Matumizi ya Unukuzi katika Uchunguzi wa Ndani
Je, unukuzi unaweza kusaidia kwa uchunguzi wa ndani?
Uchunguzi wa ndani una jukumu kubwa katika mfumo wa usalama wa kampuni. Hufanyika kwa sababu mbalimbali, lakini lengo kuu la uchunguzi huo ni kujua iwapo sera na kanuni za ndani zinakiukwa na ikibidi kuagiza hatua zaidi za kuchukuliwa. Jambo muhimu zaidi la kuzingatia wakati wa kufanya uchunguzi wa ndani ni kuweka lengo na kupata ukweli sawa. Bila kujua ukweli, kampuni haiwezi kufanya maamuzi ya busara na kupanga hatua. Ikiwa sheria za kampuni zitakiukwa, biashara zitaathirika zaidi. Uchunguzi wa ndani unaweza kuhusisha mada mbalimbali zinazoweza kujitokeza: ulaghai, ulaghai, uvunjaji wa data, ubaguzi, uvamizi, migogoro ya ajira, wizi wa mali miliki n.k. Inapaswa kutajwa kuwa uchunguzi wa ndani unaweza pia kufanywa ili kuchunguza malalamiko ya gharama au hata kesi za kisheria.
Je, ni faida gani za uchunguzi wa ndani?
Kampuni inapoamua kufanya uchunguzi wa ndani, inaweza kufaidika sana: kesi za kisheria haziwezi kutokea au mashtaka yanaweza kuondolewa, kampuni inaweza kuanza mazungumzo ya suluhu na wale waliojeruhiwa, ukiukaji zaidi unaweza kuzuiwa, adhabu na vikwazo vinaweza kuepukwa. Kampuni inaweza kuepuka kupoteza wateja na wateja, na sifa yake haitadhurika - kutokana na ukweli usiopingika ujumbe wazi ulioenea unaweza kutumwa kwa umma. Kwa upande mwingine, kampuni itapata ufahamu mzuri kwa wafanyakazi wao na kujua ni nani hasa anayehusika na ukiukwaji na ukiukwaji. Kwa njia hii, ingawa wakosaji watakabiliwa na matokeo kwa matendo yao yasiyo ya kimaadili, wahusika wasio na hatia watalindwa na hivyo kuhamasishwa zaidi kufuata sera za kampuni katika siku zijazo. Uchunguzi wa ndani husaidia kukuza utamaduni wa uwazi na kufuata.
Uchunguzi wa ndani hatua kwa hatua
Mojawapo ya mambo muhimu ya kuzingatia wakati wa kufanya uchunguzi wa ndani ni kuhakikisha kuwa unafanywa kwa njia isiyoweza kuharibu na kuvuruga kampuni.
Unahitaji kuamua:
- nia ya uchunguzi wa ndani. Kwa nini inafanywa kwanza?
- malengo ya uchunguzi.
Hatua inayofuata ni kuteua bodi itakayosimamia uchunguzi na kuwahoji wafanyakazi. Je, ni mfanyakazi au mtu wa tatu? Labda mpelelezi binafsi? Wakati mwingine ni bora kuleta mtu asiye na upande katika mchezo, kwa kuwa wao huwa na uaminifu zaidi na lengo. Pia, hawatakuwa na upendeleo na hawatahusishwa na wafanyikazi wanaohojiwa kwani hao sio wafanyikazi wenzao. Pia, mtu wa tatu hatakuwa na mgongano wa kimaslahi ambao pia ni muhimu.
Mpango wa mahojiano: mashahidi muhimu na nyaraka husika
Ni muhimu kutambua wafanyakazi wote ambao wanaweza kuhusika katika ukiukaji ulioripotiwa au ukiukaji wa sera za kampuni. Hii inapaswa pia kujumuisha wafanyikazi wote wa zamani ambao walikuwa wameondoka kwenye kampuni muda mfupi kabla au baada ya makosa yanayoweza kutokea. Unapomchunguza mtu, bila shaka unataka kupata data yake ya kibinafsi ambayo ameipatia kampuni. Biashara za kimataifa, haswa, zinakabiliwa na jukumu kubwa zaidi la kuhakikisha kuwa uchunguzi wao unatii sheria za ndani. Nchini Marekani, hutakuwa na matatizo yoyote ya kupata data ya kibinafsi, lakini ikiwa unafanya kazi Ulaya, ni lazima ufahamu sheria za kazi zinazokataza matumizi ya data ya kibinafsi ya wafanyakazi bila idhini yao. Kwa vyovyote vile, kubainisha, kurejesha na kukagua hati husika pengine kutakuwa kipengele cha muda mrefu zaidi cha uchunguzi wa ndani. Mchunguzi anapaswa kujaribu kuwa na muundo iwezekanavyo na kuendeleza mbinu ya utaratibu ili kupata zaidi kutoka kwa nyaraka.
Mahojiano hayo
Sasa, wakati kila kitu hapo juu kimetunzwa, tunakuja kwenye sehemu muhimu ya uchunguzi: kuhoji watu binafsi. Hii itakuwa njia kuu ya kupata ukweli.
Kwa sababu ya maswala ya uthabiti itakuwa bora, kwamba timu hiyo hiyo ya watu ifanye mahojiano yote. Kwa njia hii migongano katika ushuhuda inaweza kutambuliwa mara moja.
Kuendesha mahojiano inaonekana rahisi, lakini ni mbali nayo. Kazi ni kuuliza watu sahihi maswali sahihi na inapaswa kufanywa kwa njia sahihi. Wachunguzi wanahitaji kuwa na ustadi laini - lazima wawe na ustadi mzuri wa kusikiliza, lazima wawe na huruma, wasiwe na upendeleo kwa vyovyote vile na wanahitaji kuwa wazuri katika usomaji wa ishara na uso. Haki na usawa ni lazima. Wachunguzi wanahitaji kujiandaa kikamilifu na kwa uangalifu kwa mahojiano, yaani wanapaswa kufikiri kwa makini mapema kuhusu habari gani inahitajika, lakini pia jinsi ya kulinda usiri wa wahusika. Maswali yaliyoandikwa pia hufanya iwezekane kwa mpelelezi kuuliza maswali sawa kwa watu wengi.
Katika uchunguzi wa kibinafsi jambo la lazima ni kwamba mfanyakazi aliyehojiwa hahisi woga au mkazo. Mpelelezi anapaswa kuepuka kushinikiza na kusisitiza majibu ikiwa mfanyakazi hana raha na anahisi amenaswa. Pia, maswali ya kupendekeza hayapaswi kuulizwa.
Ikumbukwe kwamba wale wanaohojiwa hawana nyaraka zinazohusiana na uchunguzi wa ndani walio nao, hawapaswi kupewa taarifa yoyote ambayo hawana tayari, na hawapaswi kuambiwa kile wahojiwa wengine wamesema.
Mwishoni mwa kila mahojiano mchunguzi anapaswa kutoa muhtasari, ambao unapaswa kuandikwa kwa njia ya wazi na mafupi.
Ushahidi na mafanikio ya uchunguzi
Taratibu zilizo wazi kuhusu ushahidi na jinsi unavyopaswa kutafutwa, kurekodiwa na kuhifadhiwa lazima zibainishwe. Mpelelezi atahitaji hazina salama ya data kwa taarifa zote za thamani zilizokusanywa kwa ajili ya uchunguzi wa ndani.
Wakati mpelelezi anapopata ushahidi wa wazi na kuwaonyesha bodi, uchunguzi unafikia kikomo polepole. Kawaida hufungwa na ripoti ikiwa ni pamoja na muhtasari wa hitimisho kuu na uchambuzi wa ushahidi wote muhimu. Inapaswa kujumuisha jinsi uchunguzi umefikia malengo yake na kufikia malengo yake. Wakati mwingine, kulingana na aina ya kosa, ni muhimu kuhakikisha hatua sahihi ya kurekebisha inachukuliwa. Huenda ikahitajika kutuma ujumbe kwa umma kuhusu baadhi ya matukio. Ushauri wetu ni kwamba ikiwa kampuni inazungumza jambo kwa umma ni bora kuachilia wakala wa PR, kwani hii kawaida huwa ni jambo dhaifu sana ambalo linaweza kuumiza kampuni.
Je, Gglot inawezaje kurahisisha uchunguzi wa ndani?
Unaweza kuwa na watu wanaofaa kwa kazi hiyo, lakini tunaweza kukupa zana inayofaa. Tumia huduma za unukuzi na kurahisisha mchakato wa uchunguzi. Hebu tuonyeshe jinsi:
- Nakili mahojiano
Uwezekano mkubwa zaidi, mahojiano yaliyofanywa yatarekodiwa. Mpelelezi anaweza kufanya kazi yake iwe rahisi zaidi, ikiwa anaamua anataka rekodi zinakiliwa. Hiyo ina maana kwamba mpelelezi atakuwa na kila kitu ambacho kimesemwa mbele yake, nyeusi juu ya nyeupe. Mahojiano yaliyonakiliwa hayataacha nafasi ya makosa, maamuzi yasiyo sahihi na kuchanganyikiwa. Itarahisisha mchakato wa kuandika muhtasari. Yote hii itamwacha mpelelezi na wakati wa bure zaidi wa kujitolea kwa mambo mengine.
- Nakili rekodi za mkutano
Kunukuu rekodi za mikutano ya wafanyikazi kunaweza kutumiwa kuzuia ulaghai. Unukuzi hurahisisha zaidi kugundua mifumo ya mazungumzo ambayo hulia na kutenda kama kizuizi. Hutahitaji kusubiri hadi ukiukaji wa sera za kampuni utokee, kwa sababu kwa njia hii tabia yoyote inayoshukiwa inaweza kuzuiwa.
- Unukuzi na huduma kwa wateja
Je, haingekuwa vyema kwamba malalamiko ya wateja yanapotokea, meneja anaweza kufanya mazungumzo kati ya mfanyakazi na mteja kwa njia ya maandishi mbele yake ili aweze kuchanganua hatua kwa hatua nini kilitokea? Gglot inaweza kusaidia kuweka lengo na kuwa na ufahamu wazi juu ya mawasiliano yasiyofaa ambayo hutokea tukio kwa watu rafiki zaidi wanaofanya kazi katika huduma kwa wateja.
- Unukuzi kwa madhumuni ya mafunzo
Baadhi ya makampuni yanataka wafanyakazi wao kufanya uchunguzi wa ndani kama sehemu ya mafunzo ya Utumishi. Kama ilivyoelezwa tayari, hii ni utaratibu mgumu. Watu wengi hawana ujuzi unaohitajika kufanya kazi nzuri katika kikoa hiki kwa hivyo kampuni yao inawapa vipindi vya mafunzo na mahojiano ya dhihaka ili wafanye vizuri zaidi na wajiamini zaidi mara tu wanapofanya mahojiano halisi. Zaidi ya yote, wachunguzi watarajiwa lazima wajifunze jinsi ya kufanya kazi kwa bidii, ufanisi na uadilifu. Uwezekano mmoja ni kwamba mahojiano hayo ya dhihaka hurekodiwa na kunakiliwa, ili yaweze kutumika kama nyenzo muhimu ya kielimu. Wachunguzi watarajiwa wanaweza kupitia nakala, watie alama kwenye mapungufu yao yote, waone ni maswali gani wameacha kuuliza, yale ambayo wanaweza kuwa wametunga kwa njia bora zaidi, na kuboresha utendakazi wao kwa ujumla.
Leo makampuni yanachunguzwa sana, na kwa hivyo uwezekano wa malalamiko au kesi kufanywa ni uwezekano unaoongezeka. Kulingana na takwimu, wastani wa kampuni ya watu 500 sasa inakabiliwa na malalamiko karibu saba kwa mwaka. Ulaghai, wizi na, wizi pia ni tatizo kubwa katika ulimwengu wa kisasa wa biashara. Kwa hivyo, makampuni yanahitaji kuguswa na madai au makosa kama hayo. Uchunguzi wa ndani una jukumu muhimu katika kutambua mwenendo usiofaa, kutathmini uharibifu na kuuzuia kutokea tena. Zana sahihi hurahisisha mchakato wa uchunguzi. Nakala zinaweza kusaidia sana wakati wa uchunguzi wa ndani. Ikiwa tulivutia umakini wako na ungependa kujua zaidi kuhusu huduma yetu ya unukuzi, tujulishe.