Wéi Virtuell Teams Meetings Effektiv ze maachen?
Tipps fir besser virtuell Reuniounen
Reuniounen si ganz wichteg fir de gudde Fonctionnement vun all seriöse Firma. Si si wichteg well se et méiglech maachen fir all Teammember um Lafenden ze sinn iwwer wat an der Gesellschaft lass ass a wéi eng Richtung d'Entwécklungsstrategie vun der Firma riichten. Zousätzlech sinn d'Versammlungen och eng Geleeënheet fir Teams hir Relatiounen ze sammelen an ze riichten, oder d'Mataarbechter einfach drun ze erënneren datt se net eleng an der Firma sinn an datt se zesumme mat hire Mataarbechter musse funktionnéieren.
Wéinst der Pandemie hu vill Geschäfter decidéiert datt hir Mataarbechter fir de Moment vun doheem solle schaffen. Dat heescht och, datt et bal onméiglech ginn ass Reuniounen ze maachen wéi se virdru gefouert goufen. Dofir erfuerdert dës nei Situatioun bedeitend Upassung. Nach eng Kéier vertraue mir op Technologie. Vill Tools hunn a ginn entwéckelt fir d'Kommunikatioun ze erliichteren an Zäiten wou perséinlech Kommunikatioun onerwënscht ginn ass. An tatsächlech, Remote Reuniounen ginn eis nei Normal. Wat eemol nëmme reservéiert war fir onkonventionell Reunioune fir Mataarbechter, déi a verschiddene Länner oder souguer op verschiddene Kontinenter schaffen, ass elo deen eenzege Wee ginn fir eng Reunioun mam John a Jim iwwer d'Hal ze maachen. Awer esou Kommunikatiounsmëttelen hunn nach ëmmer Hindernisser. Mir wäerten e puer vun de Problemer kucken a probéieren e puer méiglech Weeër ze proposéieren fir se ze iwwerwannen.
Hindernisser vun Remote Reuniounen
- Zäit Ënnerscheed
Koordinatioun vun enger laanger Distanz virtuell Versammlung kéint bedeiten, mat multiple Zäitzonen ze këmmeren. Wärend de Kolleg aus New York nach säi Moies Kaffi schëdden, huet de Mataarbechter zu Peking just virum Versammlung Iessen giess a soubal d'Versammlung fäerdeg ass, wäert hie wahrscheinlech säi Kostüm fir gemittlech Pyjamas änneren.
2. Technesch Problemer
Et geschitt dacks datt d'Sëtzung ënnerbrach gëtt wéinst inadequater Verbindung, an dëst kann verschidde Probleemer kreéieren, zum Beispill déi bekannte niddereg Audio / Videoqualitéit oder de vill net gär a méi dramatesch gefruerene Bildschiermeffekt. Och Gespréicher kënne gestéiert ginn duerch lästeg Hannergrondgeräischer. En aneren technesche Problem ass datt vill Reunioune verspéit sinn an Zäit verschwend gëtt, well d'Leit Problemer hunn sech unzemellen an op d'Versammlungen ze kommen wéinst Problemer mat der Software.
3. Natierlech Gespréicher a kleng Diskussioun
Am Ufank vun all Gesiicht-ze-Gesiicht Versammlung, d'Leit tendéieren a klenge Gespréicher ze engagéieren, just fir d'Äis ze briechen a méi bequem ze ginn. An online Reuniounen ass dëst e bësse komplizéiert, well d'Kommunikatioun net wierklech natierlech ass a wann d'Leit gläichzäiteg schwätzen (wat dacks an der Face-to-Face-Kommunikatioun geschitt), entsteet onwuel Kaméidi an d'Gespréich gëtt ganz dacks onënnersiichtlech. Dofir probéieren d'Leit a virtuelle Versammlungen net géigesäiteg ze ënnerbriechen a si ginn direkt op d'Thema. D'Konsequenz ass datt Remote Reuniounen ëmmer méi eng Presentatioun sinn mat net sou vill Input vun anere Participanten, besonnesch wa keng Froen gestallt ginn.
Wéi virtuell Reuniounen ze verbesseren
Déi onerwaart Ännerungen am Aarbechtsëmfeld kënne fir jiddereen ze vill sinn. Duerch einfach e puer Saachen unzepassen, kënnen d'Manager an d'Teams upassen a léiere wéi een e puer vun den Hindernisser iwwerwanne kann an Online Reuniounen kënne méi effektiv, produktiv an nëtzlech ginn. Zu dësem Zäitpunkt wäerte mir probéieren Iech e puer Tipps ze ginn wéi Är Fernversammlung e Succès ka ginn.
- Wielt e Videokonferenzinstrument
Den éischte Punkt ass e gudden technesche Setup ze wielen. Et gëtt en Iwwerfloss vun Technologie dobaussen, déi d'Online Versammlung glat mécht. Wann Dir et méi traditionell wëllt halen, wielt Skype oder Google Hangouts. Op der anerer Säit ass Zoom eng méi modern an hautdesdaags extrem populär Konferenzplattform. GotoMeeting gouf speziell fir Geschäfter gebaut an huet seng Virdeeler. Aner Tools fir ze nennen sinn: Join.me, UberConference a Slack. All dës Kommunikatiounsinstrumenter si méi wéi gutt fir Fernversammlungen. Dir musst kucken wat am Beschten fir Är Firma funktionnéiert. Eng wichteg Saach fir ze ënnersträichen ass datt wann Dir eng Plattform gewielt hutt, Dir sollt probéieren drun ze halen an net dacks z'änneren, well et Är Kollegen onnéideg duercherneen bréngen.
2. Bescht Zäit fir d'Versammlung
Et schéngt net schwéier eng Versammlung ze plangen, awer et ka sécher sinn. An engem Firmenastellung kënnt Dir Disponibilitéit iwwer Är Invitatiounslëscht mat verschiddenen internen gedeelt Cloud-baséiert Tools vergläichen. Wéi eng Saache solle berücksichtegt ginn? Lokal Feierdeeg, Iessen an aner potenziell regional Faktoren déi mat Ärer Versammlung kollidéiere kënnen, besonnesch wann Är Kollegen op der anerer Säit vum Globus liewen. Wann et méiglech ass, ass et ëmmer eng gutt Iddi fir Versammlungen wäit am Viraus ze plangen, well wat jidderee méi Notiz huet, ass et manner wahrscheinlech datt d'Kollegen Kollisiounen hunn.
3. Setzt den Agenda
Als éischt musst Dir am Kapp hunn wéi laang d'Versammlung dauert. Dëst hëlleft Iech d'Struktur vun der Versammlung ze setzen. Eis Rotschléi ass: Schreift eng Agenda! Strukturéiert d'Sëtzung, denkt iwwer d'Haaptpunkte, déi musse gedeckt ginn a hale sech un, schreift d'Nimm vun den deelhuelende Teammemberen an hir Verantwortung op. Et ass och eng gutt Praxis, datt een Employé als Zort Mediateur fir d'Versammlung zoustänneg ass, fir sécher ze stellen, datt jidderee sech un d'Agenda hält an datt all Schlësselpunkte diskutéiert ginn.
Eng gutt Praxis ass den Agenda un all Participanten virun der Versammlung ze schécken. Sou kann jidderee sech deementspriechend virbereeden.
4. Tackle Hannergrond Kaméidi
Mir hunn all u Versammlungen deelgeholl, wou Dir onpassend Ringtelefoner, haart Verkéiersgeräischer oder de Familljenhond héieren konnt, deen zevill opgereegt war. Vergewëssert Iech datt all Kolleg weess hir Linnen ze muten wann et oflenkend Kaméidi am Hannergrond ass. Trotzdem sollten d'Kollege weider mat SMSen deelhuelen an hire Videofeed lafen.
5. Erënneren iwwer all Equipe Member
Net all Kollegen sinn kommunikativ an erausginn. Verschidde Leit soen just ni eppes wa se net spezifesch ëm hir Meenung gefrot ginn. Dat heescht net, datt déi Kollegen näischt wäertvolls fir d'Versammlung ze addéieren. Au contraire! D'Aarbecht vum Mediateur ass och d'Gespréich ze guidéieren an ze garantéieren datt jidderee d'Chance huet ze schwätzen an och déi stille Participanten spezifesch Froen ze stellen. Esou gëtt jidderee bei der Versammlung engagéiert an all Kollegen hunn d'Méiglechkeet hiren Input ze ginn. Wann jiddereen encouragéiert ass fir matzemaachen, ass et eng méi grouss Chance datt déi virtuell Versammlung méi kreativ a produktiv ass.
6. Casual Konversioun ass e Plus
Wann Dir doheem schafft, hu mir manner Méiglechkeete fir d'Kollegen opzehalen. Wann d'Zäit passend ass, ass kleng Diskussioun méi wéi wëllkomm och am virtuellen Ëmfeld. Eng gutt Approche wier e puer Zäit virun enger Remote Reunioun ze reservéieren fir d'Kollegen ze chatten. Andeems Dir e bësse Spaass op d'Versammlungen bäidréit an d'Kollegen et méiglech maachen mat hiren Teammemberen ze bannen, vläicht einfach andeems Dir frot Wéi war Ären Dag bis elo? Reunioun Participanten fillen sech méi bequem, entspaant a komfortabel. Esou gëtt hir Präsenz am virtuelle Raum gefillt. Ënnerschätzt ni d'Wichtegkeet fir Iech als Member vun engem Team verbonnen ze fillen.
7. Frot fir Evaluatioun
Well virtuell Teamversammlungen keng Ausnahm méi sinn, ass et wichteg ze kucken wat gutt funktionnéiert a wat net. Keen wëll seng Zäit verschwenden oder d'Gefill hunn datt se net héieren ginn. Dat schaaft Frustratioun an Ofleenung vun der Iddi datt Online Versammlungen effektiv an hëllefräich kënne sinn. Also, firwat net de Participant froen Iech Feedback iwwer d'Versammlung ze ginn?
Och ënner de beschten Ëmstänn, d'Leit froen iwwer hir Gedanken a Gefiller opzemaachen kann schwéier sinn. Vläicht wäerten Är Kollegen méi oppe sinn fir eng Emfro ze beäntweren, besonnesch wann déi Emfro anonym ass, et wier méi einfach fir si an deem Fall méi oprecht ze sinn. Et ass entscheedend op de gegebene Feedback ze handelen an op d'mannst probéiert d'Punkten ze verbesseren déi net als gutt bezeechent goufen. Remote Reuniounen sinn net einfach ze organiséieren a konstruktiv Kritik kéint fir déi zukünfteg eng grouss Hëllef sinn.
8. Rekord an transcribe der Versammlung
Hutt Dir jeemools dru geduecht fir Är virtuell Versammlung opzehuelen? Dëst ass eng verbreet Praxis ginn an net ouni Grond. Et hëlleft Mataarbechter, déi d'Versammlung verpasst hunn, well se d'Méiglechkeet hunn duerno nozelauschteren an um neiste Stand ze bleiwen. Erfollegräich virtuell Teams astellen och dacks Transkriptiounsservicer fir d'Opzeechnungen ze transkriéieren. Transkriptioun spuert wäertvoll Zäit vun de Mataarbechter, well se net op déi ganz opgeholl Versammlung mussen nolauschteren fir erauszefannen wat lass ass. Alles wat se maache mussen ass e Bléck op d'Transkriptiounen ze kucken an d'Schlësseldeeler virsiichteg ze liesen sou datt se Zäit spuere kënnen an ëmmer nach wëssen wat lass ass. Wann Dir no engem gudden Transkriptiounsserviceprovider sicht, wendt Iech op Gglot. Mir kënnen Iech hëllefen Är virtuell Versammlung ze verbesseren, sou datt et e méi groussen Impakt op all Participanten huet.
Gesiicht-zu-Gesiicht Reuniounen sinn net perfekt a si hunn e puer Downfalls, an Online Reuniounen deelen déi meescht vun hinnen. Ausserdeem kommen se mat hiren eegene eenzegaartege Probleemer. Dir musst Iech net mat onproduktive Reuniounen nidderloossen, déi jidderengem seng Zäit verschwenden, awer Dir kënnt virtuell Reuniounen benotze fir informéiert, produktiv, kreativ a verbonne mat Äre Kollegen ze bleiwen. Probéiert e puer vun den uewe genannte Rotschléi: wielt dat richtegt Tool, setzt eng gutt Zäit fir d'Versammlung fest, schreift d'Agenda op, packt Hannergrondgeräischer un, haalt jiddereen engagéiert, encouragéiert geleeëntlech Gespréicher, frot fir Feedback a lescht awer net zulescht, notéiert d'Versammlung a kréien et transkribéiert. Mir hoffen datt Dir en aussergewéinlecht virtuellt Versammlungsëmfeld fir Äert Team erstellt!