.

5. Запомнете за секој член на тимот

Не се сите колеги комуникативни и дружељубиви. Некои луѓе едноставно никогаш нема да кажат ништо ако не се конкретно прашани за нивното мислење. Тоа не значи дека тие колеги немаат ништо вредно да додадат на состанокот. Напротив! Работата на медијаторот е исто така да го води разговорот и да се погрижи секој да има шанса да зборува и да поставува конкретни прашања дури и на тивките учесници. На тој начин сите ќе бидат ангажирани на состанокот и сите колеги ќе имаат можност да дадат свој придонес. Ако сите се охрабрат да учествуваат, има поголеми шанси виртуелниот состанок да биде покреативен и попродуктивен.

6. Случајната конверзија е плус

Кога работиме од дома, имаме помалку можности да ги достигнеме колегите. Ако времето е соодветно, муабетот е повеќе од добредојден дури и во виртуелната средина. Добар пристап би бил да резервирате малку време однапред на далечински состанок за да им дозволите на соработниците да разговараат. Со тоа што ќе додадете малку забава на состаноците и ќе им овозможите на колегите да се поврзат со членовите на нивниот тим, можеби со едноставно прашување Како ви беше денот досега? учесниците на состанокот ќе се чувствуваат поудобно, опуштено и удобно. На овој начин нивното присуство ќе се почувствува во виртуелниот простор. Никогаш не ја потценувајте важноста да се чувствувате поврзани како член на тим.

7. Побарајте евалуација

Бидејќи виртуелните тимски состаноци веќе не се исклучок, важно е да се види што функционира добро, а што не. Никој не сака да си го губи времето или да има чувство дека не го слушаат. Тоа создава фрустрација и отфрлање на идејата дека онлајн состаноците можат да бидат ефективни и корисни. Па, зошто да не побарате од учесникот да ви даде повратна информација за состанокот?

Дури и под најдобри околности, може да биде тешко да се бара од луѓето да се отворат за нивните мисли и чувства. Можеби вашите колеги ќе бидат поотворени да одговорат на анкета, особено ако таа анкета е анонимна, можеби ќе им биде полесно да бидат поискрени во тој случај. Од клучно значење е да се дејствува според дадените повратни информации и барем да се обиде да ги подобри точките кои не биле означени како добри. Состаноците од далечина не се лесни за организирање, а конструктивната критика може да биде од голема помош за идните.

8. Снимајте и препишете го состанокот

Дали некогаш сте размислувале да го снимите вашиот виртуелен состанок? Ова стана широко распространета практика и не без причина. Тоа им помага на вработените кои го пропуштиле состанокот бидејќи имаат можност да го слушаат потоа и да бидат во тек. Успешните виртуелни тимови, исто така, често ангажираат услуги за транскрипција за транскрипција на снимките. Транскрипцијата заштедува драгоцено време на вработените, бидејќи тие не мора да го слушаат целиот снимен состанок за да дознаат што се случува. Сè што треба да направат е да ги погледнат транскриптите и внимателно да ги прочитаат клучните делови за да можат да заштедат време и сепак да знаат што се случува. Ако барате добар давател на услуги за транскрипција, обратете се на Gglot. Можеме да ви помогнеме да го подобрите вашиот виртуелен состанок, така што тој ќе има поголемо влијание врз сите учесници.

Состаноците лице в лице не се совршени и имаат одредени падови, а состаноците на интернет ги делат повеќето од нив. Згора на тоа тие доаѓаат со свои уникатни проблеми. Не мора да се задоволувате со непродуктивни состаноци кои губат сечие време, но можете да ги користите виртуелните состаноци за да останете информирани, продуктивни, креативни и поврзани со вашите колеги. Обидете се со некои од советите наведени погоре: изберете ја вистинската алатка, одредете добро време за состанокот, запишете ја агендата, справувајте се со звуците во позадина, одржувајте ги сите ангажирани, поттикнувајте неврзан разговор, побарајте повратни информации и последно, но не и најмалку важно, снимајте го состанокот и да го препишат. Се надеваме дека ќе создадете исклучителна средина за виртуелни состаноци за вашиот тим!