Comment rendre les réunions d'équipes virtuelles efficaces?

Conseils pour de meilleures réunions virtuelles

Les réunions sont très importantes pour le bon fonctionnement de toute entreprise sérieuse. Ils sont importants car ils permettent à chaque membre de l'équipe d'être au courant de ce qui se passe dans l'entreprise et de l'orientation des stratégies de développement de l'entreprise. De plus, les réunions sont aussi l'occasion pour les équipes de se rassembler et de redresser leurs relations, ou simplement de rappeler aux collaborateurs qu'ils ne sont pas seuls dans l'entreprise et qu'ils ont besoin de travailler avec leurs collègues.

En raison de la pandémie, de nombreuses entreprises ont décidé que leurs employés devraient travailler à domicile pour le moment. Cela signifie également qu'il est devenu presque impossible de diriger les réunions comme elles l'étaient auparavant. Par conséquent, cette nouvelle situation nécessite un ajustement important. Encore une fois, nous misons sur la technologie. De nombreux outils ont été développés et sont en cours de développement pour faciliter la communication à une époque où la communication en personne est devenue indésirable. Et en effet, les réunions à distance deviennent notre nouvelle norme. Ce qui était autrefois réservé uniquement aux réunions non conventionnelles pour des collègues travaillant dans différents pays ou même sur différents continents est maintenant devenu le seul moyen de mener une réunion avec John et Jim de l'autre côté de la salle. Mais ces moyens de communication se heurtent encore à des obstacles. Nous examinerons certains des problèmes et tenterons de suggérer des moyens possibles de les surmonter.

Obstacles des réunions à distance

1. Différence de temps

Coordonner une réunion virtuelle à longue distance pourrait signifier faire face à plusieurs fuseaux horaires. Alors que le collègue de New York est toujours en train de siroter son café du matin, le collègue de Pékin vient de dîner avant la réunion et dès que la réunion sera terminée, il changera probablement de costume pour un pyjama confortable.

2. Problèmes techniques

Il arrive souvent que la réunion soit interrompue en raison d'une connexion inadéquate, ce qui peut créer différents problèmes, par exemple la faible qualité audio / vidéo bien connue ou l'effet d'écran gelé beaucoup plus détesté et plus dramatique. En outre, les conversations peuvent être perturbées par des bruits de fond gênants. Un autre problème technique est que de nombreuses réunions sont retardées et que du temps est perdu parce que les gens ont des problèmes pour se connecter et accéder aux réunions en raison de problèmes avec le logiciel.

3. Conversations naturelles et bavardages

Au début de chaque réunion en face à face, les gens ont tendance à discuter de façon informelle, juste pour briser la glace et se mettre plus à l'aise. Dans les réunions en ligne, c'est un peu délicat, car la communication n'est pas vraiment naturelle et lorsque les gens parlent simultanément (ce qui se produit souvent dans la communication en face à face), un bruit inconfortable est généré et la conversation devient très souvent indiscernable. C'est pourquoi les gens dans les réunions virtuelles essaient de ne pas s'interrompre et ils vont directement au sujet. La conséquence est que les réunions à distance ont toujours tendance à être davantage une présentation avec moins de contribution des autres participants, surtout si aucune question n'est posée.

Comment améliorer les réunions virtuelles

Les changements inattendus dans l'environnement de travail peuvent être trop pour tout le monde. En ajustant simplement quelques éléments, les gestionnaires et les équipes peuvent s'adapter et apprendre à surmonter certains des obstacles et les réunions en ligne peuvent devenir plus efficaces, productives et utiles. À ce stade, nous essaierons de vous donner quelques conseils sur la façon dont votre réunion à distance peut être un succès.

1. Choisissez un outil de visioconférence

Le premier point est de choisir une bonne configuration technique. Il existe une multitude de technologies qui facilitent le déroulement de la réunion en ligne. Si vous souhaitez le garder plus traditionnel, choisissez Skype ou Google Hangouts. D'autre part, Zoom est une plate-forme de conférence plus moderne et de nos jours extrêmement populaire. GotoMeeting a été spécialement conçu pour les entreprises et a ses avantages. Les autres outils qui méritent d'être mentionnés sont: Join.me, UberConference et Slack. Tous ces outils de communication conviennent parfaitement aux réunions à distance. Vous aurez besoin de voir ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise. Une chose importante à souligner est qu'une fois que vous avez choisi une plate-forme, vous devriez essayer de vous y tenir et de ne pas la changer souvent, car cela rendra vos collègues inutiles.

2. Meilleur moment pour la réunion

Il ne semble pas difficile de planifier une réunion, mais cela peut sûrement l'être. Dans un environnement d'entreprise, vous pouvez comparer la disponibilité de votre liste d'invitations avec différents outils cloud partagés internes. Quels éléments faut-il prendre en considération? Les jours fériés locaux, les heures de repas et d'autres facteurs régionaux potentiels qui pourraient entrer en conflit avec votre réunion, surtout si vos collègues vivent à l'autre bout du monde. Lorsque c'est possible, c'est toujours une bonne idée de planifier les réunions longtemps à l'avance, car plus tout le monde est averti, moins il est probable que des collègues auront des collisions.

3. Définissez l'ordre du jour

Tout d'abord, vous devez garder à l'esprit la durée de la réunion. Cela vous aidera à définir la structure de la réunion. Notre conseil est: rédigez un agenda! Structurez la réunion, réfléchissez aux principaux points à couvrir et respectez-les, notez les noms des membres de l'équipe participante et leurs responsabilités. De plus, c'est une bonne pratique qu'un employé soit en charge de la réunion comme une sorte de médiateur, pour s'assurer que tout le monde s'en tient à l'ordre du jour et que tous les points clés sont discutés.

Une bonne pratique consiste à envoyer l'ordre du jour à tous les participants avant la réunion. De cette façon, tout le monde peut se préparer en conséquence.

4. Lutter contre le bruit de fond

Nous avons tous participé à des réunions où vous pouviez entendre des sonneries inappropriées, des bruits de la circulation ou le chien de la famille qui était trop excité. Assurez-vous que chaque collègue sait couper ses lignes en cas de bruit gênant en arrière-plan. Néanmoins, les collègues doivent continuer à participer par SMS et maintenir leur flux vidéo en cours d'exécution.

5. Souvenez-vous de chaque membre de l'équipe

Tous les collègues ne sont pas communicatifs et sortants. Certaines personnes ne diront jamais rien si on ne leur demande pas expressément leur opinion. Cela ne veut pas dire que ces collègues n'ont rien de valable à ajouter à la réunion. Au contraire! Le travail du médiateur est également de guider la conversation et de veiller à ce que chacun ait la possibilité de parler et de poser même des questions spécifiques aux participants silencieux. De cette façon, tout le monde sera impliqué dans la réunion et tous les collègues auront la possibilité de donner leur avis. Si tout le monde est encouragé à participer, il y a plus de chances que la réunion virtuelle soit plus créative et productive.

6. La conversion occasionnelle est un plus

Lorsque nous travaillons à domicile, nous avons moins de possibilités de rattraper nos collègues. Si le moment est venu, les petites conversations sont plus que bienvenues, même dans l'environnement virtuel. Une bonne approche serait de réserver un peu de temps à l'avance pour une réunion à distance pour permettre aux collègues de discuter. En ajoutant un peu de plaisir aux réunions et en permettant aux collègues de créer des liens avec les membres de leur équipe, peut-être simplement en demandant Comment s'est passée votre journée jusqu'à présent? les participants à la réunion se sentiront plus à l'aise, détendus et à l'aise. De cette façon, leur présence se fera sentir dans l'espace virtuel. Ne sous-estimez jamais l'importance de se sentir connecté en tant que membre d'une équipe.

7. Demander une évaluation

Étant donné que les réunions d'équipe virtuelles ne sont plus une exception, il est important de voir ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas. Personne ne veut perdre son temps ou avoir le sentiment de ne pas être entendu. Cela crée de la frustration et un rejet de l'idée que les réunions en ligne peuvent être efficaces et utiles. Alors, pourquoi ne pas demander au participant de vous faire part de ses commentaires sur la réunion?

Même dans les meilleures circonstances, il peut être difficile de demander aux gens de s'exprimer sur leurs pensées et leurs sentiments. Peut-être que vos collègues seront plus ouverts à répondre à un sondage, surtout si ce sondage est anonyme, il pourrait être plus facile pour eux d'être plus sincères dans ce cas. Il est crucial d'agir sur le retour d'information donné et au moins d'essayer d'améliorer les points qui n'étaient pas qualifiés de bons. Les réunions à distance ne sont pas faciles à organiser et des critiques constructives pourraient être d'une grande aide pour les futures.

8. Enregistrer et transcrire la réunion

Avez-vous déjà pensé à enregistrer votre réunion virtuelle ? C’est devenu une pratique répandue, et ce n’est pas sans raison. Cela aide les employés qui ont manqué la réunion puisqu'ils ont la possibilité de l'écouter par la suite et de rester informés. Les équipes virtuelles qui réussissent font également souvent appel à des services de transcription pour transcrire les enregistrements. La transcription fait gagner un temps précieux aux employés, car ils n'ont pas besoin d'écouter l'intégralité de la réunion enregistrée pour savoir ce qui se passe. Tout ce qu'ils ont à faire est de jeter un œil aux transcriptions et de lire attentivement les parties clés afin de gagner du temps tout en sachant ce qui se passe. Si vous recherchez un bon fournisseur de services de transcription, tournez-vous vers Gglot. Nous pouvons vous aider à améliorer votre réunion virtuelle, afin qu'elle ait un plus grand impact sur tous les participants.

Les réunions en face-à-face ne sont pas parfaites et elles comportent quelques inconvénients, et les réunions en ligne en partagent la plupart. En plus de cela, ils viennent avec leurs propres problèmes uniques. Vous n'avez pas à vous contenter de réunions improductives qui font perdre du temps à tout le monde, mais vous pouvez utiliser les réunions virtuelles pour rester informé, productif, créatif et connecté avec vos collègues. Essayez certains des conseils énumérés ci-dessus: choisissez le bon outil, définissez un bon moment pour la réunion, notez l'ordre du jour, gérez les bruits de fond, gardez tout le monde engagé, encouragez une conversation informelle, demandez des commentaires et, enfin et surtout, enregistrez la réunion et faites-le transcrire. Nous espérons que vous créerez un environnement de réunion virtuelle exceptionnel pour votre équipe!