Kuinka tehdä virtuaaliryhmien kokouksista tehokkaita?

Vinkkejä parempiin virtuaalikokouksiin

Kokoukset ovat erittäin tärkeitä minkä tahansa vakavan yrityksen asianmukaisen toiminnan kannalta. Ne ovat tärkeitä, koska niiden avulla jokainen tiimin jäsen voi olla ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja mihin suuntaan yrityksen kehitysstrategiat ovat menossa. Kaiken lisäksi kokoukset tarjoavat tiimeille mahdollisuuden koota yhteen ja oikaista suhteitaan tai vain muistuttaa työntekijöitä siitä, että he eivät ole yksin yrityksessä ja että heidän on toimittava yhdessä työtovereidensa kanssa.

Pandemian vuoksi monet yritykset ovat päättäneet, että heidän työntekijöidensä tulisi toistaiseksi työskennellä kotoa käsin. Tämä tarkoittaa myös sitä, että on tullut lähes mahdottomaksi järjestää kokouksia samalla tavalla kuin ennen. Siksi tämä uusi tilanne vaatii merkittävää sopeutumista. Jälleen kerran luotamme teknologiaan. Monia työkaluja on kehitetty ja kehitetään helpottamaan kommunikointia aikoina, jolloin henkilökohtaisesta kommunikaatiosta on tullut ei-toivottua. Ja todellakin, etätapaamisista on tulossa uusi normaali. Siitä, mikä oli aiemmin varattu vain epätavallisiin tapaamisiin eri maissa tai jopa eri mantereilla työskenteleville työtovereille, on nyt tullut ainoa tapa järjestää kokous Johnin ja Jimin kanssa käytävän toisella puolella. Mutta tällaiset viestintätavat kohtaavat edelleen esteitä. Tutkimme joitain ongelmia ja yritämme ehdottaa joitakin mahdollisia tapoja ratkaista ne.

Etäkokousten esteet

1. Aikaero

Pitkän matkan virtuaalisen kokouksen koordinointi voi tarkoittaa useiden aikavyöhykkeiden kanssa selviytymistä. Kun kollega New Yorkista siemailee vielä aamukahviaan, Pekingin työkaveri on juuri syönyt illallista ennen kokousta ja heti kokouksen päätyttyä hän todennäköisesti vaihtaa pukunsa mukavaan pyjamaan.

2. Tekniset ongelmat

Usein käy niin, että tapaaminen keskeytyy riittämättömän yhteyden takia, mikä voi aiheuttaa erilaisia ongelmia, kuten tunnetun huonon äänen/videon laadun tai paljon inhotun ja dramaattisemman jäätyneen näytön efektin. Myös häiritsevät taustaäänet voivat häiritä keskusteluja. Toinen tekninen ongelma on se, että monet tapaamiset viivästyvät ja aikaa menee hukkaan, koska ihmisillä on ongelmia sisäänkirjautumisessa ja kokouksiin pääsyssä ohjelmistoongelmien vuoksi.

3. Luonnolliset keskustelut ja small talk

Jokaisen kasvokkain tapaamisen alussa ihmisillä on tapana puhua pienistä keskusteluista vain murtaakseen jään ja tunteakseen olonsa mukavammaksi. Verkkotapaamisissa tämä on hieman hankalaa, koska kommunikointi ei ole kovin luonnollista ja kun ihmiset puhuvat samanaikaisesti (mitä usein tapahtuu kasvokkain kommunikoinnissa), syntyy epämiellyttävää melua ja keskustelu jää hyvin usein huomaamatta. Siksi ihmiset virtuaalikokouksissa yrittävät olla keskeyttämättä toisiaan ja menevät suoraan aiheeseen. Seurauksena on, että etäkokoukset ovat aina enemmän esittelyjä, joihin muut osallistujat eivät niin paljon panosta, varsinkin jos kysymyksiä ei esitetä.

Kuinka parantaa virtuaalikokouksia

Odottamattomat muutokset työympäristössä voivat olla liikaa kaikille. Yksinkertaisesti säätämällä muutamia asioita johtajat ja tiimit voivat mukautua ja oppia voittamaan joitain esteitä, ja verkkokokouksista voi tulla tehokkaampia, tuottavampia ja hyödyllisempiä. Tässä vaiheessa yritämme antaa sinulle vinkkejä kuinka etätapaamisestasi voi tulla menestys.

1. Valitse videoneuvottelutyökalu

Ensimmäinen asia on valita hyvä tekninen asetus. Siellä on runsaasti tekniikkaa, joka tekee verkkokokouksesta sujuvan. Jos haluat pitää sen perinteisempänä, valitse Skype tai Google Hangouts. Toisaalta Zoom on nykyaikaisempi ja nykyään erittäin suosittu neuvottelualusta. GotoMeeting on suunniteltu erityisesti yrityksille, ja sillä on etuja. Muita mainitsemisen arvoisia työkaluja ovat: Join.me, UberConference ja Slack. Kaikki nämä viestintävälineet ovat enemmän kuin hyviä etäkokouksiin. Sinun täytyy nähdä, mikä toimii parhaiten yrityksellesi. Tärkeä asia on korostaa, että kun olet valinnut alustan, sinun tulee yrittää pysyä siinä eikä vaihtaa sitä usein, koska se hämmentää kollegoitasi tarpeettomasti.

2. Paras aika kokoukselle

Tapaamisen ajoittaminen ei näytä vaikealta, mutta se voi varmasti olla. Yritysasetuksissa voit verrata saatavuutta kutsuluettelossasi erilaisilla sisäisillä jaetuilla pilvipohjaisilla työkaluilla. Mitä asioita pitäisi ottaa huomioon? Paikalliset juhlapyhät, ruokailuajat ja muut mahdolliset alueelliset tekijät, jotka saattavat törmätä tapaamiseen, varsinkin jos kollegasi asuvat toisella puolella maapalloa. Kun se on mahdollista, on aina hyvä sopia tapaamiset hyvissä ajoin, sillä mitä enemmän kaikki ovat varovaisia, sitä vähemmän todennäköistä on, että kollegoilla tulee törmäyksiä.

3. Aseta esityslista

Ensinnäkin sinun on mietittävä, kuinka kauan kokous kestää. Tämä auttaa sinua määrittämään kokouksen rakenteen. Neuvomme on: kirjoita esityslista! Järjestä kokous, mieti tärkeimmät käsiteltäviä kohtia ja pidä niistä kiinni, kirjoita muistiin osallistuvien tiimien jäsenten nimet ja heidän vastuunsa. Lisäksi on hyvä käytäntö, että yksi työntekijä vastaa tapaamisesta eräänlaisena sovittelijana, jotta kaikki pitävät esityslistasta kiinni ja että kaikki keskeiset asiat käsitellään.

Hyvä käytäntö on lähettää asialista kaikille osallistujille ennen kokousta. Näin jokainen voi valmistautua vastaavasti.

4. Käsittele taustamelua

Olemme kaikki osallistuneet kokouksiin, joissa voit kuulla sopimattomia puhelimia, kovaa liikenteen melua tai liian innostunutta perheen koiraa. Varmista, että jokainen kollega osaa mykistää linjansa, jos taustalla on häiritsevää melua. Siitä huolimatta työtovereiden tulisi jatkaa osallistumista tekstiviestien lähettämiseen ja pitää videosyöte käynnissä.

5. Muista jokainen tiimin jäsen

Kaikki kollegat eivät ole kommunikatiivisia ja ulospäinsuuntautuneita. Jotkut ihmiset eivät vain koskaan sano mitään, jos heiltä ei erikseen kysytä heidän mielipidettään. Se ei tarkoita, etteikö näillä kollegoilla olisi mitään arvokasta lisättävää kokoukseen. Au päinvastoin! Sovittelijan tehtävänä on myös ohjata keskustelua ja varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus puhua ja esittää myös hiljaisille osallistujille erityisiä kysymyksiä. Näin kaikki ovat mukana kokouksessa ja kaikilla kollegoilla on mahdollisuus antaa panoksensa. Jos kaikkia kannustetaan osallistumaan, on suurempi mahdollisuus, että virtuaalikokous on luovempi ja tuottavampi.

6. Rento muuntaminen on plussaa

Kotoa tehdessämme meillä on vähemmän mahdollisuuksia tavata työtovereita. Jos aika on sopiva, small talk on enemmän kuin tervetullut myös virtuaaliympäristössä. Hyvä tapa olisi varata aikaa etukäteen etäkokoukseen, jotta työtoverit voivat keskustella. Lisäämällä vähän hauskuutta kokouksiin ja mahdollistamalla kollegoille yhteydenpidon tiimiinsä, ehkä yksinkertaisesti kysymällä Miten päiväsi on mennyt tähän mennessä? kokouksen osallistujat tuntevat olonsa rennommaksi, rennommaksi ja mukavammaksi. Näin heidän läsnäolonsa näkyy virtuaalitilassa. Älä koskaan aliarvioi yhteyden tuntemisen merkitystä joukkueen jäsenenä.

7. Pyydä arviointia

Koska virtuaaliset tiimikokoukset eivät ole enää poikkeus, on tärkeää nähdä, mikä toimii hyvin ja mikä ei. Kukaan ei halua tuhlata aikaansa tai tuntea, että häntä ei kuulla. Tämä aiheuttaa turhautumista ja hylkäämistä ajatuksesta, että online-kokoukset voivat olla tehokkaita ja hyödyllisiä. Joten miksi et pyytäisi osallistujaa antamaan sinulle palautetta kokouksesta?

Parhaissakin olosuhteissa voi olla vaikeaa pyytää ihmisiä avaamaan ajatuksiaan ja tunteitaan. Ehkä kollegasi ovat avoimempia vastaamaan kyselyyn, varsinkin jos kysely on anonyymi, heidän voi olla helpompi olla siinä tapauksessa vilpittömämpi. Tärkeää on toimia annetun palautteen mukaan ja yrittää ainakin parantaa niitä kohtia, joita ei ole merkitty hyviksi. Etäkokouksia ei ole helppo järjestää ja rakentava kritiikki voi olla suureksi avuksi tulevissa.

8. Nauhoita ja kirjoita kokous

Oletko koskaan ajatellut virtuaalikokouksen tallentamista? Tästä on tullut laajalle levinnyt käytäntö eikä ilman syytä. Se auttaa kokouksesta väliin jääneitä työntekijöitä, koska heillä on mahdollisuus kuunnella se jälkikäteen ja pysyä ajan tasalla. Menestyneet virtuaalitiimit myös vuokraavat usein transkriptiopalveluita tallenteiden litteroimiseksi. Transkriptio säästää työntekijöiden arvokasta aikaa, koska heidän ei tarvitse kuunnella koko nauhoitettua kokousta saadakseen selville, mitä tapahtuu. Heidän tarvitsee vain katsoa transkriptioita ja lukea tärkeimmät osat huolellisesti, jotta he voivat säästää aikaa ja silti tietää, mitä tapahtuu. Jos etsit hyvää transkriptiopalveluntarjoajaa, käänny Gglotin puoleen. Voimme auttaa sinua tehostamaan virtuaalikokoustasi niin, että sillä on suurempi vaikutus kaikkiin osallistujiin.

Kasvokkain tapaamiset eivät ole täydellisiä, ja niissä on joitain epäonnistumisia, ja verkkokokoukset jakavat suurimman osan niistä. Lisäksi heillä on omat ainutlaatuiset ongelmansa. Sinun ei tarvitse tyytyä tuottamattomiin kokouksiin, jotka tuhlaavat kaikkien aikaa, mutta voit käyttää virtuaalisia kokouksia pysyäksesi ajan tasalla, tuottavana, luovana ja yhteydessä kollegojesi kanssa. Kokeile joitain yllä luetelluista neuvoista: valitse oikea työkalu, varaa kokoukselle sopiva aika, kirjoita muistiin esityslista, selvitä taustameluista, pidä kaikki mukana, rohkaise rennompaan keskusteluun, pyydä palautetta ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, tallenna kokous ja litteroi se. Toivomme, että luot tiimillesi poikkeuksellisen virtuaalisen kokousympäristön!