Hoe kinne gearkomsten fan firtuele teams effektyf meitsje?
Tips foar bettere firtuele gearkomsten
Gearkomsten binne heul wichtich foar it goede funksjonearjen fan elk serieus bedriuw. Se binne wichtich om't se it mooglik meitsje foar elk teamlid om op 'e hichte te wêzen fan wat der bart yn it bedriuw en yn hokker rjochting de ûntwikkelingsstrategyen fan it bedriuw rjochtsje. Dêrnjonken binne gearkomsten ek in kâns foar teams om har relaasjes te sammeljen en te rjochtsjen, of om meiwurkers gewoan te herinnerjen dat se net allinich binne yn it bedriuw en dat se gearwurkje moatte mei har kollega's.
Fanwege de pandemy hawwe in protte bedriuwen besletten dat har meiwurkers foarearst fan hûs moatte wurkje. Dat betsjut ek dat it hast ûnmooglik wurden is om gearkomsten te hâlden sa't se earder hâlden waarden. Dêrom freget dizze nije situaasje wichtige oanpassing. Nochris fertrouwe wy op technology. In protte ark hawwe en wurde ûntwikkele om kommunikaasje te fasilitearjen yn tiden wêryn persoanlike kommunikaasje net winsklik is wurden. En yndie, gearkomsten op ôfstân wurde ús nije normaal. Wat eartiids allinich reservearre wie foar ûnkonvinsjonele gearkomsten foar kollega's dy't yn ferskate lannen of sels op ferskate kontininten wurkje, is no de ienige manier wurden om in gearkomste mei John en Jim oer de seal te hâlden. Mar sokke kommunikaasjemiddels steane noch altyd foar obstakels. Wy sille guon fan 'e problemen besjen en besykje guon mooglike manieren foar te stellen om se te oerwinnen.
Hindernissen fan gearkomsten op ôfstân
- Tiidsferskil
Koördinearjen fan in firtuele gearkomste op lange ôfstân kin betsjutte om te gean mei meardere tiidsônes. Wylst de kollega út New York noch oan syn moarnskofje nipt, hat de meiwurker yn Peking krekt foar de gearkomste iten iten en sa gau as de gearkomste dien is, sil er wierskynlik syn pak feroarje foar noflike pyjama's.
2. Technyske problemen
It bart faak dat de gearkomste wurdt ûnderbrutsen fanwegen ûnfoldwaande ferbining, en dit kin meitsje ferskate problemen, bygelyks de bekende lege audio / fideo kwaliteit of de folle net leuk en mear dramatyske beferzen skerm effekt. Ek kinne petearen fersteurd wurde troch ferfelende eftergrûnlûden. In oar technysk probleem is dat in protte gearkomsten fertrage wurde en tiid fergriemd wurdt om't minsken problemen hawwe mei ynlogge en tagong krije ta de gearkomsten troch problemen mei de software.
3. Natuerlike petearen en lytspraat
Oan it begjin fan elke face-to-face gearkomste, minsken hawwe de neiging om mei te dwaan yn lyts petear, gewoan om it iis te brekken en nofliker te wurden. Yn online gearkomsten is dit in bytsje lestich, om't de kommunikaasje net echt natuerlik is en as minsken tagelyk prate (wat faaks bart yn face-to-face-kommunikaasje), ûntstiet ûngemaklik lûd en wurdt it petear heulendal ûnferjitlik. Dêrom besykje minsken yn firtuele gearkomsten inoar net te ûnderbrekken en geane se direkt nei it ûnderwerp. It gefolch is dat gearkomsten op ôfstân altyd mear in presintaasje wurde mei net safolle ynbring fan oare dielnimmers, benammen as der gjin fragen steld wurde.
Hoe firtuele gearkomsten te ferbetterjen
De ûnferwachte feroaringen yn 'e wurkomjouwing kinne foar elkenien tefolle wêze. Troch gewoan in pear dingen oan te passen, kinne managers en teams oanpasse en leare hoe't se guon fan 'e obstakels kinne oerwinnen en online gearkomsten kinne effektiver, produktiver en brûkber wurde. Op dit punt sille wy besykje jo wat tips te jaan oer hoe't jo gearkomste op ôfstân in súkses kin wurde.
- Kies in ark foar fideokonferinsje
It earste punt is om in goede technyske opset te kiezen. D'r is d'r in oerfloed fan technology dy't de online gearkomste soepel makket. As jo it tradisjonele wolle hâlde, kies Skype of Google Hangouts. Oan 'e oare kant is Zoom in moderner en tsjintwurdich ekstreem populêr konferinsjeplatfoarm. GotoMeeting is spesifyk boud foar bedriuw en hat syn foardielen. Oare ark dy't it neamen wurdich binne: Join.me, UberConference en Slack. Al dizze kommunikaasjemiddels binne mear dan goed foar gearkomsten op ôfstân. Jo moatte sjen wat it bêste wurket foar jo bedriuw. In wichtich ding om te markearjen is dat as jo ienris in platfoarm keazen hawwe, jo moatte besykje it oan te hâlden en it net faak te feroarjen, om't it jo kollega's ûnnedich betize sil.
2. Bêste tiid foar de gearkomste
It liket net dreech om in gearkomste te plannen, mar it kin grif wêze. Yn in bedriuwsomjouwing kinne jo beskikberens fergelykje oer jo útnoegingslist mei ferskate ynterne dielde wolk-basearre ark. Hokker dingen moatte wurde beskôge? Lokale feestdagen, mealtimes en oare potensjele regionale faktoaren dy't mei jo gearkomste kinne botse, foaral as jo kollega's oan 'e oare kant fan' e wrâld wenje. As it mooglik is, is it altyd in goed idee om gearkomsten fier fan tefoaren te plannen, want hoe mear meidieling elkenien hat, it is minder kâns dat kollega's botsings hawwe.
3. Stel de aginda
Earst moatte jo yn gedachten hawwe hoe lang de gearkomste sil duorje. Dit sil jo helpe om de struktuer fan 'e gearkomste yn te stellen. Us advys is: skriuw in aginda! Strukturearje de gearkomste, tink nei oer de haadpunten dy't behannele wurde moatte en hâld der oan, skriuw de nammen fan de dielnimmende teamleden en harren ferantwurdlikheden op. Ek is it in goeie praktyk dat ien meiwurker as in soarte fan bemiddeler de lieding oer de gearkomste hat, om der foar te soargjen dat elkenien him oan de aginda hâldt en dat alle haadpunten besprutsen wurde.
In goede praktyk is om de aginda foar de gearkomste nei alle dielnimmers te stjoeren. Op dy manier kin elkenien dêrop tariede.
4. Oanpakke eftergrûngeluid
Wy hawwe allegear meidien oan gearkomsten wêr't jo ûngepaste ringtillefoans, lûde ferkearslûden of de famyljehûn dy't te optein wie koene hearre. Soargje derfoar dat elke kollega wit har rigels te dempen as d'r ôfliedend lûd op 'e eftergrûn is. Dochs moatte de kollega's trochgean mei dielnimme fia tekstberjochten en har fideofeed rinnend hâlde.
5. Unthâld oer elk team lid
Net alle kollega's binne kommunikatyf en útgeand. Guon minsken sille gewoan noait wat sizze as se net spesifyk om har miening frege wurde. Dat betsjut net dat dy kollega's neat wurdichs oan de gearkomste ta te foegjen hawwe. Au contraire! De taak fan de mediator is ek om it petear te lieden en te soargjen dat elkenien in kâns hat om te praten en sels de stille dielnimmers spesifike fragen te stellen. Sa sil elkenien belutsen wêze by de gearkomste en hawwe alle kollega's de mooglikheid om har ynbring te jaan. As elkenien stimulearre wurdt om mei te dwaan, is de kâns grutter dat de firtuele gearkomste kreativer en produktiver wurdt.
6. Casual bekearing is in plus
As wy thús wurkje, hawwe wy minder kânsen om kollega's yn te heljen. As de tiid passend is, is lytspraat sels yn 'e firtuele omjouwing mear dan wolkom. In goede oanpak soe wêze om wat tiid te reservearjen foarôfgeand oan in gearkomste op ôfstân om de kollega's te petearjen. Troch in bytsje wille ta te foegjen oan 'e gearkomsten en it mooglik te meitsjen foar de kollega's om te ferbinen mei har teamleden, miskien troch gewoan te freegjen Hoe wie jo dei oant no ta? gearkomste dielnimmers sille fiele mear op harren gemak, ûntspannen en noflik. Op dizze manier sil har oanwêzigens fiele yn 'e firtuele romte. Nea ûnderskatte it belang fan it fiele ferbûn as lid fan in team.
7. Freegje om evaluaasje
Om't firtuele teamgearkomsten gjin útsûndering mear binne, is it wichtich om te sjen wat goed wurket en wat net. Nimmen wol har tiid fergrieme of it gefoel hawwe dat se net heard wurde. Dat soarget foar frustraasje en ôfwizing fan it idee dat online gearkomsten effektyf en behelpsum kinne wêze. Dat, wêrom net de dielnimmer freegje om jo feedback te jaan oer de gearkomste?
Sels ûnder de bêste omstannichheden kin it lestich wêze om minsken te freegjen om har te iepenjen oer har tinzen en gefoelens. Miskien sille jo kollega's iepener wêze om in peiling te beantwurdzjen, benammen as dy peiling anonym is, kin it makliker wêze foar har om yn dat gefal oprjochter te wêzen. It is krúsjaal om te hanneljen op de opjûne feedback en op syn minst besykje de punten te ferbetterjen dy't net as goed bestimpele binne. Gearkomsten op ôfstân binne net maklik te organisearjen en konstruktive krityk kin fan grutte help wêze foar de takomsten.
8. Record en transkrije de gearkomste
Hawwe jo oait tocht oer it opnimmen fan jo firtuele gearkomste? Dit is in wiidferspraat praktyk wurden en net sûnder reden. It helpt meiwurkers dy't de gearkomste misten, om't se de mooglikheid hawwe om dêrnei nei te harkjen en op 'e hichte te bliuwen. Súksesfolle firtuele teams hiere ek faak transkripsjetsjinsten om de opnames te transkripearjen. Transkripsje besparret weardefolle tiid fan de meiwurkers, om't se net hoege te harkjen nei de hiele opnommen gearkomste om út te finen wat der bart. Alles wat se hoege te dwaan is de transkripsjes te besjen en de wichtichste dielen foarsichtich te lêzen, sadat se tiid kinne besparje en noch witte wat der bart. As jo op syk binne nei in goede provider foar transkripsjetsjinsten, gean dan nei Gglot. Wy kinne jo helpe om jo firtuele gearkomste te ferbetterjen, sadat it in gruttere ynfloed sil hawwe op alle dielnimmers.
Face-to-face gearkomsten binne net perfekt en se hawwe wat downfalls, en online gearkomsten diele de measten fan harren. Boppedat komme se mei har eigen unike problemen. Jo hoege net te foldwaan mei ûnproduktive gearkomsten dy't elkenien syn tiid fergrieme, mar jo kinne firtuele gearkomsten brûke om op 'e hichte, produktyf, kreatyf en ferbûn te bliuwen mei jo kollega's. Besykje wat fan 'e hjirboppe neamde advizen: kies it goede ark, set in goede tiid foar de gearkomste, skriuw de aginda op, pakke eftergrûngeluiden oan, hâld elkenien dwaande, stimulearje tafallige petearen, freegje om feedback en as lêste, mar net it minste, registrearje de gearkomste en krije it transkribearre. Wy hoopje dat jo in útsûnderlike firtuele gearkomsteomjouwing sille meitsje foar jo team!