Wie Man Virtuelle Teams-Meetings Effektiv?

Tipps für eine bessere virtuelle meetings

Die Sitzungen sind sehr wichtig für das richtige funktionieren eines jeden seriösen Unternehmens. Sie sind wichtig denn Sie machen es möglich, für jedes team-Mitglied, um auch up-to-date, was Los in der Gesellschaft und in welche Richtung die Entwicklung des Unternehmens-Strategien sind überschrift. Auf top von, dass, sind die treffen auch eine Gelegenheit für die teams sammeln und richten Sie Ihre Beziehungen, oder einfach nur daran erinnern, Mitarbeiter, Sie sind nicht allein in der Gesellschaft, und dass Sie brauchen, um die Funktion zusammen mit deren Mitarbeiter.

Aufgrund der Pandemie, viele Unternehmen haben beschlossen, dass Ihre Mitarbeiter sollten die Arbeit von zu Hause aus für die Zeit. Das bedeutet auch, dass es praktisch unmöglich geworden, meetings die Art, wie Sie durchgeführt wurden, vor. Daher ist diese neue situation erfordert eine erhebliche Anpassung. Wieder einmal sind wir unter Berufung auf Technik. Viele Werkzeuge haben und werden entwickelt, um zu helfen erleichtern die Kommunikation in den Zeiten, wenn in-person-Kommunikation geworden ist unerwünscht. Und in der Tat, remote-Sitzungen sind immer unsere neue normal. Was einst nur für unkonventionelle meetings für Mitarbeiter arbeiten in verschiedenen Ländern oder sogar auf verschiedenen Kontinenten hat sich mittlerweile der einzige Weg, um die Durchführung einer Sitzung mit John und Jim über den Flur. Aber solche Mittel der Kommunikation immer noch Hindernisse. Wir schauen in einige der Probleme und versuchen, Ihnen einige Möglichkeiten, Sie zu überwinden.

Hindernisse von remote-Sitzungen

1. Zeit Unterschied

Koordinierung einer long-distance-virtuelle treffen könnte bedeuten, dass der Umgang mit mehreren Zeitzonen. Während der Kollege aus New York ist immer noch nippte an seinem Kaffee am morgen, die Mitarbeiter in Peking hat gerade gegessen Abendessen vor der Sitzung, und sobald die Besprechung fertig ist, wird er wohl unter seinem Anzug für bequemen Schlafanzug an.

2. Technische Probleme

Es passiert oft, dass die Sitzung unterbrochen werden, weil eine Unzureichende Verbindung, und das kann zu verschiedenen Problemen, zum Beispiel die bekannten low-audio - /video-Qualität oder der sehr unbeliebt und dramatischer gefrorenen Bildschirm-Effekt. Auch Gespräche kann gestört werden durch lästige Hintergrundgeräusche. Ein weiteres technisches problem ist, dass viele Begegnungen sind verzögert und Zeit verschwendet wird, weil die Menschen haben Probleme bei der Anmeldung und dem Zugriff auf den Sitzungen aufgrund von Problemen mit der software.

3. Natürliche Gespräche und small talk

Am Anfang jeder face-to-face-treffen, neigen die Menschen dazu engage in small talk, nur um den break - das Eis und bekommen mehr Komfort. In online-meetings, das ist ein bisschen tricky, da die Kommunikation nicht wirklich natürlich, und wenn die Leute reden gleichzeitig (das passiert oft bei face to face-Kommunikation), unangenehme Geräusche erzeugt und das Gespräch wird sehr oft unsichtbar. Das ist, warum Menschen in virtuelle meetings versuchen Sie, nicht zu unterbrechen, jeweils andere und Sie gehen direkt zu dem Thema. Die Folge ist, dass remote treffen immer eher von einer Präsentation mit nicht so viel input aus andere Teilnehmer, vor allem, wenn keine Fragen gestellt werden.

Wie verbessern Sie virtuelle meetings

Die unerwarteten Veränderungen in der Arbeitsumgebung kann zu viel sein für jedermann. Durch einfaches einstellen einer einige Dinge, Führungskräfte und teams können sich anpassen und lernen, Sie zu überwinden, einige der Hindernisse und online-meetings effektiver werden kann, produktiv und nützlich. An dieser Stelle werden wir versuchen, Ihnen einige Tipps, wie Sie Ihre remote-Sitzung drehen Sie zum Erfolg wird.

1. Wählen Sie einen video-Konferenz-tool

Der erste Punkt ist die Wahl einer guten technischen setup. Es gibt eine fülle von Technologie gibt, macht der online-Konferenz reibungslos abläuft. Wenn du es behalten möchtest mehr traditionelle wählen Sie Skype oder Google Hangouts. Auf der anderen Seite, Zoom ist eine moderne und heute sehr beliebt-conferencing-Plattform. GotoMeeting wurde speziell für Unternehmen aufgebaut und hat seine Vorteile. Andere tools, die erwähnenswert sind: Beitreten.mich, UberConference und Schlaff. Alle diese Kommunikations-Werkzeuge sind mehr als in Ordnung für remote-Sitzungen. Sie müssen sehen, was funktioniert am besten für Ihr Unternehmen. Eine wichtige Sache zu erwähnen ist, dass, sobald Sie gewählt haben, eine Plattform, die Sie sollten versuchen, dabei zu bleiben und nicht ändern Sie es oft, weil sonst Ihre Kollegen unnötig.

2. Beste Zeit für die Besprechung

Es scheint nicht schwer zu planen, ein treffen, aber es kann sicherlich sein. In einem Unternehmen vergleichen kann man die Verfügbarkeit über Ihre Einladung Liste mit verschiedenen internen shared-cloud-basierte tools. Was sollte man berücksichtigen? Lokale Feiertage, Essenszeiten und andere potenzielle regionale Faktoren, die möglicherweise kollidieren mit Ihrer Besprechung vor allem, wenn Ihre Kollegen Leben auf der anderen Seite des Globus. Wenn es möglich ist, es ist immer eine gute Idee, um meetings zu planen weit im Voraus, weil die mehr Hinweise, die jeder hat, ist es weniger wahrscheinlich, dass die Kolleginnen und Kollegen haben Kollisionen.

3. Die agenda

Zuerst von allen, müssen Sie im Hinterkopf haben, wie lange die Sitzung dauern wird. Dies wird Ihnen helfen, um die Struktur der treffen. Unser Rat ist: schreiben Sie eine agenda! Struktur der treffen, denken Sie über die wichtigsten Punkte, die müssen abgedeckt werden, und halten Sie Sie, schreiben Sie sich die Namen der teilnehmenden Teams Mitglieder und Ihre Aufgaben. Auch ist es eine gute Praxis, dass man der Mitarbeiter ist verantwortlich für die treffen als eine Art Vermittler, um sicherzustellen, dass jeder hält sich an die Tagesordnung und alle wesentlichen Punkte besprochen.

Eine gute übung ist, senden der agenda, die an alle Teilnehmer vor der Sitzung. So kann jeder entsprechend vorbereiten.

4. Tackle Hintergrundgeräusche

Wir haben alle teilgenommen, die in Versammlungen, wo man konnte hören, wie unangemessen ring Telefone, laute Verkehrslärm oder der Hund der Familie, die war übermäßig aufgeregt. Stellen Sie sicher, dass jeder Kollege weiß, stumm, Ihre Linien, wenn es ist, störendes Rauschen im hintergrund. Dennoch, die Kollegen sollen auch weiterhin zu beteiligen vie SMS-Nachrichten und halten Sie Ihre video-feed läuft.

5. Denken Sie daran, über jedes team-Mitglied

Nicht alle Kollegen sind kommunikativ und kontaktfreudig. Manche Leute werden einfach nie etwas sagen, wenn Sie nicht ausdrücklich nach Ihrer Meinung gefragt. Das bedeutet nicht, dass diese Kollegen nicht haben, etwas wertvolles hinzufügen zu der Sitzung. Au contraire! Die Aufgabe des Mediators ist es auch um das Gespräch zu führen und sicherzustellen, dass jeder die chance hat, zu sprechen und zu bitten, auch die stummen Teilnehmer bestimmte Fragen beantworten. So wird jeder Eingriff in die Tagungs-und alle Kollegen haben die Möglichkeit zu geben, Ihren input. Wenn jeder aufgefordert, sich zu beteiligen, gibt es eine größere chance, dass die virtuellen treffen werden kreativer und produktiver.

6. Casual-Konvertierung ist ein plus

Beim arbeiten von zu Hause, wir haben weniger Möglichkeiten, um aufzuholen mit Ihren Kollegen. Wenn die Zeit angemessen ist, small talk ist mehr als willkommen auch in der virtuellen Umgebung. Ein guter Ansatz wäre, um zu reservieren einige Zeit im Voraus eine remote-Sitzung zu lassen, die Mitarbeiter-chat. Durch das hinzufügen von ein wenig Spaß zu den Sitzungen und macht es möglich für die Kollegen zu binden mit Ihren team-Mitglieder, vielleicht, indem Sie einfach zu Fragen, Wie war dein Tag bisher? treffen werden die Teilnehmer fühlen sich wohler, entspannt und komfortabel. Auf diese Weise Ihre Präsenz wird spürbar in den virtuellen Raum. Unterschätzen Sie nie die Bedeutung von Gefühl verbunden, als Mitglied eines Teams.

7. Fragen für die Auswertung

Da virtuelle Teams meetings sind keine Ausnahme mehr, ist es wichtig zu sehen, was gut funktioniert und was nicht. Niemand will, um Ihre Zeit zu verschwenden oder haben das Gefühl, dass Sie werden nicht gehört. Das schafft frustration und Ablehnung der Idee dass online-meetings können effektiv und hilfreich. Also, warum nicht Fragen, die Teilnehmer geben Sie feedback über das treffen?

Selbst unter den besten Umständen, Leute zu Fragen, sich zu öffnen, über Ihre Gedanken und Gefühle, kann schwierig sein. Vielleicht sind Ihre Kollegen werden mehr offen zu beantworten, eine Umfrage, vor allem, wenn, die Umfrage ist anonym, es könnte leichter für Sie werden, um mehr aufrichtig in diesem Fall. Es ist wichtig zu handeln, auf der ein feedback gegeben und zumindest versuchen zu verbessern und die Punkte waren nicht beschriftet so gut. Remote-Sitzungen sind nicht leicht zu organisieren und Konstruktive Kritik könnte eine große Hilfe für die Zukunft.

8. Aufzeichnung und übertragung der Sitzung

Haben Sie schon einmal daran gedacht, Ihr virtuelles Meeting aufzuzeichnen? Dies ist mittlerweile weit verbreitet und das nicht ohne Grund. Es hilft Mitarbeitern, die das Meeting verpasst haben, da sie die Möglichkeit haben, es sich im Nachhinein anzuhören und auf dem Laufenden zu bleiben. Erfolgreiche virtuelle Teams beauftragen außerdem häufig Transkriptionsdienste mit der Transkription der Aufzeichnungen. Die Transkription spart den Mitarbeitern wertvolle Zeit, da sie sich nicht das gesamte aufgezeichnete Meeting anhören müssen, um herauszufinden, was vor sich geht. Sie müssen sich lediglich die Transkripte ansehen und die wichtigsten Teile sorgfältig lesen, damit sie Zeit sparen und trotzdem wissen, was vor sich geht. Wenn Sie nach einem guten Transkriptionsdienstleister suchen, wenden Sie sich an Gglot. Wir können Ihnen helfen, Ihr virtuelles Meeting zu verbessern, sodass es einen größeren Eindruck auf alle Teilnehmer macht.

Face-to-face-meetings sind nicht perfekt und Sie haben einige Nachteile, und online-meetings teilen die meisten von Ihnen. Auf top von, dass Sie kommen mit Ihren eigenen einzigartigen Probleme. Sie müssen nicht zu begleichen für unproduktive meetings, die Verschwendung jedermanns Zeit, aber Sie können virtuelle meetings auf dem Laufenden zu bleiben, produktiv, kreativ und vernetzt mit Ihren Kollegen. Versuchen Sie, einige der Ratschläge oben aufgeführten: wählen Sie das richtige Werkzeug, legen Sie eine gute Zeit für die Besprechung, notieren Sie sich die agenda, die Bekämpfung Hintergrundgeräusche, halten Sie alle engagiert, ermutigen, ungezwungenen Gespräch, bitten Sie um feedback und nicht zuletzt zeichnen Sie das meeting und bekommen es transkribiert. Wir hoffen, dass Sie schaffen eine außergewöhnliche virtuelle meeting-Umgebung für Ihr team!