Як зрабіць віртуальныя сустрэчы каманд эфектыўнымі?
Парады для паляпшэння віртуальных сустрэч
Сустрэчы вельмі важныя для нармальнага функцыянавання любой сур'ёзнай кампаніі. Яны важныя, таму што дазваляюць кожнаму члену каманды быць у курсе таго, што адбываецца ў кампаніі і ў якім кірунку вядзецца стратэгія развіцця кампаніі. Акрамя таго, сустрэчы таксама з'яўляюцца магчымасцю для каманд сабрацца і наладзіць адносіны або проста нагадаць супрацоўнікам, што яны не адны ў кампаніі і што ім трэба працаваць разам са сваімі калегамі.
З-за пандэміі многія прадпрыемствы вырашылі, што іх супрацоўнікі пакуль павінны працаваць дома. Гэта таксама азначае, што праводзіць сустрэчы так, як яны праводзіліся раней, стала практычна немагчыма. Таму гэтая новая сітуацыя патрабуе істотнай карэкціроўкі. Зноў жа, мы спадзяемся на тэхналогіі. Шмат інструментаў існуе і распрацоўваецца, каб дапамагчы палегчыць зносіны ў часы, калі асабістыя зносіны сталі непажаданымі. І сапраўды, дыстанцыйныя сустрэчы становяцца нашай новай нормай. Тое, што калісьці было зарэзервавана толькі для нетрадыцыйных сустрэч для калег, якія працуюць у розных краінах ці нават на розных кантынентах, цяпер стала адзіным спосабам правесці сустрэчу з Джонам і Джымам праз залу. Але такія сродкі сувязі ўсё яшчэ сутыкаюцца з перашкодамі. Мы разгледзім некаторыя з праблем і паспрабуем прапанаваць некалькі магчымых шляхоў іх пераадолення.
Перашкоды дыстанцыйных сустрэч
- Розніца ў часе
Каардынацыя міжгародняй віртуальнай сустрэчы можа азначаць працу ў некалькіх гадзінных паясах. Пакуль калега з Нью-Ёрка яшчэ папівае ранішнюю каву, калега з Пекіна толькі што павячэраў перад сустрэчай і, як толькі сустрэча скончыцца, ён, напэўна, зменіць касцюм на зручную піжаму.
2. Тэхнічныя праблемы
Часта здараецца, што сустрэча перапыняецца з-за неадэкватнага злучэння, і гэта можа выклікаць розныя праблемы, напрыклад, добра вядомую нізкую якасць аўдыё/відэа або так непрыемны і больш драматычны эфект замарожанага экрана. Акрамя таго, размовы могуць быць парушаны раздражняльнымі фонавымі шумамі. Яшчэ адна тэхнічная праблема заключаецца ў тым, што шмат сустрэч затрымліваецца і час губляецца, таму што ў людзей узнікаюць праблемы з уваходам і доступам да сустрэч з-за праблем з праграмным забеспячэннем.
3. Натуральныя размовы і светскія размовы
У пачатку кожнай сустрэчы тварам да твару людзі імкнуцца паразмаўляць, проста каб прабіць лёд і адчуць сябе зручней. На онлайн-сустрэчах гэта крыху складана, бо зносіны не вельмі натуральныя, і калі людзі размаўляюць адначасова (што часта здараецца пры зносінах тварам да твару), ствараецца нязручны шум, і размова вельмі часта становіцца неадметнай. Таму на віртуальных сустрэчах людзі стараюцца не перабіваць адзін аднаго і адразу пераходзяць да тэмы. Следствам гэтага з'яўляецца тое, што дыстанцыйныя сустрэчы заўсёды маюць тэндэнцыю быць больш прэзентацыяй з не такім вялікім укладам з боку іншых удзельнікаў, асабліва калі не задаюць пытанні.
Як палепшыць віртуальныя сустрэчы
Нечаканыя змены ў працоўным асяроддзі могуць быць занадта вялікімі для ўсіх. Проста наладзіўшы некалькі рэчаў, менеджэры і каманды могуць адаптавацца і навучыцца пераадольваць некаторыя перашкоды, і онлайн-сустрэчы могуць стаць больш эфектыўнымі, прадуктыўнымі і карыснымі. На дадзены момант мы паспрабуем даць вам некалькі парад, як ваша дыстанцыйная сустрэча можа стаць паспяховай.
- Выберыце інструмент відэаканферэнцыі
Першы пункт - выбраць добрую тэхнічную ўстаноўку. Існуе мноства тэхналогій, дзякуючы якім онлайн-сустрэча праходзіць гладка. Калі вы хочаце захаваць яго больш традыцыйным, выбірайце Skype або Google Hangouts. З іншага боку, Zoom - гэта больш сучасная і сёння вельмі папулярная канферэнц-платформа. GotoMeeting быў створаны спецыяльна для бізнесу і мае свае перавагі. Іншыя інструменты, якія варта згадаць: Join.me, UberConference і Slack. Усе гэтыя інструменты зносін больш чым добрыя для аддаленых сустрэч. Вам трэба будзе паглядзець, што лепш за ўсё працуе для вашай кампаніі. Важна падкрэсліць, што пасля таго, як вы абралі платформу, вы павінны старацца яе прытрымлівацца і не мяняць часта, таму што гэта непатрэбна заблытае вашых калег.
2. Лепшы час для сустрэчы
Запланаваць сустрэчу, здаецца, нескладана, але гэта, безумоўна, магчыма. У карпаратыўных умовах вы можаце параўнаць даступнасць у спісе запрашэнняў з дапамогай розных унутраных агульных воблачных інструментаў. Якія рэчы варта прыняць да ўвагі? Мясцовыя святы, час прыёму ежы і іншыя магчымыя рэгіянальныя фактары, якія могуць сутыкнуцца з вашай сустрэчай, асабліва калі вашы калегі жывуць на іншым канцы зямнога шара. Калі гэта магчыма, заўсёды добра планаваць сустрэчы загадзя, таму што чым больш паведамленняў атрымаюць усе, тым менш верагоднасць сутыкненняў паміж калегамі.
3. Складзіце парадак дня
Перш за ўсё, вы павінны мець на ўвазе, як доўга будзе доўжыцца сустрэча. Гэта дапаможа вам вызначыць структуру сустрэчы. Наша парада: напішыце парадак дня! Структуруйце сустрэчу, прадумайце асноўныя моманты, якія трэба ахапіць, і прытрымлівайцеся іх, запішыце імёны ўдзельнікаў каманды і іх абавязкі. Акрамя таго, гэта добрая практыка, калі адзін супрацоўнік адказвае за сустрэчу ў якасці свайго роду пасярэдніка, каб пераканацца, што ўсе прытрымліваюцца парадку дня і што ўсе ключавыя моманты абмяркоўваюцца.
Добрай практыкай з'яўляецца рассыланне парадку дня ўсім удзельнікам перад сустрэчай. Такім чынам кожны можа падрыхтавацца адпаведна.
4. Зніміце фонавы шум
Мы ўсе ўдзельнічалі ў сустрэчах, дзе можна было пачуць недарэчныя званкі тэлефонаў, гучныя шумы транспарту або сямейнага сабаку, які быў занадта ўсхваляваны. Пераканайцеся, што кожны калега ведае, што трэба адключыць гук, калі на заднім плане ёсць адцягваючыя шумы. Тым не менш, калегі павінны працягваць удзельнічаць у смс-паведамленнях і працягваць працаваць відэа.
5. Памятаеце пра кожнага члена каманды
Не ўсе калегі камунікабельныя і таварыскія. Некаторыя людзі проста ніколі нічога не скажуць, калі іх спецыяльна не спытаць пра іх меркаванне. Гэта не значыць, што гэтым калегам няма чаго дадаць да сустрэчы. Наадварот! Праца пасярэдніка таксама заключаецца ў тым, каб весці размову і забяспечыць кожнаму магчымасць выказацца і задаць канкрэтныя пытанні нават маўклівым удзельнікам. Такім чынам усе будуць задзейнічаны ў сустрэчы, і ўсе калегі змогуць унесці свой уклад. Калі ўсіх заахвочваюць да ўдзелу, існуе большая верагоднасць таго, што віртуальная сустрэча будзе больш творчай і прадуктыўнай.
6. Выпадковае пераўтварэнне - гэта плюс
Працуючы дома, у нас менш магчымасцяў дагнаць калег. Калі падыходзіць час, светская размова больш чым вітаецца нават у віртуальным асяроддзі. Добрым падыходам было б зарэзерваваць некаторы час перад выдаленай сустрэчай, каб дазволіць калегам пагутарыць. Дадаючы трохі весялосці сустрэчам і даючы магчымасць калегам зблізіцца з членамі сваёй каманды, магчыма, проста спытаўшы , як прайшоў ваш дзень? удзельнікі сустрэчы будуць адчуваць сябе больш лёгка, расслаблена і камфортна. Так іх прысутнасць будзе адчувацца ў віртуальнай прасторы. Ніколі не варта недаацэньваць важнасць пачуцця сувязі як члена каманды.
7. Папытаеце ацэнкі
Паколькі віртуальныя сустрэчы каманд больш не з'яўляюцца выключэннем, важна бачыць, што працуе добра, а што не. Ніхто не хоча марнаваць свой час або мець адчуванне, што яго не чуюць. Гэта выклікае расчараванне і адхіленне ідэі, што онлайн-сустрэчы могуць быць эфектыўнымі і карыснымі. Такім чынам, чаму б не папрасіць удзельніка даць вам водгук аб сустрэчы?
Нават у найлепшых абставінах прасіць людзей адкрыта выказаць свае думкі і пачуцці можа быць складана. Магчыма, вашы калегі больш адкрыта адкажуць на апытанне, асабліва калі гэтае апытанне ананімнае, у такім выпадку ім прасцей быць больш шчырымі. Вельмі важна дзейнічаць на падставе атрыманых водгукаў і прынамсі паспрабаваць палепшыць тыя моманты, якія не былі пазначаны як добрыя. Дыстанцыйныя сустрэчы арганізаваць няпроста, і канструктыўная крытыка можа быць вялікай падмогай для будучых.
8. Запішыце і расшыфруйце сустрэчу
Вы калі-небудзь думалі пра тое, каб запісаць сваю віртуальную сустрэчу? Гэта стала распаўсюджанай практыкай і нездарма. Гэта дапамагае супрацоўнікам, якія прапусцілі сустрэчу, бо ў іх ёсць магчымасць праслухаць яе пасля і быць у курсе падзей. Паспяховыя віртуальныя каманды таксама часта наймаюць службы транскрыпцыі для транскрыпцыі запісаў. Транскрыпцыя эканоміць каштоўны час супрацоўнікаў, таму што ім не трэба праслухоўваць усю запісаную сустрэчу, каб даведацца, што адбываецца. Усё, што ім трэба зрабіць, гэта зірнуць на стэнаграмы і ўважліва прачытаць ключавыя часткі, каб яны зэканомілі час і пры гэтым ведалі, што адбываецца. Калі вы шукаеце добрага пастаўшчыка паслуг транскрыпцыі, звярніцеся да Gglot. Мы можам дапамагчы вам палепшыць вашу віртуальную сустрэчу, каб яна мела большы ўплыў на ўсіх удзельнікаў.
Сустрэчы тварам да твару не з'яўляюцца ідэальнымі, і ў іх ёсць некаторыя недахопы, і онлайн-сустрэчы падзяляюць большасць з іх. Акрамя таго, яны прыходзяць са сваімі унікальнымі праблемамі. Вам не трэба згаджацца на непрадуктыўныя сустрэчы, якія губляюць час, але вы можаце выкарыстоўваць віртуальныя сустрэчы, каб заставацца ў курсе, прадуктыўнымі, творчымі і мець зносіны з калегамі. Паспрабуйце некаторыя з пералічаных вышэй парад: абярыце правільны інструмент, усталюйце добры час для сустрэчы, запішыце парадак дня, пазбаўцеся ад фонавых шумоў, зацікаўце ўсіх, заахвочвайце нязмушаную размову, прасіце зваротнай сувязі і, апошняе, але не менш важна, запісвайце сустрэчу і атрымаць яго транскрыпцыю. Мы спадзяемся, што вы створыце выключнае асяроддзе віртуальнай сустрэчы для сваёй каманды!