Використання транскрипції у внутрішніх розслідуваннях
Чи може транскрипція бути корисною для внутрішнього розслідування?
Внутрішнє розслідування відіграє велику роль в ефективній системі безпеки компанії. Вони проводяться з різних причин, але головна мета такого розслідування — з’ясувати, чи не порушуються внутрішня політика та нормативні акти, і в разі потреби призначити подальші дії. Найважливіше, що слід враховувати під час проведення внутрішнього розслідування, — залишатися об’єктивним і з’ясовувати факти. Не знаючи фактів, компанія не може приймати раціональні рішення та планувати курс дій. Якщо закони компаній порушуються, підприємства, швидше за все, постраждають. Внутрішнє розслідування може охоплювати широкий спектр потенційних тем: шахрайство, крадіжка, порушення даних, дискримінація, мобінг, трудові спори, крадіжка інтелектуальної власності тощо. Слід зазначити, що внутрішні розслідування також можуть проводитися для розгляду скарг клієнтів або навіть судових позовів.
Які переваги внутрішніх розслідувань?
Коли компанія вирішує провести внутрішнє розслідування, вона може отримати велику користь: судові процеси можуть ніколи не відбутися або звинувачення можуть бути зняті, компанія може почати переговори про врегулювання з постраждалими, можна запобігти подальшим порушенням, уникнути штрафів і санкцій. Компанія могла б уникнути втрати клієнтів і клієнтів, а її репутація не постраждала – завдяки безперечним фактам можна розповсюдити чітке поширене повідомлення громадськості. З іншого боку, компанія добре дізнається про своїх співробітників і дізнається, хто саме несе відповідальність за порушення та порушення. Таким чином, у той час як правопорушники будуть стикатися з наслідками за свої неетичні дії, невинні сторони будуть захищені, а отже, більш мотивовані дотримуватися політики компанії в майбутньому. Внутрішні розслідування сприяють розвитку культури прозорості та відповідності.
Внутрішнє розслідування крок за кроком
Однією з найважливіших речей, які слід пам’ятати під час проведення внутрішнього розслідування, є забезпечення його проведення таким чином, щоб найменш завдати шкоди та зашкодити компанії.
Вам необхідно визначити:
- мотив внутрішнього розслідування. Чому воно проводиться в першу чергу?
- цілі розслідування.
Наступним кроком є призначення комісії, яка буде відповідати за розслідування та допити працівників. Це має бути працівник чи третя особа? Може приватний детектив? Іноді краще включити в гру когось нейтрального, оскільки вони, як правило, більш достовірні та об’єктивні. Крім того, вони будуть більш неупередженими і не прив’язані до співробітників, яких опитують, оскільки вони не є їхніми колегами. Крім того, третя сторона не матиме конфлікту інтересів, що також має вирішальне значення.
План опитування: ключові свідки та відповідні документи
Важливо визначити всіх співробітників, які можуть бути причетні до повідомлених порушень або порушень політики компанії. Сюди також слід віднести всіх колишніх співробітників, які залишили компанію незадовго до або після потенційного правопорушення. Коли ви розслідуєте когось, ви, звичайно, хочете отримати доступ до його персональних даних, які вони надали компанії. Зокрема, міжнародний бізнес несе більшу відповідальність за забезпечення відповідності їх розслідування місцевим законам. У США у вас не виникне проблем із отриманням персональних даних, але якщо ви працюєте в Європі, ви повинні знати про трудове законодавство, яке забороняє використання персональних даних працівників без їх дозволу. У будь-якому випадку виявлення, вилучення та перевірка відповідних документів, ймовірно, буде найбільш тривалим аспектом внутрішнього розслідування. Слідчий повинен намагатися бути максимально структурованим і виробити системний підхід, щоб отримати максимальну віддачу від документів.
Співбесіда
Тепер, коли все вищезгадане враховано, ми підходимо до ключової частини розслідування: опитування осіб. Це буде основним способом отримати факти.
У зв’язку з проблемами послідовності було б ідеально, щоб усі співбесіди проводила одна і та ж команда людей. Таким чином можна було відразу розпізнати протиріччя в свідченнях.
Провести співбесіду здається легким, але це далеко не так. Завдання полягає в тому, щоб поставити правильні запитання правильні люди, і це має бути зроблено правильно. Слідчі повинні мати розвинені м’які навички – вони повинні мати хороші навички активного слухання, повинні бути співчутливими, не повинні бути упередженими в будь-якому випадку і повинні добре читати жести та погляди обличчя. Справедливість та об’єктивність є обов’язковими. Слідчі повинні ретельно і ретельно підготуватися до допиту, тобто заздалегідь добре продумати, яка інформація потрібна, а також як захистити конфіденційність сторін. Письмові запитання також дають змогу слідчому задавати одні й ті самі запитання кільком особам.
Під час приватних розслідувань обов’язковим є те, щоб опитуваний працівник не відчував залякування чи стресу. Слідчий повинен уникати тиску та наполягання на відповідях, якщо працівник відчуває себе незручно і відчуває себе в пастці. Крім того, не слід задавати наводні запитання.
Слід зазначити, що у тих, кого опитують, немає у розпорядженні документів, пов’язаних із внутрішнім розслідуванням, їм не слід надавати жодної інформації, якої вони ще не мають, і не слід розповідати, що сказали інші опитані.
Наприкінці кожного опитування слідчий має викласти резюме, яке має бути написано чітко та коротко.
Докази та досягнення слідства
Повинні бути визначені чіткі процедури щодо доказів та способів їх пошуку, запису та зберігання. Слідчому знадобиться захищене сховище даних для всієї зібраної інформації, що має цінність для внутрішнього розслідування.
Коли слідчий знаходить чіткі докази і показує їх дошці, розслідування повільно завершується. Зазвичай він завершується звітом, який містить короткий виклад основних висновків та аналіз усіх відповідних доказів. У ньому має бути зазначено, як розслідування досягло своїх цілей і досягло своїх цілей. Іноді, залежно від типу правопорушення, важливо забезпечити вжиття правильних дій. Можливо, буде потрібно надіслати повідомлення громадськості про деякі інциденти. Наша порада полягає в тому, що якщо компанія щось говорить громадськості, краще залишити це на розгляд PR-агенції, оскільки зазвичай це дуже делікатне питання, яке може зашкодити компанії.
Як Gglot може полегшити внутрішні розслідування?
Можливо, у вас є відповідні люди для цієї роботи, але ми можемо запропонувати вам відповідний інструмент. Скористайтеся послугами транскрипції та спростіть процес розслідування. Давайте покажемо вам, як:
- Запишіть інтерв’ю
Швидше за все, проведені інтерв'ю будуть записані. Слідчий може значно полегшити собі роботу, якщо вирішить, що хоче, щоб записи були розшифровані. Це означає, що у слідчого буде все, що було сказано, прямо перед ним, чорне по білому. Стенограма інтерв’ю не залишить місця для помилок, неправильних суджень і плутанини. Це полегшить процес написання резюме. Все це залишить у слідчого більше вільного часу, щоб присвятити його іншим справам.
- Транскрибуйте записи зустрічей
Розшифровка записів нарад персоналу може бути використана для запобігання шахрайству. Транскрипція значно полегшує виявлення розмовних моделей, які викликають тривогу та діють як стримуючий фактор. Вам не потрібно чекати, поки фактично станеться порушення політики компанії, тому що таким чином будь-яка підозріла поведінка може бути придушена в зародку.
- Транскрипція та обслуговування клієнтів
Чи не було б чудово, щоб, коли виникають скарги клієнта, керівник міг вести перед ним розмови між працівником і клієнтом у письмовій формі, щоб він міг крок за кроком проаналізувати, що насправді сталося? Gglot може допомогти залишатися об’єктивним і мати чітке уявлення про непорозуміння, які трапляються з найпривітнішими людьми, які працюють у службі обслуговування клієнтів.
- Транскрипція для навчальних цілей
Деякі компанії хочуть, щоб їхні співробітники проводили внутрішні розслідування в рамках навчання з персоналу. Як уже було сказано, це складна процедура. Більшість людей не мають навичок, необхідних для якісної роботи в цій області, тому їхня компанія пропонує їм тренінги та імітаційні співбесіди, щоб вони працювали краще та були впевненішими після фактичного співбесіди. Перш за все, потенційні слідчі повинні навчитися працювати сумлінно, ефективно та етично. Одна з можливостей полягає в тому, що ці імітаційні інтерв’ю записуються та транскрибуються, тому вони можуть служити цінним навчальним матеріалом. Потенційні дослідники можуть переглянути стенограму, відзначити всі свої недоліки, побачити, які питання вони не поставили, що вони могли б сформулювати краще, і покращити свою роботу в цілому.
Сьогодні компанії перебувають під пильною увагою, і тому ймовірність подання скарг чи позовів зростає. Згідно зі статистикою, в середньому компанія з 500 співробітниками стикається з приблизно сімома скаргами на рік. Шахрайство, крадіжка та мобінг також є великою проблемою в сучасному діловому світі. Тому компанії повинні реагувати на будь-які подібні звинувачення чи порушення. Внутрішні розслідування відіграють життєво важливу роль у виявленні неналежної поведінки, оцінці збитків і запобіганні їх повторення. Правильні інструменти полегшують процес розслідування. Стенограми можуть бути дуже корисними під час внутрішнього розслідування. Якщо ми привернули вашу увагу, і ви хочете дізнатися більше про нашу службу транскрипції, повідомте нам про це.