Виртуалды команда жиналыстарын қалай тиімді етуге болады?

Виртуалды кездесулерді жақсартуға арналған кеңестер

Кез келген маңызды компанияның дұрыс жұмыс істеуі үшін кездесулер өте маңызды. Олар маңызды, өйткені олар әрбір команда мүшесіне компанияда болып жатқан жаңалықтардан және компанияның даму стратегиялары қандай бағытта жүретінінен хабардар болуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, кездесулер командаларға жиналып, қарым-қатынастарын түзетуге немесе қызметкерлерге компанияда жалғыз емес екенін және әріптестерімен бірге жұмыс істеу керек екенін еске салуға мүмкіндік береді.

Пандемияға байланысты көптеген кәсіпорындар өз қызметкерлері әзірге үйден жұмыс істеу керек деп шешті. Бұл сондай-ақ жиналыстарды бұрынғыдай өткізу мүмкін емес екенін білдіреді. Сондықтан бұл жаңа жағдай айтарлықтай түзетуді талап етеді. Біз тағы да технологияға сүйенеміз. Жеке қарым-қатынас қажет емес болып кеткен кезде қарым-қатынасты жеңілдетуге көмектесетін көптеген құралдар бар және әзірленуде. Шынында да, қашықтан кездесулер біздің жаңа қалыпты жағдайға айналуда. Бір кездері әртүрлі елдерде немесе тіпті әртүрлі континенттерде жұмыс істейтін әріптестер үшін дәстүрлі емес кездесулер үшін ғана сақталған нәрсе қазір Джон мен Джиммен залда кездесу өткізудің жалғыз жолы болды. Бірақ мұндай байланыс құралдары әлі де кедергілерге тап болады. Біз кейбір проблемаларды қарастырамыз және оларды жеңудің кейбір ықтимал жолдарын ұсынуға тырысамыз.

Қашықтықтан кездесулердегі кедергілер

1. Уақыт айырмашылығы

Ұзақ қашықтықтағы виртуалды кездесуді үйлестіру бірнеше уақыт белдеулерімен күресуді білдіреді. Нью-Йорктегі әріптес әлі күнге дейін таңғы кофесін ішіп жатқанда, Бейжіңдегі әріптес кездесу алдында кешкі ас ішіп үлгерді және жиналыс біте салысымен ол костюмін ыңғайлы пижамаға ауыстыратын шығар.

2. Техникалық мәселелер

Жиі байланыс жеткіліксіз болғандықтан, жиналыс үзіледі және бұл әртүрлі проблемаларды тудыруы мүмкін, мысалы, белгілі төмен аудио/бейне сапасы немесе ұнатпайтын және қаттырақ қатып қалған экран әсері. Сондай-ақ, сөйлесулер тітіркендіргіш фондық шуларға байланысты бұзылуы мүмкін. Тағы бір техникалық мәселе, көптеген жиналыстар кешіктіріліп, уақыт босқа кетеді, себебі бағдарламалық жасақтамадағы ақауларға байланысты адамдар жүйеге кіруде және жиналыстарға кіруде қиындықтар туғызады.

3. Табиғи әңгімелер және шағын әңгіме

Әрбір бетпе-бет кездесудің басында адамдар мұзды бұзып, ыңғайлы болу үшін шағын әңгімелермен айналысуға бейім. Онлайн кездесулерде бұл біршама қиын, өйткені қарым-қатынас табиғи емес және адамдар бір уақытта сөйлескенде (бұл көбінесе бетпе-бет сөйлескенде болады), ыңғайсыз шу пайда болады және әңгіме жиі байқалмайды. Сондықтан виртуалды кездесулердегі адамдар бір-біріне кедергі жасамауға тырысады және олар тікелей тақырыпқа көшеді. Нәтижесінде қашықтағы кездесулер әрқашан басқа қатысушылардың көп қатысуынсыз презентацияға айналады, әсіресе сұрақтар қойылмаса.

Виртуалды кездесулерді қалай жақсартуға болады

Жұмыс ортасындағы күтпеген өзгерістер барлық адамдар үшін тым көп болуы мүмкін. Бірнеше нәрсені жай ғана реттей отырып, менеджерлер мен командалар бейімделіп, кейбір кедергілерді қалай жеңуге болатынын үйрене алады және онлайн жиналыстар тиімдірек, нәтижелі және пайдалы бола алады. Осы кезде біз сізге қашықтағы кездесуіңіздің сәтті болуы туралы бірнеше кеңестер беруге тырысамыз.

1. Бейне конференция құралын таңдаңыз

Бірінші мәселе - жақсы техникалық орнатуды таңдау. Интернетте кездесуді кедергісіз өткізуге мүмкіндік беретін көптеген технологиялар бар. Егер сіз оны дәстүрлі түрде сақтағыңыз келсе, Skype немесе Google Hangouts таңдаңыз. Екінші жағынан, Zoom - заманауи және қазіргі уақытта өте танымал конференц-платформа. GotoMeeting бизнес үшін арнайы жасалған және оның артықшылықтары бар. Айта кету керек басқа құралдар: Join.me, UberConference және Slack. Бұл байланыс құралдарының барлығы қашықтағы жиналыстар үшін өте қолайлы. Сіздің компанияңыз үшін не жақсы жұмыс істейтінін көруіңіз керек. Айта кету керек, платформаны таңдағаннан кейін оны ұстануға тырысу керек және оны жиі өзгертпеу керек, өйткені ол сіздің әріптестеріңізді қажетсіз шатастырады.

2. Кездесу үшін ең жақсы уақыт

Кездесуді жоспарлау қиын емес сияқты, бірақ болуы мүмкін. Корпоративтік параметрде шақырулар тізіміндегі қолжетімділікті әртүрлі ішкі ортақ бұлтқа негізделген құралдармен салыстыруға болады. Қандай нәрселерді ескеру керек? Жергілікті мерекелер, тамақтану уақыты және басқа ықтимал аймақтық факторлар, әсіресе әріптестеріңіз жер шарының арғы жағында тұратын болса, жиналысыңызға қайшы келуі мүмкін. Мүмкіндігінше, кездесулерді алдын ала жоспарлау әрқашан жақсы идея, өйткені әркім неғұрлым көп ескертсе, әріптестер арасында қақтығыстар болуы ықтималдығы аз болады.

3. Күн тәртібін белгілеңіз

Ең алдымен, кездесу қанша уақытқа созылатынын есте сақтау керек. Бұл жиналыс құрылымын орнатуға көмектеседі. Біздің кеңес: күн тәртібін жазыңыз! Жиналысты құрылымдаңыз, қамтылуы керек негізгі мәселелер туралы ойланыңыз және оларды ұстаныңыз, қатысушы топ мүшелерінің аты-жөнін және олардың міндеттерін жазыңыз. Сондай-ақ, барлығының күн тәртібін ұстануын және барлық негізгі мәселелердің талқылануын қамтамасыз ету үшін бір қызметкердің кездесуге медиатор ретінде жауапты болуы жақсы тәжірибе.

Күн тәртібін жиналыс алдында барлық қатысушыларға жіберу жақсы тәжірибе болып табылады. Осылайша әркім соған сай дайындала алады.

4. Фондық шумен күресу

Біз бәріміз орынсыз қоңыраулар, қатты трафик дыбыстары немесе тым қатты толқыған отбасылық итті ести алатын жиналыстарға қатыстық. Егер фондық режимде алаңдататын шу болса, әрбір әріптес өз жолын өшіруді білетініне көз жеткізіңіз. Соған қарамастан, әріптестер мәтіндік хабарламаларға қатысуды жалғастырып, бейне арналарының жұмысын жалғастыруы керек.

5. Әр топ мүшесі туралы есте сақтаңыз

Әріптестер барлығымен тіл табыса алмайтын, көпшіл емес. Кейбір адамдар олардың пікірін арнайы сұрамаса, ешқашан ештеңе айтпайды. Бұл бұл әріптестердің кездесуге қосатын құнды ештеңесі жоқ дегенді білдірмейді. Керісінше! Медиатордың міндеті де әңгімеге бағыт-бағдар беру және әркімнің сөйлеу мүмкіндігін қамтамасыз ету және тіпті үнсіз қатысушыларға нақты сұрақтар қою. Осылайша жиналысқа барлығы қатысады және барлық әріптестер өз пікірлерін білдіру мүмкіндігіне ие болады. Барлығын қатысуға шақыратын болса, виртуалды кездесудің шығармашылық және нәтижелі өтуіне үлкен мүмкіндік бар.

6. Кездейсоқ түрлендіру - бұл плюс

Үйде отырып жұмыс істегенде әріптестерімізді қуып жетуге мүмкіндігіміз аз болады. Егер уақыт қолайлы болса, виртуалды ортада да шағын әңгімелер құптамайды. Әріптестерге сөйлесуге мүмкіндік беру үшін қашықтағы жиналысқа алдын ала біраз уақыт бөлу жақсы әдіс болар еді. Кездесулерге аздап көңілді қосу және әріптестерге команда мүшелерімен қарым-қатынас орнатуға мүмкіндік беру арқылы, мүмкін жай ғана «Сіздің бүгінгі күніңіз қалай өтті?» деген сұрақ қою арқылы. жиналысқа қатысушылар өздерін еркін, еркін және жайлы сезінеді. Осылайша олардың қатысуы виртуалды кеңістікте сезіледі. Команданың мүшесі ретінде байланысты сезінудің маңыздылығын ешқашан бағаламаңыз.

7. Бағалауды сұраңыз

Виртуалды топ жиналыстары енді ерекшелік емес болғандықтан, не жақсы және не істемейтінін көру маңызды. Ешкім өз уақытын босқа өткізгісі келмейді немесе олардың естілмейтінін сезінгісі келмейді. Бұл онлайн кездесулер тиімді және пайдалы болуы мүмкін деген ойдан бас тартуды тудырады. Ендеше, неге қатысушыдан кездесу туралы пікір білдіруін сұрамасқа?

Тіпті ең жақсы жағдайда да, адамдардан өз ойлары мен сезімдерін ашуды сұрау қиын болуы мүмкін. Мүмкін сіздің әріптестеріңіз сауалнамаға жауап беруге ашық болуы мүмкін, әсіресе бұл сауалнама анонимді болса, бұл жағдайда оларға шынайырақ болу оңайырақ болуы мүмкін. Берілген кері байланыс бойынша әрекет ету және кем дегенде жақсы деп белгіленбеген нүктелерді жақсартуға тырысу өте маңызды. Қашықтағы кездесулерді ұйымдастыру оңай емес және сындарлы сын болашақ кездесулер үшін үлкен көмек болуы мүмкін.

8. Кездесуді жазып алыңыз және транскрипциялаңыз

Виртуалды кездесуіңізді жазу туралы бір кездері ойланып көрдіңіз бе? Бұл кең таралған тәжірибеге айналды және себепсіз емес. Бұл кездесуді өткізіп алған қызметкерлерге көмектеседі, өйткені олар оны кейін тыңдап, жаңалықтардан хабардар болады. Табысты виртуалды командалар жазбаларды транскрипциялау үшін жиі транскрипция қызметтерін жалдайды. Транскрипция қызметкерлердің құнды уақытын үнемдейді, себебі олар не болып жатқанын білу үшін барлық жазылған жиналысты тыңдаудың қажеті жоқ. Оларға тек транскрипттерді қарап шығу және негізгі бөліктерді мұқият оқып шығу жеткілікті, олар уақытты үнемдей алады және не болып жатқанын әлі де біледі. Жақсы транскрипция қызметінің провайдерін іздесеңіз, Gglot-қа жүгініңіз. Біз сізге виртуалды жиналысыңызды жақсартуға көмектесеміз, осылайша ол барлық қатысушыларға көбірек әсер етеді.

Бетпе-бет кездесулер мінсіз емес және олардың кейбір кемшіліктері бар, ал онлайн кездесулер олардың көпшілігін бөліседі. Оның үстіне олар өздерінің бірегей мәселелерімен келеді. Әркімнің уақытын босқа кетіретін нәтижесіз кездесулермен келісудің қажеті жоқ, бірақ виртуалды кездесулерді хабардар, өнімді, шығармашылық және әріптестеріңізбен байланыста болу үшін пайдалана аласыз. Жоғарыда келтірілген кеңестердің кейбірін қолданып көріңіз: дұрыс құралды таңдаңыз, кездесуге жақсы уақыт белгілеңіз, күн тәртібін жазыңыз, фондық шуларды шешіңіз, барлығын қызықтырыңыз, кездейсоқ сөйлесуге шақырыңыз, кері байланыс сұраңыз және соңғы, бірақ кем дегенде, кездесуді жазып алыңыз. және оны транскрипциялаңыз. Сіз өз командаңыз үшін ерекше виртуалды кездесу ортасын жасайсыз деп үміттенеміз!