Conas Cruinnithe Foirne Fíorúla a Dhéanamh Éifeachtach?

Leideanna le haghaidh cruinnithe fíorúla níos fearr

Tá cruinnithe an-tábhachtach d'fheidhmiú ceart aon chuideachta thromchúiseach. Tá siad tábhachtach mar cuireann siad ar chumas gach ball foirne a bheith cothrom le dáta ar cad atá ar siúl sa chuideachta agus cén treo a bhfuil straitéisí forbartha na cuideachta ag dul. Ina theannta sin, is deis iad cruinnithe freisin d'fhoirne a gcaidreamh a bhailiú agus a dhíreachú, nó a chur i gcuimhne d'fhostaithe nach bhfuil siad ina n-aonar sa chuideachta agus go gcaithfidh siad feidhmiú le chéile lena gcomhoibrithe.

De bharr na paindéime, tá cinneadh déanta ag go leor gnólachtaí gur cheart go n-oibreodh a gcuid fostaithe as baile faoi láthair. Ciallaíonn sé sin freisin go bhfuil sé beagnach dodhéanta cruinnithe a reáchtáil mar a rinneadh roimhe seo. Dá bhrí sin, tá gá le coigeartú suntasach ar an gcás nua seo. Arís eile, táimid ag brath ar an teicneolaíocht. Tá go leor uirlisí agus tá siad á bhforbairt chun cuidiú le cumarsáid a éascú in amanna nuair a bhíonn cumarsáid phearsanta éirithe neamh-inmhianaithe. Agus go deimhin, tá cruinnithe iargúlta ag éirí lenár ngnáthnós nua. Is é an rud a bhí in áirithe uair amháin le haghaidh cruinnithe neamhghnáthúla do chomhoibrithe atá ag obair i dtíortha éagsúla nó fiú ar ilchríocha éagsúla anois an t-aon bhealach chun cruinniú a reáchtáil le John agus Jim trasna an halla. Ach tá constaicí fós le sárú ag modhanna cumarsáide den sórt sin. Breathnóimid ar chuid de na fadhbanna agus déanfaimid iarracht bealaí a mholadh chun iad a shárú.

Constaicí a bhaineann le cianchruinnithe

1. Difríocht ama

D’fhéadfadh go gciallódh comhordú cruinniú fíorúil fad-achair déileáil le criosanna ama iolracha. Cé go bhfuil an comhghleacaí ó Nua-Eabhrac fós ag sileadh a chaife maidine, tá an comhoibrí i mBéising díreach tar éis dinnéar a ithe roimh an gcruinniú agus a luaithe a bheidh an cruinniú críochnaithe, is dócha go n-athróidh sé a chulaith le haghaidh pitseámaí compordacha.

2. Fadhbanna teicniúla

Tarlaíonn sé go minic go gcuirtear isteach ar chruinnithe mar gheall ar nasc neamhleor, agus féadann sé seo fadhbanna éagsúla a chruthú, mar shampla an caighdeán íseal fuaime/físe a bhfuil aithne mhaith air nó an éifeacht scáileáin reoite níos drámatúla nach dtaitníonn léi agus nach dtaitníonn leis. Chomh maith leis sin, d’fhéadfadh torann cúlra corraitheach cur isteach ar chomhráite. Fadhb theicniúil eile is ea go gcuirtear moill ar go leor cruinnithe agus go gcuirtear am amú ama mar go mbíonn fadhbanna ag daoine logáil isteach agus rochtain a fháil ar na cruinnithe mar gheall ar fhadhbanna leis na bogearraí.

3. Comhráite nádúrtha agus caint bheag

Ag tús gach cruinnithe duine le duine, bíonn claonadh ag daoine dul i mbun cainte beag, ach an t-oighear a bhriseadh agus a bheith níos compordaí. I gcruinnithe ar líne tá sé seo beagán deacair, ós rud é nach bhfuil an chumarsáid nádúrtha i ndáiríre agus nuair a bhíonn daoine ag caint go comhuaineach (a tharlaíonn go minic i gcumarsáid duine le duine), gintear torann míchompordach agus is minic a éiríonn an comhrá dofheicthe. Sin é an fáth go ndéanann daoine i gcruinnithe fíorúla iarracht gan cur isteach ar a chéile agus téann siad díreach chuig an ábhar. Is é an toradh a bhíonn air sin ná gur gnách go mbíonn cianchruinnithe i gcónaí níos mó de chur i láthair gan an oiread sin ionchuir ó rannpháirtithe eile, go háirithe mura gcuirtear ceisteanna ar bith.

Conas cruinnithe fíorúla a fheabhsú

Is féidir leis na hathruithe gan choinne sa timpeallacht oibre a bheith ró-iomarca do gach duine. Trí chúpla rud a choigeartú, is féidir le bainisteoirí agus foirne oiriúnú agus foghlaim conas cuid de na constaicí a shárú agus féadfaidh cruinnithe ar líne a bheith níos éifeachtaí, níos táirgiúla agus níos úsáidí. Ag an bpointe seo, déanfaimid iarracht roinnt leideanna a thabhairt duit maidir le conas is féidir le do chianchruinniú a bheith rathúil.

1. Roghnaigh uirlis físchomhdhála

Is é an chéad phointe socrú teicniúil maith a roghnú. Tá flúirse teicneolaíochta amuigh ansin a fhágann go rithfidh an cruinniú ar líne go réidh. Más mian leat é a choinneáil níos traidisiúnta roghnaigh Skype nó Google Hangouts. Ar an láimh eile, is ardán comhdhála níos nua-aimseartha é Zoom agus an-tóir air anois. Tógadh GotoMeeting go sonrach le haghaidh gnó agus tá buntáistí leis. Uirlisí eile is fiú a lua ná: Join.me, UberConference agus Slack. Is fiú go mór na huirlisí cumarsáide seo go léir le haghaidh cianchruinnithe. Beidh ort a fheiceáil cad a oibríonn is fearr do do chuideachta. Rud tábhachtach le béim a chur air ná nuair a bheidh ardán roghnaithe agat ba chóir duit iarracht a dhéanamh cloí leis agus gan é a athrú go minic, mar go gcuirfidh sé mearbhall ar do chomhghleacaithe gan ghá.

2. An t-am is fearr don chruinniú

Ní cosúil go bhfuil sé deacair cruinniú a sceidealú, ach is cinnte gur féidir leis a bheith. I suíomh corparáideach is féidir leat infhaighteacht ar fud do liosta cuirí a chur i gcomparáid le huirlisí inmheánacha éagsúla atá bunaithe ar scamall. Cad iad na rudaí ba chóir a chur san áireamh? Laethanta saoire áitiúla, amanna béilí, agus fachtóirí réigiúnacha féideartha eile a d'fhéadfadh dul i ngleic le do chruinniú go háirithe má tá do chomhghleacaithe ina gcónaí ar an taobh eile den domhan. Nuair is féidir, is smaoineamh maith é cruinnithe a sceidealú i bhfad roimh ré, mar gheall ar an bhfógra níos mó a bhíonn ag gach duine, is lú an seans go mbeidh imbhuailtí ag comhghleacaithe.

3. Socraigh an clár oibre

Ar an gcéad dul síos, ní mór duit cuimhneamh ar cé chomh fada agus a mhairfidh an cruinniú. Cabhróidh sé seo leat struchtúr an chruinnithe a shocrú. Is é ár gcomhairle: clár oibre a scríobh! Déan struchtúr an chruinnithe, smaoinigh ar na príomhphointí a chaithfear a chlúdach agus cloí leo, scríobh ainmneacha na mball foirne rannpháirteach agus a bhfreagrachtaí. Chomh maith leis sin, is dea-chleachtas é fostaí amháin a bheith i gceannas ar an gcruinniú mar idirghabhálaí de réir a chéile, chun a chinntiú go gcloíonn gach duine leis an gclár oibre agus go bpléitear na príomhphointí go léir.

Dea-chleachtas é an clár oibre a chur chuig na rannpháirtithe ar fad roimh an gcruinniú. Ar an mbealach sin is féidir le gach duine ullmhú dá réir.

4. Dul i ngleic le torann cúlra

Ghlacamar go léir páirt i gcruinnithe inar féidir leat gutháin mhíchuí a chloisteáil, fuaimeanna arda tráchta nó madra an teaghlaigh a raibh an iomarca sceitimíní air. Bí cinnte go bhfuil a fhios ag gach comhghleacaí a línte a bhalbhú má tá torann a tharraingíonn aird sa chúlra. Mar sin féin, ba cheart go leanfadh na comhghleacaithe de bheith rannpháirteach i dteachtaireachtaí téacs agus a bhfotha físe a choinneáil ar siúl.

5. Cuimhnigh ar gach ball foirne

Níl gach comhghleacaí cumarsáideach agus as feidhm. Ní déarfaidh daoine áirithe rud ar bith mura n-iarrtar go sonrach orthu a dtuairim a thabhairt. Ní chiallaíonn sé sin nach bhfuil aon rud luachmhar ag na comhghleacaithe sin le cur leis an gcruinniú. A contraire! Is é post an idirghabhálaí freisin an comhrá a threorú agus a chinntiú go mbíonn deis ag gach duine labhairt agus fiú ceisteanna sonracha a chur ar na rannpháirtithe ciúine. Ar an mbealach sin beidh gach duine gafa leis an gcruinniú agus beidh deis ag gach comhghleacaí a n-ionchur a thabhairt. Má spreagtar gach duine páirt a ghlacadh, tá seans níos mó ann go mbeidh an cruinniú fíorúil níos cruthaithí agus níos táirgiúla.

6. Is móide é comhshó ócáideach

Agus muid ag obair ón mbaile, bíonn níos lú deiseanna againn teacht suas le comhghleacaithe. Má tá an t-am cuí, tá fáilte roimh chaint bheaga fiú sa timpeallacht fhíorúil. Cur chuige maith a bheadh ann roinnt ama a chur in áirithe roimh ré do chianchruinniú chun ligean do na comhoibrithe comhrá a dhéanamh. Trí beagán spraoi a chur leis na cruinnithe agus a chur ar chumas na gcomhghleacaithe caidreamh a dhéanamh lena mbaill foirne, b'fhéidir fiafraí de Conas a bhí do lá go dtí seo? Mothóidh rannpháirtithe cruinnithe ar a suaimhneas, ar a suaimhneas agus ar a gcompord. Ar an mbealach seo braithfidh a láithreacht sa spás fíorúil. Ná déan faoin tábhacht a bhaineann le mothú nasctha mar bhall d’fhoireann a mheas faoina luach.

7. Iarr meastóireacht

Ós rud é nach eisceacht iad cruinnithe foirne fíorúla a thuilleadh, tá sé tábhachtach a fheiceáil cad a oibríonn go maith agus cad nach n-oibríonn. Níl aon duine ag iarraidh a gcuid ama a chur amú nó a bhraitheann nach bhfuiltear ag éisteacht leo. Cruthaíonn sé sin frustrachas agus diúltú don smaoineamh gur féidir le cruinnithe ar líne a bheith éifeachtach agus cabhrach. Mar sin, cén fáth nach n-iarrfá ar an rannpháirtí aiseolas a thabhairt duit faoin gcruinniú?

Fiú amháin sna himthosca is fearr, féadann sé a bheith deacair iarraidh ar dhaoine a bheith oscailte faoina gcuid smaointe agus mothúcháin. B’fhéidir go mbeidh do chomhghleacaithe níos oscailte chun vótaíocht a fhreagairt, go háirithe má tá an pobalbhreith sin gan ainm, b’fhéidir go mbeadh sé níos éasca dóibh a bheith níos macánta sa chás sin. Tá sé ríthábhachtach gníomhú ar an aiseolas a thugtar agus ar a laghad iarracht a dhéanamh feabhas a chur ar na pointí nach raibh an lipéad maith orthu. Ní furasta cruinnithe iargúlta a eagrú agus d’fhéadfadh cáineadh cuiditheach a bheith ina chabhair mhór do na cinn amach anseo.

8. Taifead agus tras-scríobh an cruinniú

Ar smaoinigh tú riamh ar do chruinniú fíorúil a thaifeadadh? Is cleachtas forleathan é seo agus ní gan chúis. Cuidíonn sé le fostaithe a chaill an cruinniú toisc go bhfuil an deis acu éisteacht leis ina dhiaidh sin agus fanacht suas chun dáta. Is minic freisin go bhfostaíonn foirne fíorúla rathúla seirbhísí trascríobh chun na taifeadtaí a thrascríobh. Sábhálann an trascríobh am luachmhar na bhfostaithe, mar ní gá dóibh éisteacht leis an gcruinniú taifeadta iomlán chun a fháil amach cad atá ar siúl. Níl le déanamh acu ach breathnú ar na tras-scríbhinní agus na príomhchodanna a léamh go cúramach ionas gur féidir leo am a shábháil agus go mbeidh a fhios acu cad atá ar siúl. Má tá soláthraí seirbhíse trascríobh maith á lorg agat, cas chuig Gglot. Is féidir linn cabhrú leat do chruinniú fíorúil a fheabhsú, ionas go mbeidh tionchar níos mó aige ar na rannpháirtithe go léir.

Níl cruinnithe duine-le-duine foirfe agus tá roinnt downfall acu, agus cruinnithe ar líne a roinneann an chuid is mó acu. Ina theannta sin tagann siad lena gcuid fadhbanna uathúla féin. Ní gá duit socrú a dhéanamh le haghaidh cruinnithe neamhtháirgiúla a chuireann am amú gach duine, ach is féidir leat cruinnithe fíorúla a úsáid chun a bheith eolach, táirgiúil, cruthaitheach agus ceangailte le do chomhghleacaithe. Bain triail as cuid de na comhairle a liostaítear thuas: roghnaigh an uirlis cheart, socraigh am trátha don chruinniú, scríobh síos an clár oibre, dul i ngleic le torann cúlra, coinnigh gach duine ag gabháil, spreag comhrá ócáideach, iarr aiseolas agus go deireanach ach ní a laghad, taifead an cruinniú agus a fháil trascríobh é. Tá súil againn go gcruthóidh tú timpeallacht cruinnithe fíorúil eisceachtúil do d'fhoireann!