Kuidas muuta virtuaalse meeskonna koosolekud tõhusaks?
Näpunäiteid paremaks virtuaalseks koosolekuks
Koosolekud on iga tõsise ettevõtte nõuetekohaseks toimimiseks väga olulised. Need on olulised, sest võimaldavad igal meeskonnaliikmel olla kursis ettevõttes toimuvaga ja ettevõtte arengustrateegiate suunal. Lisaks on koosolekutel võimalus meeskondadele koguneda ja suhteid sirgendada või lihtsalt töötajatele meelde tuletada, et nad ei ole ettevõttes üksi ja et nad peavad töötama koos oma töökaaslastega.
Pandeemia tõttu on paljud ettevõtted otsustanud, et nende töötajad peaksid esialgu töötama kodus. See tähendab ka seda, et koosolekute läbiviimine nii, nagu neid varem korraldati, on muutunud peaaegu võimatuks. Seetõttu nõuab see uus olukord olulist kohandamist. Jällegi toetume tehnoloogiale. Arendatakse palju tööriistu, mis aitavad suhtlemist hõlbustada ajal, mil isiklik suhtlemine on muutunud ebasoovitavaks. Ja tõepoolest, kaugkohtumistest on saamas meie uus normaalsus. See, mis varem oli reserveeritud vaid ebatavalisteks kohtumisteks eri riikides või isegi erinevatel mandritel töötavate kolleegide jaoks, on nüüdseks saanud ainsaks võimaluseks kohtuda Johni ja Jimiga üle saali. Kuid sellistel sidevahenditel on endiselt takistusi. Vaatleme mõningaid probleeme ja proovime soovitada mõningaid võimalikke viise nende ületamiseks.
Kaugkohtumiste takistused
- Ajavahe
Pikamaa virtuaalkohtumise koordineerimine võib tähendada toimetulekut mitme ajavööndiga. Samal ajal kui New Yorgist pärit kolleeg rüüpab veel hommikukohvi, sõi Pekingi töökaaslane just enne koosolekut õhtust ja niipea, kui kohtumine on lõppenud, vahetab ta tõenäoliselt ülikonna mugava pidžaama vastu.
2. Tehnilised probleemid
Tihti juhtub, et koosolek katkeb ebapiisava ühenduse tõttu ja see võib tekitada erinevaid probleeme, näiteks teadaolevalt madal heli/video kvaliteet või väga ebameeldiv ja dramaatilisem külmunud ekraaniefekt. Vestlusi võivad häirida ka häirivad taustamürad. Teine tehniline probleem on see, et paljud koosolekud hilinevad ja aega raisatakse, kuna inimestel on tarkvaraprobleemide tõttu probleeme sisselogimisel ja koosolekutele juurdepääsuga.
3. Loomulikud vestlused ja small talk
Iga silmast silma kohtumise alguses kipuvad inimesed rääkima, et lihtsalt jää murda ja end mugavamaks muuta. Veebikohtumistel on see veidi keeruline, kuna suhtlemine ei ole päris loomulik ja kui inimesed räägivad samaaegselt (mis sageli juhtub näost näkku suhtlemisel), tekib ebamugav müra ja vestlus muutub väga sageli hoomamatuks. Seetõttu püüavad inimesed virtuaalkohtumistel üksteist mitte segada ja minnakse otse teema juurde. Tagajärjeks on see, et kaugkoosolekud kipuvad alati olema rohkem esitlus, kuhu teised osalejad ei panusta nii palju, eriti kui küsimusi ei esitata.
Kuidas virtuaalseid koosolekuid paremaks muuta
Ootamatud muutused töökeskkonnas võivad kõigile üle jõu käia. Mõnda asja lihtsalt kohandades saavad juhid ja meeskonnad kohaneda ja õppida, kuidas ületada mõningaid takistusi ning veebikohtumised võivad muutuda tõhusamaks, produktiivsemaks ja kasulikumaks. Siinkohal proovime teile anda näpunäiteid, kuidas teie kaugkohtumine õnnestub.
- Valige videokonverentsi tööriist
Esimene punkt on valida hea tehniline seadistus. Seal on palju tehnoloogiat, mis muudab veebikoosoleku sujuvaks. Kui soovite seda traditsioonilisemaks muuta, valige Skype või Google Hangouts. Teisest küljest on Zoom kaasaegsem ja tänapäeval ülipopulaarne konverentsiplatvorm. GotoMeeting on loodud spetsiaalselt äri jaoks ja sellel on oma eelised. Muud tööriistad, mida tasub mainida, on: Join.me, UberConference ja Slack. Kõik need suhtlusvahendid sobivad kaugkoosolekuteks enam kui hästi. Peate nägema, mis teie ettevõtte jaoks kõige paremini sobib. Oluline on rõhutada, et kui olete platvormi valinud, peaksite proovima sellest kinni pidada ja mitte seda sageli muuta, sest see ajab teie kolleegid asjatult segadusse.
2. Parim aeg kohtumiseks
Tundub, et kohtumise ajastamine ei ole keeruline, kuid see võib kindlasti olla. Ettevõttes saate võrrelda saadavust kogu oma kutseloendis erinevate sisemiste jagatud pilvepõhiste tööriistadega. Milliste asjadega tuleks arvestada? Kohalikud pühad, söögiajad ja muud potentsiaalsed piirkondlikud tegurid, mis võivad teie koosolekuga kokku puutuda, eriti kui teie kolleegid elavad teisel pool maakera. Kui see on võimalik, on alati hea mõte koosolekud palju ette planeerida, sest mida tähelepanelikumad on kõik, seda vähem on kolleegidel kokkupõrkeid.
3. Määrake päevakord
Kõigepealt peate silmas pidama, kui kaua kohtumine kestab. See aitab teil määrata koosoleku struktuuri. Meie nõuanne on: kirjutage päevakava! Struktureerige koosolek, mõelge läbi peamised punktid, mida on vaja käsitleda ja pidage neist kinni, kirjutage üles osalevate meeskonnaliikmete nimed ja nende kohustused. Samuti on hea tava, et üks töötaja juhib koosolekut omamoodi vahendajana, et kõik oleksid päevakorrast kinni ja kõik põhipunktid läbi räägitaks.
Hea tava on saata päevakord kõigile osalejatele enne koosolekut. Nii saavad kõik vastavalt valmistuda.
4. Tegelge taustamüraga
Oleme kõik osalenud koosolekutel, kus võis kuulda sobimatut telefonihelinat, valju liiklusmüra või liiga elevil perekoera. Veenduge, et iga kolleeg teaks oma liinid vaigistada, kui taustal on häiriv müra. Sellegipoolest peaksid kolleegid jätkama tekstisõnumite saatmist ja oma videovoogu töös hoidma.
5. Pidage meeles iga meeskonnaliikme kohta
Kõik kolleegid ei ole suhtlemisaldised ja lahked. Mõned inimesed lihtsalt ei ütle kunagi midagi, kui neilt eraldi arvamust ei küsita. See ei tähenda, et neil kolleegidel poleks koosolekule midagi väärtuslikku lisada. Aga vastupidi! Vahendaja ülesanne on ka vestlust suunata ja tagada, et kõigil oleks võimalus rääkida ning esitada ka vaikivatele osalejatele konkreetseid küsimusi. Nii on kõik koosolekul kaasatud ja kõigil kolleegidel on võimalus anda oma panus. Kui julgustada kõiki osalema, on suurem võimalus, et virtuaalne kohtumine on loomingulisem ja produktiivsem.
6. Juhuslik ümberkujundamine on pluss
Kodus töötades on meil vähem võimalusi kolleegidele järele jõuda. Kui aeg on sobiv, on small talk isegi virtuaalses keskkonnas enam kui teretulnud. Hea lähenemisviis oleks varuda aega kaugkohtumiseks, et kolleegid saaksid vestelda. Lisades kohtumistele veidi nalja ja võimaldades kolleegidel oma meeskonnaliikmetega sidet luua, võib-olla lihtsalt küsides , kuidas teie päev seni oli? koosolekul osalejad tunnevad end vabamalt, pingevabamalt ja mugavamalt. Nii on nende kohalolek virtuaalses ruumis tunda. Ärge kunagi alahinnake meeskonnaliikmena seotuse tunnetamise tähtsust.
7. Küsi hindamist
Kuna virtuaalsed meeskonnakoosolekud pole enam erand, on oluline vaadata, mis töötab hästi ja mis mitte. Keegi ei taha oma aega raisata ega tunne, et teda ei võeta kuulda. See tekitab frustratsiooni ja tagasilükkamise ideest, et veebikohtumised võivad olla tõhusad ja kasulikud. Niisiis, miks mitte paluda osalejal teile koosoleku kohta tagasisidet anda?
Isegi parimatel asjaoludel võib inimestel olla raske oma mõtteid ja tundeid avada. Võib-olla on teie kolleegid küsitlusele vastamiseks avatumad, eriti kui see küsitlus on anonüümne, on neil võib-olla lihtsam olla sel juhul siiram. Ülioluline on tegutseda antud tagasiside põhjal ja vähemalt püüda parandada neid punkte, mida ei märgitud heaks. Kaugkoosolekuid ei ole lihtne korraldada ja konstruktiivne kriitika võib edaspidiseks suureks abiks olla.
8. Salvestage ja transkribeerige koosolek
Kas olete kunagi mõelnud oma virtuaalse koosoleku salvestamisele? Sellest on saanud laialt levinud praktika ja mitte ilma põhjuseta. See aitab töötajaid, kes koosolekust ilma jäid, kuna neil on võimalus seda hiljem kuulata ja olla kursis. Edukad virtuaalsed meeskonnad palkavad sageli ka salvestuste transkribeerimiseks transkriptsiooniteenuseid. Transkriptsioon säästab töötajate väärtuslikku aega, sest nad ei pea kuulama tervet salvestatud koosolekut, et teada saada, mis toimub. Kõik, mida nad peavad tegema, on heita pilk ärakirjadele ja lugeda põhiosad hoolikalt läbi, et nad saaksid aega kokku hoida ja ikka teada, mis toimub. Kui otsite head transkriptsiooniteenuse pakkujat, pöörduge Ggloti poole. Aitame teil oma virtuaalset koosolekut täiustada, et sellel oleks suurem mõju kõigile osalejatele.
Näost näkku kohtumised ei ole täiuslikud ja neil on mõningaid langusi ning võrgukohtumised jagavad enamikku neist. Lisaks on neil oma ainulaadsed probleemid. Te ei pea leppima ebaproduktiivsete koosolekutega, mis raiskavad kõigi aega, vaid saate kasutada virtuaalseid koosolekuid, et olla kursis, produktiivne, loominguline ja kolleegidega ühenduses. Proovige mõnda ülaltoodud nõuannet: valige õige tööriist, määrake koosolekuks sobiv aeg, kirjutage päevakord üles, kõrvaldage taustamüra, hoidke kõiki kaasas, julgustage juhuslikke vestlusi, küsige tagasisidet ja lõpuks salvestage koosolek. ja see transkribeeritakse. Loodame, et loote oma meeskonnale erakordse virtuaalse koosolekukeskkonna!