כיצד לגרום לפגישות של צוותים וירטואליים להיות יעילים?

טיפים לפגישות וירטואליות טובות יותר

פגישות חשובות מאוד לתפקודה התקין של כל חברה רצינית. הם חשובים מכיוון שהם מאפשרים לכל אחד מחברי הצוות להיות מעודכן במתרחש בחברה ולאיזה כיוון אסטרטגיות הפיתוח של החברה הולכות. נוסף על כך, פגישות הן גם הזדמנות לצוותים לאסוף וליישר את מערכות היחסים שלהם, או פשוט להזכיר לעובדים שהם לא לבד בחברה ושהם צריכים לתפקד יחד עם עמיתיהם.

בשל המגיפה, עסקים רבים החליטו שעובדיהם צריכים לעבוד מהבית לעת עתה. המשמעות היא גם שהפך כמעט בלתי אפשרי לנהל פגישות כפי שהתנהלו לפני כן. לכן, מצב חדש זה דורש התאמה משמעותית. שוב אנו מסתמכים על טכנולוגיה. כלים רבים מפותחים ועוזרים להקל על התקשורת בזמנים בהם התקשורת האישית הפכה בלתי רצויה. ואכן, פגישות מרוחקות הופכות לרגיל החדש שלנו. מה שהיה שמור פעם רק לפגישות לא שגרתיות עבור עמיתים לעבודה במדינות שונות או אפילו ביבשות שונות הפך כעת לדרך היחידה לקיים פגישה עם ג'ון וג'ים מעבר למסדרון. אך אמצעי תקשורת כאלה עדיין עומדים בפני מכשולים. נבדוק כמה מהבעיות וננסה להציע כמה דרכים אפשריות להתגבר עליהן.

מכשולים של פגישות מרחוק

1. הפרשי זמן

תיאום מפגש וירטואלי למרחקים ארוכים יכול להיות התמודדות עם אזורי זמן מרובים. בעוד הקולגה מניו יורק עדיין לוגם את קפה הבוקר שלו, הקולגה בבייג'ינג רק אכלה ארוחת ערב לפני הפגישה וברגע שהפגישה תסתיים, הוא כנראה ישנה את חליפתו לפיג'מה נוחה.

2. בעיות טכניות

לעיתים קרובות קורה שהמפגש מופרע בגלל חיבור לקוי, וזה יכול ליצור בעיות שונות, למשל איכות השמע / הווידאו הנמוכה הידועה או אפקט המסך הקפוא והאהוב והרבה יותר דרמטי. כמו כן, השיחות עלולות להיות מופרעות בגלל רעשי רקע מעצבנים. בעיה טכנית נוספת היא שהרבה פגישות מתעכבות והזמן מבוזבז מכיוון שאנשים מתקשים להיכנס ולהיכנס לפגישות בגלל בעיות בתוכנה.

3. שיחות טבעיות ושיחות חולין

בתחילת כל פגישה פנים אל פנים אנשים נוטים לעסוק בשיחות חולין, רק כדי לשבור את הקרח ולהרגיש יותר נוח. בפגישות מקוונות זה קצת מסובך, מכיוון שהתקשורת לא ממש טבעית וכשאנשים מדברים בו זמנית (מה שקורה לרוב בתקשורת פנים אל פנים), נוצר רעש לא נוח והשיחה הופכת לעיתים קרובות לבלתי מובחנת. לכן אנשים בפגישות וירטואליות מנסים לא להפריע אחד לשני והם הולכים ישר לנושא. התוצאה היא שפגישות מרחוק תמיד נוטות להיות יותר מצגת עם לא כל כך הרבה קלט של משתתפים אחרים, במיוחד אם לא נשאלות שאלות.

כיצד לשפר פגישות וירטואליות

השינויים הבלתי צפויים בסביבת העבודה יכולים להיות יותר מדי עבור כולם. פשוט על ידי התאמת כמה דברים, מנהלים וצוותים יכולים להסתגל וללמוד כיצד להתגבר על חלק מהמכשולים והפגישות המקוונות יכולות להיות יעילות, פרודוקטיביות ושימושיות יותר. בשלב זה, ננסה לתת לך כמה טיפים כיצד הפגישה המרוחקת שלך יכולה להתברר כהצלחה.

1. בחר כלי ועידת וידאו

הנקודה הראשונה היא לבחור מערך טכני טוב. יש שפע של טכנולוגיה שם שגורמת לפגישה המקוונת להתנהל בצורה חלקה. אם אתה רוצה לשמור על המסורתית יותר בחר Skype או Google Hangouts. מצד שני, זום היא פלטפורמת ועידה מודרנית יותר ופופולרית ביותר כיום. GotoMeeting נבנה במיוחד לעסקים ויש לו הטבות. כלים נוספים שכדאי להזכיר הם: Join.me, UberConference ו- Slack. כל כלי התקשורת הללו הם בסדר גמור עבור פגישות מרחוק. יהיה עליך לראות מה הכי מתאים לחברה שלך. דבר חשוב להדגיש הוא שברגע שבחרת פלטפורמה אתה צריך לנסות לדבוק בה ולא לשנות אותה לעתים קרובות, כי זה יבלבל את עמיתייך מיותר.

2. הזמן הטוב ביותר לפגישה

זה לא נראה קשה לקבוע פגישה, אבל זה בהחלט יכול להיות. במסגרת ארגונית תוכלו להשוות זמינות בין רשימת ההזמנות שלכם לכלים פנימיים משותפים מבוססי ענן. אילו דברים צריך לקחת בחשבון? חגים מקומיים, ארוחות וגורמים אזוריים פוטנציאליים אחרים העלולים להתנגש בפגישה שלכם, במיוחד אם עמיתכם גרים בצד השני של העולם. כשזה אפשרי, תמיד מומלץ לתאם פגישות הרבה לפני כן, מכיוון שככל שיש לכולם יותר תשומת לב, יש פחות סיכוי שקולגות יתנגשו.

3. קבעו את סדר היום

קודם כל, אתה צריך לזכור כמה זמן תימשך הפגישה. זה יעזור לך לקבוע את מבנה הפגישה. העצה שלנו היא: לכתוב סדר יום! בנה את הפגישה, חשוב על הנקודות העיקריות שצריך לכסות ודבק בהן, רשום את שמות חברי הצוות המשתתף ואחריותם. כמו כן, זה נוהג טוב שעובד אחד אחראי על הפגישה כמעין מגשר, לוודא שכולם עומדים בסדר היום ושכל נקודות המפתח נידונות.

נוהג טוב הוא לשלוח את סדר היום לכל המשתתפים לפני הפגישה. כך כולם יכולים להתכונן בהתאם.

4. התמודד עם רעשי רקע

כולנו השתתפנו בפגישות בהן יכולת לשמוע טלפונים לא הולמים, רעשי תנועה חזקים או את הכלב המשפחתי שהיה נרגש יתר על המידה. וודא שכל עמית יודע להשתיק את הקווים שלהם אם יש רעש מפריע ברקע. עם זאת, על העמיתים להמשיך ולהשתתף בהתמודדות עם הודעות טקסט ולהשאיר את עדכון הווידיאו שלהם פעיל.

5. זכרו לגבי כל אחד מחברי הצוות

לא כל הקולגות הם תקשורתיים ויוצאים. יש אנשים שפשוט לעולם לא יגידו כלום אם הם לא נשאלים במיוחד לדעתם. זה לא אומר שלעמיתים האלה אין שום דבר חשוב להוסיף לפגישה. Au contraire! תפקידו של המגשר הוא גם להנחות את השיחה ולהבטיח שלכולם תהיה הזדמנות לשאול ולשאול אפילו את המשתתפים השקטים שאלות ספציפיות. כך כולם יהיו מעורבים בפגישה ולכל הקולגות יש אפשרות לתת את התשובה שלהם. אם כולם מעודדים להשתתף, יש סיכוי גדול יותר שהמפגש הווירטואלי יהיה יצירתי ויצרני יותר.

6. גיור מזדמן הוא יתרון

כשעובדים מהבית יש לנו פחות הזדמנויות להדביק עמיתים. אם הזמן מתאים, שיחות חולין יתקבלו בברכה אפילו בסביבה הווירטואלית. גישה טובה תהיה להזמין זמן מה לפני פגישה מרוחקת בכדי לאפשר לעבודה לשוחח. על ידי הוספת קצת כיף לפגישות ומאפשרת לקולגות ליצור קשר עם חברי הצוות שלהם, אולי פשוט על ידי שאלת איך היה היום שלך עד כה? המשתתפים בפגישה ירגישו יותר נינוחים, נינוחים ונוחים. בדרך זו תורגש נוכחותם במרחב הווירטואלי. לעולם אל תמעיט בערך החשיבות של תחושת חיבור כחבר בצוות.

7. בקש הערכה

מכיוון שפגישות צוות וירטואליות אינן יוצאות מן הכלל, חשוב לראות מה עובד טוב ומה לא. אף אחד לא רוצה לבזבז את זמנו או להרגיש שהוא לא נשמע. זה יוצר תסכול ודחייה של הרעיון לפגישות מקוונות יכולות להיות יעילות ומועילות. אז למה לא לבקש מהמשתתף לתת לך משוב על הפגישה?

גם בנסיבות הטובות ביותר, לבקש מאנשים להיפתח לגבי מחשבותיהם ורגשותיהם יכול להיות קשה. אולי עמיתייך יהיו פתוחים יותר לענות על סקר, במיוחד אם אותו סקר הוא אנונימי, אולי יהיה להם קל יותר להיות כן יותר במקרה זה. חשוב לפעול על פי המשוב הנתון ולנסות לפחות לשפר את הנקודות שלא סומנו כטובות. פגישות מרחוק אינן קלות לארגון וביקורת בונה עשויה להועיל לעתידיים.

8. הקליטו ותכתבו את הפגישה

האם אי פעם חשבת על הקלטת הפגישה הוירטואלית שלך? זה הפך לנוהג נפוץ ולא בלי סיבה. זה עוזר לעובדים שהחמיצו את הפגישה מאחר ויש להם אפשרות להאזין לה לאחר מכן ולהישאר מעודכנים. צוותים וירטואליים מצליחים שוכרים לעתים קרובות גם שירותי תמלול כדי לתמלל את ההקלטות. תמלול חוסך זמן יקר של העובדים, מכיוון שהם לא צריכים להאזין לכל הפגישה המוקלטת כדי לגלות מה קורה. כל מה שהם צריכים לעשות זה להסתכל על התמלילים ולקרוא את החלקים המרכזיים בקפידה כדי שהם יוכלו לחסוך זמן ועדיין לדעת מה קורה. אם אתם מחפשים ספק שירותי תמלול טוב, פנו אל Gglot. נוכל לעזור לך לשפר את הפגישה הוירטואלית שלך, כך שתהיה לה השפעה רבה יותר על כל המשתתפים.

פגישות פנים אל פנים אינן מושלמות ויש להן כמה נפילות, ופגישות מקוונות חולקות את רובן. נוסף על כך הם מגיעים עם בעיות ייחודיות משלהם. אתה לא צריך להסתפק בפגישות לא יצרניות שמבזבזות את הזמן של כולם, אבל אתה יכול להשתמש בפגישות וירטואליות כדי להישאר מעודכן, פרודוקטיבי, יצירתי ומחובר לעמיתים שלך. נסה כמה מהעצות המפורטות לעיל: בחר את הכלי הנכון, קבע זמן טוב לפגישה, רשום את סדר היום, התמודד עם רעשי רקע, השאר את כולם מעורבים, עודד שיחה סתמית, בקש משוב ואחרון חביב, הקליט את הפגישה ולקבל תמלול. אנו מקווים שתיצור סביבת פגישות וירטואלית יוצאת דופן עבור הצוות שלך!