שימוש בתמלול בחקירות פנימיות

האם תמלול יכול להועיל לחקירה פנימית?

חקירה פנימית ממלאת חלק גדול במערכת אבטחה יעילה של החברה. הם נערכים ממגוון סיבות, אך מטרתה העיקרית של חקירה כזו היא לברר האם מפרים מדיניות ותקנות פנימיות ובמידת הצורך, לקבוע פעולות נוספות שיינקטו. הדבר החשוב ביותר שיש לקחת בחשבון בעת ניהול חקירה פנימית הוא להישאר אובייקטיבי ולקבוע את העובדות. מבלי לדעת את העובדות, החברה אינה יכולה לקבל החלטות רציונליות ולתכנן את דרך הפעולה. אם חוקי החברות יופרו, ככל הנראה עסקים יסבלו. חקירה פנימית יכולה לכסות מגוון רחב של נושאים פוטנציאליים: הונאה, גניבה, הפרת נתונים, אפליה, שוד, סכסוכי עבודה, גניבת קניין רוחני וכדומה. יש להזכיר כי ניתן לערוך חקירות פנימיות לבדיקת תלונות של לקוחות ואף תביעות משפטיות.

מה היתרונות של חקירות פנימיות?

כאשר חברה מחליטה לערוך חקירה פנימית, הן יכולות להרוויח הרבה: תביעות לעולם לא יתקיימו או שאישומים עלולים להיסגר, החברה יכולה להתחיל במשא ומתן להסדר עם אלה שנפגעו, ניתן למנוע הפרות נוספות, להימנע מעונשים וסנקציות. החברה יכולה להימנע מאיבוד לקוחות ולקוחות, והמוניטין שלה לא ייפגע - בשל העובדות הבלתי ניתנות לערעור ניתן לשלוח לציבור הודעה רחבה וברורה. מצד שני, החברה תקבל תובנה טובה לגבי עובדיהם ותגלה מי בדיוק אחראי להפרות ולהפרות. בדרך זו, בעוד שעוולים יעמדו בפני השלכות על מעשיהם הלא מוסריים, הצדדים התמימים יהיו מוגנים ולכן יהיו בעלי מוטיבציה רבה יותר לעקוב אחר מדיניות החברה בעתיד. חקירות פנימיות עוזרות לקדם תרבות של שקיפות וציות.

חקירה פנימית שלב אחר שלב

אחד הדברים החשובים ביותר שיש לזכור בעת עריכת חקירה פנימית הוא להבטיח שהיא מתנהלת בצורה הפחות מזיקה ומשבשת את החברה.

עליכם לקבוע:

1. מניע החקירה הפנימית. מדוע זה מתנהל מלכתחילה?
2. מטרות החקירה.

השלב הבא הוא להקצות דירקטוריון אשר יהיה אחראי על החקירה ועל חקירת העובדים. האם זה צריך להיות עובד או צד שלישי? אולי חוקר פרטי? לפעמים עדיף להביא מישהו נייטרלי במשחק, מכיוון שהוא נוטה להיות יותר אמין ואובייקטיבי. כמו כן, הם יהיו חסרי משוא פנים יותר ולא יהיו קשורים לעובדים שהם מראיינים מכיוון שהם אינם עמיתיהם לעבודה. כמו כן, לצד שלישי לא יהיה ניגוד עניינים שהוא גם מכריע.

תוכנית הראיונות: עדי מפתח ומסמכים רלוונטיים

חשוב לזהות את כל העובדים העלולים להיות מעורבים בהפרות או הפרות של מדיניות החברה. זה צריך לכלול גם את כל העובדים לשעבר שעזבו את החברה זמן קצר לפני או אחרי העוולה הפוטנציאלית. כשאתה חוקר מישהו, כמובן שאתה רוצה לקבל גישה לנתונים האישיים שלהם שהם מסרו לחברה. בפרט עסקים בינלאומיים מוטלים על אחריות גדולה יותר להבטיח כי חקירותיהם עומדות בחוקים המקומיים. בארה"ב לא יהיו לך בעיות בקבלת נתונים אישיים, אך אם אתה פועל באירופה, עליך להיות מודע לחוקי העבודה האוסרים על שימוש בנתונים האישיים של העובדים ללא אישורם. בכל מקרה, זיהוי, אחזור ובדיקה של מסמכים רלוונטיים יהיה כנראה ההיבט המתמשך ביותר של החקירה הפנימית. על החוקר לנסות להיות מובנה ככל האפשר ולפתח גישה שיטתית כדי להפיק את המרב מהמסמכים.

הראיון

עכשיו, כשכל מה שצוין לעיל טופל, אנו מגיעים לחלק המרכזי של החקירה: ראיון יחידים. זו תהיה דרך ראשונית להשיג את העובדות.

בגלל בעיות עקביות זה יהיה אידיאלי שאותו צוות אנשים יקיים את כל הראיונות. בדרך זו ניתן היה לזהות מיד סתירות בעדות.

ניהול ראיון נראה קל, אך רחוק מכך. המשימה היא לשאול את האנשים הנכונים את השאלות הנכונות וזה צריך להיעשות בדרך הנכונה. החוקרים צריכים לפתח מיומנויות רכות - הם חייבים להיות בעלי כישורי האזנה פעילים טובים, חייבים להיות חמלים, לא צריכים להיות מוטים בכל מקרה והם צריכים להיות טובים בקריאת מבטים תנועתיים ופנים. הוגנות ואובייקטיביות הם חובה. החוקרים צריכים להיערך ביסודיות ובזהירות לקראת הראיון, כלומר עליהם לחשוב היטב מראש איזה מידע נדרש, אך גם כיצד להגן על סודיות הצדדים. שאלות בכתב מאפשרות גם לחוקר לשאול את אותן השאלות למספר אנשים.

בחקירות פרטיות הכרח הוא שהעובד המרואיין אינו מרגיש מאוים או לחוץ. על החוקר להימנע מלחץ והתעקשות על תשובות אם לעובד לא נוח ומרגיש לכוד. כמו כן, אין לשאול שאלות מרמזות.

יש להדגיש כי למי שמתראיין אין לרשותם מסמכים הקשורים לחקירה הפנימית, אין לתת להם כל מידע שאין לו, ואין לספר להם מה אמרו מרואיינים אחרים.

בסוף כל ראיון על החוקר להעביר סיכום, אותו יש לכתוב בצורה ברורה ותמציתית.

העדויות וההישגים של החקירה

יש לקבוע נהלים ברורים לגבי ראיות וכיצד יש לחפש, להקליט ולאחסן. החוקר יזדקק למאגר נתונים מאובטח לכל המידע שנאסף בעל ערך לצורך החקירה הפנימית.

כאשר החוקר מוצא ראיות ברורות ומראה אותן בפני הדירקטוריון, החקירה מגיעה לאט לאט לסיומה. בדרך כלל הוא נסגר על ידי דו"ח הכולל סיכום המסקנות העיקריות וניתוח כל הראיות הרלוונטיות. זה צריך לכלול את האופן שבו החקירה השיגה את מטרותיה ועמדה ביעדיה. לעיתים, תלוי בסוג העוולות, חשוב לוודא שנעשית פעולה מתקנת נכונה. ייתכן שיהיה צורך לשלוח הודעה לציבור על אירועים מסוימים. העצה שלנו היא שבמקרה שהחברה אומרת משהו לציבור עדיף להשאיר את זה בידי סוכנות יחסי ציבור, מכיוון שבדרך כלל זה נוטה להיות עניין עדין מאוד שעלול לפגוע בחברה.

כיצד גלוט יכול להקל על חקירות פנימיות?

אולי יהיו לך האנשים הנכונים לתפקיד, אך אנו יכולים להציע לך את הכלי הנכון. השתמש בשירותי תמלול ופשט את תהליך החקירה. תן לנו להראות לך איך:

1. תמלל את הראיונות

ככל הנראה, הראיונות שנערכו יוקלטו. החוקר יכול להקל על עבודתו במידה והוא מחליט שהוא מעוניין לתמלל את ההקלטות. המשמעות היא שלחוקר יהיה כל מה שנאמר מולו, שחור על גבי לבן. ראיון תמלול לא ישאיר מקום לטעויות, שיפוטים מוטעים ובלבול. זה יקל על תהליך כתיבת הסיכום. כל זה ישאיר לחוקר יותר זמן פנוי להקדיש לדברים אחרים.

• תמלל הקלטות פגישות

ניתן להשתמש בהקלטות של פגישות תמלול למניעת הונאות. תמלילים מקלים הרבה יותר על איתור דפוסי שיחה שמצלצלים אזעקה וגורמים להרתעה. לא תצטרך לחכות עד שהפרה של מדיניות החברה אכן תתרחש, כי בדרך זו כל התנהגות חשודה עלולה להיטמע בתוך הניצן.

• תמלול ושירות לקוחות

האם זה לא יהיה נהדר שכאשר מתרחשות תלונות של לקוחות, המנהל יכול לנהל שיחות בין העובד לבין הלקוח בצורה כתובה לפניו כדי שיוכל לנתח צעד אחר צעד מה קרה בפועל? Gglot יכולה לעזור לשמור על אובייקטיביות ולקבל תובנה ברורה לגבי התקשורת הלא נכונה שקורה לאנשים הידידותיים ביותר העובדים בשירות הלקוחות.

• תמלול למטרות אימונים

יש חברות שרוצות שעובדיהן יערכו חקירות פנימיות כחלק מהדרכת משאבי אנוש. כאמור, זהו הליך מורכב. לרוב האנשים אין את הכישורים הדרושים לבצע עבודה טובה בתחום זה ולכן החברה שלהם מציעה להם מפגשי הדרכה וראיונות מדומים על מנת שהם יוכלו לבצע ביצועים טובים יותר ולהיות בטוחים יותר ברגע שהם עושים את הראיון בפועל. מעל לכל, חוקרים פוטנציאליים חייבים ללמוד כיצד לעבוד בצורה חרוצה, יעילה ואתית. אפשרות אחת היא שאותם ראיונות מדומים מוקלטים ומתועתקים, כך שהם יוכלו לשמש חומר חינוכי יקר ערך. חוקרים פוטנציאליים יכולים לעבור על התמליל, לסמן את כל החסרונות שלהם, לראות אילו שאלות הם השמיטו לשאול, מה הם עשויים לנסח בצורה טובה יותר ולשפר את הביצועים הכוללים שלהם.

כיום חברות נתונות לביקורת עצומה, ולכן הסבירות לתביעות או תביעות היא אפשרות הולכת וגוברת. על פי הסטטיסטיקה, חברה ממוצעת של 500 איש מתמודדת כעת עם כשבע תלונות בשנה. הונאה, גניבה, והסבה היא גם בעיה גדולה בעולם העסקים של ימינו. לכן, חברות צריכות להגיב לטענות או עוולות כאלה. חקירות פנימיות ממלאות תפקיד חיוני בזיהוי התנהלות פסולה, הערכת הנזק ומניעת התרחשותו מחדש. הכלים הנכונים מקלים על תהליך החקירה. תמלילים יכולים להיות לעזר רב במהלך חקירה פנימית. אם משכנו את תשומת ליבכם ואתם רוצים לדעת יותר על שירות התמלול שלנו, ספרו לנו.