Ինչպե՞ս արդյունավետ դարձնել վիրտուալ թիմերի հանդիպումները:

Խորհուրդներ ավելի լավ վիրտուալ հանդիպումների համար

Հանդիպումները շատ կարևոր են ցանկացած լուրջ ընկերության պատշաճ գործունեության համար։ Դրանք կարևոր են, քանի որ թույլ են տալիս թիմի յուրաքանչյուր անդամին արդիական լինել այն մասին, թե ինչ է կատարվում ընկերությունում և ինչ ուղղությամբ են գնում ընկերության զարգացման ռազմավարությունները: Բացի այդ, հանդիպումները նաև հնարավորություն են թիմերի համար հավաքվելու և շտկելու իրենց հարաբերությունները, կամ պարզապես հիշեցնելու աշխատակիցներին, որ իրենք միայնակ չեն ընկերությունում, և որ նրանք պետք է աշխատեն իրենց գործընկերների հետ միասին:

Համաճարակի պատճառով շատ բիզնեսներ որոշել են, որ իրենց աշխատակիցներն առայժմ պետք է աշխատեն տնից։ Դա նաև նշանակում է, որ գրեթե անհնար է դարձել հանդիպումներն անցկացնել այնպես, ինչպես նախկինում էին։ Ուստի այս նոր իրավիճակը զգալի ճշգրտում է պահանջում։ Կրկին մենք ապավինում ենք տեխնոլոգիային։ Շատ գործիքներ են մշակվել և մշակվում են՝ օգնելու հեշտացնել հաղորդակցությունը այն ժամանակներում, երբ անձնական շփումը դարձել է անցանկալի: Եվ իսկապես, հեռավար հանդիպումները դառնում են մեր նոր սովորականությունը։ Այն, ինչ նախկինում վերապահված էր միայն տարբեր երկրներում կամ նույնիսկ տարբեր մայրցամաքներում աշխատող գործընկերների համար ոչ սովորական հանդիպումների համար, այժմ դարձել է Ջոնի և Ջիմի հետ հանդիպում անցկացնելու միակ միջոցը դահլիճում: Բայց կապի նման միջոցները դեռևս հանդիպում են խոչընդոտների։ Մենք կդիտարկենք որոշ խնդիրներ և կփորձենք առաջարկել դրանց հաղթահարման մի քանի հնարավոր ուղիներ:

Հեռավոր հանդիպումների խոչընդոտները

1. Ժամանակային տարբերություն

Հեռավոր վիրտուալ հանդիպման համակարգումը կարող է նշանակել մի քանի ժամային գոտիների դեմ պայքար: Մինչ Նյու Յորքի գործընկերը դեռ կում-կում է իր առավոտյան սուրճը, Պեկինում աշխատողը նոր է ընթրել հանդիպումից առաջ և հենց որ հանդիպումն ավարտվի, նա հավանաբար կփոխի իր կոստյումը հարմարավետ գիշերազգեստով:

2. Տեխնիկական խնդիրներ

Հաճախ է պատահում, որ հանդիպումն ընդհատվում է անբավարար կապի պատճառով, և դա կարող է ստեղծել տարբեր խնդիրներ, օրինակ՝ հայտնի ցածր աուդիո/վիդեո որակը կամ շատ չհավանած և ավելի դրամատիկ սառեցված էկրանի էֆեկտը: Բացի այդ, խոսակցությունները կարող են խաթարվել ֆոնային նյարդայնացնող ձայների պատճառով: Մեկ այլ տեխնիկական խնդիր այն է, որ շատ հանդիպումներ հետաձգվում են, և ժամանակն անիմաստ է վատնում, քանի որ մարդիկ խնդիրներ ունեն մուտք գործելու և հանդիպումներին մուտք գործելու հետ կապված ծրագրային ապահովման հետ կապված խնդիրների պատճառով:

3. Բնական խոսակցություններ ու մանր խոսակցություններ

Յուրաքանչյուր դեմ առ դեմ հանդիպման սկզբում մարդիկ հակված են մանր-մունր զրույցի, պարզապես սառույցը կոտրելու և ավելի հարմարավետ լինելու համար: Առցանց հանդիպումների ժամանակ սա մի փոքր բարդ է, քանի որ շփումն իրականում բնական չէ, և երբ մարդիկ խոսում են միաժամանակ (ինչը հաճախ տեղի է ունենում դեմ առ դեմ շփման ժամանակ), անհարմար աղմուկ է առաջանում, և զրույցը հաճախ դառնում է աննկատ: Այդ իսկ պատճառով վիրտուալ հանդիպումների ժամանակ մարդիկ փորձում են չընդհատել միմյանց և անմիջապես անցնում են թեմային։ Հետևանքն այն է, որ հեռակա հանդիպումները միշտ ավելի շատ ներկայացնում են այլ մասնակիցների ոչ այնքան ներդրում, հատկապես, եթե հարցեր չեն տրվում:

Ինչպես բարելավել վիրտուալ հանդիպումները

Աշխատանքային միջավայրի անսպասելի փոփոխությունները կարող են չափազանց շատ լինել բոլորի համար։ Պարզապես կարգավորելով մի քանի բաներ՝ ղեկավարներն ու թիմերը կարող են հարմարվել և սովորել, թե ինչպես հաղթահարել որոշ խոչընդոտներ, իսկ առցանց հանդիպումները կարող են դառնալ ավելի արդյունավետ, արդյունավետ և օգտակար: Այս պահին մենք կփորձենք ձեզ մի քանի խորհուրդ տալ, թե ինչպես կարող է ձեր հեռակա հանդիպումը հաջողված լինել:

1. Ընտրեք վիդեո կոնֆերանսի գործիք

Առաջին կետը լավ տեխնիկական կարգավորում ընտրելն է: Գոյություն ունի տեխնոլոգիաների առատություն, որը ստիպում է առցանց հանդիպումը հարթ անցկացնել: Եթե ցանկանում եք պահպանել այն ավելի ավանդական, ընտրեք Skype-ը կամ Google Hangouts-ը: Մյուս կողմից, Zoom-ը ավելի ժամանակակից և մեր օրերում չափազանց տարածված կոնֆերանսների հարթակ է: GotoMeeting-ը ստեղծվել է հատուկ բիզնեսի համար և ունի իր առավելությունները: Մյուս գործիքներն են՝ Join.me, UberConference և Slack: Այս բոլոր հաղորդակցման գործիքներն ավելի քան լավն են հեռավոր հանդիպումների համար: Դուք պետք է տեսնեք, թե որն է լավագույնս աշխատում ձեր ընկերության համար: Կարևոր է ընդգծել այն, որ հարթակ ընտրելուց հետո պետք է փորձեք հավատարիմ մնալ դրան և հաճախ չփոխել այն, քանի որ դա անհարկի կշփոթեցնի ձեր գործընկերներին:

2. Հանդիպման լավագույն ժամանակը

Թվում է, թե դժվար չէ հանդիպում պլանավորել, բայց դա, անկասկած, կարող է լինել: Կորպորատիվ կարգավորումներում դուք կարող եք համեմատել հասանելիությունը ձեր հրավերների ցանկում տարբեր ներքին համօգտագործվող ամպի վրա հիմնված գործիքների հետ: Ի՞նչ բաներ պետք է հաշվի առնել: Տեղական արձակուրդները, ճաշի ժամերը և տարածաշրջանային այլ պոտենցիալ գործոններ, որոնք կարող են բախվել ձեր հանդիպմանը, հատկապես, եթե ձեր գործընկերներն ապրում են երկրագնդի մյուս ծայրում: Երբ դա հնարավոր է, միշտ լավ գաղափար է հանդիպումները նախապես պլանավորել, քանի որ որքան ավելի շատ ուշադրություն դարձնեն բոլորին, այնքան քիչ հավանական է, որ գործընկերները բախումներ ունենան:

3. Սահմանեք օրակարգը

Առաջին հերթին պետք է նկատի ունենալ, թե որքան կտևի հանդիպումը։ Սա կօգնի ձեզ սահմանել հանդիպման կառուցվածքը։ Մեր խորհուրդն է՝ գրեք օրակարգ: Կառուցեք ժողովը, մտածեք հիմնական կետերի մասին, որոնք պետք է լուսաբանվեն և հավատարիմ մնացեք դրանց, գրեք մասնակից թիմի անդամների անունները և նրանց պարտականությունները: Նաև լավ պրակտիկա է, որ մեկ աշխատակիցը ղեկավարում է հանդիպումը՝ որպես միջնորդի տեսակ, որպեսզի համոզվի, որ բոլորը հավատարիմ մնան օրակարգին և քննարկվեն բոլոր հիմնական կետերը:

Լավ պրակտիկա է հանդիպումից առաջ օրակարգը բոլոր մասնակիցներին ուղարկելը: Այդպես բոլորը կարող են համապատասխանաբար պատրաստվել։

4. Լուծել ֆոնային աղմուկը

Մենք բոլորս մասնակցել ենք հանդիպումների, որտեղ դուք կարող եք լսել անհամապատասխան հեռախոսների զանգեր, բարձր երթևեկության ձայներ կամ ընտանեկան շուն, որը չափազանց հուզված էր: Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր գործընկեր գիտի խլացնել իրենց տողերը, եթե հետին պլանում շեղող աղմուկ կա: Այնուամենայնիվ, գործընկերները պետք է շարունակեն մասնակցել տեքստային հաղորդագրությունների միջոցով և շարունակեն աշխատել իրենց տեսահոլովակը:

5. Հիշեք թիմի յուրաքանչյուր անդամի մասին

Ոչ բոլոր գործընկերներն են շփվող ու շփվող: Որոշ մարդիկ պարզապես երբեք ոչինչ չեն ասի, եթե նրանց հատուկ կարծիք չխնդրեն: Դա չի նշանակում, որ այդ գործընկերները հանդիպմանը ավելացնելու արժեքավոր բան չունեն։ Au contraire! Միջնորդի գործն է նաև ուղղորդել զրույցը և ապահովել, որ բոլորը հնարավորություն ունենան խոսելու և նույնիսկ լուռ մասնակիցներին կոնկրետ հարցեր տալ: Այդպիսով բոլորը կներգրավվեն հանդիպմանը, և բոլոր գործընկերները հնարավորություն կունենան իրենց ներդրումն ունենալ: Եթե բոլորին խրախուսեն մասնակցել, ավելի մեծ հավանականություն կա, որ վիրտուալ հանդիպումը ավելի ստեղծագործ և արդյունավետ կլինի:

6. Պատահական փոխակերպումը գումարած է

Տնից աշխատելիս մենք ավելի քիչ հնարավորություններ ունենք հասնելու գործընկերների հետ: Եթե ժամանակը հարմար է, ապա մանր-մունր խոսակցություններն ավելի քան ողջունելի են նույնիսկ վիրտուալ միջավայրում։ Լավ մոտեցում կլինի հեռակա հանդիպման սկզբում որոշ ժամանակ հատկացնելը, որպեսզի գործընկերները զրուցեն: Հանդիպումներին մի փոքր զվարճանք ավելացնելով և գործընկերներին հնարավորություն տալով կապ հաստատել իրենց թիմի անդամների հետ, միգուցե պարզապես հարցնելով , թե ինչպես էր ձեր օրը մինչ այժմ: հանդիպման մասնակիցներն իրենց ավելի հանգիստ, հանգիստ և հարմարավետ կզգան: Այսպես նրանց ներկայությունը կզգացվի վիրտուալ տարածքում։ Երբեք մի թերագնահատեք որպես թիմի անդամ կապված զգալու կարևորությունը:

7. Հարցրեք գնահատման համար

Քանի որ վիրտուալ թիմի հանդիպումներն այլևս բացառություն չեն, կարևոր է տեսնել, թե ինչն է լավ աշխատում և ինչը ոչ: Ոչ ոք չի ցանկանում վատնել իր ժամանակը կամ զգացել, որ իրեն չեն լսում։ Դա առաջացնում է հիասթափություն և մերժում այն գաղափարից, որ առցանց հանդիպումները կարող են արդյունավետ և օգտակար լինել: Այսպիսով, ինչո՞ւ չխնդրեք մասնակցին կարծիք հայտնել հանդիպման մասին:

Նույնիսկ ամենալավ հանգամանքներում մարդկանցից իրենց մտքերի և զգացմունքների մասին խոսելը կարող է դժվար լինել: Միգուցե ձեր գործընկերներն ավելի բաց լինեն հարցմանը պատասխանելու համար, հատկապես, եթե այդ հարցումն անանուն է, գուցե ավելի հեշտ լինի նրանց համար ավելի անկեղծ լինել այդ դեպքում։ Շատ կարևոր է գործել տրված արձագանքների հիման վրա և գոնե փորձել բարելավել այն կետերը, որոնք չեն պիտակվել որպես լավ: Հեռավար հանդիպումները կազմակերպելը հեշտ չէ, և կառուցողական քննադատությունը կարող է մեծ օգնություն լինել ապագայի համար:

8. Ձայնագրեք և արտագրեք հանդիպումը

Երբևէ մտածե՞լ եք ձեր վիրտուալ հանդիպումը ձայնագրելու մասին: Սա դարձել է համատարած պրակտիկա և ոչ առանց պատճառի։ Այն օգնում է այն աշխատակիցներին, ովքեր բաց են թողել հանդիպումը, քանի որ նրանք հնարավորություն ունեն այն լսելուց հետո և արդիական մնալ: Հաջողակ վիրտուալ թիմերը նաև հաճախ վարձում են տառադարձման ծառայություններ՝ ձայնագրությունները արտագրելու համար: Տառադարձումը խնայում է աշխատակիցների արժեքավոր ժամանակը, քանի որ նրանք ստիպված չեն լսել ամբողջ ձայնագրված հանդիպումը՝ պարզելու համար, թե ինչ է կատարվում: Ընդամենը նրանք պետք է անեն սղագրությունները և ուշադիր կարդալ հիմնական մասերը, որպեսզի կարողանան ժամանակ խնայել և դեռ իմանան, թե ինչ է կատարվում: Եթե փնտրում եք լավ տառադարձման ծառայություններ մատուցող, դիմեք Gglot-ին: Մենք կարող ենք օգնել ձեզ բարելավել ձեր վիրտուալ հանդիպումը, որպեսզի այն ավելի մեծ ազդեցություն ունենա բոլոր մասնակիցների վրա:

Դեմ առ դեմ հանդիպումները կատարյալ չեն և ունենում են որոշակի անկումներ, և առցանց հանդիպումները կիսում են դրանց մեծ մասը: Բացի այդ, նրանք գալիս են իրենց ուրույն խնդիրներով: Պետք չէ բավարարվել անարդյունավետ հանդիպումներով, որոնք վատնում են բոլորի ժամանակը, բայց դուք կարող եք օգտագործել վիրտուալ հանդիպումները տեղեկացված, արդյունավետ, ստեղծագործ և ձեր գործընկերների հետ կապված լինելու համար: Փորձեք վերը թվարկված խորհուրդներից մի քանիսը. ընտրեք ճիշտ գործիքը, նշանակեք հանդիպման համար լավ ժամանակ, գրեք օրակարգը, հաղթահարեք ֆոնային աղմուկները, պահեք բոլորին ներգրավված, խրախուսեք պատահական խոսակցությունները, խնդրեք հետադարձ կապ և վերջին, բայց ոչ պակաս կարևորը, ձայնագրեք հանդիպումը: և ստացիր այն արտագրել: Հուսով ենք, որ դուք կստեղծեք բացառիկ վիրտուալ հանդիպման միջավայր ձեր թիմի համար: