Come rendere efficaci le riunioni dei team virtuali?

Suggerimenti per riunioni virtuali migliori

Le riunioni sono molto importanti per il corretto funzionamento di qualsiasi azienda seria. Sono importanti perché consentono a ogni membro del team di essere aggiornato su cosa sta succedendo in azienda e su quale direzione stanno andando le strategie di sviluppo dell'azienda. Inoltre, le riunioni sono anche un'opportunità per i team di riunire e raddrizzare le loro relazioni, o semplicemente per ricordare ai dipendenti che non sono soli in azienda e che devono lavorare insieme ai loro colleghi.

A causa della pandemia, molte aziende hanno deciso che i loro dipendenti dovrebbero lavorare da casa per il momento. Ciò significa anche che è diventato quasi impossibile condurre le riunioni nel modo in cui erano condotte prima. Pertanto, questa nuova situazione richiede un aggiustamento significativo. Ancora una volta, ci affidiamo alla tecnologia. Molti strumenti sono stati sviluppati e sono in fase di sviluppo per facilitare la comunicazione in tempi in cui la comunicazione di persona è diventata indesiderabile. E in effetti, le riunioni a distanza stanno diventando la nostra nuova normalità. Ciò che una volta era riservato solo agli incontri non convenzionali per i colleghi che lavoravano in paesi diversi o anche in continenti diversi, ora è diventato l'unico modo per condurre un incontro con John e Jim dall'altra parte della sala. Ma tali mezzi di comunicazione devono ancora affrontare degli ostacoli. Esamineremo alcuni dei problemi e proveremo a suggerire alcuni modi possibili per superarli.

Ostacoli alle riunioni a distanza

1. Differenza di tempo

Coordinare una riunione virtuale a lunga distanza potrebbe significare far fronte a più fusi orari. Mentre il collega di New York sta ancora sorseggiando il suo caffè mattutino, il collega di Pechino ha appena cenato prima della riunione e non appena la riunione sarà terminata, probabilmente cambierà l'abito con un comodo pigiama.

2. Problemi tecnici

Accade spesso che le riunioni vengano interrotte a causa di una connessione inadeguata, e questo può creare diversi problemi, ad esempio la ben nota bassa qualità audio / video o l'effetto schermo congelato molto sgradito e più drammatico. Inoltre, le conversazioni potrebbero essere interrotte da fastidiosi rumori di sottofondo. Un altro problema tecnico è che molte riunioni sono ritardate e il tempo è sprecato perché le persone hanno problemi di accesso e accesso alle riunioni a causa di problemi con il software.

3. Conversazioni naturali e chiacchiere

All'inizio di ogni incontro faccia a faccia, le persone tendono a fare chiacchiere, solo per rompere il ghiaccio e sentirsi più a loro agio. Negli incontri online questo è un po 'complicato, poiché la comunicazione non è propriamente naturale e quando le persone parlano simultaneamente (cosa che spesso accade nella comunicazione faccia a faccia), si genera un rumore fastidioso e la conversazione molto spesso diventa indistinguibile. Ecco perché le persone nelle riunioni virtuali cercano di non interrompersi a vicenda e vanno direttamente all'argomento. La conseguenza è che le riunioni remote tendono sempre ad essere più una presentazione con non tanto input da altri partecipanti, soprattutto se non vengono poste domande.

Come migliorare le riunioni virtuali

I cambiamenti inaspettati nell'ambiente di lavoro possono essere troppo per tutti. Modificando semplicemente alcune cose, manager e team possono adattarsi e imparare come superare alcuni ostacoli e le riunioni online possono diventare più efficaci, produttive e utili. A questo punto, proveremo a darti alcuni suggerimenti su come la tua riunione remota può rivelarsi un successo.

1. Scegli uno strumento di videoconferenza

Il primo punto è scegliere un buon setup tecnico. C'è un'abbondanza di tecnologia là fuori che rende la riunione online senza intoppi. Se vuoi mantenerlo più tradizionale, scegli Skype o Google Hangouts. D'altra parte, Zoom è una piattaforma di conferenza più moderna e oggigiorno estremamente popolare. GotoMeeting è stato creato appositamente per il business e ha i suoi vantaggi. Altri strumenti degni di nota sono: Join.me, UberConference e Slack. Tutti questi strumenti di comunicazione vanno più che bene per le riunioni remote. Dovrai vedere cosa funziona meglio per la tua azienda. Una cosa importante da evidenziare è che una volta che hai scelto una piattaforma dovresti provare a rispettarla e non cambiarla spesso, perché confonderà i tuoi colleghi inutilmente.

2. Il momento migliore per la riunione

Non sembra difficile programmare un incontro, ma sicuramente può esserlo. In un contesto aziendale puoi confrontare la disponibilità nel tuo elenco di inviti con diversi strumenti interni condivisi basati su cloud. Quali cose dovrebbero essere prese in considerazione? Festività locali, orari dei pasti e altri potenziali fattori regionali che potrebbero entrare in conflitto con la tua riunione, soprattutto se i tuoi colleghi vivono dall'altra parte del mondo. Quando è possibile, è sempre una buona idea programmare le riunioni con largo anticipo, perché più preavviso hanno tutti, è meno probabile che i colleghi abbiano collisioni.

3. Impostare l'agenda

Prima di tutto, devi tenere a mente quanto durerà l'incontro. Questo ti aiuterà a impostare la struttura della riunione. Il nostro consiglio è: scrivi un'agenda! Strutturare l'incontro, pensare ai punti principali che devono essere trattati e rispettarli, annotare i nomi dei membri del team partecipanti e le loro responsabilità. Inoltre, è buona norma che un dipendente sia responsabile della riunione come una sorta di mediatore, per assicurarsi che tutti si attengano all'ordine del giorno e che tutti i punti chiave siano discussi.

Una buona pratica è inviare l'ordine del giorno a tutti i partecipanti prima della riunione. In questo modo tutti possono prepararsi di conseguenza.

4. Affronta il rumore di fondo

Abbiamo tutti partecipato a riunioni in cui si potevano sentire telefoni che squillano inappropriati, forti rumori del traffico o il cane di famiglia che era eccessivamente eccitato. Assicurati che ogni collega sappia di disattivare l'audio delle proprie linee se c'è un rumore fastidioso in sottofondo. Tuttavia, i colleghi dovrebbero continuare a partecipare ai messaggi di testo e mantenere attivo il feed video.

5. Ricorda di ogni membro del team

Non tutti i colleghi sono comunicativi e in uscita. Alcune persone non diranno mai nulla se non viene espressamente richiesta la loro opinione. Ciò non significa che quei colleghi non abbiano nulla di prezioso da aggiungere alla riunione. Al contrario! Il compito del mediatore è anche quello di guidare la conversazione e garantire che tutti abbiano la possibilità di parlare e di porre domande specifiche anche ai partecipanti silenziosi. In questo modo tutti saranno coinvolti nell'incontro e tutti i colleghi avranno la possibilità di dare il proprio contributo. Se tutti sono incoraggiati a partecipare, ci sono maggiori possibilità che l'incontro virtuale sia più creativo e produttivo.

6. La conversione casuale è un vantaggio

Quando lavoriamo da casa, abbiamo meno opportunità di metterci al passo con i colleghi. Se il momento è opportuno, le chiacchiere sono più che benvenute anche nell'ambiente virtuale. Un buon approccio sarebbe quello di riservare un po 'di tempo in anticipo a una riunione remota per consentire ai colleghi di chattare. Aggiungendo un po 'di divertimento alle riunioni e consentendo ai colleghi di legare con i membri del loro team, magari semplicemente chiedendo Com'è stata la tua giornata finora? i partecipanti alla riunione si sentiranno più a loro agio, rilassati ea loro agio. In questo modo la loro presenza si farà sentire nello spazio virtuale. Non sottovalutare mai l'importanza di sentirti connesso come membro di una squadra.

7. Richiedi una valutazione

Poiché le riunioni del team virtuale non sono più un'eccezione, è importante vedere cosa funziona bene e cosa no. Nessuno vuole sprecare il proprio tempo o avere la sensazione di non essere ascoltato. Ciò crea frustrazione e rifiuto dell'idea che le riunioni online possano essere efficaci e utili. Quindi, perché non chiedere al partecipante di darti un feedback sulla riunione?

Anche nelle migliori circostanze, chiedere alle persone di aprirsi sui loro pensieri e sentimenti può essere difficile. Forse i tuoi colleghi saranno più aperti a rispondere a un sondaggio, specialmente se quel sondaggio è anonimo, potrebbe essere più facile per loro essere più sinceri in quel caso. È fondamentale agire in base al feedback fornito e cercare almeno di migliorare i punti che non sono stati etichettati come buoni. Non è facile organizzare riunioni a distanza e critiche costruttive potrebbero essere di grande aiuto per quelle future.

8. Registra e trascrivi la riunione

Hai mai pensato di registrare il tuo meeting virtuale? Questa è diventata una pratica diffusa e non senza motivo. Aiuta i dipendenti che hanno perso la riunione poiché hanno la possibilità di riascoltarla in seguito e rimanere aggiornati. I team virtuali di successo spesso assumono servizi di trascrizione per trascrivere le registrazioni. La trascrizione fa risparmiare tempo prezioso ai dipendenti, perché non devono ascoltare l'intera riunione registrata per scoprire cosa sta succedendo. Tutto quello che devono fare è dare un'occhiata alle trascrizioni e leggere attentamente le parti chiave in modo da poter risparmiare tempo e sapere comunque cosa sta succedendo. Se stai cercando un buon fornitore di servizi di trascrizione, rivolgiti a Gglot. Possiamo aiutarti a valorizzare il tuo meeting virtuale, affinché abbia un impatto maggiore su tutti i partecipanti.

Le riunioni faccia a faccia non sono perfette e presentano alcuni inconvenienti e le riunioni online ne condividono la maggior parte. Inoltre, hanno i loro problemi unici. Non devi accontentarti di riunioni improduttive che fanno perdere tempo a tutti, ma puoi utilizzare riunioni virtuali per rimanere informato, produttivo, creativo e connesso con i tuoi colleghi. Prova alcuni dei consigli sopra elencati: scegli lo strumento giusto, imposta un buon momento per la riunione, scrivi l'agenda, affronta i rumori di sottofondo, tieni tutti impegnati, incoraggia la conversazione casuale, chiedi feedback e, ultimo ma non meno importante, registra l'incontro e fallo trascrivere. Ci auguriamo che creerai un ambiente di riunione virtuale eccezionale per il tuo team!