वर्चुअल टीम मीटिंग्स को प्रभावी कैसे बनाएं?

बेहतर वर्चुअल मीटिंग के लिए टिप्स

किसी भी गंभीर कंपनी के समुचित कार्य के लिए बैठकें बहुत महत्वपूर्ण हैं। वे महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए कंपनी में क्या हो रहा है और कंपनी की विकास रणनीतियां किस दिशा में जा रही हैं, इस पर अप-टू-डेट होना संभव बनाती हैं। इसके शीर्ष पर, बैठकें टीमों के लिए अपने संबंधों को इकट्ठा करने और सीधा करने का एक अवसर भी हैं, या कर्मचारियों को केवल यह याद दिलाने के लिए कि वे कंपनी में अकेले नहीं हैं और उन्हें अपने सहकर्मियों के साथ मिलकर कार्य करने की आवश्यकता है।

महामारी के कारण, कई व्यवसायों ने फैसला किया है कि उनके कर्मचारियों को फिलहाल घर से काम करना चाहिए। इसका मतलब यह भी है कि पहले की तरह बैठकों का संचालन करना लगभग असंभव हो गया है। इसलिए, इस नई स्थिति में महत्वपूर्ण समायोजन की आवश्यकता है। एक बार फिर हम तकनीक पर भरोसा कर रहे हैं। ऐसे समय में संचार को सुविधाजनक बनाने में मदद करने के लिए कई उपकरण विकसित किए जा रहे हैं और विकसित किए जा रहे हैं जब व्यक्तिगत संचार अवांछनीय हो गया है। और वास्तव में, दूरस्थ बैठकें हमारे लिए नया सामान्य होती जा रही हैं। जो कभी अलग-अलग देशों में या यहां तक कि विभिन्न महाद्वीपों में काम करने वाले सहकर्मियों के लिए अपरंपरागत बैठकों के लिए आरक्षित था, वह अब हॉल में जॉन और जिम के साथ बैठक आयोजित करने का एकमात्र तरीका बन गया है। लेकिन संचार के ऐसे साधन अभी भी बाधाओं का सामना करते हैं। हम कुछ समस्याओं पर गौर करेंगे और उन्हें दूर करने के कुछ संभावित तरीकों का सुझाव देने का प्रयास करेंगे।

दूरस्थ बैठकों की बाधाएं

1. समय का अंतर

एक लंबी दूरी की आभासी बैठक का समन्वय करने का मतलब कई समय क्षेत्रों से मुकाबला करना हो सकता है। जबकि न्यूयॉर्क का सहकर्मी अभी भी अपनी सुबह की कॉफी पी रहा है, बीजिंग में सहकर्मी ने बैठक से पहले रात का खाना खाया है और जैसे ही बैठक हो जाएगी, वह शायद आरामदेह पजामा के लिए अपना सूट बदल देगा।

2. तकनीकी समस्याएं

अक्सर ऐसा होता है कि अपर्याप्त कनेक्शन के कारण मीटिंग बाधित हो जाती है, और यह विभिन्न समस्याएं पैदा कर सकता है, उदाहरण के लिए प्रसिद्ध कम ऑडियो/वीडियो गुणवत्ता या बहुत नापसंद और अधिक नाटकीय जमे हुए स्क्रीन प्रभाव। साथ ही, कष्टप्रद पृष्ठभूमि शोर से बातचीत बाधित हो सकती है। एक और तकनीकी समस्या यह है कि बहुत सारी मीटिंग्स में देरी होती है और समय बर्बाद होता है क्योंकि लोगों को सॉफ़्टवेयर के साथ समस्याओं के कारण लॉग इन करने और मीटिंग्स तक पहुंचने में समस्या होती है।

3. स्वाभाविक बातचीत और छोटी-छोटी बातें

हर आमने-सामने की बैठक की शुरुआत में, लोग छोटी-छोटी बातों में उलझ जाते हैं, बस बर्फ तोड़ने और अधिक आराम पाने के लिए। ऑनलाइन मीटिंग में यह थोड़ा मुश्किल होता है, क्योंकि संचार वास्तव में स्वाभाविक नहीं होता है और जब लोग एक साथ बात करते हैं (जो अक्सर आमने-सामने संचार में होता है), असहज शोर उत्पन्न होता है और बातचीत अक्सर अदृश्य हो जाती है। इसलिए वर्चुअल मीटिंग में लोग कोशिश करते हैं कि एक-दूसरे को बीच में न रोकें और सीधे विषय पर जाएं। इसका परिणाम यह होता है कि दूरस्थ बैठकें हमेशा एक प्रस्तुति के रूप में अधिक होती हैं, जिसमें अन्य प्रतिभागियों से इतना अधिक इनपुट नहीं होता है, खासकर यदि कोई प्रश्न नहीं पूछा जाता है।

वर्चुअल मीटिंग में सुधार कैसे करें

कार्य वातावरण में अप्रत्याशित परिवर्तन सभी के लिए बहुत अधिक हो सकते हैं। बस कुछ चीजों को समायोजित करके, प्रबंधक और टीमें अनुकूलन कर सकती हैं और सीख सकती हैं कि कुछ बाधाओं को कैसे दूर किया जाए और ऑनलाइन बैठकें अधिक प्रभावी, उत्पादक और उपयोगी बन सकती हैं। इस बिंदु पर, हम आपको कुछ सुझाव देने की कोशिश करेंगे कि आपकी दूरस्थ बैठक कैसे सफल हो सकती है।

1. वीडियो कॉन्फ़्रेंस टूल चुनें

पहला बिंदु एक अच्छा तकनीकी सेटअप चुनना है। वहाँ तकनीक की बहुतायत है जो ऑनलाइन मीटिंग को सुचारू रूप से चलाने में मदद करती है। यदि आप इसे और अधिक पारंपरिक रखना चाहते हैं तो Skype या Google Hangouts चुनें। दूसरी ओर, ज़ूम एक अधिक आधुनिक और आजकल बेहद लोकप्रिय कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म है। GotoMeeting को विशेष रूप से व्यवसाय के लिए बनाया गया था और इसके लाभ भी हैं। ध्यान देने योग्य अन्य उपकरण हैं: Join.me, UberConference और Slack। दूरस्थ बैठकों के लिए ये सभी संचार उपकरण ठीक से अधिक हैं। आपको यह देखना होगा कि आपकी कंपनी के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है। हाइलाइट करने के लिए एक महत्वपूर्ण बात यह है कि एक बार जब आप एक मंच चुन लेते हैं तो आपको उस पर टिके रहने की कोशिश करनी चाहिए और इसे बार-बार नहीं बदलना चाहिए, क्योंकि यह आपके सहयोगियों को अनावश्यक रूप से भ्रमित करेगा।

2. बैठक के लिए सबसे अच्छा समय

मीटिंग शेड्यूल करना कठिन नहीं लगता, लेकिन यह निश्चित रूप से हो सकता है। कॉर्पोरेट सेटिंग में आप विभिन्न आंतरिक साझा क्लाउड-आधारित टूल के साथ अपनी आमंत्रण सूची में उपलब्धता की तुलना कर सकते हैं। किन बातों का ध्यान रखना चाहिए? स्थानीय अवकाश, भोजन का समय, और अन्य संभावित क्षेत्रीय कारक जो आपकी बैठक से टकरा सकते हैं, खासकर यदि आपके सहकर्मी दुनिया के दूसरी तरफ रहते हैं। जब यह संभव हो, तो मीटिंग्स को पहले से शेड्यूल करना हमेशा एक अच्छा विचार होता है, क्योंकि सभी को जितना अधिक नोटिस होगा, सहकर्मियों के टकराव की संभावना कम होगी।

3. एजेंडा सेट करें

सबसे पहले, आपको यह ध्यान रखना होगा कि बैठक कितने समय तक चलेगी। इससे आपको बैठक की संरचना निर्धारित करने में मदद मिलेगी। हमारी सलाह है: एक एजेंडा लिखें! बैठक की संरचना करें, उन मुख्य बिंदुओं के बारे में सोचें जिन्हें कवर करने और उनसे चिपके रहने की आवश्यकता है, भाग लेने वाले टीम के सदस्यों के नाम और उनकी जिम्मेदारियों को लिखें। साथ ही, यह एक अच्छा अभ्यास है कि एक कर्मचारी एक मध्यस्थ के रूप में बैठक का प्रभारी होता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई एजेंडा से जुड़ा रहता है और सभी प्रमुख बिंदुओं पर चर्चा की जाती है।

बैठक से पहले सभी प्रतिभागियों को एजेंडा भेजना एक अच्छा अभ्यास है। इस तरह हर कोई अपने हिसाब से तैयारी कर सकता है।

4. पृष्ठभूमि शोर से निपटें

हम सभी ने उन बैठकों में भाग लिया है जहां आप अनुपयुक्त रिंग फोन, तेज ट्रैफिक शोर या अत्यधिक उत्साहित परिवार के कुत्ते को सुन सकते थे। सुनिश्चित करें कि पृष्ठभूमि में ध्यान भंग करने वाला शोर होने पर प्रत्येक सहकर्मी अपनी पंक्तियों को म्यूट करना जानता है। फिर भी, सहकर्मियों को पाठ संदेशों के माध्यम से भाग लेना जारी रखना चाहिए और अपने वीडियो फ़ीड को चालू रखना चाहिए।

5. टीम के प्रत्येक सदस्य के बारे में याद रखें

सभी सहकर्मी संचारी और आउटगोइंग नहीं होते हैं। कुछ लोग कभी भी कुछ नहीं कहेंगे यदि उनसे विशेष रूप से उनकी राय नहीं मांगी जाती है। इसका मतलब यह नहीं है कि उन सहयोगियों के पास बैठक में जोड़ने के लिए कुछ भी मूल्यवान नहीं है। Au contraire! मध्यस्थ का काम बातचीत का मार्गदर्शन करना और यह सुनिश्चित करना है कि सभी को बोलने का मौका मिले और मूक प्रतिभागियों से भी विशिष्ट प्रश्न पूछने का मौका मिले। इस तरह सभी लोग बैठक में शामिल होंगे और सभी सहयोगियों को अपना इनपुट देने की संभावना है। यदि सभी को भाग लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है, तो इस बात की अधिक संभावना है कि आभासी बैठक अधिक रचनात्मक और उत्पादक होगी।

6. आकस्मिक रूपांतरण एक प्लस है

घर से काम करते समय, हमारे पास सहकर्मियों के साथ तालमेल बिठाने के कम अवसर होते हैं। यदि समय उपयुक्त हो, तो आभासी वातावरण में भी छोटी-छोटी बातों का स्वागत है। सहकर्मियों को चैट करने देने के लिए एक दूरस्थ बैठक के लिए कुछ समय आरक्षित करना एक अच्छा तरीका होगा। बैठकों में थोड़ा सा मज़ा जोड़कर और सहकर्मियों के लिए अपनी टीम के सदस्यों के साथ बंधने को संभव बनाकर, शायद केवल यह पूछकर कि आपका अब तक का दिन कैसा रहा? बैठक में भाग लेने वाले अधिक सहज, तनावमुक्त और सहज महसूस करेंगे। इस तरह उनकी मौजूदगी वर्चुअल स्पेस में महसूस की जाएगी। एक टीम के सदस्य के रूप में जुड़ाव महसूस करने के महत्व को कभी कम मत समझो।

7. मूल्यांकन के लिए पूछें

चूंकि वर्चुअल टीम मीटिंग अब अपवाद नहीं हैं, इसलिए यह देखना महत्वपूर्ण है कि क्या अच्छा काम करता है और क्या नहीं। कोई भी अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहता या यह महसूस नहीं करना चाहता कि उनकी बात नहीं सुनी जा रही है। यह इस विचार की निराशा और अस्वीकृति पैदा करता है कि ऑनलाइन बैठकें प्रभावी और सहायक हो सकती हैं। तो, क्यों न आप प्रतिभागी से बैठक के बारे में प्रतिक्रिया देने के लिए कहें?

सबसे अच्छी परिस्थितियों में भी, लोगों से अपने विचारों और भावनाओं के बारे में खुलकर बात करने के लिए कहना मुश्किल हो सकता है। हो सकता है कि आपके सहकर्मी किसी पोल का जवाब देने के लिए अधिक खुले हों, खासकर अगर वह पोल गुमनाम हो, तो उनके लिए उस मामले में अधिक ईमानदार होना आसान हो सकता है। दिए गए फीडबैक पर कार्रवाई करना महत्वपूर्ण है और कम से कम उन बिंदुओं को सुधारने का प्रयास करें जिन्हें अच्छे के रूप में लेबल नहीं किया गया था। दूरस्थ बैठकें आयोजित करना आसान नहीं है और रचनात्मक आलोचना भविष्य के लिए बहुत मददगार हो सकती है।

8. मीटिंग को रिकॉर्ड और ट्रांसक्रिप्ट करें

क्या आपने कभी अपनी वर्चुअल मीटिंग को रिकॉर्ड करने के बारे में सोचा है? यह एक व्यापक अभ्यास बन गया है और बिना किसी कारण के नहीं। यह उन कर्मचारियों की मदद करता है जो मीटिंग में शामिल नहीं हो पाए क्योंकि उनके पास बाद में इसे सुनने और अपडेट रहने की संभावना होती है। सफल वर्चुअल टीमें अक्सर रिकॉर्डिंग को ट्रांसक्राइब करने के लिए ट्रांसक्रिप्शन सेवाएँ भी किराए पर लेती हैं। ट्रांसक्रिप्शन कर्मचारियों का बहुमूल्य समय बचाता है, क्योंकि उन्हें यह जानने के लिए पूरी रिकॉर्ड की गई मीटिंग को सुनने की ज़रूरत नहीं होती कि क्या हो रहा है। उन्हें बस इतना करना है कि ट्रांसक्रिप्ट पर एक नज़र डालें और मुख्य भागों को ध्यान से पढ़ें ताकि वे समय बचा सकें और फिर भी जान सकें कि क्या हो रहा है। यदि आप एक अच्छे ट्रांसक्रिप्शन सेवा प्रदाता की तलाश कर रहे हैं, तो Gglot की ओर रुख करें। हम आपकी वर्चुअल मीटिंग को बेहतर बनाने में आपकी मदद कर सकते हैं, ताकि इसका सभी प्रतिभागियों पर अधिक प्रभाव पड़े।

आमने-सामने की बैठकें सही नहीं होती हैं और उनमें कुछ कमियाँ होती हैं, और ऑनलाइन बैठकें उनमें से अधिकांश को साझा करती हैं। इसके अलावा, वे अपनी अनूठी समस्याओं के साथ आते हैं। आपको अनुत्पादक बैठकों के लिए समझौता करने की ज़रूरत नहीं है जो हर किसी का समय बर्बाद करती हैं, लेकिन आप अपने सहयोगियों के साथ सूचित, उत्पादक, रचनात्मक और जुड़े रहने के लिए आभासी बैठकों का उपयोग कर सकते हैं। ऊपर सूचीबद्ध कुछ सलाहों का प्रयास करें: सही उपकरण चुनें, बैठक के लिए एक अच्छा समय निर्धारित करें, एजेंडा लिखें, पृष्ठभूमि शोर से निपटें, सभी को व्यस्त रखें, आकस्मिक बातचीत को प्रोत्साहित करें, प्रतिक्रिया मांगें और अंतिम लेकिन कम से कम, बैठक को रिकॉर्ड करें और इसे लिखित रूप में प्राप्त करें। हम आशा करते हैं कि आप अपनी टीम के लिए एक असाधारण वर्चुअल मीटिंग वातावरण तैयार करेंगे!