การใช้การถอดความในการสืบสวนภายใน
การถอดเสียงจะมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบภายในหรือไม่
การสอบสวนภายในมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อระบบรักษาความปลอดภัยของบริษัทที่มีประสิทธิภาพ การดำเนินการดังกล่าวดำเนินการด้วยเหตุผลหลายประการ แต่เป้าหมายหลักของการสอบสวนดังกล่าวคือเพื่อค้นหาว่านโยบายและกฎระเบียบภายในถูกละเมิดหรือไม่ และหากจำเป็น เพื่อกำหนดการดำเนินการเพิ่มเติมที่จะดำเนินการ สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาในขณะที่ดำเนินการสอบสวนภายในคือการเป็นกลางและให้ข้อมูลข้อเท็จจริงอย่างตรงไปตรงมา หากไม่ทราบข้อเท็จจริง บริษัทก็ไม่สามารถตัดสินใจอย่างมีเหตุผลและวางแผนการดำเนินการได้ หากกฎหมายของบริษัทถูกละเมิด ธุรกิจส่วนใหญ่อาจจะได้รับผลกระทบ การสอบสวนภายในสามารถครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้มากมาย เช่น การฉ้อโกง การลักขโมย การละเมิดข้อมูล การเลือกปฏิบัติ การก่อกวน ข้อพิพาทในการจ้างงาน การโจรกรรมทรัพย์สินทางปัญญา ฯลฯ ควรกล่าวว่าการสอบสวนภายในยังสามารถดำเนินการเพื่อกลั่นกรองข้อร้องเรียนของลูกค้า หรือแม้แต่การฟ้องร้องคดีได้
การสอบสวนภายในมีประโยชน์อย่างไร?
เมื่อบริษัทตัดสินใจที่จะดำเนินการสอบสวนภายใน พวกเขาจะได้รับประโยชน์มากมาย: การฟ้องร้องอาจไม่เกิดขึ้นหรือข้อกล่าวหาอาจถูกถอนออก บริษัทสามารถเริ่มการเจรจายุติคดีกับผู้เสียหาย สามารถป้องกันการละเมิดเพิ่มเติมได้ สามารถหลีกเลี่ยงบทลงโทษและการลงโทษได้ บริษัทสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียลูกค้าและชื่อเสียงของบริษัทจะไม่ได้รับความเสียหาย เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ไม่สามารถโต้แย้งได้จึงสามารถส่งข้อความที่แพร่หลายไปยังสาธารณะได้อย่างชัดเจน ในทางกลับกัน บริษัทจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ดีเกี่ยวกับพนักงานของตน และค้นหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบต่อการละเมิดและการละเมิดอย่างแท้จริง ด้วยวิธีนี้ แม้ว่าผู้กระทำผิดจะต้องเผชิญกับผลที่ตามมาจากการกระทำที่ผิดจรรยาบรรณ ผู้บริสุทธิ์จะได้รับการคุ้มครองและมีแรงจูงใจมากขึ้นในการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทในอนาคต การตรวจสอบภายในช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความโปร่งใสและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
การสอบสวนภายในทีละขั้นตอน
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงในขณะที่ดำเนินการตรวจสอบภายในคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการในลักษณะที่สร้างความเสียหายและรบกวนบริษัทน้อยที่สุด
คุณต้องกำหนด:
- แรงจูงใจของการสอบสวนภายใน เหตุใดจึงดำเนินการตั้งแต่แรก?
- เป้าหมายของการสอบสวน
ขั้นตอนต่อไปคือการมอบหมายคณะกรรมการที่จะรับผิดชอบในการสอบสวนและสอบปากคำพนักงาน ควรเป็นพนักงานหรือบุคคลที่สาม? อาจจะเป็นนักสืบเอกชน? บางครั้ง การนำคนที่เป็นกลางเข้ามาในเกมจะดีกว่า เพราะพวกเขามีแนวโน้มที่จะน่าเชื่อถือและเป็นกลางมากกว่า นอกจากนี้ พวกเขาจะมีความเป็นกลางมากขึ้นและไม่ผูกพันกับพนักงานที่พวกเขากำลังสัมภาษณ์เนื่องจากพวกเขาไม่ใช่เพื่อนร่วมงานของพวกเขา นอกจากนี้บุคคลที่สามจะไม่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน
แผนการสัมภาษณ์: พยานสำคัญและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
สิ่งสำคัญคือต้องระบุพนักงานทั้งหมดที่อาจเกี่ยวข้องกับการละเมิดหรือการละเมิดนโยบายของบริษัทที่รายงาน ทั้งนี้ควรรวมถึงอดีตพนักงานทุกคนที่ลาออกจากบริษัทไม่นานก่อนหรือหลังการกระทำผิดที่อาจเกิดขึ้น เมื่อคุณกำลังสืบสวนใครสักคน แน่นอนว่าคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่พวกเขามอบให้กับบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจระหว่างประเทศ ต้องเผชิญกับความรับผิดชอบที่ใหญ่กว่าเพื่อให้แน่ใจว่าการสืบสวนของตนเป็นไปตามกฎหมายท้องถิ่น ในสหรัฐอเมริกา คุณจะไม่มีปัญหาในการรับข้อมูลส่วนบุคคล แต่ถ้าคุณดำเนินกิจการในยุโรป คุณต้องตระหนักถึงกฎหมายแรงงานที่ห้ามการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต ไม่ว่าในกรณีใด การระบุ การเรียกค้น และตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องอาจเป็นประเด็นที่ยืดเยื้อที่สุดของการสืบสวนภายใน ผู้วิจัยควรพยายามวางโครงสร้างให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และพัฒนาแนวทางที่เป็นระบบเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากเอกสาร
สัมภาษณ์
ตอนนี้ เมื่อทุกอย่างข้างต้นได้รับการดูแลแล้ว เราก็มาถึงส่วนสำคัญของการสืบสวน นั่นก็คือ การสัมภาษณ์บุคคล นี่จะเป็นวิธีหลักในการรับข้อเท็จจริง
เนื่องจากปัญหาด้านความสม่ำเสมอ จึงเป็นการดีที่จะให้คนในทีมคนเดียวกันทำการสัมภาษณ์ทั้งหมด วิธีนี้ทำให้สามารถรับรู้ถึงความขัดแย้งในประจักษ์พยานได้ทันที
การสัมภาษณ์ดูเหมือนง่ายแต่ยังห่างไกล ภารกิจคือการถามคำถามที่ถูกต้องกับคนที่เหมาะสมและควรทำด้วยวิธีที่ถูกต้อง ผู้ตรวจสอบจำเป็นต้องพัฒนาทักษะด้านอารมณ์ - พวกเขาจะต้องมีทักษะการฟังที่ดี ต้องมีความเห็นอกเห็นใจ ไม่ควรลำเอียงในทางใดทางหนึ่ง และจำเป็นต้องอ่านการมองด้วยท่าทางและใบหน้าได้ดี ความเป็นธรรมและความเที่ยงธรรมเป็นสิ่งจำเป็น ผู้สอบสวนจำเป็นต้องเตรียมตัวอย่างละเอียดถี่ถ้วนสำหรับการสัมภาษณ์ กล่าวคือ พวกเขาควรคิดอย่างรอบคอบล่วงหน้าเกี่ยวกับข้อมูลที่จำเป็น แต่ยังรวมถึงวิธีปกป้องความลับของทุกฝ่ายด้วย คำถามที่เป็นลายลักษณ์อักษรยังทำให้ผู้วิจัยสามารถถามคำถามเดียวกันกับบุคคลหลายคนได้
ในการสืบสวนส่วนตัว สิ่งที่จำเป็นคือพนักงานที่ถูกสัมภาษณ์ต้องไม่รู้สึกถูกข่มขู่หรือเครียด ผู้ตรวจสอบควรหลีกเลี่ยงการกดดันและยืนกรานที่จะตอบคำถามหากพนักงานไม่สบายใจและรู้สึกติดอยู่ นอกจากนี้ไม่ควรถามคำถามที่มีการชี้นำทางเพศ
ควรเน้นย้ำว่าผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ไม่มีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสอบสวนภายใน ไม่ควรได้รับข้อมูลใดๆ ที่ตนยังไม่มี และไม่ควรได้รับแจ้งว่าผู้ให้สัมภาษณ์คนอื่นๆ พูดอย่างไร
ในตอนท้ายของการสัมภาษณ์แต่ละครั้ง ผู้วิจัยจะต้องสรุปซึ่งควรเขียนด้วยวิธีการที่ชัดเจนและกระชับ
หลักฐานและผลสำเร็จของการสอบสวน
ต้องกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนเกี่ยวกับหลักฐานและวิธีการค้นหา บันทึก และจัดเก็บ ผู้ตรวจสอบจะต้องมีพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่มีคุณค่าที่รวบรวมไว้ทั้งหมดสำหรับการสอบสวนภายใน
เมื่อผู้สืบสวนพบหลักฐานที่ชัดเจนและแสดงต่อคณะกรรมการ การสืบสวนก็ค่อยๆ สิ้นสุดลง โดยปกติจะปิดด้วยรายงานที่มีการสรุปข้อสรุปหลักและการวิเคราะห์หลักฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ควรรวมถึงวิธีที่การสืบสวนบรรลุเป้าหมายและบรรลุวัตถุประสงค์ บางครั้ง ขึ้นอยู่กับประเภทของการกระทำผิด สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ามีการดำเนินการแก้ไขที่ถูกต้อง อาจจำเป็นต้องส่งข้อความถึงสาธารณชนเกี่ยวกับเหตุการณ์บางอย่าง คำแนะนำของเราคือในกรณีที่บริษัทกำลังพูดอะไรต่อสาธารณะ วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้เป็นหน้าที่ของเอเจนซี่ประชาสัมพันธ์ เนื่องจากมักจะเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนมากซึ่งอาจส่งผลเสียต่อบริษัทได้
Gglot จะทำให้การสืบสวนภายในง่ายขึ้นได้อย่างไร?
คุณอาจมีคนที่เหมาะกับงาน แต่เราสามารถเสนอเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับคุณได้ ใช้บริการถอดเสียงและทำให้กระบวนการตรวจสอบง่ายขึ้น ให้เราแสดงให้คุณเห็นว่า:
- ถอดเสียงบทสัมภาษณ์
เป็นไปได้มากว่าการสัมภาษณ์ที่ดำเนินการจะถูกบันทึก ผู้ตรวจสอบสามารถทำให้งานของเขาง่ายขึ้นมาก หากเขาตัดสินใจว่าต้องการให้ถอดเสียงบันทึก นั่นหมายความว่าผู้ตรวจสอบจะมีทุกสิ่งที่พูดไว้ตรงหน้าเขา เป็นสีดำบนพื้นขาว การสัมภาษณ์ที่ถอดความจะไม่เหลือที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด การตัดสินผิด และความสับสน จะช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการเขียนสรุป ทั้งหมดนี้จะทำให้ผู้ตรวจสอบมีเวลาว่างมากขึ้นในการอุทิศให้กับสิ่งอื่น
- ถอดเสียงบันทึกการประชุม
การถอดเสียงบันทึกการประชุมพนักงานสามารถใช้เพื่อป้องกันการฉ้อโกงได้ การถอดเสียงช่วยให้ตรวจจับรูปแบบการสนทนาที่ส่งเสียงเตือนและทำหน้าที่เป็นเครื่องยับยั้งได้ง่ายขึ้นมาก คุณไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าการละเมิดนโยบายของบริษัทจะเกิดขึ้นจริง เนื่องจากวิธีนี้จะทำให้พฤติกรรมต้องสงสัยใดๆ หมดสิ้นไป
- การถอดเสียงและการบริการลูกค้า
จะดีกว่าไหมที่เมื่อมีการร้องเรียนจากลูกค้า ผู้จัดการสามารถสนทนาระหว่างพนักงานและลูกค้าในรูปแบบลายลักษณ์อักษรต่อหน้าเขา เพื่อที่เขาจะได้วิเคราะห์ทีละขั้นตอนว่าเกิดอะไรขึ้นจริง Gglot สามารถช่วยรักษาวัตถุประสงค์และมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งเกิดขึ้นกับผู้คนที่เป็นมิตรที่สุดที่ทำงานด้านบริการลูกค้า
- การถอดเสียงเพื่อวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม
บริษัทบางแห่งต้องการให้พนักงานดำเนินการตรวจสอบภายในโดยเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมด้านทรัพยากรบุคคล ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว นี่เป็นขั้นตอนที่ซับซ้อน คนส่วนใหญ่ไม่มีทักษะที่จำเป็นในการทำงานที่ดีในขอบเขตนี้ ดังนั้นบริษัทของพวกเขาจึงเสนอการฝึกอบรมและการสัมภาษณ์จำลองเพื่อให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นและมีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อทำการสัมภาษณ์จริง เหนือสิ่งอื่นใด ผู้ที่มีศักยภาพในการสืบสวนจะต้องเรียนรู้วิธีการทำงานอย่างขยันขันแข็ง มีประสิทธิภาพ และมีจริยธรรม ความเป็นไปได้ประการหนึ่งคือการสัมภาษณ์จำลองเหล่านั้นจะถูกบันทึกและถอดเสียง เพื่อให้สามารถนำไปใช้เป็นสื่อการศึกษาอันทรงคุณค่าได้ ผู้มีโอกาสเป็นนักวิจัยสามารถอ่านบันทึก ทำเครื่องหมายข้อบกพร่องทั้งหมด ดูคำถามที่พวกเขาละเว้นที่จะถาม สิ่งที่พวกเขาอาจกำหนดขึ้นในวิธีที่ดีกว่า และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของพวกเขา
ปัจจุบันบริษัทต่างๆ อยู่ภายใต้การตรวจสอบอย่างละเอียด ดังนั้น โอกาสที่จะมีการร้องเรียนหรือฟ้องร้องจึงมีความเป็นไปได้เพิ่มมากขึ้น ตามสถิติ ปัจจุบันบริษัทที่มีพนักงานโดยเฉลี่ย 500 คนต้องเผชิญกับข้อร้องเรียนประมาณเจ็ดครั้งต่อปี การฉ้อโกง การโจรกรรม และการก่อกวนก็เป็นปัญหาใหญ่ในโลกธุรกิจปัจจุบันเช่นกัน ดังนั้นบริษัทจำเป็นต้องตอบสนองต่อข้อกล่าวหาหรือการกระทำผิดดังกล่าว การสอบสวนภายในมีบทบาทสำคัญในการระบุพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ประเมินความเสียหาย และป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก เครื่องมือที่เหมาะสมช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการสืบสวน การถอดเสียงสามารถช่วยได้มากในระหว่างการสอบสวนภายใน หากเราดึงดูดความสนใจของคุณและคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการถอดเสียงของเรา โปรดแจ้งให้เราทราบ