Dahili Soruşturmalarda Transkripsiyon Kullanımı
Dahili araştırma için transkripsiyon yardımcı olabilir mi?
Şirket içi soruşturma, verimli bir şirket güvenlik sisteminde büyük rol oynar. Çeşitli nedenlerle yürütülürler, ancak bu tür bir araştırmanın temel amacı, iç politikaların ve düzenlemelerin ihlal edilip edilmediğini ortaya çıkarmak ve gerekirse, alınacak başka önlemleri belirlemektir. Dahili bir soruşturma yürütürken göz önünde bulundurulması gereken en önemli şey, objektif kalmak ve gerçekleri doğru anlamaktır. Gerçekleri bilmeden şirket mantıklı kararlar veremez ve hareket tarzını planlayamaz. Şirket yasaları ihlal edilirse, işletmeler büyük olasılıkla zarar görecektir. İç soruşturma çok çeşitli potansiyel konuları kapsayabilir: dolandırıcılık, hırsızlık, veri ihlali, ayrımcılık, mobbing, istihdam anlaşmazlıkları, fikri mülkiyet hırsızlığı vb. Müşteri şikayetlerini ve hatta davaları incelemek için dahili soruşturmaların da yapılabileceği belirtilmelidir.
Dahili incelemelerin faydaları nelerdir?
Bir şirket dahili bir soruşturma yürütmeye karar verdiğinde çok fayda sağlayabilir: davalar asla gerçekleşmeyebilir veya suçlamalar geri çekilebilir, şirket zarar görenlerle uzlaşma görüşmelerine başlayabilir, daha fazla ihlal önlenebilir, cezalar ve yaptırımlar önlenebilir. Şirket, müşterileri ve müşterileri kaybetmekten kaçınabilir ve itibarı zarar görmez - tartışılmaz gerçekler nedeniyle halka açık ve yaygın bir mesaj gönderilebilir. Öte yandan, şirket çalışanları hakkında iyi bir fikir edinecek ve ihlal ve ihlallerden tam olarak kimin sorumlu olduğunu bulacaktır. Böylelikle, yanlış yapanlar etik olmayan eylemlerinin sonuçlarıyla yüzleşirken, masum taraflar korunacak ve bu nedenle gelecekte şirket politikalarını takip etme konusunda daha motive olacaktır. Dahili araştırmalar, şeffaflık ve uyum kültürünün teşvik edilmesine yardımcı olur.
Adım adım dahili araştırma
İç soruşturma yapılırken akılda tutulması gereken en önemli şeylerden biri, soruşturmanın şirkete en az zarar verecek ve onu aksatacak şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Şunları belirlemeniz gerekir:
- iç soruşturmanın nedeni. Neden ilk etapta yapılıyor?
- soruşturmanın amaçları.
Bir sonraki adım, araştırmadan ve çalışanları sorgulamaktan sorumlu olacak bir kurul atamaktır. Bir çalışan mı yoksa üçüncü bir şahıs mı olmalı? Belki özel bir dedektif? Daha güvenilir ve objektif olma eğiliminde olduklarından, bazen oyunda birisini tarafsız kılmak daha iyidir. Ayrıca, daha tarafsız olacaklar ve görüşme yaptıkları çalışanlara bağlı kalmayacaklar çünkü onlar kendi iş arkadaşları değiller. Ayrıca, üçüncü bir tarafın da çok önemli olan bir çıkar çatışması olmayacaktır.
Görüşme planı: önemli tanıklar ve ilgili belgeler
Rapor edilen ihlallere veya şirket politikalarının ihlallerine karışabilecek tüm çalışanları belirlemek önemlidir. Bu aynı zamanda, olası bir yanlış uygulamadan kısa bir süre önce veya sonra şirketi terk eden tüm eski çalışanları da içermelidir. Birini araştırırken, elbette şirkete vermiş olduğu kişisel verilerine erişmek istersiniz. Özellikle uluslararası işletmeler, soruşturmalarının yerel yasalara uygun olmasını sağlamak için daha büyük bir sorumlulukla karşı karşıyadır. ABD'de kişisel verileri alırken herhangi bir sorun yaşamazsınız, ancak Avrupa'da faaliyet gösteriyorsanız, çalışanların kişisel verilerinin izinleri olmadan kullanılmasını yasaklayan iş kanunlarının farkında olmalısınız. Her durumda, ilgili belgelerin belirlenmesi, alınması ve incelenmesi, muhtemelen dahili araştırmanın en kalıcı yönü olacaktır. Araştırmacı, belgelerden en iyi şekilde yararlanmak için olabildiğince yapılandırılmış ve sistematik bir yaklaşım geliştirmeye çalışmalıdır.
Görüşme
Şimdi, yukarıdaki her şey halledildiğinde, araştırmanın kilit kısmına geliyoruz: bireylerle görüşme. Bu, gerçekleri elde etmenin birincil yolu olacak.
Tutarlılık sorunları nedeniyle, tüm görüşmeleri aynı ekip tarafından yürütmek ideal olacaktır. Bu şekilde tanıklıktaki çelişkiler hemen fark edilebilir.
Bir röportaj yapmak kolay gibi görünse de ondan uzaktır. Görev, doğru insanlara doğru soruları sormaktır ve doğru şekilde yapılmalıdır. Araştırmacıların yumuşak becerilere sahip olmaları gerekir - iyi aktif dinleme becerilerine sahip olmalı, şefkatli olmalı, hiçbir şekilde önyargılı olmamalı ve jest ve yüz bakışlarını okumada iyi olmalıdır. Adalet ve tarafsızlık şarttır. Araştırmacıların mülakata baştan sona ve dikkatli bir şekilde hazırlanmaları gerekmektedir, yani hangi bilgilere ihtiyaç duyulduğu ve ayrıca tarafların gizliliğini nasıl koruyacakları konusunda önceden dikkatlice düşünmelidirler. Yazılı sorular ayrıca araştırmacının aynı soruları birden fazla kişiye sormasına da olanak tanır.
Özel soruşturmalarda zorunlu olan, görüşülen çalışanın kendisini korkmuş veya stresli hissetmemesidir. Araştırmacı, eğer çalışan rahatsızsa ve kendini kapana kısılmış hissediyorsa, cevaplar için baskı yapmaktan ve ısrar etmekten kaçınmalıdır. Ayrıca müstehcen sorular sorulmamalıdır.
Mülakat yapılanların ellerinde iç soruşturma ile ilgili belgeleri olmadığı, kendilerine zaten sahip olmadıkları herhangi bir bilgi verilmemeli ve diğer görüşmecilerin söylediklerinin kendilerine söylenmemesi gerektiği vurgulanmalıdır.
Her görüşmenin sonunda araştırmacı, açık ve kısa bir şekilde yazılması gereken bir özet sunmalıdır.
Soruşturmanın kanıtları ve başarıları
Kanıtlar ve bunların nasıl aranması, kaydedilmesi ve saklanması gerektiği konusunda açık prosedürler belirlenmelidir. Araştırmacının, dahili araştırma için toplanan tüm değerli bilgiler için güvenli bir veri havuzuna ihtiyacı olacaktır.
Araştırmacı net kanıtlar bulup bunları kurula gösterdiğinde, soruşturma yavaş yavaş sona erer. Genellikle, temel sonuçların bir özetini ve ilgili tüm kanıtların analizini içeren bir raporla kapatılır. Soruşturmanın amaçlarına nasıl ulaştığını ve hedeflerine nasıl ulaştığını içermelidir. Bazen, yanlış yapmanın türüne bağlı olarak, doğru düzeltici önlemin alınmasını sağlamak önemlidir. Bazı olaylar hakkında halka bir mesaj göndermek gerekli olabilir. Tavsiyemiz, şirketin halka bir şey söylediği durumda bunu bir PR ajansına bırakmak en iyisidir, çünkü bu genellikle şirkete zarar verebilecek çok hassas bir konu olma eğilimindedir.
Gglot dahili soruşturmaları nasıl kolaylaştırabilir?
İş için doğru kişilere sahip olabilirsiniz, ancak size doğru aracı sunabiliriz. Deşifre hizmetlerini kullanın ve inceleme sürecini basitleştirin. Size nasıl olduğunu gösterelim:
- Görüşmeleri yazıya dökün
Büyük olasılıkla, yapılan görüşmeler kayıt altına alınacaktır. Araştırmacı, kayıtların yazıya dökülmesini istediğine karar verirse işini çok daha kolaylaştırabilir. Bu, araştırmacının söylenen her şeyi önünde siyah beyaza sahip olacağı anlamına gelir. Yazılı bir görüşme, hatalara, yanlış yargılara ve kafa karışıklığına yer bırakmaz. Özet yazma sürecini kolaylaştıracaktır. Tüm bunlar, araştırmacıya başka şeylere ayırması için daha fazla boş zaman bırakacaktır.
- Toplantı kayıtlarını not edin
Personel toplantı kayıtlarının deşifre edilmesi, dolandırıcılığın önlenmesi için kullanılabilir. Transkripsiyonlar, alarmı çalan ve caydırıcı olan konuşma kalıplarını tespit etmeyi çok daha kolaylaştırır. Şirket politikalarının gerçekten ihlali olana kadar beklemenize gerek kalmayacaktır, çünkü bu şekilde herhangi bir şüpheli davranış ilk aşamada önlenebilir.
- Transkripsiyon ve müşteri hizmetleri
Müşteri şikayetleri meydana geldiğinde yöneticinin, çalışan ile müşteri arasında yazılı olarak onun önünde konuşmalar yapabilmesi ve gerçekte ne olduğunu adım adım analiz edebilmesi harika olmaz mıydı? Gglot, objektif kalmanıza ve müşteri hizmetlerinde çalışan en dost canlısı kişilerin başına gelen yanlış iletişimler hakkında net bir fikir sahibi olmanıza yardımcı olabilir.
- Eğitim amaçlı transkripsiyon
Bazı şirketler, çalışanlarının İK eğitiminin bir parçası olarak dahili araştırmalar yapmasını ister. Daha önce de belirtildiği gibi, bu karmaşık bir prosedürdür. Çoğu insan, bu alanda iyi bir iş yapmak için gerekli becerilere sahip değildir, bu nedenle şirketleri, gerçek görüşmeyi yaptıktan sonra daha iyi performans göstermeleri ve daha güvenli olmaları için onlara eğitim oturumları ve sahte görüşmeler sunar. Her şeyden önce, potansiyel araştırmacılar özenli, verimli ve etik bir şekilde çalışmayı öğrenmelidir. Bir olasılık, bu sahte görüşmelerin kaydedilmesi ve yazıya dökülmesi, böylece değerli eğitim materyali olarak hizmet etmeleri olabilir. Potansiyel araştırmacılar transkripti inceleyebilir, tüm eksikliklerini işaretleyebilir, hangi soruları sormayı ihmal ettiklerini, neleri daha iyi bir şekilde formüle etmiş olabileceklerini görebilir ve genel performanslarını iyileştirebilirler.
Günümüzde şirketler yoğun inceleme altındadır ve bu nedenle şikayet veya dava açma olasılığı giderek artan bir olasılıktır. İstatistiklere göre, ortalama 500 kişilik bir şirket şu anda yılda yaklaşık yedi şikayet ile karşı karşıyadır. Dolandırıcılık, hırsızlık ve mobbing günümüz iş dünyasında da büyük bir sorundur. Bu nedenle, şirketlerin bu tür iddialara veya yanlışlıklara tepki vermesi gerekir. İç soruşturmalar, uygunsuz davranışların tespit edilmesinde, hasarın değerlendirilmesinde ve tekrar olmasını önlemede hayati bir rol oynar. Doğru araçlar araştırma sürecini kolaylaştırır. Transkriptler, dahili bir araştırma sırasında çok yardımcı olabilir. Dikkatinizi çektiysek ve transkripsiyon hizmetimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız bize bildirin.