Ki jan yo fè reyinyon ekip vityèl yo efikas?

Konsèy pou pi bon reyinyon vityèl

Reyinyon yo trè enpòtan pou bon fonksyone nenpòt konpayi serye. Yo enpòtan paske yo fè li posib pou chak manm ekip yo dwe ajou sou sa k ap pase nan konpayi an ak nan ki direksyon estrateji devlopman konpayi an ap dirije. Anplis de sa, reyinyon yo tou se yon opòtinite pou ekip yo rasanble ak dwat relasyon yo, oswa tou senpleman raple anplwaye yo ke yo pa poukont yo nan konpayi an e ke yo bezwen fonksyone ansanm ak kòlèg travay yo.

Akòz pandemi an, anpil biznis te deside ke anplwaye yo ta dwe travay nan kay pou le moman. Sa vle di tou ke li te vin prèske enposib pou fè reyinyon yo jan yo te fèt anvan an. Se poutèt sa, nouvo sitiyasyon sa a mande pou ajisteman enpòtan. Yon fwa ankò, nou konte sou teknoloji. Gen anpil zouti epi yo ap devlope pou ede fasilite kominikasyon nan moman lè kominikasyon an pèsòn te vin endezirab. Ak tout bon, reyinyon aleka yo ap vin nouvo nòmal nou an. Sa ki te yon fwa rezève sèlman pou reyinyon ki pa konvansyonèl pou kòlèg travay k ap travay nan diferan peyi oswa menm sou kontinan diferan kounye a vin tounen sèl fason pou fè yon reyinyon ak John ak Jim atravè sal la. Men, mwayen kominikasyon sa yo toujou fè fas ak obstak. Nou pral gade nan kèk nan pwoblèm yo epi eseye sijere kèk fason posib simonte yo.

Obstak nan reyinyon aleka yo

1. Diferans tan

Kowòdone yon reyinyon vityèl longdistans ka vle di fè fas ak plizyè zòn tan. Pandan ke kòlèg la soti nan New York ap toujou siwote kafe maten li, kòlèg travay la nan Beijing te jis manje dine anvan reyinyon an epi le pli vit ke reyinyon an fini, li pral pwobableman chanje kostim li pou pijama konfòtab.

2. Pwoblèm teknik

Li souvan rive ke reyinyon yo entèwonp paske nan koneksyon ensifizan, e sa ka kreye pwoblèm diferan, pou egzanp byen koni bon jan kalite a odyo / videyo ki pa renmen anpil ak plis dramatik efè ekran frizè. Epitou, konvèsasyon ka deranje pa bri anmèdan background. Yon lòt pwoblèm teknik se ke anpil reyinyon yo an reta ak tan ap gaspiye paske moun yo gen pwoblèm konekte ak aksè nan reyinyon yo akòz pwoblèm ak lojisyèl an.

3. Konvèsasyon natirèl ak ti pale

Nan kòmansman chak reyinyon fas-a-fas, moun yo gen tandans angaje yo nan ti pale, jis kraze glas la epi yo vin pi alèz. Nan reyinyon sou entènèt sa a se yon ti jan difisil, paske kominikasyon an pa vrèman natirèl epi lè moun ap pale ansanm (sa ki souvan rive nan kominikasyon fas a fas), bri alèz yo pwodwi ak konvèsasyon an trè souvan vin endispènsab. Se poutèt sa moun ki nan reyinyon vityèl yo eseye pa entèwonp youn ak lòt epi yo ale tou dwat nan sijè a. Konsekans la se ke reyinyon aleka yo toujou gen tandans yo dwe plis nan yon prezantasyon ak pa tèlman opinyon nan men lòt patisipan yo, espesyalman si pa gen okenn kesyon yo poze.

Ki jan yo amelyore reyinyon vityèl yo

Chanjman yo inatandi nan anviwònman travay la ka twòp pou tout moun. Lè yo senpleman ajiste kèk bagay, manadjè yo ak ekip yo ka adapte yo epi aprann kijan pou yo simonte kèk nan obstak yo ak reyinyon sou entènèt yo ka vin pi efikas, pwodiktif ak itil. Nan pwen sa a, nou pral eseye ba ou kèk konsèy sou ki jan reyinyon aleka ou a ka tounen yon siksè.

1. Chwazi yon zouti konferans videyo

Premye pwen an se chwazi yon bon konfigirasyon teknik. Gen yon abondans nan teknoloji deyò ki fè reyinyon an sou entènèt kouri fèt san pwoblèm. Si ou vle kenbe li plis tradisyonèl chwazi Skype oswa Google Hangouts. Nan lòt men an, Zoom se yon platfòm konferans ki pi modèn ak jodi a trè popilè. GotoMeeting te bati espesyalman pou biznis e li gen avantaj li yo. Lòt zouti ki merite mansyone yo se: Join.me, UberConference ak Slack. Tout zouti kominikasyon sa yo pi bon pou reyinyon aleka. Ou pral bezwen wè sa ki pi bon pou konpayi ou. Yon bagay enpòtan pou mete aksan sou se ke yon fwa ou te chwazi yon platfòm ou ta dwe eseye rete sou li epi yo pa chanje li souvan, paske li pral konfonn kòlèg ou yo pa nesesè.

2. Pi bon moman pou reyinyon an

Li pa sanble difisil pou planifye yon reyinyon, men li siman kapab. Nan yon anviwònman antrepriz ou ka konpare disponiblite atravè lis envitasyon ou a ak diferan zouti entèn pataje ki baze sou nwaj. Ki bagay yo ta dwe pran an konsiderasyon? Jou ferye lokal yo, lè manje yo, ak lòt faktè rejyonal potansyèl ki ta ka fè kolizyon ak reyinyon ou sitou si kòlèg ou yo ap viv sou lòt bò a nan glòb la. Lè li posib, li toujou yon bon lide pou planifye reyinyon byen lwen davans, paske plis avi tout moun gen, li gen mwens chans pou kòlèg yo pral gen kolizyon.

3. Mete ajanda a

Premye a tout, ou bezwen gen nan tèt ou konbyen tan reyinyon an pral dire. Sa ap ede w fikse estrikti reyinyon an. Konsèy nou an se: ekri yon ajanda! Estriktire reyinyon an, reflechi sou pwen prensipal yo ki bezwen kouvri epi kenbe yo, ekri non manm ekip k ap patisipe yo ak responsablite yo. Epitou, li se yon bon pratik ke yon anplwaye an chaj nan reyinyon an kòm yon sòt de medyatè, asire w ke tout moun kole ak ajanda a ak ke tout pwen kle yo diskite.

Yon bon pratik se voye ajanda a bay tout patisipan yo anvan reyinyon an. Nan fason sa a tout moun ka prepare kòmsadwa.

4. Abòde bri background

Nou tout te patisipe nan reyinyon kote ou te ka tande telefòn ki pa apwopriye, bwi trafik byen fò oswa chen fanmi an ki te eksite twòp. Asire w ke chak kòlèg konnen pou fèmen liy yo si gen distrè bri nan background nan. Men, kòlèg yo ta dwe kontinye patisipe nan mesaj tèks epi kenbe videyo yo ap kouri.

5. Sonje sou chak manm ekip la

Se pa tout kòlèg yo kominike ak sortan. Gen kèk moun ki pral jis pa janm di anyen si yo pa espesyalman mande pou opinyon yo. Sa pa vle di ke kòlèg sa yo pa gen anyen ki gen anpil valè pou ajoute nan reyinyon an. Okontrè! Travay medyatè a se tou gide konvèsasyon an epi asire ke tout moun gen yon chans pou yo pale epi poze menm patisipan yo an silans kesyon espesifik. Konsa tout moun ap angaje nan reyinyon an e tout kòlèg yo gen posiblite pou bay opinyon yo. Si yo ankouraje tout moun pou yo patisipe, gen yon pi gwo chans pou reyinyon vityèl la pral pi kreyatif ak pwodiktif.

6. Konvèsyon aksidantèl se yon plis

Lè w ap travay nan kay la, nou gen mwens opòtinite pou ratrape kòlèg li yo. Si tan an apwopriye, ti pale se plis pase akeyi menm nan anviwònman an vityèl. Yon bon apwòch ta dwe rezève kèk tan davans yon reyinyon aleka pou kite kòlèg travay yo chat. Lè w ajoute yon ti plezi nan reyinyon yo epi fè li posib pou kòlèg yo kosyon ak manm ekip yo, petèt pa senpleman mande Ki jan jounen ou te ye jiskaprezan? patisipan reyinyon yo pral santi yo pi alèz, dekontrakte ak konfòtab. Nan fason sa a, yo pral santi prezans yo nan espas vityèl la. Pa janm souzèstime enpòtans pou w santi w konekte kòm manm yon ekip.

7. Mande pou evalyasyon

Depi reyinyon ekip vityèl yo pa yon eksepsyon ankò, li enpòtan pou wè sa ki mache byen ak sa ki pa fè sa. Pa gen moun ki vle gaspiye tan yo oswa gen santiman ke yo pa tande yo. Sa kreye fristrasyon ak rejè lide ke reyinyon sou entènèt yo ka efikas ak itil. Kidonk, poukisa pa mande patisipan an ba ou fidbak sou reyinyon an?

Menm nan pi bon sikonstans yo, mande moun yo louvri sou panse yo ak santiman yo ka difisil. Petèt kòlèg ou yo pral pi ouvè pou reponn yon biwo vòt, sitou si biwo vòt sa a se anonim, li ta ka pi fasil pou yo vin pi sensè nan ka sa a. Li enpòtan pou aji sou fidbak yo bay la epi omwen eseye amelyore pwen yo ki pa te make kòm bon. Reyinyon adistans yo pa fasil pou òganize e kritik konstriktif ta ka yon gwo èd pou pwochen yo.

8. Anrejistre epi transkri reyinyon an

Èske w te janm panse sou anrejistreman reyinyon vityèl ou a? Sa a te vin tounen yon pratik toupatou epi yo pa san yon rezon. Li ede anplwaye ki te rate reyinyon an paske yo gen posiblite pou yo koute l apre sa epi yo rete ajou. Ekip vityèl ki gen siksè tou souvan anboche sèvis transkripsyon pou transkri anrejistreman yo. Transcription enregistre tan précieux de anplwaye yo, paske yo pa gen pou koute tout anrejistre reyinyon an pou chèche konnen sa k ap pase. Tout sa yo bezwen fè se pran yon gade nan relve nòt yo epi li pati kle yo ak anpil atansyon pou yo ka ekonomize tan epi yo toujou konnen sa k ap pase. Si w ap chèche yon bon founisè sèvis transcription, ale nan Gglot. Nou ka ede w amelyore reyinyon vityèl ou a, konsa li pral gen yon pi gwo enpak sou tout patisipan yo.

Reyinyon fas a fas yo pa pafè epi yo gen kèk enkonvenyans, ak reyinyon sou entènèt pataje pi fò nan yo. Anplis de sa yo vini ak pwòp pwoblèm inik yo. Ou pa bezwen rezoud pou reyinyon enpwodiktif ki gaspiye tan tout moun, men ou ka itilize reyinyon vityèl pou rete enfòme, pwodiktif, kreyatif epi konekte ak kòlèg ou yo. Eseye kèk nan konsèy ki nan lis pi wo a: chwazi zouti ki bon an, fikse yon bon moman pou reyinyon an, ekri ajanda a, atake bri background, kenbe tout moun angaje, ankouraje konvèsasyon aksidantèl, mande fidbak ak dènye men pa pi piti, anrejistre reyinyon an. epi jwenn li transkri. Nou espere ke ou pral kreye yon anviwònman eksepsyonèl reyinyon vityèl pou ekip ou a!