Upotreba transkripcije u internim istragama
Može li transkripcija biti od pomoći za internu istragu?
Interna istraga igra veliku ulogu u efikasnom sigurnosnom sistemu kompanije. Sprovode se iz različitih razloga, ali glavni cilj takve istrage je da se utvrdi da li se krše interne politike i propisi i da se po potrebi propisuju dalje radnje. Najvažnija stvar koju treba uzeti u obzir prilikom provođenja interne istrage je ostati objektivan i jasno razjasniti činjenice. Bez poznavanja činjenica, kompanija ne može donositi racionalne odluke i planirati tok akcije. Ako se krše zakoni o kompanijama, kompanije će najvjerovatnije patiti. Interna istraga može pokriti širok spektar potencijalnih tema: prijevare, krađe, kršenje podataka, diskriminacija, mobing, sporovi pri zapošljavanju, krađa intelektualne svojine itd. Treba napomenuti da se interne istrage mogu provoditi i kako bi se ispitale žalbe kupaca ili čak tužbe.
Koje su prednosti internih istraga?
Kada kompanija odluči da provede internu istragu, može imati velike koristi: tužbe se možda nikada neće dogoditi ili optužbe mogu biti povučene, kompanija bi mogla započeti pregovore o nagodbi sa oštećenima, spriječiti daljnja kršenja, izbjeći kazne i sankcije. Kompanija bi mogla izbjeći gubitak klijenata i kupaca, a njena reputacija ne bi bila narušena – zbog nepobitnih činjenica javnosti se može poslati jasna široka poruka. S druge strane, kompanija će dobiti dobar uvid u svoje zaposlene i saznati ko je tačno odgovoran za prekršaje i prekršaje. Na ovaj način, dok će se prestupnici suočiti s posljedicama za svoje neetičke postupke, nedužne strane će biti zaštićene i samim tim više motivisane da slijede politiku kompanije u budućnosti. Interne istrage pomažu u promoviranju kulture transparentnosti i usklađenosti.
Interna istraga korak po korak
Jedna od najvažnijih stvari koju treba imati na umu prilikom provođenja interne istrage je osigurati da se ona provodi na način koji najmanje šteti i remeti kompaniju.
Morate odrediti:
- motiv interne istrage. Zašto se uopšte sprovodi?
- ciljevi istrage.
Sljedeći korak je imenovanje odbora koji će biti zadužen za istragu i ispitivanje zaposlenih. Da li to treba da bude zaposlenik ili treća strana? Možda privatni detektiv? Ponekad je bolje dovesti nekoga neutralnog u igru, jer oni teže da budu vjerodostojniji i objektivniji. Takođe, biće nepristrasniji i neće biti vezani za zaposlene koje intervjuišu jer to nisu njihovi kolege. Takođe, treće lice neće imati sukob interesa, što je takođe ključno.
Plan razgovora: ključni svjedoci i relevantna dokumenta
Važno je identifikovati sve zaposlene koji bi mogli biti uključeni u prijavljene povrede ili kršenja politika kompanije. Ovo bi također trebalo uključiti sve bivše zaposlenike koji su napustili kompaniju neposredno prije ili nakon mogućeg prekršaja. Kada istražujete nekoga, naravno da želite da imate pristup njegovim ličnim podacima koje je dao kompaniji. Međunarodne kompanije, posebno, suočavaju se sa većom odgovornošću da osiguraju da su njihove istrage u skladu sa lokalnim zakonima. U SAD-u nećete imati problema sa dobijanjem ličnih podataka, ali ako poslujete u Evropi, morate biti svjesni zakona o radu koji zabranjuju korištenje ličnih podataka zaposlenih bez njihove dozvole. U svakom slučaju, identifikacija, pronalaženje i pregled relevantnih dokumenata vjerovatno će biti najduži aspekt interne istrage. Istraživač treba da pokuša da bude što je više moguće strukturiran i da razvije sistematski pristup kako bi izvukao maksimum iz dokumenata.
Intervju
Sada, kada je sve navedeno riješeno, dolazimo do ključnog dijela istrage: intervjuisanja pojedinaca. Ovo će biti primarni način za dobijanje činjenica.
Zbog problema konzistentnosti bilo bi idealno da isti tim ljudi vodi sve intervjue. Na taj način su se kontradiktornosti u svjedočenju mogle odmah prepoznati.
Obavljanje intervjua izgleda lako, ali je daleko od toga. Zadatak je postaviti pravim ljudima prava pitanja i to treba učiniti na pravi način. Istražitelji moraju imati razvijene soft skills – moraju imati dobre vještine aktivnog slušanja, moraju biti saosećajni, ne bi trebali biti pristrasni u svakom slučaju i moraju biti dobri u čitanju gestova i pogleda lica. Pravednost i objektivnost su obavezni. Istražitelji treba da se temeljno i pažljivo pripreme za razgovor, odnosno da unaprijed dobro razmisle o tome koje su informacije potrebne, ali i kako zaštititi povjerljivost stranaka. Pismena pitanja također omogućavaju istražitelju da postavi ista pitanja većem broju osoba.
U privatnim istragama imperativ je da se ispitani zaposlenik ne osjeća zastrašeno ili pod stresom. Istražitelj treba izbjegavati pritisak i insistiranje na odgovorima ako je zaposleniku neugodno i osjeća se zarobljeno. Takođe, ne bi trebalo postavljati sugestivna pitanja.
Treba istaći da ispitanici ne raspolažu dokumentima u vezi sa internom istragom, ne treba im davati nikakve informacije koje već nemaju, niti im se treba reći šta su drugi ispitanici rekli.
Na kraju svakog intervjua istražitelj mora dati sažetak, koji treba biti napisan na jasan i koncizan način.
Dokazi i postignuća istrage
Moraju se utvrditi jasne procedure o dokazima i načinu na koji ih treba tražiti, evidentirati i čuvati. Istraživaču će biti potrebno sigurno spremište podataka za sve prikupljene informacije od vrijednosti za internu istragu.
Kada istražitelj pronađe jasne dokaze i pokaže ih odboru, istraga se polako privodi kraju. Obično je zatvoren izvještajem koji uključuje sažetak glavnih zaključaka i analizu svih relevantnih dokaza. Trebalo bi uključiti kako je istraga postigla svoje ciljeve i ostvarila svoje ciljeve. Ponekad je, u zavisnosti od vrste prekršaja, važno osigurati da se poduzmu ispravne korektivne mjere. Možda će biti potrebno poslati poruku javnosti o nekim incidentima. Naš savjet je da u slučaju da kompanija nešto govori javnosti, najbolje je to prepustiti PR agenciji, jer je to obično vrlo delikatno pitanje koje može naštetiti kompaniji.
Kako Gglot može olakšati interne istrage?
Možda imate prave ljude za posao, ali mi vam možemo ponuditi pravi alat. Koristite usluge transkripcije i pojednostavite proces istrage. Dozvolite nam da vam pokažemo kako:
- Transkribirajte intervjue
Najvjerovatnije će obavljeni intervjui biti snimljeni. Istražitelj može znatno olakšati svoj posao, ako odluči da želi da se snimci transkribuju. To znači da će istražitelj sve što je rečeno imati pred sobom, crno na bijelom. Transkribovani intervju neće ostaviti mjesta za greške, pogrešne procjene i zabunu. To će olakšati proces pisanja sažetka. Sve ovo ostavit će istražitelju više slobodnog vremena da se posveti drugim stvarima.
- Transkribirajte snimke sastanaka
Transkribovanje snimaka sastanaka osoblja moglo bi se koristiti za prevenciju prevare. Transkripcije znatno olakšavaju otkrivanje konverzacijskih obrazaca koji zvone na alarm i djeluju kao odvraćanje. Nećete morati da čekate dok se kršenje politika kompanije zaista ne dogodi, jer bi na taj način svako sumnjivo ponašanje moglo biti suzbijeno u korenu.
- Transkripcija i korisnički servis
Zar ne bi bilo sjajno da, kada se dogode pritužbe kupaca, menadžer može voditi razgovore između zaposlenog i kupca u pisanoj formi ispred njega kako bi mogao korak po korak analizirati šta se zapravo dogodilo? Gglot može pomoći da ostanete objektivni i imate jasan uvid u pogrešne komunikacije koje se događaju najljubaznijim ljudima koji rade u službi za korisnike.
- Transkripcija za potrebe obuke
Neke kompanije žele da njihovi zaposlenici sprovode interne istrage kao dio obuke za ljudske resurse. Kao što je već rečeno, ovo je složena procedura. Većina ljudi nema vještine potrebne za obavljanje dobrog posla u ovoj domeni pa im njihova kompanija nudi treninge i lažne intervjue kako bi imali bolji učinak i bili sigurniji kada odrade pravi intervju. Iznad svega, potencijalni istražitelji moraju naučiti kako raditi na marljiv, efikasan i etičan način. Jedna od mogućnosti je da se ti lažni intervjui snimaju i transkribuju, tako da mogu poslužiti kao vrijedan edukativni materijal. Potencijalni istražitelji mogu proći kroz transkript, označiti sve svoje nedostatke, vidjeti koja su pitanja propustili postaviti, šta su mogli bolje formulirati i poboljšati svoj ukupni učinak.
Danas su kompanije pod ogromnom kontrolom, pa je vjerovatnoća podnošenja pritužbi ili tužbi sve veća mogućnost. Prema statistikama, prosječna kompanija od 500 ljudi sada se suočava sa oko sedam žalbi godišnje. Prevare, krađe i mobing također su veliki problem u današnjem poslovnom svijetu. Stoga kompanije moraju reagovati na sve takve optužbe ili prekršaje. Interne istrage igraju vitalnu ulogu u identifikaciji nepropisnog ponašanja, procjeni štete i sprječavanju da se ona ponovi. Pravi alati olakšavaju proces istrage. Transkripti mogu biti od velike pomoći u toku interne istrage. Ako smo privukli vašu pažnju i želite da saznate više o našoj usluzi transkripcije, javite nam.