Paggamit ng Transkripsyon sa Panloob na pagsisiyasat
Makakatulong ba ang transkripsyon para sa panloob na pagsisiyasat?
Ang isang panloob na pagsisiyasat ay gumaganap ng isang mahusay na bahagi sa isang mahusay na sistema ng seguridad ng kumpanya. Isinasagawa ang mga ito para sa iba't ibang mga kadahilanan, ngunit ang pangunahing layunin ng naturang pagsisiyasat ay upang malaman kung ang mga panloob na patakaran at regulasyon ay nilalabag at kung kinakailangan, upang magreseta ng mga karagdagang aksyon na isasagawa. Ang pinakamahalagang bagay na dapat isaalang-alang habang nagsasagawa ng panloob na pagsisiyasat ay ang manatiling layunin at ituwid ang mga katotohanan. Nang hindi nalalaman ang mga katotohanan, ang kumpanya ay hindi makakagawa ng mga makatwirang desisyon at makapagplano ng takbo ng aksyon. Kung nilalabag ang mga batas ng kumpanya, malamang na magdurusa ang mga negosyo. Maaaring sumasaklaw sa malawak na hanay ng mga potensyal na paksa ang panloob na pagsisiyasat: panloloko, pandarambong, paglabag sa data, diskriminasyon, mobbing, hindi pagkakaunawaan sa trabaho, pagnanakaw ng intelektwal na ari-arian atbp. Dapat itong banggitin na ang mga panloob na pagsisiyasat ay maaari ding isagawa upang suriin ang mga reklamo ng kostumer o maging ang mga demanda.
Ano ang mga pakinabang ng panloob na pagsisiyasat?
Kapag nagpasya ang isang kumpanya na magsagawa ng panloob na pagsisiyasat, maaari silang makinabang nang malaki: maaaring hindi na mangyari ang mga demanda o maaaring bawiin ang mga singil, maaaring simulan ng kumpanya ang mga negosasyon sa pakikipag-ayos sa mga napinsala, mapipigilan ang mga karagdagang paglabag, maiiwasan ang mga parusa at parusa. Maaaring maiwasan ng kumpanya na mawalan ng mga kliyente at customer, at hindi mapipinsala ang reputasyon nito – dahil sa hindi masasabing mga katotohanan ay maaaring maipadala sa publiko ang isang malinaw na laganap na mensahe. Sa kabilang banda, makakakuha ang kumpanya ng magandang insight sa kanilang mga empleyado at malalaman kung sino talaga ang responsable sa mga paglabag at paglabag. Sa ganitong paraan, habang ang mga gumagawa ng mali ay haharap sa mga kahihinatnan para sa kanilang mga hindi etikal na aksyon, ang mga inosenteng partido ay mapoprotektahan at samakatuwid ay mas magaganyak na sundin ang mga patakaran ng kumpanya sa hinaharap. Nakakatulong ang mga panloob na pagsisiyasat na isulong ang kultura ng transparency at pagsunod.
Hakbang-hakbang na pagsisiyasat sa loob
Isa sa pinakamahalagang bagay na dapat tandaan habang nagsasagawa ng panloob na pagsisiyasat ay upang matiyak na ito ay isinasagawa sa paraang hindi gaanong nakakasira at nakakagambala sa kumpanya.
Kailangan mong matukoy:
- ang motibo ng panloob na pagsisiyasat. Bakit ito isinasagawa sa unang lugar?
- ang mga layunin ng pagsisiyasat.
Ang susunod na hakbang ay magtalaga ng lupon na mamamahala sa pagsisiyasat at pagtatanong sa mga empleyado. Dapat bang empleyado o third party? Baka private investigator? Minsan ito ay mas mahusay na magdala ng isang taong neutral sa laro, dahil sila ay may posibilidad na maging mas kapani-paniwala at layunin. Isa pa, sila ay magiging mas walang kinikilingan at hindi nakakabit sa mga empleyadong kanilang iniinterbyu dahil hindi nila katrabaho ang mga iyon. Gayundin, ang isang third party ay hindi magkakaroon ng conflict of interest na mahalaga din.
Plano ng pakikipanayam: mga pangunahing saksi at mga kaugnay na dokumento
Mahalagang tukuyin ang lahat ng empleyado na maaaring sangkot sa mga iniulat na paglabag o paglabag sa mga patakaran ng kumpanya. Dapat ding isama rito ang lahat ng dating empleyado na umalis sa kumpanya ilang sandali bago o pagkatapos ng posibleng maling gawain. Kapag nag-iimbestiga ka sa isang tao, siyempre gusto mong magkaroon ng access sa kanilang personal na data na ibinigay nila sa kumpanya. Ang mga internasyonal na negosyo, sa partikular, ay nahaharap sa isang mas malaking responsibilidad upang matiyak na ang kanilang mga pagsisiyasat ay sumusunod sa mga lokal na batas. Sa US, hindi ka magkakaroon ng anumang mga problema sa pagkuha ng personal na data, ngunit kung nagpapatakbo ka sa Europe, dapat ay alam mo ang mga batas sa paggawa na nagbabawal sa paggamit ng personal na data ng mga empleyado nang walang pahintulot nila. Sa anumang kaso, ang pagtukoy, pagkuha at pagrepaso sa mga nauugnay na dokumento ay marahil ang pinakamatagal na aspeto ng panloob na pagsisiyasat. Dapat subukan ng imbestigador na maging maayos hangga't maaari at bumuo ng isang sistematikong diskarte upang masulit ang mga dokumento.
Ang panayam
Ngayon, kapag ang lahat ng nasa itaas ay naasikaso na, dumating tayo sa mahalagang bahagi ng pagsisiyasat: pakikipanayam sa mga indibidwal. Ito ay magiging pangunahing paraan upang makuha ang mga katotohanan.
Dahil sa mga isyu sa pagkakapare-pareho, mainam, na ang parehong pangkat ng mga tao ay nagsasagawa ng lahat ng mga panayam. Sa ganitong paraan makikilala kaagad ang mga kontradiksyon sa patotoo.
Ang pagsasagawa ng isang panayam ay tila madali, ngunit malayo ito. Ang gawain ay tanungin ang mga tamang tao ng mga tamang tanong at dapat itong gawin sa tamang paraan. Ang mga investigator ay kailangang magkaroon ng mga soft skill – dapat silang magkaroon ng mahusay na aktibong pakikinig, dapat maging mahabagin, hindi dapat maging bias sa anumang paraan at kailangang maging mahusay sa pagbabasa ng mga gestural at facial na sulyap. Ang pagiging patas at pagiging objectivity ay kinakailangan. Ang mga investigator ay kailangang lubusan at maingat na maghanda para sa panayam, ibig sabihin, dapat nilang pag-isipang mabuti nang maaga kung anong impormasyon ang kailangan, ngunit kung paano protektahan ang pagiging kompidensiyal ng mga partido. Ginagawa rin ng mga nakasulat na tanong na posible para sa investigator na magtanong ng parehong mga tanong sa maraming indibidwal.
Sa mga pribadong pagsisiyasat, ang kailangan ay ang kinakapanayam na empleyado ay hindi makaramdam ng takot o pagkabalisa. Dapat iwasan ng imbestigador ang paggigipit at paggigiit sa mga sagot kung ang empleyado ay hindi komportable at pakiramdam na nakulong. Gayundin, hindi dapat itanong ang mga nagmumungkahi na tanong.
Dapat bigyang-diin na ang mga iniinterbyu ay walang mga dokumento na may kaugnayan sa panloob na pagsisiyasat sa kanilang pagtatapon, hindi sila dapat bigyan ng anumang impormasyon na wala pa sila, at hindi dapat sabihin sa kanila kung ano ang sinabi ng ibang mga nakapanayam.
Sa pagtatapos ng bawat pakikipanayam, ang imbestigador ay kailangang maghatid ng buod, na dapat isulat sa malinaw at maigsi na paraan.
Ang katibayan at mga nagawa ng pagsisiyasat
Ang mga malinaw na pamamaraan tungkol sa ebidensya at kung paano ito dapat hanapin, itala at itago ay dapat matukoy. Kakailanganin ng investigator ang isang secure na imbakan ng data para sa lahat ng nakolektang impormasyon na may halaga para sa panloob na pagsisiyasat.
Kapag nakahanap ang imbestigador ng malinaw na ebidensya at ipinakita ang mga ito sa board, dahan-dahang natatapos ang imbestigasyon. Ito ay karaniwang isinasara ng isang ulat kasama ang isang buod ng mga pangunahing konklusyon at pagsusuri ng lahat ng nauugnay na ebidensya. Dapat itong isama kung paano nakamit ng imbestigasyon ang mga layunin nito at nakamit ang mga layunin nito. Kung minsan, depende sa uri ng maling gawain, mahalagang tiyakin ang tamang remedial na aksyon na gagawin. Maaaring kailanganin na magpadala ng mensahe sa publiko tungkol sa ilang mga insidente. Ang aming payo ay kung sakaling may sasabihin ang kumpanya sa publiko, pinakamahusay na ipaubaya iyon sa isang ahensya ng PR, dahil kadalasan ito ay isang napaka-delikadong bagay na maaaring makapinsala sa kumpanya.
Paano mapadali ng Gglot ang mga panloob na pagsisiyasat?
Maaaring mayroon kang mga tamang tao para sa trabaho, ngunit maaari kaming mag-alok sa iyo ng tamang tool. Gumamit ng mga serbisyo ng transkripsyon at pasimplehin ang proseso ng pagsisiyasat. Ipakita namin sa iyo kung paano:
- I-transcribe ang mga panayam
Malamang, ang mga isinagawang panayam ay ire-record. Mapapadali ng imbestigador ang kanyang trabaho, kung magpapasya siyang gusto niyang ma-transcribe ang mga recording. Ibig sabihin, nasa investigator ang lahat ng sinabi sa harap niya, black on white. Ang isang na-transcribe na panayam ay hindi mag-iiwan ng puwang para sa mga pagkakamali, maling paghuhusga at kalituhan. Mapapadali nito ang proseso ng pagsulat ng buod. Ang lahat ng ito ay mag-iiwan sa imbestigador ng mas maraming libreng oras upang italaga sa iba pang mga bagay.
- I-transcribe ang mga pag-record ng pulong
Maaaring gamitin ang pag-transcribe ng mga recording ng pagpupulong ng kawani para maiwasan ang pandaraya. Pinapadali ng mga transkripsyon ang pag-detect ng mga pattern ng pakikipag-usap na tumutunog sa alarma at nagsisilbing pumipigil. Hindi mo na kailangang maghintay hanggang sa aktwal na mangyari ang paglabag sa mga patakaran ng kumpanya, dahil sa ganitong paraan ang anumang pag-uugali ng pinaghihinalaan ay maaaring matanggal sa simula.
- Transkripsyon at serbisyo sa customer
Hindi ba't kapag nangyari ang mga reklamo ng mga kostumer, ang manager ay maaaring magkaroon ng mga pag-uusap sa pagitan ng empleyado at ng costumer sa isang nakasulat na anyo sa harap niya upang masuri niya hakbang-hakbang kung ano ang aktwal na nangyari? Makakatulong ang Gglot na manatiling layunin at magkaroon ng malinaw na insight sa mga miscommunication na nangyayari sa mga pinakamagiliw na tao na nagtatrabaho sa customer service.
- Transkripsyon para sa mga layunin ng pagsasanay
Nais ng ilang kumpanya na magsagawa ng panloob na pagsisiyasat ang kanilang mga empleyado bilang bahagi ng pagsasanay sa HR. Tulad ng nasabi na, ito ay isang kumplikadong pamamaraan. Karamihan sa mga tao ay walang mga kasanayang kinakailangan upang makagawa ng isang mahusay na trabaho sa domain na ito kaya ang kanilang kumpanya ay nag-aalok sa kanila ng mga sesyon ng pagsasanay at mga kunwaring panayam upang sila ay gumanap nang mas mahusay at maging mas kumpiyansa sa sandaling gawin ang aktwal na pakikipanayam. Higit sa lahat, dapat matutunan ng mga potensyal na investigator kung paano magtrabaho sa masigasig, mahusay at etikal na paraan. Ang isang posibilidad ay ang mga kunwaring panayam na iyon ay naitala at na-transcribe, upang sila ay magsilbing mahalagang materyal na pang-edukasyon. Ang mga potensyal na investigator ay maaaring dumaan sa transcript, markahan ang lahat ng kanilang mga pagkukulang, tingnan kung anong mga tanong ang inalis nilang itanong, kung ano ang maaaring nabalangkas nila sa isang mas mahusay na paraan, at pagbutihin ang kanilang pangkalahatang pagganap.
Ngayon ang mga kumpanya ay nasa ilalim ng napakalawak na pagsisiyasat, at samakatuwid ang posibilidad ng mga reklamo o mga demanda ay ginawa ay isang pagtaas ng posibilidad. Ayon sa istatistika, ang isang average na 500-taong kumpanya ay nahaharap ngayon sa halos pitong reklamo bawat taon. Ang pandaraya, pagnanakaw at, mobbing ay isa ring malaking problema sa mundo ng negosyo ngayon. Samakatuwid, kailangang tumugon ang mga kumpanya sa anumang mga paratang o maling gawain. Ang mga panloob na pagsisiyasat ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagtukoy ng hindi wastong pag-uugali, pagtatasa ng pinsala at pagpigil sa mga ito na mangyari muli. Ang mga tamang tool ay nagpapadali sa proseso ng pagsisiyasat. Ang mga transcript ay maaaring maging malaking tulong sa kurso ng isang panloob na pagsisiyasat. Kung nakuha namin ang iyong atensyon at gusto mong malaman ang higit pa tungkol sa aming serbisyo sa transkripsyon, ipaalam sa amin.