在內部調查中使用轉錄
轉錄對內部調查是否有用？
內部調查在有效的公司安全系統中起著重要作用。進行這些檢查的原因多種多樣，但這種調查的主要目的是查明是否違反了內部政策和法規，並在需要時規定採取進一步措施。進行內部調查時要考慮的最重要的事情是保持客觀性並弄清事實。在不了解事實的情況下，公司無法做出合理的決定並規劃行動方案。如果違反公司法律，則企業很可能會遭受損失。內部調查可以涵蓋廣泛的潛在主題：欺詐，盜竊，數據洩露，歧視，圍攻，僱傭糾紛，知識產權盜竊等。應該提到的是，也可以進行內部調查以審查客戶投訴甚至訴訟。
內部調查的好處是什麼？
當一家公司決定進行內部調查時，他們可以從中受益匪淺：可能永遠不會提起訴訟或可以撤銷指控，該公司可以與受害人開始和解談判，可以防止進一步的違法行為，可以避免處罰和製裁。該公司可以避免失去客戶和客戶，並且其聲譽也不會受到損害–由於不可忽視的事實，可以向公眾發送明確的廣泛信息。另一方面，公司將深入了解其員工，並找出究竟是誰對侵權和違規負責。這樣，儘管違法者將因其不道德行為而面臨後果，但無辜的當事方將受到保護，因此更有動力在將來遵循公司的政策。內部調查有助於促進透明和合規的文化。
內部調查逐步
進行內部調查時要牢記的最重要的事情之一是確保以對公司造成最小損害和破壞的方式進行調查。
您需要確定：
- 內部調查的動機。為什麼要首先進行？
- 調查的目標。
下一步是分配一個董事會，負責調查和審問員工。應該是僱員還是第三方？也許是私人調查員？有時最好在遊戲中引入中立的人，因為他們往往更可信，更客觀。而且，他們將更加公正，並且不會迷戀正在面試的員工，因為他們不是他們的同事。同樣，第三方也不會存在利益衝突，這也是至關重要的。
採訪計劃：主要證人和有關文件
重要的是要確定所有可能涉及舉報的侵權或違反公司政策的員工。這還應包括在潛在的不法行為之前或之後不久離開公司的所有前僱員。當您調查某人時，您當然希望訪問他們提供給公司的他們的個人數據。特別是國際企業，要承擔更大的責任，以確保其調查符合當地法律。在美國，獲取個人數據不會有任何問題，但是如果您在歐洲運營，則必須了解勞工法，該法律禁止未經僱員許可使用僱員的個人數據。無論如何，識別，檢索和審查相關文件可能是內部調查中最持久的問題。研究者應嘗試盡可能地結構化，並開發一種系統的方法以充分利用文檔。
面試
現在，當上述所有內容都處理完畢後，我們進入了調查的關鍵部分：採訪個人。這將是獲取事實的主要方式。
由於一致性問題，最好由同一個團隊來進行所有採訪。這樣，證詞上的矛盾就可以馬上被認出來。
進行採訪似乎很容易，但還很遙遠。任務是向正確的人提出正確的問題，並且應該以正確的方式進行。研究者需要具備軟技能–他們必須具有良好的主動聆聽能力，必須具有同情心，不應有任何偏見，並且必須善於閱讀手勢和麵部表情。公平和客觀是必須的。調查人員需要徹底，仔細地準備採訪，即他們應該事先仔細考慮需要哪些信息，以及如何保護當事人的機密性。書面問題也使研究者有可能向多個人提出相同的問題。
在私人調查中，當務之急是被採訪的員工不會感到被脅迫或壓力過大。如果員工不舒服並感到被困，調查員應避免施加壓力並堅持回答。另外，不應提出提示性問題。
應當強調的是，受訪者沒有可供其使用的內部調查相關文件，不應向他們提供他們尚未擁有的任何信息，也不應告訴他們其他受訪者所說的話。
在每次訪談結束時，調查員必須提供摘要，摘要應簡潔明了。
調查的證據和成就
必須確定關於證據以及應如何尋找，記錄和存儲證據的明確程序。調查人員將需要一個安全的數據庫來存儲所有收集的內部調查有價值的信息。
當調查人員找到明確的證據並將其顯示給董事會時，調查將慢慢結束。通常以報告結尾，該報告包括主要結論的總結和所有相關證據的分析。它應包括調查如何實現其目的和實現其目標。有時，根據不當行為的類型，重要的是要確保採取正確的補救措施。可能有必要向公眾發送有關某些事件的消息。我們的建議是，如果公司向公眾發表言論，最好將其交給公關公司，因為這通常是一件非常微妙的事情，可能會傷害到公司。
Gglot如何使內部調查更容易？
您可能擁有合適的人選，但我們可以為您提供合適的工具。使用轉錄服務並簡化調查過程。讓我給你示範如何做：
- 記錄採訪
進行的採訪最有可能被記錄下來。如果調查人員決定要錄音，可以使他的工作輕鬆得多。這意味著調查人員將擁有他前面所說的一切，黑白色。抄錄的採訪將不會留下任何錯誤，錯誤判斷和混亂的餘地。這將有助於編寫摘要的過程。所有這些將使研究人員有更多的空閒時間來專注於其他事情。
- 轉錄會議錄音
抄錄員工會議錄音可用於防止欺詐。通過轉錄，可以更輕鬆地檢測出會發出警報並起到威懾作用的對話模式。您將不必等到實際違反公司政策的情況發生，因為這樣可以將任何可疑的行為消除在萌芽狀態。
- 轉錄和客戶服務
當客戶提出投訴時，經理可以在員工和客戶之間以書面形式進行交談，這樣他就可以逐步分析實際發生的情況，這不是很好嗎？ Gglot可以幫助您保持客觀性，並對在客戶服務部門工作的最友好的人員所發生的誤解產生清晰的見解。
- 轉錄用於培訓目的
一些公司希望其員工進行內部調查，作為人力資源培訓的一部分。如前所述，這是一個複雜的過程。大多數人沒有在這個領域做好工作所必需的技能，因此他們的公司為他們提供培訓課程和模擬面試，以使他們在進行實際面試後表現更好並更有信心。最重要的是，潛在的調查員必須學習如何以勤奮，高效和道德的方式工作。一種可能性是，這些模擬採訪會被記錄並轉錄，因此它們可以作為有價值的教育材料。潛在的研究人員可以檢查成績單，標記所有缺點，查看他們遺漏的問題，以更好的方式提出什麼以及改善整體表現。
如今，公司受到嚴格審查，因此，提出投訴或提起訴訟的可能性越來越大。據統計，現在平均每個500人的公司每年大約要面對7個投訴。在當今的商業世界中，欺詐，盜竊和圍攻也是一個大問題。因此，公司需要對任何此類指控或不當行為做出反應。內部調查對於識別不當行為，評估損害並防止其再次發生起著至關重要的作用。正確的工具有助於調查過程。在內部調查過程中，成績單可能會很有幫助。如果我們引起您的注意，並且您想進一步了解我們的轉錄服務，請告訴我們。