Nola egin talde birtualen bilerak eraginkorrak?

Bilera birtualak hobetzeko aholkuak

Bilerak oso garrantzitsuak dira edozein enpresa serioren funtzionamendu egokirako. Garrantzitsuak dira, taldekide bakoitzari enpresan gertatzen denari buruz eta enpresaren garapen-estrategiek zein norabidetan doazen eguneratuta egotea ahalbidetzen dutelako. Horrez gain, bilerak taldeek euren harremanak biltzeko eta zuzentzeko aukera ere badira, edo, besterik gabe, langileei gogorarazteko enpresan ez daudela bakarrik eta lankideekin batera funtzionatu behar dutela.

Pandemia dela eta, enpresa askok erabaki dute langileek etxetik lan egin behar dutela momentuz. Horrek ere esan nahi du ia ezinezkoa bihurtu dela bilerak lehen egiten ziren moduan egitea. Beraz, egoera berri honek egokitzapen garrantzitsua eskatzen du. Berriro ere, teknologian oinarritzen gara. Tresna asko garatu dira eta garatzen ari dira komunikazioa errazten laguntzeko. Eta hain zuzen ere, urruneko bilerak gure normaltasun berria bihurtzen ari dira. Garai batean herrialde ezberdinetan edo kontinente ezberdinetan lan egiten zuten lankideentzako ezohiko bileretarako soilik gordeta zegoena gaur egun John eta Jimekin aretoan zehar bilera bat egiteko modu bakarra bihurtu da. Baina halako komunikazio bideek oztopoak dituzte oraindik. Arazo batzuk aztertuko ditugu eta horiek gainditzeko modu posible batzuk proposatzen saiatuko gara.

Urrutiko bileren oztopoak

1. Ordu-aldea

Distantzia luzeko bilera birtual bat koordinatzeak ordu-eremu anitzei aurre egitea esan lezake. New Yorkeko lankidea oraindik goizeko kafea hartzen ari den bitartean, Pekineko lankideak bileraren aurretik afaldu berri du eta bilera amaitu bezain laster, ziurrenik trajea aldatuko du pijama erosoengatik.

2. Arazo teknikoak

Sarritan gertatzen da bilerak eteten direla konexio desegokiagatik, eta horrek hainbat arazo sor ditzake, adibidez, audio/bideo kalitate baxu ezaguna edo asko gustatzen ez zaion pantaila izoztuaren efektu dramatikoagoa. Gainera, baliteke elkarrizketak etetea atzeko zarata gogaikarriengatik. Beste arazo tekniko bat da bilera asko atzeratzen direla eta denbora alferrik galtzen dela, jendeak arazoak dituelako saioa hasteko eta bileretara sartzeko softwarearekin arazoak direla eta.

3. Elkarrizketa naturalak eta solasaldi txikiak

Aurrez aurre bilera bakoitzaren hasieran, jendeak hizketan aritzeko joera du, izotza hautsi eta erosoago egoteko. Sareko bileretan hori pixka bat zaila da, izan ere, komunikazioa ez da benetan naturala eta jendeak aldi berean hitz egiten duenean (askotan aurrez aurreko komunikazioan gertatzen da hori), zarata deserosoa sortzen da eta elkarrizketa sarritan antzemanezin bihurtzen da. Horregatik, bilera birtualetan dauden pertsonak elkarri ez eteten saiatzen dira eta zuzenean joaten dira gaira. Ondorioa da urruneko bilerak beti izan ohi direla aurkezpen bat gehiago, beste parte-hartzaileen ekarpenik gabe, batez ere galderarik egiten ez bada.

Nola hobetu bilera birtualak

Lan ingurunean ustekabeko aldaketak gehiegi izan daitezke guztiontzat. Gauza batzuk egokituz, kudeatzaileek eta taldeek oztopo batzuk nola gainditzen ikasi dezakete eta online bilerak eraginkorragoak, produktiboagoak eta erabilgarriagoak izan daitezke. Une honetan, zure urruneko bilera arrakastatsua izan daitekeen jakiteko aholku batzuk ematen saiatuko gara.

1. Aukeratu bideokonferentzia tresna bat

Lehenengo puntua konfigurazio tekniko on bat aukeratzea da. Lineako bilerak ondo funtzionatzen duen teknologia ugari dago. Tradizionalagoa mantendu nahi baduzu, aukeratu Skype edo Google Hangouts. Bestalde, Zoom konferentzia plataforma modernoagoa eta gaur egun oso ezaguna da. GotoMeeting negozioetarako bereziki eraiki zen eta bere abantailak ditu. Aipatzeko moduko beste tresna batzuk hauek dira: Join.me, UberConference eta Slack. Komunikazio-tresna hauek guztiak ondo baino hobeto daude urruneko bileretarako. Zure enpresarentzat ondoen zer funtzionatzen duen ikusi beharko duzu. Azpimarratzeko gauza garrantzitsu bat da plataforma bat aukeratu ondoren horri eusten saiatu behar duzula eta ez askotan aldatzen, zure lankideak alferrikako nahastuko dituelako.

2. Bilerarako ordurik onena

Ez dirudi zaila bilera bat antolatzea, baina ziur aski hala izan daiteke. Ezarpen korporatibo batean zure gonbidapen-zerrendan erabilgarritasuna alderatu dezakezu partekatutako barne-hodeian oinarritutako tresna desberdinekin. Zer gauza hartu behar dira kontuan? Tokiko jaiegunak, otorduak eta zure bilerarekin talka egin dezaketen eskualdeko beste faktore potentzialak, batez ere zure lankideak munduaren beste aldean bizi badira. Ahal denean, bilerak oso aldez aurretik antolatzea komeni da beti, denek zenbat eta ohar gehiago izan, gutxiago baitago lankideek talkak izatea.

3. Ezarri agenda

Lehenik eta behin, bilerak zenbat iraungo duen kontuan izan behar duzu. Horrek bileraren egitura ezartzen lagunduko dizu. Gure aholkua hau da: idatzi agenda! Bilera egituratu, landu beharreko puntu nagusiak pentsatu eta haiei eutsi, parte hartzen duten taldekideen izenak eta haien ardurak idatzi. Gainera, praktika ona da langile bat bitartekari moduko gisa bileraz arduratzea, denek agendari eusten diotela ziurtatzeko eta funtsezko puntu guztiak eztabaidatzen direla ziurtatzeko.

Jardunbide on bat parte-hartzaile guztiei agenda bidaltzea da bilera baino lehen. Horrela, denek horren arabera prestatu ahal izango dute.

4. Aurre egin hondoko zaratari

Denok parte hartu dugu bileretan, non dei-telefono desegokiak, trafiko zarata handiak edo hunkituta zegoen familiako txakurra entzuten zenituen. Ziurtatu lankide bakoitzak badakiela bere lerroak isiltzen dituela atzeko planoan distraitzen den zarata badago. Hala ere, lankideek testu-mezuetan parte hartzen jarraitu beharko lukete eta bideo-jarioa martxan mantendu behar dute.

5. Gogoratu taldekide bakoitzari buruz

Lankide guztiak ez dira komunikatiboak eta irteerakoak. Batzuek ez dute inoiz ezer esango beren iritzia berariaz eskatzen ez bazaie. Horrek ez du esan nahi lankide horiek bilerara gehitzeko ezer baliotsurik ez dutenik. Alderantziz! Bitartekariaren lana ere elkarrizketa bideratzea da, denek hitz egiteko aukera dutela eta isileko parte-hartzaileei ere galdera zehatzak egitea. Horrela denek parte hartuko dute bileran eta lankide guztiek izango dute euren ekarpena emateko aukera. Guztiak parte hartzera animatzen badira, aukera handiagoa dago bilera birtuala sormen eta produktiboagoa izateko.

6. Casual bihurketa plus bat da

Etxetik lan egiten dugunean, aukera gutxiago ditugu lankideekin harremanetan jartzeko. Denbora egokia bada, elkarrizketa txikiak ongi etorriak dira ingurune birtualean ere. Planteamendu ona izango litzateke denbora pixka bat erreserbatzea urruneko bilera batean, lankideei berriketan uzteko. Bilerei dibertsio apur bat gehituz eta lankideek euren taldekideekin harremana izatea ahalbidetuz, agian, orain arte nola izan zen zure eguna galdetuz besterik gabe? bilerako parte-hartzaileak gusturago, lasaiago eta erosoago sentituko dira. Horrela haien presentzia espazio birtualean sentituko da. Inoiz ez gutxietsi talde bateko kide gisa konektatuta sentitzearen garrantzia.

7. Ebaluazioa eskatu

Talde birtualeko bilerak jada salbuespena ez direnez, garrantzitsua da ikustea zer funtzionatzen duen ondo eta zer ez. Inork ez du denbora galdu nahi edo entzuten ez zaien sentsazioa izan. Horrek frustrazioa eta arbuioa sortzen du lineako bilerak eraginkorrak eta lagungarriak izan daitezkeela dioen ideia. Beraz, zergatik ez eskatu parte-hartzaileari bilerari buruzko iritzia emateko?

Egoera onenetan ere, jendeari bere pentsamenduei eta sentimenduei buruz irekitzeko eskatzea zaila izan daiteke. Agian zure lankideak irekiagoak izango dira inkesta bati erantzuteko, batez ere inkesta hori anonimoa bada, baliteke kasu horretan zintzoagoak izatea errazagoa izatea. Funtsezkoa da emandako iritziaren arabera jardutea eta, gutxienez, ontzat jo ez diren puntuak hobetzen saiatzea. Urruneko bilerak ez dira antolatzeko errazak eta kritika eraikitzaileak lagungarri izan daitezke etorkizunekoentzat.

8. Bilera grabatu eta transkribatu

Inoiz pentsatu al duzu zure bilera birtuala grabatzea? Praktika oso zabaldua bihurtu da eta ez arrazoirik gabe. Bilera galdu duten langileei laguntzen die, ondoren entzuteko eta eguneratuta egoteko aukera baitute. Talde birtual arrakastatsuek sarritan transkripzio zerbitzuak kontratatzen dituzte grabazioak transkribatzeko. Transkripzioak langileen denbora baliotsua aurrezten du, ez baitute zertan grabatutako bilera osoa entzun behar zer gertatzen ari den jakiteko. Egin behar dutena da transkripzioak begiratu eta gako-atalak arretaz irakurri, denbora aurrezteko eta oraindik zer gertatzen den jakin dezaten. Transkripzio zerbitzu hornitzaile on baten bila bazabiltza, jo Gglot-era. Zure bilera birtuala hobetzen lagunduko dizugu, partaide guztiengan eragin handiagoa izan dezan.

Aurpegiko bilerak ez dira perfektuak eta eragozpen batzuk dituzte, eta sareko bilerek horietako gehienak partekatzen dituzte. Horrez gain, beren arazo bereziekin datoz. Ez duzu konformatu behar guztion denbora galtzen duten bilera ez-produktiboekin, baina bilera birtualak erabil ditzakezu zure lankideekin informatuta, produktiboa, sortzailea eta konektatuta egoteko. Saiatu goiko zerrendatutako aholkuetako batzuk: aukeratu tresna egokia, jarri bilerarako une egokia, idatzi agenda, aurre egin hondoko zaratei, denak arduratuta mantendu, aldi baterako elkarrizketa bultzatu, iritzia eskatu eta azkenik, bilera grabatu. eta transkribatu. Zure taldearentzat bilera birtual paregabea sortuko duzula espero dugu!