Употреба на транскрипција во внатрешните истраги
Дали транскрипцијата може да биде корисна за внатрешна истрага?
Внатрешната истрага игра голема улога во ефикасен безбедносен систем на компанијата. Тие се спроведуваат од различни причини, но главната цел на таквата истрага е да се открие дали се прекршуваат внатрешните политики и регулативи и доколку е потребно, да се пропишат понатамошни активности што треба да се преземат. Најважното нешто што треба да се земе предвид додека се води внатрешна истрага е да се остане објективен и да се разјаснат фактите. Без да ги знае фактите, компанијата не може да донесува рационални одлуки и да го планира текот на дејствувањето. Ако се прекршат законите за компаниите, најверојатно бизнисите ќе страдаат. Внатрешната истрага може да опфати широк опсег на потенцијални теми: измама, кражба, прекршување на податоци, дискриминација, мобинг, спорови за вработување, кражба на интелектуална сопственост итн. Треба да се спомене дека внатрешните истраги може да се спроведат и за да се испитаат поплаките на клиентите или дури и тужбите.
Кои се придобивките од внатрешните истраги?
Кога компанијата ќе одлучи да спроведе внатрешна истрага, таа може да има многу корист: можеби никогаш нема да се случат тужби или може да се повлечат обвиненијата, компанијата може да започне преговори за спогодување со оштетените, да се спречат дополнителни прекршувања, да се избегнат казни и санкции. Компанијата би можела да избегне губење на клиенти и клиенти, а нејзиниот углед нема да биде повреден - поради непобитните факти може да се испрати јасна широко распространета порака до јавноста. Од друга страна, компанијата ќе добие добар увид во своите вработени и ќе открие кој точно е одговорен за прекршоците и прекршоците. На овој начин, додека престапниците ќе се соочат со последици за нивните неетички постапки, невините страни ќе бидат заштитени и затоа ќе бидат помотивирани да ги следат политиките на компанијата во иднина. Внатрешните истраги помагаат да се промовира култура на транспарентност и усогласеност.
Внатрешна истрага чекор по чекор
Една од најважните работи што треба да се има на ум при спроведување на внатрешна истрага е да се осигура дека таа е спроведена на начин што е најмалку штетен и нарушен за компанијата.
Треба да одредите:
- мотивот на внатрешната истрага. Зошто се спроведува на прво место?
- целите на истрагата.
Следниот чекор е да се додели одбор кој ќе биде задолжен за истрагата и за испрашување на вработените. Дали тоа треба да биде вработен или трето лице? Можеби приватен истражител? Понекогаш е подобро да внесете некој неутрален во играта, бидејќи тие имаат тенденција да бидат покредибилни и пообјективни. Исто така, тие ќе бидат понепристрасни и нема да се врзуваат за вработените што ги интервјуираат бидејќи тие не се нивни соработници. Исто така, трето лице нема да има конфликт на интереси што е исто така клучно.
План за интервју: клучни сведоци и релевантни документи
Важно е да се идентификуваат сите вработени кои би можеле да бидат вклучени во пријавените прекршувања или прекршувања на политиките на компанијата. Ова треба да ги вклучи и сите поранешни вработени кои ја напуштиле компанијата непосредно пред или по потенцијалното погрешно постапување. Кога истражувате некого, секако дека сакате да имате пристап до неговите лични податоци што тој ги дал на компанијата. Конкретно, меѓународните бизниси се соочуваат со поголема одговорност да обезбедат дека нивните истраги се усогласени со локалните закони. Во САД, нема да имате никакви проблеми да добиете лични податоци, но ако работите во Европа, мора да знаете за работните закони кои забрануваат користење на личните податоци на вработените без нивна дозвола. Во секој случај, идентификувањето, преземањето и прегледувањето на релевантните документи веројатно ќе биде најдолгиот аспект на внатрешната истрага. Истражувачот треба да се обиде да биде што е можно поструктуиран и да развие систематски пристап за да го извлече максимумот од документите.
Интервју
Сега, кога се водеше сметка за сè погоре, доаѓаме до клучниот дел од истрагата: интервјуирање поединци. Ова ќе биде примарен начин да се добијат фактите.
Поради проблеми со конзистентноста, би било идеално, ист тим на луѓе да ги спроведува сите интервјуа. На овој начин противречностите во сведочењето би можеле веднаш да се препознаат.
Спроведувањето на интервју изгледа лесно, но е далеку од тоа. Задачата е да ги поставите вистинските прашања на вистинските луѓе и тоа треба да се направи на вистински начин. Истражувачите треба да имаат развиени меки вештини - тие мора да имаат добри вештини за активно слушање, мора да бидат сочувствителни, во секој случај не треба да бидат пристрасни и треба да бидат добри во читањето гестови и погледи на лицето. Праведноста и објективноста се задолжителни. Инспекторите треба темелно и внимателно да се подготват за разговорот, односно однапред да размислат добро кои информации се потребни, но и како да ја заштитат доверливоста на странките. Писмените прашања, исто така, му овозможуваат на истражувачот да ги поставува истите прашања на повеќе поединци.
Во приватните истраги, императивот е интервјуираниот вработен да не се чувствува заплашен или под стрес. Истражителот треба да избегнува притисок и инсистирање на одговори доколку на вработениот му е непријатно и се чувствува заробен. Исто така, не треба да се поставуваат сугестивни прашања.
Треба да се истакне дека оние кои се интервјуирани немаат на располагање документи поврзани со внатрешната истрага, не треба да им се даваат никакви информации што веќе ги немаат и не треба да им се кажува што кажале другите соговорници.
На крајот од секое интервју, истражувачот треба да достави резиме, кое треба да биде напишано на јасен и концизен начин.
Доказите и достигнувањата на истрагата
Мора да се утврдат јасни процедури за доказите и како тие треба да се бараат, евидентираат и складираат. На иследникот ќе му треба безбедно складиште на податоци за сите собрани информации од вредност за внатрешната истрага.
Кога истражителот ќе најде јасни докази и ќе ги покаже на одборот, истрагата полека завршува. Обично се затвора со извештај кој вклучува резиме на главните заклучоци и анализа на сите релевантни докази. Треба да вклучи како истрагата ги постигнала своите цели и ги исполнила своите цели. Понекогаш, во зависност од видот на погрешното постапување, важно е да се обезбеди преземање на правилни мерки за поправка. Можеби ќе биде неопходно да се испрати порака до јавноста за некои инциденти. Нашиот совет е дека во случај компанијата да и каже нешто на јавноста, најдобро е тоа да се остави на агенција за односи со јавноста, бидејќи ова обично има тенденција да биде многу деликатна работа што може да и наштети на компанијата.
Како Gglot може да ги олесни внатрешните истраги?
Можеби ги имате вистинските луѓе за работата, но ние можеме да ви ја понудиме вистинската алатка. Користете услуги за транскрипција и поедноставете го процесот на истрага. Дозволете ни да ви покажеме како:
- Препишете ги интервјуата
Најверојатно, спроведените интервјуа ќе се снимаат. Истражителот може многу да му ја олесни работата, ако одлучи дека сака снимките да бидат транскрибирани. Тоа значи дека истражителот ќе има се што е кажано токму пред себе, црно на бело. Препишаното интервју нема да остави простор за грешки, погрешни проценки и забуни. Тоа ќе го олесни процесот на пишување на резимето. Сето ова ќе му остави на истражителот повеќе слободно време да се посвети на други работи.
- Транскрибирајте ги снимките од состанокот
Препишувањето на снимките од состаноците на персоналот може да се користи за спречување на измама. Транскрипциите го олеснуваат откривањето на обрасците за разговор што ѕвонат на алармот и делуваат како пречка. Нема да треба да чекате додека навистина не се случи прекршување на политиките на компанијата, бидејќи на овој начин секое сомнително однесување може да се елиминира во почетокот.
- Транскрипција и услуги на клиентите
Зарем не би било одлично кога ќе се случат поплаки од клиентите, менаџерот може да има разговори меѓу вработениот и клиентот во писмена форма пред него за да може чекор по чекор да анализира што всушност се случило? Gglot може да помогне да се остане објективен и да се има јасен увид во погрешните комуникации што им се случуваат на најпријателските луѓе кои работат во службата за корисници.
- Транскрипција за целите на обуката
Некои компании сакаат нивните вработени да спроведуваат внатрешни истраги како дел од обуката за човечки ресурси. Како што веќе рековме, ова е сложена процедура. Повеќето луѓе ги немаат потребните вештини за да завршат добра работа во овој домен, така што нивната компанија им нуди сесии за обука и лажни интервјуа со цел да имаат подобри резултати и да бидат посигурни откако ќе го направат вистинското интервју. Пред сè, потенцијалните истражувачи мора да научат како да работат на вреден, ефикасен и етички начин. Една од можностите е тие лажни интервјуа да се снимаат и транскрибираат, за да можат да послужат како вреден едукативен материјал. Потенцијалните истражувачи можат да го разгледаат преписот, да ги означат сите нивни недостатоци, да видат кои прашања пропуштиле да ги постават, што би можеле да формулирале на подобар начин и да ги подобрат нивните вкупни перформанси.
Денес компаниите се под огромна контрола, и затоа веројатноста за поплаки или тужби е зголемена можност. Според статистичките податоци, една просечна компанија од 500 луѓе сега се соочува со околу седум жалби годишно. Измамата, кражбата и мобингот се исто така голем проблем во денешниот деловен свет. Затоа, компаниите треба да реагираат на какви било такви наводи или неправилности. Внатрешните истраги играат витална улога во идентификувањето на несоодветното однесување, проценката на штетата и спречувањето повторно да се случи. Вистинските алатки го олеснуваат процесот на истрага. Транскриптите можат да бидат од голема помош во текот на внатрешната истрага. Ако ви го привлечевме вниманието и сакате да дознаете повеќе за нашата услуга за транскрипција, известете ни.