Hvordan man gør virtuelle teams møder effektive?

Tips til bedre virtuelle møder

Møder er meget vigtige for, at enhver seriøs virksomhed fungerer korrekt. De er vigtige, fordi de gør det muligt for hvert teammedlem at være opdateret om, hvad der foregår i virksomheden, og i hvilken retning virksomhedens udviklingsstrategier er på vej. Derudover er møder også en mulighed for hold til at samle og rette deres forhold eller blot minde medarbejderne om, at de ikke er alene i virksomheden, og at de har brug for at fungere sammen med deres kolleger.

På grund af pandemien har mange virksomheder besluttet, at deres medarbejdere i øjeblikket skal arbejde hjemmefra. Det betyder også, at det er blevet næsten umuligt at afholde møder, som de blev ført før. Derfor kræver denne nye situation betydelig tilpasning. Igen stoler vi på teknologi. Mange værktøjer er og udvikles for at hjælpe med at lette kommunikationen i tider, hvor personlig kommunikation er blevet uønsket. Og faktisk bliver fjernmøder vores nye normale. Det, der engang kun var forbeholdt ukonventionelle møder for kolleger, der arbejder i forskellige lande eller endda på forskellige kontinenter, er nu blevet den eneste måde at afholde et møde med John og Jim på tværs af hallen. Men sådanne kommunikationsmidler står stadig over for forhindringer. Vi vil se på nogle af problemerne og forsøge at foreslå nogle mulige måder at overvinde dem på.

Hindringer for fjernmøder

1. Tidsforskel

Koordinering af et virtuelt langdistance-møde kan betyde at klare flere tidszoner. Mens kollegaen fra New York stadig nipper til sin morgenkaffe, har kollegaen i Beijing lige spist middag før mødet, og så snart mødet er færdigt, vil han sandsynligvis skifte jakkesæt til behagelig pyjamas.

2. Tekniske problemer

Det sker ofte, at mødet afbrydes på grund af utilstrækkelig forbindelse, og dette kan skabe forskellige problemer, for eksempel den velkendte lave lyd- / videokvalitet eller den meget ikke lide og mere dramatiske frosne skærmeffekt. Også samtaler kan blive afbrudt af irriterende baggrundslyde. Et andet teknisk problem er, at mange møder er forsinkede, og der spildes tid, fordi folk har problemer med at logge ind og få adgang til møderne på grund af problemer med softwaren.

3. Naturlige samtaler og small talk

I begyndelsen af hvert ansigt til ansigt-møde har folk en tendens til at engagere sig i små samtaler, bare for at bryde isen og blive mere komfortable. På online møder er det lidt vanskeligt, da kommunikationen ikke rigtig er naturlig, og når folk taler samtidigt (hvilket ofte sker ansigt til ansigt kommunikation), genereres ubehagelig støj, og samtalen bliver ofte umærkelig. Derfor forsøger folk i virtuelle møder ikke at afbryde hinanden, og de går direkte til emnet. Konsekvensen er, at eksterne møder altid har en tendens til at være mere en præsentation med ikke så meget input fra andre deltagere, især hvis der ikke stilles spørgsmål.

Sådan forbedres virtuelle møder

De uventede ændringer i arbejdsmiljøet kan være for meget for alle. Ved blot at justere et par ting kan ledere og teams tilpasse sig og lære at overvinde nogle af hindringerne, og online møder kan blive mere effektive, produktive og nyttige. På dette tidspunkt vil vi prøve at give dig nogle tip til, hvordan dit fjernmøde kan vise sig at blive en succes.

1. Vælg et videokonferenceværktøj

Det første punkt er at vælge en god teknisk opsætning. Der er en overflod af teknologi derude, der får online-mødet til at køre problemfrit. Hvis du vil holde det mere traditionelt, skal du vælge Skype eller Google Hangouts. På den anden side er Zoom en mere moderne og i dag ekstremt populær konferenceplatform. GotoMeeting blev specielt bygget til erhvervslivet og har sine fordele. Andre værktøjer, der er værd at nævne, er: Join.me, UberConference og Slack. Alle disse kommunikationsværktøjer er mere end fine til fjernmøder. Du bliver nødt til at se, hvad der fungerer bedst for din virksomhed. En vigtig ting at fremhæve er, at når du først har valgt en platform, skal du prøve at holde fast ved den og ikke ændre den ofte, fordi det vil forvirre dine kolleger unødvendigt.

2. Bedste tidspunkt for mødet

Det synes ikke svært at planlægge et møde, men det kan det sikkert være. I en virksomhedsindstilling kan du sammenligne tilgængelighed på tværs af din invitationsliste med forskellige interne delte skybaserede værktøjer. Hvilke ting skal tages i betragtning? Lokale helligdage, måltider og andre potentielle regionale faktorer, der kan kollidere med dit møde, især hvis dine kolleger bor på den anden side af kloden. Når det er muligt, er det altid en god idé at planlægge møder langt i forvejen, for jo mere opmærksomhed alle har, er det mindre sandsynligt, at kolleger får kollisioner.

3. Sæt dagsordenen

Først og fremmest skal du huske på, hvor længe mødet varer. Dette hjælper dig med at indstille mødets struktur. Vores råd er: skriv en dagsorden! Struktur mødet, tænk over de vigtigste punkter, der skal dækkes, og hold fast ved dem, skriv navnene på de deltagende teammedlemmer og deres ansvar. Det er også en god praksis, at en medarbejder har ansvaret for mødet som en slags mægler for at sikre, at alle holder sig til dagsordenen, og at alle nøglepunkter diskuteres.

En god praksis er at sende dagsordenen til alle deltagerne inden mødet. På den måde kan alle forberede sig i overensstemmelse hermed.

4. tackle baggrundsstøj

Vi har alle deltaget i møder, hvor du kunne høre upassende ringetelefoner, høje trafiklyde eller familiehunden, der var alt for begejstret. Sørg for, at hver kollega ved at dæmpe deres linjer, hvis der er distraherende støj i baggrunden. Ikke desto mindre bør kollegerne fortsætte med at deltage i sms-beskeder og holde deres videofeed kørende.

5. Husk på hvert teammedlem

Ikke alle kolleger er kommunikative og udadvendte. Nogle mennesker vil bare aldrig sige noget, hvis de ikke specifikt bliver bedt om deres mening. Det betyder ikke, at disse kolleger ikke har noget værdifuldt at tilføje til mødet. Au contraire! Mæglerens job er også at lede samtalen og sikre, at alle har en chance for at tale og at stille selv de tavse deltagere specifikke spørgsmål. På den måde vil alle blive engageret i mødet, og alle kolleger har mulighed for at give deres input. Hvis alle opfordres til at deltage, er der en større chance for, at det virtuelle møde bliver mere kreativt og produktivt.

6. Casual konvertering er et plus

Når vi arbejder hjemmefra, har vi færre muligheder for at indhente kollegaer. Hvis tiden er passende, er small talk mere end velkommen selv i det virtuelle miljø. En god tilgang ville være at reservere noget tid på forhånd et fjernmøde for at lade kollegaerne chatte. Ved at tilføje lidt sjov til møderne og gøre det muligt for kollegerne at knytte bånd til deres teammedlemmer, måske ved blot at spørge Hvordan var din dag hidtil? mødedeltagere vil føle sig mere tilpas, afslappede og komfortabel. På denne måde kan deres tilstedeværelse mærkes i det virtuelle rum. Undervurder aldrig vigtigheden af at føle sig forbundet som et medlem af et team.

7. Bed om evaluering

Da virtuelle holdmøder ikke længere er en undtagelse, er det vigtigt at se, hvad der fungerer godt, og hvad der ikke fungerer. Ingen ønsker at spilde deres tid eller have en følelse af at de ikke bliver hørt. Det skaber frustration og afvisning af ideen om, at online møder kan være effektive og nyttige. Så hvorfor ikke bede deltageren om at give dig feedback om mødet?

Selv under de bedste omstændigheder kan det være svært at bede folk om at åbne sig for deres tanker og følelser. Måske vil dine kolleger være mere åbne for at besvare en afstemning, især hvis afstemningen er anonym, kan det være lettere for dem at være mere oprigtige i så fald. Det er afgørende at handle på den givne feedback og i det mindste prøve at forbedre de punkter, der ikke blev mærket som gode. Fjernmøder er ikke lette at organisere, og konstruktiv kritik kan være til stor hjælp for de fremtidige.

8. Optag og transkriber mødet

Har du nogensinde tænkt på at optage dit virtuelle møde? Dette er blevet en udbredt praksis og ikke uden grund. Det hjælper medarbejdere, der gik glip af mødet, da de har mulighed for at lytte til det efterfølgende og holde sig opdateret. Succesfulde virtuelle teams hyrer også ofte transskriptionstjenester til at transskribere optagelserne. Transskription sparer værdifuld tid for medarbejderne, fordi de ikke behøver at lytte til hele det optagede møde for at finde ud af, hvad der foregår. Det eneste, de skal gøre, er at tage et kig på transskriptionerne og læse de vigtigste dele omhyggeligt, så de kan spare tid og stadig ved, hvad der foregår. Hvis du leder efter en god transskriptionstjenesteudbyder, skal du henvende dig til Gglot. Vi kan hjælpe dig med at forbedre dit virtuelle møde, så det får større indflydelse på alle deltagerne.

Ansigt til ansigt-møder er ikke perfekte, og de har nogle fald, og online-møder deler de fleste af dem. Oven i det kommer de med deres egne unikke problemer. Du behøver ikke nøjes med uproduktive møder, der spilder alles tid, men du kan bruge virtuelle møder til at holde dig informeret, produktiv, kreativ og forbundet med dine kolleger. Prøv nogle af de råd, der er anført ovenfor: vælg det rigtige værktøj, indstil et godt tidspunkt til mødet, skriv dagsordenen, tackle baggrundslyde, hold alle engagerede, opmuntre afslappet samtale, bede om feedback og sidst men ikke mindst, optag mødet og få det transskriberet. Vi håber, at du vil skabe et ekstraordinært virtuelt mødemiljø for dit team!