Hvernig á að gera fundi sýndarteyma árangursríka?

Ábendingar um betri sýndarfundi

Fundir eru mjög mikilvægir fyrir eðlilega starfsemi hvers alvarlegs fyrirtækis. Þær eru mikilvægar vegna þess að þær gera hverjum liðsmanni kleift að vera uppfærður um hvað er að gerast í fyrirtækinu og í hvaða átt þróunarstefna fyrirtækisins er. Þar að auki eru fundir einnig tækifæri fyrir teymi til að safna saman og rétta samskipti sín, eða einfaldlega minna starfsmenn á að þeir eru ekki einir í fyrirtækinu og að þeir þurfi að starfa saman með vinnufélögum sínum.

Vegna heimsfaraldursins hafa mörg fyrirtæki ákveðið að starfsmenn þeirra ættu að vinna að heiman fyrst um sinn. Það þýðir líka að það er nánast ómögulegt að halda fundi eins og þeir voru áður. Þess vegna krefst þessi nýja staða verulegrar aðlögunar. Enn og aftur treystum við á tæknina. Mörg verkfæri hafa og eru í þróun til að auðvelda samskipti á tímum þegar persónuleg samskipti eru orðin óæskileg. Og reyndar eru fjarfundir að verða nýja eðlilega okkar. Það sem einu sinni var aðeins frátekið fyrir óhefðbundna fundi fyrir vinnufélaga sem starfa í mismunandi löndum eða jafnvel í mismunandi heimsálfum er nú orðið eina leiðin til að halda fundi með John og Jim hinum megin við salinn. En slíkar samskiptaleiðir standa enn frammi fyrir hindrunum. Við munum skoða sum vandamálin og reyna að benda á nokkrar mögulegar leiðir til að sigrast á þeim.

Hindranir fjarfunda

1. Tímamunur

Að samræma langtíma sýndarfund gæti þýtt að takast á við mörg tímabelti. Á meðan samstarfsmaðurinn frá New York er enn að sötra morgunkaffið sitt er vinnufélaginn í Peking nýbúinn að borða kvöldmat fyrir fundinn og um leið og fundinum er lokið mun hann líklega skipta um föt í þægileg náttföt.

2. Tæknileg vandamál

Það kemur oft fyrir að fundir eru rofnir vegna ófullnægjandi tengingar og það getur skapað mismunandi vandamál, til dæmis hin vel þekktu lágu hljóð-/myndgæði eða mjög mislíkuð og dramatískari frosinn skjár. Einnig gætu samtöl verið truflað af pirrandi bakgrunnshljóðum. Annað tæknilegt vandamál er að fullt af fundum tefjast og tími fer til spillis vegna þess að fólk á í vandræðum með að skrá sig inn og komast inn á fundina vegna vandamála með hugbúnaðinn.

3. Eðlileg samtöl og smáræði

Í upphafi hvers kyns augliti til auglitis hefur fólk tilhneigingu til að taka þátt í smáræðum, bara til að brjóta ísinn og verða öruggari. Á netfundum er þetta svolítið erfiður, þar sem samskiptin eru í raun ekki eðlileg og þegar fólk talar samtímis (sem gerist oft augliti til auglitis) myndast óþægilegur hávaði og samtalið verður mjög oft ógreinanlegt. Þess vegna reynir fólk á sýndarfundum að trufla ekki hvert annað og þeir fara beint að efninu. Afleiðingin er sú að fjarfundir hafa alltaf tilhneigingu til að vera meira kynning með ekki svo miklu innleggi frá öðrum þátttakendum, sérstaklega ef engar spurningar eru spurðir.

Hvernig á að bæta sýndarfundi

Hinar óvæntu breytingar á vinnuumhverfinu geta verið of mikið fyrir alla. Með því einfaldlega að stilla nokkra hluti geta stjórnendur og teymi aðlagast og lært hvernig á að sigrast á sumum hindrunum og netfundir geta orðið skilvirkari, afkastameiri og gagnlegri. Á þessum tímapunkti munum við reyna að gefa þér nokkrar ábendingar um hvernig fjarfundur þinn getur reynst vel.

1. Veldu myndbandsráðstefnutæki

Fyrsta atriðið er að velja góða tæknilega uppsetningu. Það er gnægð af tækni þarna úti sem gerir netfundinn hnökralausan. Ef þú vilt halda því hefðbundnara skaltu velja Skype eða Google Hangouts. Aftur á móti er Zoom nútímalegri og nú á dögum afar vinsæll ráðstefnuvettvangur. GotoMeeting var sérstaklega smíðað fyrir viðskipti og hefur sína kosti. Önnur verkfæri sem vert er að nefna eru: Join.me, UberConference og Slack. Öll þessi samskiptatæki eru meira en fín fyrir fjarfundi. Þú verður að sjá hvað virkar best fyrir fyrirtækið þitt. Mikilvægt atriði til að draga fram er að þegar þú hefur valið vettvang ættir þú að reyna að halda þig við hann og ekki breyta honum oft, því það mun rugla samstarfsmenn þína óþarfa.

2. Besti tíminn fyrir fundinn

Það virðist ekki erfitt að skipuleggja fund, en það getur svo sannarlega verið. Í fyrirtækjastillingu geturðu borið saman framboð á boðslistanum þínum með mismunandi innri sameiginlegum skýjatengdum verkfærum. Hvaða atriði ætti að taka til athugunar? Staðbundnir frídagar, matartímar og aðrir hugsanlegir svæðisbundnir þættir sem gætu rekast á fund þinn, sérstaklega ef samstarfsmenn þínir búa hinum megin á hnettinum. Þegar það er hægt er alltaf gott að skipuleggja fundi með löngum fyrirvara, því því meiri fyrirvara sem allir hafa þá er ólíklegra að samstarfsfólk verði fyrir árekstrum.

3. Settu dagskrá

Fyrst og fremst þarf að hafa í huga hversu lengi fundurinn mun standa. Þetta mun hjálpa þér að setja upp skipulag fundarins. Ráð okkar er: skrifaðu dagskrá! Skipuleggðu fundinn, hugsaðu um helstu atriði sem þarf að fara yfir og haltu þig við þau, skrifaðu niður nöfn liðsmanna sem taka þátt og ábyrgð þeirra. Jafnframt er það góð venja að einn starfsmaður hafi umsjón með fundinum sem einhvers konar sáttasemjari, til að tryggja að allir haldi sig við dagskrána og að öll helstu atriði séu rædd.

Góð venja er að senda dagskrá til allra fundarmanna fyrir fundinn. Þannig geta allir undirbúið sig í samræmi við það.

4. Taktu við bakgrunnshávaða

Við höfum öll tekið þátt í fundum þar sem þú gætir heyrt óviðeigandi hringinga, hávaða umferðarhljóða eða fjölskylduhundinn sem var of spenntur. Gakktu úr skugga um að allir samstarfsmenn viti að slökkva á línum sínum ef truflandi hávaði er í bakgrunni. Engu að síður ættu samstarfsmenn að halda áfram að taka þátt í textaskilaboðum og halda myndstraumi sínu gangandi.

5. Mundu um hvern liðsmann

Ekki eru allir samstarfsmenn samskiptasamir og útsjónarsamir. Sumt fólk mun bara aldrei segja neitt ef það er ekki sérstaklega spurt um álit sitt. Það þýðir ekki að þeir samstarfsmenn hafi ekki neitt dýrmætt til að bæta við fundinn. Au contraire! Hlutverk sáttasemjara er einnig að leiðbeina samtalinu og tryggja að allir hafi tækifæri til að tjá sig og spyrja jafnvel þögla þátttakendur ákveðinna spurninga. Þannig munu allir taka þátt í fundinum og allir samstarfsmenn hafa möguleika á að koma með sitt álit. Ef allir eru hvattir til að taka þátt eru meiri líkur á að sýndarfundurinn verði skapandi og gefandi.

6. Frjálsleg umbreyting er plús

Þegar við vinnum að heiman höfum við færri tækifæri til að ná í samstarfsfólk. Ef tíminn hentar er smáræði meira en velkomið jafnvel í sýndarumhverfinu. Góð nálgun væri að panta tíma fyrir fjarfund til að leyfa vinnufélögunum að spjalla. Með því að bæta smá skemmtun við fundina og gera samstarfsfólkinu mögulegt að tengjast liðsmönnum sínum, kannski með því einfaldlega að spyrja hvernig var dagurinn þinn hingað til? fundarþátttakendur munu líða betur, slaka á og líða vel. Þannig mun nærvera þeirra gæta í sýndarrýminu. Aldrei vanmeta mikilvægi þess að vera tengdur sem meðlimur í teymi.

7. Biddu um mat

Þar sem sýndarteymifundir eru ekki undantekning lengur er mikilvægt að sjá hvað virkar vel og hvað ekki. Enginn vill sóa tíma sínum eða hafa á tilfinningunni að ekki sé hlustað á hann. Það skapar gremju og höfnun á þeirri hugmynd að netfundir geti verið árangursríkar og gagnlegar. Svo hvers vegna ekki að biðja þátttakandann um að gefa þér athugasemdir um fundinn?

Jafnvel við bestu aðstæður getur verið erfitt að biðja fólk um að opna sig um hugsanir sínar og tilfinningar. Kannski verða samstarfsmenn þínir opnari fyrir því að svara skoðanakönnun, sérstaklega ef sú könnun er nafnlaus, þá gæti verið auðveldara fyrir þá að vera einlægari í því tilviki. Það er mikilvægt að bregðast við gefnu endurgjöfinni og reyna að minnsta kosti að bæta þá punkta sem ekki voru merktir sem góðir. Fjarfundir eru ekki auðveldir í skipulagningu og uppbyggileg gagnrýni gæti verið gagnleg fyrir framtíðina.

8. Taktu upp og afritaðu fundinn

Hefur þú einhvern tíma hugsað um að taka upp sýndarfundinn þinn? Þetta er orðin útbreidd venja og ekki að ástæðulausu. Það hjálpar starfsmönnum sem misstu af fundinum þar sem þeir hafa möguleika á að hlusta á hann eftir á og vera uppfærðir. Árangursrík sýndarteymi ráða líka oft umritunarþjónustu til að umrita upptökurnar. Uppskrift sparar dýrmætan tíma starfsmanna því þeir þurfa ekki að hlusta á allan upptekinn fund til að komast að því hvað er að gerast. Allt sem þeir þurfa að gera er að kíkja á afritin og lesa lykilhlutana vandlega svo þeir geti sparað tíma og samt vitað hvað er að gerast. Ef þú ert að leita að góðum umritunarþjónustuaðila skaltu snúa þér til Gglot. Við getum hjálpað þér að bæta sýndarfundinn þinn, þannig að hann muni hafa meiri áhrif á alla þátttakendur.

Augliti til auglitis fundir eru ekki fullkomnir og þeir hafa nokkra galla og netfundir deila þeim flestum. Ofan á það koma þeir með sín einstöku vandamál. Þú þarft ekki að sætta þig við óafkastamikla fundi sem sóa tíma allra, en þú getur notað sýndarfundi til að vera upplýstur, afkastamikill, skapandi og tengdur við samstarfsmenn þína. Prófaðu nokkur af ráðunum sem talin eru upp hér að ofan: veldu rétta tólið, stilltu góðan tíma fyrir fundinn, skrifaðu niður dagskrána, taktu á bakgrunnshljóðum, haltu öllum við efnið, hvettu til frjálslegra samtala, biðja um endurgjöf og síðast en ekki síst, taka fundinn upp. og fá það afritað. Við vonum að þú búir til einstakt sýndarfundaumhverfi fyrir teymið þitt!