Ús de la transcripció en investigacions internes
La transcripció pot ser útil per a la investigació interna?
Una investigació interna té un paper important en un sistema de seguretat de l'empresa eficient. Es duen a terme per diverses raons, però l'objectiu principal d'aquesta investigació és esbrinar si s'estan infringint les polítiques i regulacions internes i, si cal, prescriure accions addicionals a prendre. El més important a tenir en compte mentre es realitza una investigació interna és mantenir-se objectiu i aclarir els fets. Sense conèixer els fets, l'empresa no pot prendre decisions racionals i planificar el curs d'actuació. Si es violen les lleis de les empreses, probablement les empreses patiran. La investigació interna pot cobrir un ampli ventall de temes potencials: frau, robatori, violació de dades, discriminació, mobbing, disputes laborals, robatori de propietat intel·lectual, etc. Cal esmentar que també es poden dur a terme investigacions internes per examinar les queixes dels clients o fins i tot les demandes.
Quins són els beneficis de les investigacions internes?
Quan una empresa decideix dur a terme una investigació interna, se'n pot beneficiar molt: no es poden produir mai demandes o es poden retirar càrrecs, l'empresa podria iniciar negociacions de liquidació amb els perjudicats, es podrien prevenir més violacions, es podrien evitar sancions i sancions. L'empresa podria evitar perdre clients i clients, i la seva reputació no es veuria perjudicada; a causa dels fets irrefutables, es pot enviar un missatge clar i generalitzat al públic. D'altra banda, l'empresa tindrà una bona visió dels seus empleats i esbrinarà qui és exactament el responsable de les infraccions i infraccions. D'aquesta manera, mentre que els infractors s'enfrontaran a les conseqüències de les seves accions poc ètiques, les parts innocents estaran protegides i, per tant, més motivades per seguir les polítiques de l'empresa en el futur. Les investigacions internes ajuden a promoure una cultura de transparència i compliment.
Investigació interna pas a pas
Una de les coses més importants a tenir en compte a l'hora de realitzar una investigació interna és assegurar-se que es duu a terme d'una manera que sigui menys perjudicial i perjudicial per a l'empresa.
Heu de determinar:
- el motiu de la investigació interna. Per què es realitza en primer lloc?
- els objectius de la investigació.
El següent pas és assignar una junta que s'encarregarà de la investigació i d'interrogar els empleats. Hauria de ser un empleat o un tercer? Potser un investigador privat? De vegades és millor portar algú neutral al joc, ja que tendeixen a ser més creïbles i objectius. A més, seran més imparcials i no estaran vinculats als empleats que entrevisten, ja que aquests no són els seus companys de feina. A més, un tercer no tindrà un conflicte d'interessos que també és crucial.
Pla d'entrevistes: testimonis clau i documents rellevants
És important identificar tots els empleats que podrien estar implicats en les infraccions denunciades o violacions de les polítiques de l'empresa. Això també hauria d'incloure tots els antics empleats que havien abandonat l'empresa poc abans o després de la possible irregularitat. Quan investigueu algú, per descomptat, voleu tenir accés a les seves dades personals que ha cedit a l'empresa. Les empreses internacionals, en particular, s'enfronten a una responsabilitat més gran per garantir que les seves investigacions compleixin les lleis locals. Als EUA, no tindreu cap problema per obtenir dades personals, però si opereu a Europa, heu de conèixer les lleis laborals que prohibeixen l'ús de les dades personals dels empleats sense el seu permís. En qualsevol cas, identificar, recuperar i revisar documents rellevants serà probablement l'aspecte més persistent de la investigació interna. L'investigador ha d'intentar estar el més estructurat possible i desenvolupar un enfocament sistemàtic per treure el màxim profit dels documents.
La entrevista
Ara, quan s'ha atès tot l'anterior, arribem a la part clau de la investigació: entrevistar persones. Aquesta serà la forma principal d'obtenir els fets.
Per problemes de coherència, seria ideal que el mateix equip de persones fes totes les entrevistes. D'aquesta manera es podrien reconèixer de seguida les contradiccions en el testimoni.
Fer una entrevista sembla fàcil, però està lluny d'això. La tasca és fer les preguntes adequades a les persones adequades i s'ha de fer de la manera correcta. Els investigadors han d'haver desenvolupat habilitats suaus: han de tenir bones habilitats d'escolta activa, han de ser compassius, no han de ser esbiaixats de cap manera i han de ser bons per llegir mirades gestuals i facials. L'equitat i l'objectivitat són imprescindibles. Els investigadors s'han de preparar a fons i acuradament per a l'entrevista, és a dir, han de pensar detingudament per endavant quina informació es necessita, però també com protegir la confidencialitat de les parts. Les preguntes escrites també permeten que l'investigador faci les mateixes preguntes a diverses persones.
En les investigacions privades l'imperatiu és que l'empleat entrevistat no se senti intimidat o estressat. L'investigador ha d'evitar pressionar i insistir en les respostes si l'empleat se sent incòmode i se sent atrapat. A més, no s'han de fer preguntes suggeridores.
Cal destacar que les persones entrevistades no tenen a la seva disposició documents relacionats amb la investigació interna, no se'ls ha de donar cap informació que encara no tinguin, ni se'ls ha de dir què han dit altres entrevistats.
Al final de cada entrevista l'investigador ha de lliurar un resum, que s'ha de redactar de manera clara i concisa.
L'evidència i els assoliments de la investigació
S'han de determinar procediments clars sobre les proves i com s'han de buscar, registrar i emmagatzemar. L'investigador necessitarà un dipòsit de dades segur per a tota la informació recollida de valor per a la investigació interna.
Quan l'investigador troba proves clares i les mostra a la junta, la investigació s'acaba lentament. Normalment es tanca amb un informe que inclou un resum de les principals conclusions i l'anàlisi de totes les proves rellevants. Ha d'incloure com la investigació ha assolit els seus objectius i ha complert els seus objectius. De vegades, depenent del tipus d'incorrecció, és important assegurar-se que es prenen les accions correctives adequades. Pot ser que sigui necessari enviar un missatge al públic sobre alguns incidents. El nostre consell és que, en cas que l'empresa digui alguna cosa al públic, el millor és deixar-ho a una agència de relacions públiques, ja que sol ser un tema molt delicat que podria perjudicar l'empresa.
Com pot Gglot facilitar les investigacions internes?
És possible que tinguis les persones adequades per a la feina, però podem oferir-te l'eina adequada. Utilitzeu serveis de transcripció i simplifiqueu el procés d'investigació. Permeteu-vos mostrar com:
- Transcriviu les entrevistes
Molt probablement, les entrevistes realitzades es gravaran. L'investigador pot facilitar molt la seva feina, si decideix que vol que es transcriguin les gravacions. Això vol dir que l'investigador tindrà tot el que s'ha dit davant seu, negre sobre blanc. Una entrevista transcrita no deixarà lloc a errors, judicis equivocats i confusió. Facilitarà el procés de redacció del resum. Tot això deixarà a l'investigador més temps lliure per dedicar-se a altres coses.
- Transcriviu les gravacions de les reunions
La transcripció d'enregistraments de reunions del personal es podria utilitzar per prevenir el frau. Les transcripcions fan que sigui molt més fàcil detectar patrons de conversa que sonen l'alarma i actuen com a dissuasiu. No haureu d'esperar fins que es produeixi una violació de les polítiques de l'empresa, perquè d'aquesta manera qualsevol comportament sospitós es podria tallar de sobte.
- Transcripció i atenció al client
No seria genial que quan es produeixin les queixes dels clients, el gerent pogués mantenir converses entre l'empleat i el client per escrit davant seu per poder analitzar pas a pas què ha passat realment? Gglot pot ajudar a mantenir-se objectiu i tenir una visió clara dels errors de comunicació que es produeixen a les persones més amables que treballen en el servei al client.
- Transcripció amb finalitats formatives
Algunes empreses volen que els seus empleats realitzin investigacions internes com a part de la formació de recursos humans. Com ja s'ha dit, aquest és un procediment complex. La majoria de la gent no té les habilitats necessàries per fer un bon treball en aquest domini, de manera que la seva empresa els ofereix sessions de formació i entrevistes simulades per tal que tinguin un millor rendiment i tinguin més confiança un cop realitzada l'entrevista real. Sobretot, els investigadors potencials han d'aprendre a treballar d'una manera diligent, eficient i ètica. Una possibilitat és que aquestes entrevistes simulades siguin gravades i transcrites, de manera que puguin servir com a material educatiu valuós. Els investigadors potencials poden revisar la transcripció, marcar totes les seves mancances, veure quines preguntes han omès fer, què podrien haver formulat de millor manera i millorar el seu rendiment general.
Avui dia les empreses estan sotmeses a un escrutini immens i, per tant, la probabilitat que es presentin queixes o demandes és cada cop més probable. Segons les estadístiques, una empresa mitjana de 500 persones ara s'enfronta a unes set queixes per any. El frau, el robatori i el mobbing també són un gran problema en el món empresarial actual. Per tant, les empreses han de reaccionar davant d'aquestes denúncies o delictes. Les investigacions internes tenen un paper fonamental per identificar conductes inadequades, avaluar els danys i evitar que es tornin a produir. Les eines adequades faciliten el procés d'investigació. Les transcripcions poden ser de gran ajuda en el curs d'una investigació interna. Si t'ha cridat l'atenció i vols saber més sobre el nostre servei de transcripció, fes-nos-ho saber.