Kako učiniti sastanke virtuelnih timova efikasnim?

Savjeti za bolje virtuelne sastanke

Sastanci su veoma važni za pravilno funkcionisanje svake ozbiljne kompanije. Oni su važni jer omogućavaju svakom članu tima da bude u toku sa dešavanjima u kompaniji i u kom pravcu idu strategije razvoja kompanije. Povrh svega, sastanci su i prilika da se timovi okupe i poprave odnose, ili da jednostavno podsjete zaposlene da nisu sami u kompaniji i da moraju funkcionisati zajedno sa svojim kolegama.

Zbog pandemije mnoga preduzeća su odlučila da njihovi zaposleni za sada rade od kuće. To također znači da je postalo gotovo nemoguće voditi sastanke na način na koji su se ranije održavali. Stoga ova nova situacija zahtijeva značajnu prilagodbu. Još jednom se oslanjamo na tehnologiju. Mnogi alati su razvijeni i razvijaju se kako bi pomogli u olakšavanju komunikacije u trenucima kada je komunikacija u licu postala nepoželjna. I zaista, sastanci na daljinu postaju naša nova normalnost. Ono što je nekada bilo rezervisano samo za nekonvencionalne sastanke za kolege koji rade u različitim zemljama ili čak na različitim kontinentima, sada je postao jedini način da se sastanak sa Džonom i Džimom vodi preko puta. Ali takva sredstva komunikacije i dalje se suočavaju s preprekama. Razmotrit ćemo neke od problema i pokušati predložiti neke moguće načine za njihovo prevazilaženje.

Prepreke za sastanke na daljinu

1. Vremenska razlika

Koordiniranje virtualnog sastanka na daljinu moglo bi značiti suočavanje s više vremenskih zona. Dok kolega iz Njujorka još ispija jutarnju kafu, kolega u Pekingu je upravo večerao pre sastanka i čim se sastanak završi verovatno će promeniti odelo u udobnu pidžamu.

2. Tehnički problemi

Često se dešava da se sastanci prekidaju zbog neadekvatne veze, a to može stvoriti različite probleme, na primjer dobro poznati nizak kvalitet zvuka/videa ili mnogo nesviđavan i dramatičniji efekat zamrznutog ekrana. Takođe, razgovore mogu poremetiti dosadna pozadinska buka. Još jedan tehnički problem je što se dosta sastanaka kasni i gubi se vrijeme jer ljudi imaju problema sa prijavljivanjem i pristupom sastancima zbog problema sa softverom.

3. Prirodni razgovori i mali razgovori

Na početku svakog sastanka licem u lice, ljudi imaju tendenciju da se upuste u male razgovore, samo da bi probili led i da bi se osjećali ugodnije. U online sastancima to je malo zeznuto, jer komunikacija nije baš prirodna i kada ljudi razgovaraju istovremeno (što se često dešava u komunikaciji licem u lice), stvara se neugodna buka i razgovor vrlo često postaje neprimjetan. Zbog toga se ljudi na virtuelnim sastancima trude da ne prekidaju jedni druge i odmah prelaze na temu. Posljedica toga je da sastanci na daljinu uvijek imaju tendenciju da budu više prezentacije bez toliko doprinosa drugih učesnika, posebno ako se ne postavljaju pitanja.

Kako poboljšati virtuelne sastanke

Neočekivane promjene u radnom okruženju mogu biti previše za svakoga. Jednostavnim prilagođavanjem nekoliko stvari, menadžeri i timovi se mogu prilagoditi i naučiti kako savladati neke od prepreka i online sastanci mogu postati učinkovitiji, produktivniji i korisniji. U ovom trenutku ćemo vam pokušati dati nekoliko savjeta o tome kako vaš daljinski sastanak može biti uspješan.

1. Odaberite alat za video konferenciju

Prva stvar je odabrati dobru tehničku postavku. Postoji obilje tehnologije koja omogućava da online sastanak teče glatko. Ako želite da ostane tradicionalniji, odaberite Skype ili Google Hangouts. S druge strane, Zoom je modernija i danas izuzetno popularna konferencijska platforma. GotoMeeting je posebno napravljen za poslovanje i ima svoje prednosti. Ostali alati vrijedni spomena su: Join.me, UberConference i Slack. Svi ovi komunikacijski alati su više nego dobri za sastanke na daljinu. Moraćete da vidite šta najbolje funkcioniše za vašu kompaniju. Važno je naglasiti da nakon što odaberete platformu, pokušajte da je se držite i ne mijenjate je često, jer će to nepotrebno zbuniti vaše kolege.

2. Najbolje vrijeme za sastanak

Čini se da nije teško zakazati sastanak, ali sigurno može biti. U korporativnom okruženju možete uporediti dostupnost na vašoj listi pozivnica s različitim internim zajedničkim alatima zasnovanim na oblaku. Koje stvari treba uzeti u obzir? Lokalni praznici, obroci i drugi potencijalni regionalni faktori koji bi mogli biti u sukobu s vašim sastankom, posebno ako vaše kolege žive na drugoj strani svijeta. Kada je to moguće, uvijek je dobra ideja zakazati sastanke daleko unaprijed, jer što su svi više obavješteni, manja je vjerovatnoća da će kolege imati sukobe.

3. Postavite dnevni red

Prije svega, morate imati na umu koliko će sastanak trajati. Ovo će vam pomoći da postavite strukturu sastanka. Naš savjet je: napišite dnevni red! Strukturirajte sastanak, razmislite o glavnim tačkama koje treba pokriti i pridržavajte ih se, zapišite imena članova tima koji učestvuju i njihove odgovornosti. Takođe, dobra je praksa da jedan zaposlenik bude zadužen za sastanak kao neka vrsta posrednika, kako bi se osiguralo da se svi drže dnevnog reda i da se razgovara o svim ključnim tačkama.

Dobra praksa je da se dnevni red pošalje svim učesnicima prije sastanka. Na taj način se svako može pripremiti na odgovarajući način.

4. Riješite se pozadinske buke

Svi smo učestvovali na sastancima na kojima ste mogli čuti neprikladnu zvonjavu telefona, glasnu saobraćajnu buku ili porodičnog psa koji je bio pretjerano uzbuđen. Pobrinite se da svaki kolega zna da utiša svoje redove ako se u pozadini čuje ometajuća buka. Ipak, kolege bi trebalo da nastave da učestvuju putem tekstualnih poruka i da održavaju svoj video feed.

5. Zapamtite o svakom članu tima

Nisu sve kolege komunikativne i otvorene. Neki ljudi jednostavno nikada neće ništa reći ako ih se posebno ne pita za mišljenje. To ne znači da te kolege nemaju ništa vrijedno da dodaju sastanku. Au contraire! Posao medijatora je i da vodi razgovor i osigura da svi imaju priliku da govore i da čak i šutljivim učesnicima postavi konkretna pitanja. Na taj način će svi biti angažovani na sastanku i sve kolege će imati mogućnost da daju svoj doprinos. Ako se svi ohrabre da učestvuju, veća je šansa da virtualni sastanak bude kreativniji i produktivniji.

6. Povremena konverzija je plus

Kada radimo od kuće, imamo manje mogućnosti da uhvatimo korak sa kolegama. Ako je vrijeme prikladno, mali razgovori su više nego dobrodošli čak iu virtuelnom okruženju. Dobar pristup bi bio rezervirati neko vrijeme unaprijed za sastanak na daljinu kako biste omogućili kolegama da razgovaraju. Dodavanjem malo zabave sastancima i omogućavanjem kolegama da se povežu sa članovima svog tima, možda jednostavnim pitanjem Kako je prošao vaš dan do sada? učesnici sastanka će se osjećati opuštenije, opuštenije i ugodnije. Na taj način će se osjetiti njihovo prisustvo u virtuelnom prostoru. Nikada nemojte podcijeniti važnost osjećaja povezanosti kao člana tima.

7. Zatražite evaluaciju

Pošto virtuelni timski sastanci više nisu izuzetak, važno je videti šta dobro funkcioniše, a šta ne. Niko ne želi gubiti vrijeme niti imati osjećaj da ga se ne čuje. To stvara frustraciju i odbacivanje ideje da online sastanci mogu biti efikasni i korisni. Dakle, zašto ne zamoliti učesnika da vam da povratne informacije o sastanku?

Čak i pod najboljim okolnostima, zamoliti ljude da otvore svoje misli i osjećaje može biti teško. Možda će vaše kolege biti otvorenije da odgovore na anketu, pogotovo ako je ta anketa anonimna, možda će im u tom slučaju biti lakše da budu iskreniji. Ključno je postupiti prema datim povratnim informacijama i barem pokušati poboljšati točke koje nisu označene kao dobre. Sastanke na daljinu nije lako organizovati i konstruktivna kritika bi mogla biti od velike pomoći budućim.

8. Snimite i prepišite sastanak

Da li ste ikada razmišljali o snimanju svog virtuelnog sastanka? Ovo je postala raširena praksa i ne bez razloga. Pomaže zaposlenima koji su propustili sastanak jer imaju mogućnost da ga poslušaju nakon toga i budu u toku. Uspješni virtuelni timovi također često angažuju usluge transkripcije za transkripciju snimaka. Transkripcija štedi dragocjeno vrijeme zaposlenih, jer ne moraju preslušati cijeli snimljeni sastanak da bi saznali šta se dešava. Sve što treba da urade je da pogledaju transkripte i pažljivo pročitaju ključne delove kako bi uštedeli vreme i znali šta se dešava. Ako tražite dobrog pružatelja usluge transkripcije, obratite se Gglotu. Možemo vam pomoći da poboljšate svoj virtuelni sastanak, tako da će imati veći uticaj na sve učesnike.

Sastanci licem u lice nisu savršeni i imaju neke nedostatke, a sastanci na mreži dijele većinu njih. Povrh toga, dolaze sa svojim jedinstvenim problemima. Ne morate se zadovoljiti neproduktivnim sastancima koji troše svačije vrijeme, ali možete koristiti virtuelne sastanke da ostanete informirani, produktivni, kreativni i povezani sa svojim kolegama. Isprobajte neki od gore navedenih savjeta: odaberite pravi alat, odredite dobro vrijeme za sastanak, zapišite dnevni red, pozabavite se pozadinskim zvukovima, držite sve uključene, ohrabrite neobavezan razgovor, zatražite povratne informacije i na kraju, ali ne i najmanje važno, snimite sastanak i prepisati ga. Nadamo se da ćete stvoriti izuzetno virtualno okruženje za sastanke za svoj tim!