Როგორ გავხადოთ ვირტუალური გუნდების შეხვედრები ეფექტური?
Რჩევები უკეთესი ვირტუალური შეხვედრებისთვის
Შეხვედრები ძალიან მნიშვნელოვანია ნებისმიერი სერიოზული კომპანიის გამართული ფუნქციონირებისთვის. ისინი მნიშვნელოვანია, რადგან ისინი საშუალებას აძლევს გუნდის თითოეულ წევრს იყოს განახლებული იმის შესახებ, თუ რა ხდება კომპანიაში და რა მიმართულებით მიდის კომპანიის განვითარების სტრატეგიები. გარდა ამისა, შეხვედრები ასევე არის შესაძლებლობა გუნდებისთვის შეიკრიბონ და გაასწორონ თავიანთი ურთიერთობები, ან უბრალოდ შეახსენონ თანამშრომლებს, რომ ისინი მარტო არ არიან კომპანიაში და რომ მათ თანამშრომლებთან ერთად უნდა ფუნქციონირება.
Პანდემიის გამო, ბევრმა ბიზნესმა გადაწყვიტა, რომ მათმა თანამშრომლებმა ამ დროისთვის სახლიდან უნდა იმუშაონ. ეს ასევე ნიშნავს, რომ თითქმის შეუძლებელი გახდა შეხვედრების ჩატარება ისე, როგორც ადრე ტარდებოდა. ამიტომ, ეს ახალი სიტუაცია მნიშვნელოვან კორექტირებას მოითხოვს. კიდევ ერთხელ, ჩვენ ვეყრდნობით ტექნოლოგიას. მრავალი ინსტრუმენტი არსებობს და მუშავდება, რათა ხელი შეუწყოს კომუნიკაციას იმ დროს, როდესაც პირისპირ კომუნიკაცია არასასურველი ხდება. და მართლაც, დისტანციური შეხვედრები ჩვენი ახალი ნორმალური ხდება. ის, რაც ოდესღაც მხოლოდ არატრადიციული შეხვედრებისთვის იყო განკუთვნილი სხვადასხვა ქვეყანაში ან თუნდაც სხვადასხვა კონტინენტზე მომუშავე თანამშრომლებისთვის, ახლა გახდა ერთადერთი გზა ჯონთან და ჯიმთან შეხვედრისთვის დარბაზის გასწვრივ. მაგრამ კომუნიკაციის ასეთი საშუალებები მაინც დაბრკოლებებს აწყდებიან. ჩვენ განვიხილავთ ზოგიერთ პრობლემას და შევეცდებით შემოგთავაზოთ მათი დაძლევის რამდენიმე შესაძლო გზა.
Დისტანციური შეხვედრების დაბრკოლებები
- Დროში სხვაობა
Საქალაქთაშორისო ვირტუალური შეხვედრის კოორდინაცია შეიძლება ნიშნავს მრავალი დროის ზონის დაძლევას. სანამ კოლეგა ნიუ-იორკიდან ჯერ კიდევ დილის ყავას სვამს, პეკინში თანამშრომელმა შეხვედრამდე ახლახანს ივახშმა და როგორც კი შეხვედრის დასრულება მოხდება, ის ალბათ კოსტუმს კომფორტული პიჟამოსთვის გამოიცვლის.
2. ტექნიკური პრობლემები
Ხშირად ხდება, რომ შეხვედრა წყდება არაადეკვატური კავშირის გამო და ამან შეიძლება შექმნას სხვადასხვა პრობლემები, მაგალითად კარგად ცნობილი დაბალი აუდიო/ვიდეო ხარისხი ან ძალიან საძაგელი და უფრო დრამატული გაყინული ეკრანის ეფექტი. ასევე, საუბრები შეიძლება შეფერხდეს ფონის შემაშფოთებელი ხმების გამო. კიდევ ერთი ტექნიკური პრობლემა ის არის, რომ ბევრი შეხვედრა ჭიანურდება და დრო იკარგება, რადგან ადამიანებს პრობლემები აქვთ სისტემაში შესვლასა და შეხვედრებზე წვდომაში პროგრამული უზრუნველყოფის პრობლემების გამო.
3. ბუნებრივი საუბრები და საუბრები
Ყოველი პირისპირ შეხვედრის დასაწყისში, ადამიანები მიდრეკილნი არიან ჩაერთონ საუბრებში, მხოლოდ იმისთვის, რომ ყინული გატეხონ და უფრო კომფორტული გახდნენ. ონლაინ შეხვედრებში ეს ცოტა რთულია, რადგან კომუნიკაცია ნამდვილად არ არის ბუნებრივი და როდესაც ადამიანები ერთდროულად საუბრობენ (რაც ხშირად ხდება პირისპირ კომუნიკაციის დროს), წარმოიქმნება არასასიამოვნო ხმაური და საუბარი ძალიან ხშირად შეუმჩნეველი ხდება. ამიტომ ვირტუალურ შეხვედრებზე ადამიანები ცდილობენ ერთმანეთს ხელი არ შეუშალონ და პირდაპირ თემაში გადადიან. შედეგი არის ის, რომ დისტანციური შეხვედრები ყოველთვის უფრო მეტად არის პრეზენტაცია სხვა მონაწილეების მხრიდან არც თუ ისე დიდი შენიშვნით, განსაკუთრებით მაშინ, თუ კითხვები არ დაისმება.
Როგორ გავაუმჯობესოთ ვირტუალური შეხვედრები
Სამუშაო გარემოში მოულოდნელი ცვლილებები ყველასთვის შეიძლება ძალიან ბევრი იყოს. რამდენიმე ნივთის უბრალოდ კორექტირებით, მენეჯერებს და გუნდებს შეუძლიათ ადაპტირება და ისწავლონ როგორ გადალახონ ზოგიერთი დაბრკოლება და ონლაინ შეხვედრები შეიძლება გახდეს უფრო ეფექტური, პროდუქტიული და სასარგებლო. ამ ეტაპზე, ჩვენ შევეცდებით მოგცეთ რამდენიმე რჩევა იმის შესახებ, თუ როგორ შეიძლება წარმატებული იყოს თქვენი დისტანციური შეხვედრა.
- Აირჩიეთ ვიდეო კონფერენციის ინსტრუმენტი
Პირველი პუნქტი არის კარგი ტექნიკური კონფიგურაციის არჩევა. არსებობს უამრავი ტექნოლოგია, რომელიც ონლაინ შეხვედრას შეუფერხებლად აწარმოებს. თუ გსურთ მისი უფრო ტრადიციული შენარჩუნება, აირჩიეთ Skype ან Google Hangouts. მეორეს მხრივ, Zoom არის უფრო თანამედროვე და დღესდღეობით ძალიან პოპულარული საკონფერენციო პლატფორმა. GotoMeeting შეიქმნა სპეციალურად ბიზნესისთვის და აქვს თავისი უპირატესობები. აღსანიშნავია სხვა ინსტრუმენტები: Join.me, UberConference და Slack. ყველა ეს საკომუნიკაციო ინსტრუმენტი უფრო კარგია დისტანციური შეხვედრებისთვის. თქვენ უნდა ნახოთ, რა მუშაობს საუკეთესოდ თქვენი კომპანიისთვის. ხაზგასმით უნდა აღინიშნოს ის, რომ მას შემდეგ რაც აირჩევთ პლატფორმას, უნდა ეცადოთ მას მიჰყვეთ და ხშირად არ შეცვალოთ იგი, რადგან ეს თქვენს კოლეგებს ზედმეტად დააბნევს.
2. საუკეთესო დრო შეხვედრისთვის
Შეხვედრის დაგეგმვა რთული არ ჩანს, მაგრამ ეს ნამდვილად შეიძლება. კორპორატიულ პარამეტრებში შეგიძლიათ შეადაროთ ხელმისაწვდომობა თქვენს მოსაწვევთა სიაში სხვადასხვა შიდა გაზიარებულ ღრუბელზე დაფუძნებულ ხელსაწყოებთან. რა საკითხები უნდა იქნას გათვალისწინებული? ადგილობრივი არდადეგები, ჭამის დრო და სხვა პოტენციური რეგიონალური ფაქტორები, რომლებიც შეიძლება შეჯახდეს თქვენს შეხვედრას, განსაკუთრებით მაშინ, თუ თქვენი კოლეგები ცხოვრობენ დედამიწის მეორე მხარეს. როდესაც ეს შესაძლებელია, ყოველთვის კარგი იდეაა შეხვედრების წინასწარ დაგეგმვა, რადგან რაც უფრო მეტ ყურადღებას აქცევს ყველას, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ კოლეგებს ექნებათ შეჯახება.
3. დაადგინეთ დღის წესრიგი
Უპირველეს ყოვლისა, უნდა გაითვალისწინოთ რამდენ ხანს გაგრძელდება შეხვედრა. ეს დაგეხმარებათ შეხვედრის სტრუქტურის ჩამოყალიბებაში. ჩვენი რჩევაა: დაწერეთ დღის წესრიგი! შექმენით შეხვედრის სტრუქტურირება, დაფიქრდით ძირითად საკითხებზე, რომლებიც უნდა გაშუქდეს და მიჰყევით მათ, ჩაწერეთ მონაწილე გუნდის წევრების სახელები და მათი პასუხისმგებლობა. ასევე, კარგი პრაქტიკაა, რომ შეხვედრაზე პასუხისმგებელი იყოს ერთი თანამშრომელი, როგორც ერთგვარი შუამავალი, რათა დარწმუნდეს, რომ ყველა იცავს დღის წესრიგს და განიხილება ყველა ძირითადი პუნქტი.
Კარგი პრაქტიკაა დღის წესრიგის გაგზავნა ყველა მონაწილესთვის შეხვედრის დაწყებამდე. ამ გზით ყველას შეუძლია მოამზადოს შესაბამისად.
4. ფონური ხმაურის დაძლევა
Ჩვენ ყველანი ვმონაწილეობდით შეხვედრებში, სადაც გესმოდათ ტელეფონების შეუსაბამო ზარის ხმა, ხმაურიანი მოძრაობის ხმა ან ოჯახის ძაღლი, რომელიც ზედმეტად აღელვებული იყო. დარწმუნდით, რომ ყველა კოლეგამ იცის ხაზების დადუმება, თუ ფონზე არის ყურადღების გადატანის ხმა. მიუხედავად ამისა, კოლეგებმა უნდა გააგრძელონ მონაწილეობა ტექსტური შეტყობინებების საშუალებით და გააგრძელონ თავიანთი ვიდეო არხი.
5. დაიმახსოვრე გუნდის თითოეული წევრი
Ყველა კოლეგა არ არის კომუნიკაბელური და გამავალი. ზოგიერთი ადამიანი უბრალოდ არასოდეს არაფერს იტყვის, თუ მათ კონკრეტულად არ სთხოვენ აზრს. ეს არ ნიშნავს, რომ ამ კოლეგებს არ აქვთ რაიმე ღირებული დასამატებელი შეხვედრაზე. წინააღმდეგ შემთხვევაში! შუამავლის ამოცანა ასევე არის საუბრის წარმართვა და იმის უზრუნველყოფა, რომ ყველას ჰქონდეს ლაპარაკის საშუალება და ჩუმ მონაწილეებსაც კი დაუსვას კონკრეტული კითხვები. ამგვარად, შეხვედრაში ყველა იქნება ჩართული და ყველა კოლეგას ექნება შესაძლებლობა გამოხატოს თავისი აზრი. თუ ყველას წახალისება მონაწილეობის მისაღებად, მეტი შანსია, რომ ვირტუალური შეხვედრა იყოს უფრო კრეატიული და პროდუქტიული.
6. შემთხვევითი კონვერტაცია არის პლუსი
Სახლიდან მუშაობისას, კოლეგებთან დაკავშირების ნაკლები შესაძლებლობა გვაქვს. თუ დრო შესაფერისია, ვირტუალურ გარემოშიც კი წვრილმანი საუბარი მისასალმებელია. კარგი მიდგომა იქნება გარკვეული დროის დაჯავშნა დისტანციური შეხვედრისთვის, რათა თანამშრომლებმა ისაუბრონ. შეხვედრებზე ცოტა გართობის შეტანით და კოლეგებისთვის მათი გუნდის წევრებთან დაკავშირების შესაძლებლობის მიცემით, იქნებ უბრალოდ კითხვით , როგორი იყო თქვენი დღე აქამდე? შეხვედრის მონაწილეები თავს უფრო მშვიდად, მოდუნებულად და კომფორტულად გრძნობენ. ამგვარად მათი ყოფნა ვირტუალურ სივრცეში იგრძნობა. არასოდეს შეაფასოთ გუნდის წევრად დაკავშირებული გრძნობის მნიშვნელობა.
7. მოითხოვეთ შეფასება
Ვინაიდან ვირტუალური გუნდის შეხვედრები აღარ არის გამონაკლისი, მნიშვნელოვანია ნახოთ რა მუშაობს კარგად და რა არა. არავის არ სურს ტყუილად დაკარგოს დრო ან ჰქონდეს განცდა, რომ არ ისმის. ეს ქმნის იმედგაცრუებას და უარს იმ აზრზე, რომ ონლაინ შეხვედრები შეიძლება იყოს ეფექტური და გამოსადეგი. მაშ, რატომ არ სთხოვეთ მონაწილეს, რომ მოგაწოდოთ გამოხმაურება შეხვედრის შესახებ?
Საუკეთესო ვითარებაშიც კი, ძნელია სთხოვო ხალხს, გაიგონ თავიანთი აზრები და გრძნობები. შესაძლოა, თქვენი კოლეგები უფრო გახსნილები იქნებიან გამოკითხვაზე პასუხის გასაცემად, მით უმეტეს, თუ ეს გამოკითხვა ანონიმურია, ამ შემთხვევაში მათთვის უფრო გულწრფელი შეიძლება იყოს უფრო ადვილი. გადამწყვეტია იმოქმედოთ მოცემულ გამოხმაურებაზე და მინიმუმ შეეცადოთ გააუმჯობესოთ ის პუნქტები, რომლებიც არ იყო მონიშნული, როგორც კარგი. დისტანციური შეხვედრების ორგანიზება ადვილი არ არის და კონსტრუქციული კრიტიკა შეიძლება დიდი დახმარება გაუწიოს მომავალს.
8. შეხვედრის ჩაწერა და გადაწერა
Ოდესმე გიფიქრიათ თქვენი ვირტუალური შეხვედრის ჩაწერაზე? ეს უკვე ფართოდ გავრცელებულ პრაქტიკად იქცა და არა უმიზეზოდ. ის ეხმარება თანამშრომლებს, რომლებმაც გამოტოვეს შეხვედრა, რადგან მათ აქვთ შესაძლებლობა მოუსმინონ მას შემდეგ და იყვნენ განახლებულები. წარმატებული ვირტუალური გუნდები ასევე ხშირად ქირაობენ ტრანსკრიფციის სერვისებს ჩანაწერების გადასაწერად. ტრანსკრიფცია დაზოგავს თანამშრომლების ძვირფას დროს, რადგან მათ არ სჭირდებათ მთელი ჩაწერილი შეხვედრის მოსმენა, რათა გაარკვიონ რა ხდება. ყველაფერი რაც მათ უნდა გააკეთონ არის გადახედონ ჩანაწერებს და ყურადღებით წაიკითხონ ძირითადი ნაწილები, რათა დაზოგონ დრო და მაინც იცოდნენ რა ხდება. თუ ეძებთ ტრანსკრიფციის კარგ პროვაიდერს, მიმართეთ Gglot-ს. ჩვენ დაგეხმარებით თქვენი ვირტუალური შეხვედრის გაღრმავებაში, რათა მას უფრო დიდი გავლენა ჰქონდეს ყველა მონაწილეზე.
Პირისპირ შეხვედრები არ არის სრულყოფილი და მათ აქვთ გარკვეული ვარდნა და ონლაინ შეხვედრები იზიარებენ მათ უმეტესობას. გარდა ამისა, ისინი მოდიან თავიანთი უნიკალური პრობლემებით. თქვენ არ უნდა დაკმაყოფილდეთ არაპროდუქტიული შეხვედრებით, რომლებიც კარგავს ყველას დროს, მაგრამ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ვირტუალური შეხვედრები ინფორმირებული, პროდუქტიული, კრეატიული და კოლეგებთან დაკავშირებული. სცადეთ ზემოთ ჩამოთვლილი რამდენიმე რჩევა: აირჩიეთ სწორი ინსტრუმენტი, დანიშნეთ კარგი დრო შეხვედრისთვის, ჩაწერეთ დღის წესრიგი, მოაგვარეთ ფონური ხმაური, შეინარჩუნეთ ყველა ჩართული, წაახალისეთ შემთხვევითი საუბარი, მოითხოვეთ გამოხმაურება და ბოლოს, მაგრამ არანაკლებ მნიშვნელოვანი, ჩაწერეთ შეხვედრა. და მიიღეთ მისი გადაწერა. ვიმედოვნებთ, რომ თქვენ შექმნით განსაკუთრებულ ვირტუალურ შეხვედრის გარემოს თქვენი გუნდისთვის!