Uso della trascrizione nelle indagini interne

La trascrizione può essere utile per le indagini interne?

Un'indagine interna gioca un ruolo importante in un sistema di sicurezza aziendale efficiente. Sono condotti per una serie di motivi, ma l'obiettivo principale di tale indagine è scoprire se le politiche e le normative interne vengono violate e, se necessario, prescrivere ulteriori azioni da intraprendere. La cosa più importante da considerare mentre si conduce un'indagine interna è rimanere obiettivi e chiarire i fatti. Senza conoscere i fatti, l'azienda non può prendere decisioni razionali e pianificare la linea di condotta. Se le leggi aziendali vengono violate, molto probabilmente le aziende ne risentiranno. L'indagine interna può coprire un'ampia gamma di potenziali argomenti: frode, furto, violazione dei dati, discriminazione, mobbing, controversie di lavoro, furto di proprietà intellettuale ecc. Va ricordato che le indagini interne possono essere condotte anche per esaminare i reclami dei clienti o persino le azioni legali.

Quali sono i vantaggi delle indagini interne?

Quando un'azienda decide di condurre un'indagine interna, può trarne molto beneficio: le azioni legali potrebbero non verificarsi mai o le accuse potrebbero essere ritirate, l'azienda potrebbe avviare trattative di transazione con i danneggiati, potrebbero essere prevenute ulteriori violazioni, potrebbero essere evitate sanzioni e sanzioni. L'azienda potrebbe evitare di perdere clienti e clienti e la sua reputazione non sarebbe danneggiata - a causa dei fatti inequivocabili è possibile inviare al pubblico un messaggio chiaro e diffuso. D'altra parte, l'azienda avrà una buona visione dei propri dipendenti e scoprirà chi è esattamente responsabile delle violazioni e delle violazioni. In questo modo, mentre i trasgressori dovranno affrontare conseguenze per le loro azioni non etiche, le parti innocenti saranno protette e quindi più motivate a seguire le politiche aziendali in futuro. Le indagini interne contribuiscono a promuovere una cultura della trasparenza e della compliance.

Indagine interna passo dopo passo

Una delle cose più importanti da tenere a mente durante lo svolgimento di un'indagine interna è assicurarsi che sia condotta in modo che sia il meno dannoso e dannoso per l'azienda.

Devi determinare:

1. il motivo dell'indagine interna. Perché è condotto in primo luogo?
2. gli obiettivi dell'indagine.

Il passo successivo è quello di assegnare un consiglio che si occuperà delle indagini e degli interrogatori dei dipendenti. Dovrebbe essere un dipendente o una terza parte? Forse un investigatore privato? A volte è meglio portare qualcuno neutrale nel gioco, poiché tende ad essere più credibile e obiettivo. Inoltre, saranno più imparziali e non attaccati ai dipendenti che stanno intervistando poiché questi non sono i loro colleghi. Inoltre, una terza parte non avrà un conflitto di interessi che è anche cruciale.

Piano del colloquio: testimoni chiave e documenti pertinenti

È importante identificare tutti i dipendenti che potrebbero essere coinvolti nelle segnalazioni di infrazioni o violazioni delle politiche aziendali. Ciò dovrebbe includere anche tutti gli ex dipendenti che avevano lasciato l'azienda poco prima o dopo il potenziale illecito. Quando stai indagando su qualcuno, ovviamente vuoi avere accesso ai suoi dati personali che hanno fornito all'azienda. Le aziende internazionali, in particolare, si trovano ad affrontare una maggiore responsabilità nel garantire che le loro indagini siano conformi alle leggi locali. Negli Stati Uniti, non avrai problemi a ottenere dati personali, ma se operi in Europa, devi essere a conoscenza delle leggi sul lavoro che vietano l'uso dei dati personali dei dipendenti senza il loro permesso. In ogni caso, l'identificazione, il recupero e la revisione dei documenti rilevanti sarà probabilmente l'aspetto più persistente dell'indagine interna. L'investigatore dovrebbe cercare di essere il più strutturato possibile e sviluppare un approccio sistematico per ottenere il massimo dai documenti.

L'intervista

Ora, una volta che tutto è stato risolto, arriviamo alla parte fondamentale dell'indagine: intervistare le persone. Questo sarà il modo principale per ottenere i fatti.

A causa di problemi di coerenza, l'ideale sarebbe che lo stesso team di persone conducesse tutte le interviste. In questo modo si potevano riconoscere subito le contraddizioni nella testimonianza.

Condurre un colloquio sembra facile, ma è tutt'altro. Il compito è porre le domande giuste alle persone giuste e dovrebbe essere fatto nel modo giusto. Gli investigatori devono aver sviluppato competenze trasversali: devono avere buone capacità di ascolto attivo, devono essere compassionevoli, non devono essere in alcun modo di parte e devono essere bravi nel leggere gli sguardi gestuali e facciali. La correttezza e l'obiettività sono un must. Gli investigatori devono prepararsi in modo completo e accurato per il colloquio, cioè dovrebbero riflettere attentamente in anticipo su quali informazioni sono necessarie, ma anche su come proteggere la riservatezza delle parti. Le domande scritte consentono inoltre allo sperimentatore di porre le stesse domande a più persone.

Nelle indagini private l'imperativo è che il dipendente intervistato non si senta intimidito o stressato. L'investigatore dovrebbe evitare di fare pressioni e insistere sulle risposte se il dipendente è a disagio e si sente intrappolato. Inoltre, non dovrebbero essere poste domande suggestive.

Va sottolineato che coloro che sono intervistati non hanno a disposizione documenti relativi all'indagine interna, non dovrebbero ricevere alcuna informazione che non hanno già e non dovrebbero essere informati di ciò che hanno detto gli altri intervistati.

Alla fine di ogni colloquio l'investigatore deve fornire un riassunto, che dovrebbe essere scritto in modo chiaro e conciso.

Le prove e i risultati dell'indagine

È necessario stabilire procedure chiare sulle prove e su come dovrebbero essere ricercate, registrate e archiviate. L'investigatore avrà bisogno di un archivio di dati sicuro per tutte le informazioni raccolte di valore per l'indagine interna.

Quando l'investigatore trova prove evidenti e le mostra alla commissione, l'indagine si conclude lentamente. Di solito è chiuso da un rapporto che include una sintesi delle principali conclusioni e un'analisi di tutte le prove pertinenti. Dovrebbe includere il modo in cui l'indagine ha raggiunto i suoi obiettivi e i suoi obiettivi. A volte, a seconda del tipo di illecito, è importante garantire che venga intrapresa la giusta azione correttiva. Potrebbe essere necessario inviare un messaggio al pubblico su alcuni incidenti. Il nostro consiglio è che nel caso in cui l'azienda stia dicendo qualcosa al pubblico è meglio lasciarlo a un'agenzia di PR, poiché questa di solito tende ad essere una questione molto delicata che potrebbe danneggiare l'azienda.

In che modo Gglot può semplificare le indagini interne?

Potresti avere le persone giuste per il lavoro, ma possiamo offrirti lo strumento giusto. Utilizza i servizi di trascrizione e semplifica il processo di indagine. Lascia che ti mostriamo come:

1. Trascrivi le interviste

Molto probabilmente, le interviste condotte verranno registrate. L'investigatore può rendere il suo lavoro molto più semplice, se decide che vuole che le registrazioni vengano trascritte. Ciò significa che l'investigatore avrà tutto ciò che è stato detto proprio di fronte a lui, nero su bianco. Un'intervista trascritta non lascerà spazio a errori, valutazioni errate e confusione. Faciliterà il processo di scrittura del riepilogo. Tutto ciò lascerà all'investigatore più tempo libero da dedicare ad altre cose.

• Trascrivi le registrazioni delle riunioni

La trascrizione delle registrazioni delle riunioni del personale potrebbe essere utilizzata per prevenire le frodi. Le trascrizioni rendono molto più facile rilevare i modelli di conversazione che suonano l'allarme e fungono da deterrente. Non sarà necessario attendere l'effettiva violazione delle politiche aziendali, perché in questo modo qualsiasi comportamento sospetto potrebbe essere stroncato sul nascere.

• Trascrizione e servizio clienti

Non sarebbe fantastico che quando si verificano reclami da parte del cliente, il manager possa avere conversazioni tra il dipendente e il cliente in forma scritta di fronte a lui in modo da poter analizzare passo dopo passo cosa è realmente accaduto? Gglot può aiutare a rimanere obiettivo e ad avere una visione chiara dei problemi di comunicazione che si verificano alle persone più amichevoli che lavorano nel servizio clienti.

• Trascrizione a scopo di formazione

Alcune aziende desiderano che i propri dipendenti conducano indagini interne come parte della formazione delle risorse umane. Come già detto, questa è una procedura complessa. La maggior parte delle persone non ha le competenze necessarie per svolgere un buon lavoro in questo campo, quindi la loro azienda offre loro sessioni di formazione e finte interviste in modo che possano ottenere risultati migliori ed essere più fiduciosi una volta che hanno fatto l'intervista vera e propria. Soprattutto, i potenziali investigatori devono imparare a lavorare in modo diligente, efficiente ed etico. Una possibilità è che quelle finte interviste siano registrate e trascritte, in modo che possano servire come prezioso materiale educativo. I potenziali investigatori possono esaminare la trascrizione, contrassegnare tutti i loro difetti, vedere quali domande hanno omesso di porre, cosa avrebbero potuto formulare in modo migliore e migliorare le loro prestazioni complessive.

Oggi le aziende sono sottoposte a un controllo immenso e quindi la probabilità che vengano presentati reclami o azioni legali è una possibilità crescente. Secondo le statistiche, un'azienda media di 500 persone deve ora affrontare circa sette reclami all'anno. Anche la frode, il furto e il mobbing sono un grosso problema nel mondo degli affari di oggi. Pertanto, le aziende devono reagire a tali accuse o illeciti. Le indagini interne svolgono un ruolo fondamentale nell'individuare condotte improprie, valutare il danno e impedire che si ripeta. Gli strumenti giusti facilitano il processo di indagine. Le trascrizioni possono essere di grande aiuto nel corso di un'indagine interna. Se abbiamo attirato la tua attenzione e desideri saperne di più sul nostro servizio di trascrizione, faccelo sapere.