Πώς να κάνετε τις συναντήσεις εικονικών ομάδων αποτελεσματικές;

Συμβουλές για καλύτερες εικονικές συναντήσεις

Οι συναντήσεις είναι πολύ σημαντικές για την εύρυθμη λειτουργία κάθε σοβαρής εταιρείας. Είναι σημαντικά γιατί δίνουν τη δυνατότητα σε κάθε μέλος της ομάδας να είναι ενημερωμένο για το τι συμβαίνει στην εταιρεία και προς ποια κατεύθυνση κατευθύνονται οι στρατηγικές ανάπτυξης της εταιρείας. Επιπλέον, οι συναντήσεις είναι επίσης μια ευκαιρία για τις ομάδες να συγκεντρωθούν και να διορθώσουν τις σχέσεις τους ή απλώς να υπενθυμίσουν στους υπαλλήλους ότι δεν είναι μόνοι στην εταιρεία και ότι πρέπει να λειτουργούν μαζί με τους συναδέλφους τους.

Λόγω της πανδημίας, πολλές επιχειρήσεις έχουν αποφασίσει ότι οι υπάλληλοί τους θα πρέπει να εργάζονται από το σπίτι προς το παρόν. Αυτό σημαίνει επίσης ότι έχει καταστεί σχεδόν αδύνατο να διεξάγονται οι συνεδριάσεις με τον τρόπο που πραγματοποιούνταν πριν. Επομένως, αυτή η νέα κατάσταση απαιτεί σημαντική προσαρμογή. Για άλλη μια φορά, βασιζόμαστε στην τεχνολογία. Πολλά εργαλεία έχουν και αναπτύσσονται για να βοηθήσουν στη διευκόλυνση της επικοινωνίας σε περιόδους που η διαπροσωπική επικοινωνία έχει γίνει ανεπιθύμητη. Και πράγματι, οι εξ αποστάσεως συναντήσεις γίνονται το νέο μας φυσιολογικό. Αυτό που κάποτε προοριζόταν μόνο για ασυνήθιστες συναντήσεις για συναδέλφους που εργάζονταν σε διαφορετικές χώρες ή ακόμα και σε διαφορετικές ηπείρους, τώρα έχει γίνει ο μόνος τρόπος για να πραγματοποιηθεί μια συνάντηση με τον Τζον και τον Τζιμ σε όλη την αίθουσα. Αλλά τέτοια μέσα επικοινωνίας εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν εμπόδια. Θα εξετάσουμε μερικά από τα προβλήματα και θα προσπαθήσουμε να προτείνουμε μερικούς πιθανούς τρόπους για να τα ξεπεράσουμε.

Εμπόδια εξ αποστάσεως συναντήσεων

1. Διαφορά ώρας

Ο συντονισμός μιας εικονικής συνάντησης μεγάλης απόστασης θα μπορούσε να σημαίνει αντιμετώπιση πολλαπλών ζωνών ώρας. Ενώ ο συνάδελφος από τη Νέα Υόρκη πίνει ακόμα τον πρωινό του καφέ, ο συνάδελφος στο Πεκίνο μόλις έχει φάει δείπνο πριν από τη συνάντηση και μόλις ολοκληρωθεί η συνάντηση, μάλλον θα αλλάξει κοστούμι για άνετες πιτζάμες.

2. Τεχνικά προβλήματα

Συμβαίνει συχνά η σύσκεψη να διακόπτεται λόγω ανεπαρκούς σύνδεσης και αυτό μπορεί να δημιουργήσει διαφορετικά προβλήματα, για παράδειγμα τη γνωστή χαμηλή ποιότητα ήχου/βίντεο ή το πολύ αντιπαθητικό και πιο δραματικό εφέ παγωμένης οθόνης. Επίσης, οι συνομιλίες ενδέχεται να διαταραχθούν από ενοχλητικούς θορύβους του περιβάλλοντος. Ένα άλλο τεχνικό πρόβλημα είναι ότι πολλές συσκέψεις καθυστερούν και χάνεται χρόνος επειδή οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν προβλήματα με τη σύνδεση και την πρόσβαση στις συσκέψεις λόγω προβλημάτων με το λογισμικό.

3. Φυσικές συζητήσεις και κουβέντες

Στην αρχή κάθε πρόσωπο με πρόσωπο συνάντησης, οι άνθρωποι τείνουν να κάνουν κουβέντες, απλώς για να σπάσουν τον πάγο και να νιώσουν πιο άνετα. Στις διαδικτυακές συναντήσεις αυτό είναι λίγο δύσκολο, καθώς η επικοινωνία δεν είναι πραγματικά φυσική και όταν οι άνθρωποι μιλούν ταυτόχρονα (κάτι που συμβαίνει συχνά κατά την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο), δημιουργείται άβολος θόρυβος και η συζήτηση γίνεται πολύ συχνά αδιόρατη. Γι' αυτό οι άνθρωποι σε εικονικές συναντήσεις προσπαθούν να μην διακόπτουν ο ένας τον άλλον και πηγαίνουν κατευθείαν στο θέμα. Η συνέπεια είναι ότι οι απομακρυσμένες συναντήσεις τείνουν πάντα να είναι περισσότερο μια παρουσίαση με όχι τόσο μεγάλη συμβολή από άλλους συμμετέχοντες, ειδικά εάν δεν γίνονται ερωτήσεις.

Πώς να βελτιώσετε τις εικονικές συναντήσεις

Οι απροσδόκητες αλλαγές στο εργασιακό περιβάλλον μπορεί να είναι υπερβολικές για όλους. Προσαρμόζοντας απλώς μερικά πράγματα, οι διευθυντές και οι ομάδες μπορούν να προσαρμοστούν και να μάθουν πώς να ξεπερνούν ορισμένα από τα εμπόδια και οι διαδικτυακές συναντήσεις μπορούν να γίνουν πιο αποτελεσματικές, παραγωγικές και χρήσιμες. Σε αυτό το σημείο, θα προσπαθήσουμε να σας δώσουμε μερικές συμβουλές για το πώς η απομακρυσμένη συνάντησή σας μπορεί να αποδειχθεί επιτυχημένη.

1. Επιλέξτε ένα εργαλείο βιντεοδιάσκεψης

Το πρώτο σημείο είναι να επιλέξετε μια καλή τεχνική ρύθμιση. Υπάρχει μια πληθώρα τεχνολογίας εκεί έξω που κάνει τη διαδικτυακή συνάντηση να λειτουργεί ομαλά. Εάν θέλετε να το διατηρήσετε πιο παραδοσιακό, επιλέξτε Skype ή Google Hangouts. Από την άλλη, το Zoom είναι μια πιο σύγχρονη και εξαιρετικά δημοφιλής στις μέρες μας πλατφόρμα συνεδριάσεων. Το GotoMeeting δημιουργήθηκε ειδικά για επιχειρήσεις και έχει τα προνόμιά του. Άλλα εργαλεία που αξίζει να αναφερθούν είναι: Join.me, UberConference και Slack. Όλα αυτά τα εργαλεία επικοινωνίας είναι κάτι παραπάνω από καλά για απομακρυσμένες συναντήσεις. Θα πρέπει να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για την εταιρεία σας. Ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να τονίσετε είναι ότι αφού επιλέξετε μια πλατφόρμα, θα πρέπει να προσπαθήσετε να την τηρήσετε και να μην την αλλάζετε συχνά, γιατί θα μπερδέψετε τους συναδέλφους σας άσκοπα.

2. Η καλύτερη ώρα για τη συνάντηση

Δεν φαίνεται δύσκολο να προγραμματίσετε μια συνάντηση, αλλά σίγουρα μπορεί να είναι. Σε μια εταιρική ρύθμιση, μπορείτε να συγκρίνετε τη διαθεσιμότητα στη λίστα προσκλήσεων σας με διαφορετικά εσωτερικά κοινόχρηστα εργαλεία που βασίζονται στο cloud. Ποια πράγματα πρέπει να ληφθούν υπόψη; Τοπικές αργίες, ώρες γευμάτων και άλλοι πιθανοί περιφερειακοί παράγοντες που μπορεί να συγκρουστούν με τη συνάντησή σας, ειδικά εάν οι συνάδελφοί σας ζουν στην άλλη άκρη του πλανήτη. Όταν είναι δυνατόν, είναι πάντα καλή ιδέα να προγραμματίζετε συναντήσεις πολύ νωρίτερα, γιατί όσο περισσότερη ειδοποίηση έχουν όλοι, είναι λιγότερο πιθανό οι συνάδελφοι να έχουν συγκρούσεις.

3. Καθορίστε την ημερήσια διάταξη

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να έχετε κατά νου πόσο θα διαρκέσει η συνάντηση. Αυτό θα σας βοηθήσει να ορίσετε τη δομή της συνάντησης. Η συμβουλή μας είναι: γράψτε μια ατζέντα! Δομήστε τη συνάντηση, σκεφτείτε τα κύρια σημεία που πρέπει να καλυφθούν και μείνετε σε αυτά, σημειώστε τα ονόματα των μελών της ομάδας που συμμετέχουν και τις ευθύνες τους. Επίσης, είναι καλή πρακτική ένας υπάλληλος να είναι υπεύθυνος για τη συνάντηση ως ένα είδος μεσολαβητή, για να βεβαιωθείτε ότι όλοι εμμένουν στην ημερήσια διάταξη και ότι συζητούνται όλα τα βασικά σημεία.

Μια καλή πρακτική είναι να αποστέλλεται η ημερήσια διάταξη σε όλους τους συμμετέχοντες πριν από τη συνάντηση. Έτσι ο καθένας μπορεί να προετοιμαστεί ανάλογα.

4. Αντιμετωπίστε τον θόρυβο του περιβάλλοντος

Όλοι έχουμε συμμετάσχει σε συναντήσεις όπου μπορούσατε να ακούσετε ακατάλληλα τηλέφωνα, δυνατούς θορύβους από την κυκλοφορία ή τον σκύλο της οικογένειας που ήταν υπερβολικά ενθουσιασμένος. Βεβαιωθείτε ότι κάθε συνάδελφος ξέρει να κάνει σίγαση των γραμμών του εάν υπάρχει θόρυβος που αποσπά την προσοχή στο παρασκήνιο. Παρόλα αυτά, οι συνάδελφοι θα πρέπει να συνεχίσουν να συμμετέχουν μέσω μηνυμάτων κειμένου και να συνεχίσουν να λειτουργεί η ροή βίντεο.

5. Θυμηθείτε για κάθε μέλος της ομάδας

Δεν είναι όλοι οι συνάδελφοι επικοινωνιακοί και εξωστρεφείς. Μερικοί άνθρωποι δεν θα πουν ποτέ τίποτα αν δεν τους ζητηθεί συγκεκριμένα η γνώμη τους. Αυτό δεν σημαίνει ότι αυτοί οι συνάδελφοι δεν έχουν τίποτα πολύτιμο να προσθέσουν στη συνάντηση. Αντιθέτως! Η δουλειά του διαμεσολαβητή είναι επίσης να καθοδηγεί τη συζήτηση και να διασφαλίζει ότι όλοι έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και να κάνουν συγκεκριμένες ερωτήσεις ακόμη και στους σιωπηλούς συμμετέχοντες. Με αυτόν τον τρόπο όλοι θα συμμετέχουν στη συνάντηση και όλοι οι συνάδελφοι έχουν τη δυνατότητα να δώσουν τη συμβολή τους. Εάν όλοι ενθαρρύνονται να συμμετέχουν, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα η εικονική συνάντηση να είναι πιο δημιουργική και παραγωγική.

6. Η περιστασιακή μετατροπή είναι ένα πλεονέκτημα

Όταν εργαζόμαστε από το σπίτι, έχουμε λιγότερες ευκαιρίες να καλύψουμε τη διαφορά με τους συναδέλφους. Αν είναι κατάλληλη η ώρα, η κουβέντα είναι κάτι παραπάνω από ευπρόσδεκτη ακόμα και στο εικονικό περιβάλλον. Μια καλή προσέγγιση θα ήταν να δεσμεύσετε λίγο χρόνο πριν από μια απομακρυσμένη συνάντηση για να αφήσετε τους συναδέλφους να συνομιλήσουν. Προσθέτοντας λίγη διασκέδαση στις συναντήσεις και δίνοντας τη δυνατότητα στους συναδέλφους να δεθούν με τα μέλη της ομάδας τους, ίσως απλώς ρωτώντας πώς ήταν η μέρα σας μέχρι τώρα; Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα αισθάνονται πιο άνετα, ξεκούραστα και άνετα. Έτσι θα γίνει αισθητή η παρουσία τους στον εικονικό χώρο. Ποτέ μην υποτιμάτε τη σημασία του να αισθάνεστε συνδεδεμένοι ως μέλος μιας ομάδας.

7. Ζητήστε αξιολόγηση

Δεδομένου ότι οι εικονικές συναντήσεις ομάδων δεν αποτελούν πλέον εξαίρεση, είναι σημαντικό να δούμε τι λειτουργεί καλά και τι όχι. Κανείς δεν θέλει να χάνει το χρόνο του ή να έχει την αίσθηση ότι δεν ακούγεται. Αυτό δημιουργεί απογοήτευση και απόρριψη της ιδέας ότι οι διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να είναι αποτελεσματικές και χρήσιμες. Λοιπόν, γιατί να μην ζητήσετε από τον συμμετέχοντα να σας δώσει σχόλια σχετικά με τη συνάντηση;

Ακόμη και κάτω από τις καλύτερες συνθήκες, το να ζητάτε από τους ανθρώπους να ανοιχτούν για τις σκέψεις και τα συναισθήματά τους μπορεί να είναι δύσκολο. Ίσως οι συνάδελφοί σας να είναι πιο ανοιχτοί να απαντήσουν σε μια δημοσκόπηση, ειδικά εάν αυτή η δημοσκόπηση είναι ανώνυμη, ίσως είναι πιο εύκολο γι 'αυτούς να είναι πιο ειλικρινείς σε αυτήν την περίπτωση. Είναι ζωτικής σημασίας να ενεργήσετε με βάση τη δεδομένη ανατροφοδότηση και τουλάχιστον να προσπαθήσετε να βελτιώσετε τα σημεία που δεν χαρακτηρίστηκαν ως καλά. Οι εξ αποστάσεως συναντήσεις δεν είναι εύκολο να οργανωθούν και η εποικοδομητική κριτική θα μπορούσε να βοηθήσει πολύ τους μελλοντικούς.

8. Καταγράψτε και απομαγνητοφωνήστε τη συνάντηση

Έχετε σκεφτεί ποτέ να ηχογραφήσετε την εικονική σας συνάντηση; Αυτό έχει γίνει μια διαδεδομένη πρακτική και όχι χωρίς λόγο. Βοηθά τους υπαλλήλους που έχασαν τη συνάντηση αφού έχουν τη δυνατότητα να την ακούσουν μετά και να παραμείνουν ενημερωμένοι. Οι επιτυχημένες εικονικές ομάδες συχνά προσλαμβάνουν υπηρεσίες μεταγραφής για τη μεταγραφή των ηχογραφήσεων. Η μεταγραφή εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο από τους υπαλλήλους, επειδή δεν χρειάζεται να ακούσουν ολόκληρη την ηχογραφημένη συνάντηση για να μάθουν τι συμβαίνει. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να ρίξουν μια ματιά στις μεταγραφές και να διαβάσουν προσεκτικά τα βασικά μέρη, ώστε να εξοικονομήσουν χρόνο και να συνεχίσουν να γνωρίζουν τι συμβαίνει. Αν ψάχνετε για έναν καλό πάροχο υπηρεσιών μεταγραφής, απευθυνθείτε στο Gglot. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να βελτιώσετε την εικονική σας συνάντηση, έτσι ώστε να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο σε όλους τους συμμετέχοντες.

Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο δεν είναι τέλειες και έχουν κάποιες πτώσεις, και οι διαδικτυακές συναντήσεις μοιράζονται τις περισσότερες από αυτές. Επιπλέον, έρχονται με τα δικά τους μοναδικά προβλήματα. Δεν χρειάζεται να αρκεστείτε σε μη παραγωγικές συναντήσεις που χάνουν τον χρόνο όλων, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εικονικές συναντήσεις για να παραμείνετε ενημερωμένοι, παραγωγικοί, δημιουργικοί και συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους σας. Δοκιμάστε μερικές από τις συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω: επιλέξτε το σωστό εργαλείο, ορίστε μια καλή ώρα για τη συνάντηση, γράψτε την ατζέντα, αντιμετωπίστε τους θορύβους του περιβάλλοντος, κρατήστε τους πάντες αφοσιωμένους, ενθαρρύνετε την περιστασιακή συνομιλία, ζητήστε σχόλια και, τέλος, ηχογραφήστε τη συνάντηση και να το μεταγράψει. Ελπίζουμε ότι θα δημιουργήσετε ένα εξαιρετικό περιβάλλον εικονικής συνάντησης για την ομάδα σας!