Upotreba transkripcije u internim istragama
Može li transkripcija biti od pomoći za unutarnju istragu?
Interna istraga igra veliku ulogu u učinkovitom sigurnosnom sustavu tvrtke. Provode se iz različitih razloga, no glavni cilj takve istrage je otkriti krše li se interne politike i propisi te po potrebi propisati daljnje radnje koje treba poduzeti. Najvažnija stvar koju treba uzeti u obzir tijekom provođenja interne istrage jest ostati objektivan i razjasniti činjenice. Bez poznavanja činjenica tvrtka ne može donositi racionalne odluke i planirati tijek djelovanja. Ako se krše zakoni o tvrtkama, tvrtke će najvjerojatnije patiti. Interna istraga može pokriti širok raspon potencijalnih tema: prijevara, krađa, povreda podataka, diskriminacija, mobing, radni sporovi, krađa intelektualnog vlasništva itd. Treba spomenuti da se interne istrage također mogu provesti kako bi se pomno ispitale pritužbe kupaca ili čak tužbe.
Koje su prednosti internih istraga?
Kada tvrtka odluči provesti internu istragu, može imati puno koristi: tužbe se možda nikada neće dogoditi ili se optužbe mogu povući, tvrtka može započeti pregovore o nagodbi s oštećenima, mogu se spriječiti daljnja kršenja, mogu se izbjeći kazne i sankcije. Tvrtka bi mogla izbjeći gubitak klijenata i kupaca, a njezin ugled ne bi bio narušen - zbog neospornih činjenica javnosti se može poslati jasna široka poruka. S druge strane, tvrtka će dobiti dobar uvid u svoje zaposlenike i otkriti tko je točno odgovoran za prekršaje i prekršaje. Na ovaj način, dok će se krivci suočiti s posljedicama za svoje neetičke radnje, nevine će strane biti zaštićene i stoga više motivirane da slijede politike tvrtke u budućnosti. Interne istrage pomažu u promicanju kulture transparentnosti i usklađenosti.
Interna istraga korak po korak
Jedna od najvažnijih stvari koje treba imati na umu tijekom provođenja interne istrage je osigurati da se ona provodi na način koji najmanje šteti i ometa tvrtku.
Morate odrediti:
- motiv interne istrage. Zašto se uopće provodi?
- ciljevima istrage.
Sljedeći korak je imenovanje komisije koja će biti zadužena za istragu i ispitivanje zaposlenika. Treba li to biti zaposlenik ili treća strana? Možda privatni istražitelj? Ponekad je bolje uvesti nekoga neutralnog u igru, jer je on obično vjerodostojniji i objektivniji. Također, bit će nepristraniji i neće se vezati za zaposlenike koje intervjuiraju jer to nisu njihovi kolege. Također, treća strana neće biti u sukobu interesa što je također ključno.
Plan razgovora: ključni svjedoci i relevantni dokumenti
Važno je identificirati sve zaposlenike koji bi mogli biti uključeni u prijavljene prekršaje ili kršenja politika tvrtke. Ovo također treba uključiti sve bivše zaposlenike koji su napustili tvrtku neposredno prije ili nakon potencijalnog prekršaja. Kada nekoga istražujete, naravno da želite imati pristup njegovim osobnim podacima koje je dao tvrtki. Osobito se međunarodne tvrtke suočavaju s većom odgovornošću kako bi osigurale da su njihove istrage u skladu s lokalnim zakonima. U SAD-u nećete imati problema s dobivanjem osobnih podataka, ali ako poslujete u Europi, morate biti svjesni zakona o radu koji zabranjuju korištenje osobnih podataka zaposlenika bez njihove dozvole. U svakom slučaju, identificiranje, pronalaženje i pregled relevantnih dokumenata vjerojatno će biti najtrajniji aspekt unutarnje istrage. Istražitelj bi trebao nastojati biti što je više moguće strukturiran i razviti sustavan pristup kako bi iz dokumenata izvukao maksimum.
Intervju
Sada, kada smo sve prethodno riješili, dolazimo do ključnog dijela istrage: intervjuiranja pojedinaca. Ovo će biti primarni način za dobivanje činjenica.
Zbog problema s dosljednošću bilo bi idealno da isti tim ljudi vodi sve intervjue. Na taj su se način proturječnosti u svjedočenju mogle odmah prepoznati.
Voditi intervju se čini lako, ali je daleko od toga. Zadatak je pravim ljudima postaviti prava pitanja i to treba učiniti na pravi način. Istražitelji trebaju imati razvijene meke vještine – moraju imati dobre vještine aktivnog slušanja, moraju biti suosjećajni, ni u kojem slučaju ne bi trebali biti pristrani i trebaju biti dobri u čitanju gestikulacija i pogleda lica. Poštenost i objektivnost su neophodni. Istražitelji se trebaju temeljito i pažljivo pripremiti za razgovor, odnosno unaprijed dobro razmisliti koji su podaci potrebni, ali i kako zaštititi povjerljivost stranaka. Pisana pitanja također omogućuju istraživaču da postavi ista pitanja većem broju osoba.
U privatnim istragama imperativ je da se intervjuirani zaposlenik ne osjeća zastrašeno ili pod stresom. Istražitelj bi trebao izbjegavati pritisak i inzistiranje na odgovorima ako je zaposleniku neugodno i osjeća se zarobljeno. Također, ne bi se trebala postavljati sugestivna pitanja.
Treba istaknuti da oni s kojima se razgovara ne raspolažu dokumentima koji se odnose na internu istragu, ne smiju im se davati informacije kojima već ne raspolažu, niti im se treba govoriti što su rekli drugi sugovornici.
Na kraju svakog intervjua istraživač mora dati sažetak, koji treba biti napisan na jasan i koncizan način.
Dokazi i uspjesi istrage
Moraju se utvrditi jasne procedure o dokazima i kako ih treba tražiti, bilježiti i pohranjivati. Istražitelj će trebati sigurno skladište podataka za sve prikupljene podatke od vrijednosti za internu istragu.
Kada istražitelj pronađe jasne dokaze i pokaže ih odboru, istraga se polako bliži kraju. Obično se završava izvješćem koje uključuje sažetak glavnih zaključaka i analizu svih relevantnih dokaza. Treba uključiti kako je istraga postigla svoje ciljeve i ciljeve. Ponekad je, ovisno o vrsti nedjela, važno osigurati da se poduzmu odgovarajuće korektivne mjere. Možda bi o nekim incidentima trebalo poslati poruku javnosti. Naš savjet je da u slučaju da tvrtka nešto govori javnosti, najbolje je da to prepustite PR agenciji, budući da je to obično vrlo delikatna stvar koja bi mogla naštetiti tvrtki.
Kako Gglot može olakšati interne istrage?
Možda imate prave ljude za posao, ali mi vam možemo ponuditi pravi alat. Koristite usluge prijepisa i pojednostavite postupak istraživanja. Pokazat ćemo vam kako:
- Prepišite intervjue
Najvjerojatnije će se obavljeni razgovori snimati. Istražitelj si može znatno olakšati posao, ako odluči da želi transkripciju snimaka. To znači da će istražitelj sve što je rečeno imati crno na bijelom pred sobom. Prepisani intervju neće ostaviti mjesta pogreškama, pogrešnim procjenama i zabunama. To će olakšati proces pisanja sažetka. Sve to ostavit će istražitelju više slobodnog vremena koje može posvetiti drugim stvarima.
- Transkribirajte snimke sastanaka
Transkribiranje snimaka sastanaka osoblja može se koristiti za sprječavanje prijevara. Transkripcije znatno olakšavaju otkrivanje obrazaca razgovora koji zvone na uzbunu i djeluju kao sredstvo odvraćanja. Nećete morati čekati dok se kršenje pravila tvrtke stvarno ne dogodi, jer se na taj način svako sumnjivo ponašanje može suzbiti u korijenu.
- Prijepis i služba za korisnike
Ne bi li bilo sjajno da kad se dogode pritužbe kupaca, voditelj može voditi razgovore između zaposlenika i kupca u pisanom obliku ispred sebe kako bi mogao analizirati korak po korak što se zapravo dogodilo? Gglot može pomoći da ostanete objektivni i imate jasan uvid u pogrešne komunikacije koje se događaju najljubaznijim ljudima koji rade u korisničkoj službi.
- Transkripcija za potrebe obuke
Neke tvrtke žele da njihovi zaposlenici provode interne istrage kao dio obuke za ljudske resurse. Kao što je već rečeno, ovo je složen postupak. Većina ljudi nema vještine potrebne za obavljanje dobrog posla u ovoj domeni pa im njihova tvrtka nudi treninge i lažne intervjue kako bi imali bolju izvedbu i bili samopouzdaniji nakon obavljanja stvarnog intervjua. Iznad svega, potencijalni istražitelji moraju naučiti kako raditi na marljiv, učinkovit i etičan način. Jedna od mogućnosti je da se ti simulirani intervjui snimaju i transkribiraju, pa mogu poslužiti kao vrijedan edukativni materijal. Potencijalni istražitelji mogu proći kroz transkript, označiti sve svoje nedostatke, vidjeti koja su pitanja propustili postaviti, što su možda bolje formulirali i poboljšati svoj ukupni učinak.
Današnje tvrtke su pod velikim nadzorom, pa je vjerojatnost pritužbi ili tužbi sve veća. Prema statistici, prosječno poduzeće od 500 ljudi sada se suočava s oko sedam pritužbi godišnje. Prijevare, krađe i mobing također su veliki problem u današnjem poslovnom svijetu. Stoga tvrtke moraju reagirati na sve takve optužbe ili nedjela. Interne istrage igraju ključnu ulogu u prepoznavanju neprimjerenog ponašanja, procjeni štete i sprječavanju da se ona ponovi. Pravi alati olakšavaju istražni postupak. Transkripti mogu biti od velike pomoći u tijeku interne istrage. Ako smo vam privukli pozornost i želite saznati više o našoj usluzi prijepisa, javite nam.