Penggunaan Transkripsi dalam Investigasi Internal
Apakah transkripsi dapat membantu penyelidikan internal?
Investigasi internal memainkan peran besar dalam sistem keamanan perusahaan yang efisien. Pemeriksaan ini dilakukan karena berbagai alasan, namun tujuan utama dari investigasi tersebut adalah untuk mengetahui apakah kebijakan dan peraturan internal dilanggar dan jika diperlukan, untuk menentukan tindakan lebih lanjut yang harus diambil. Hal terpenting yang perlu dipertimbangkan saat melakukan penyelidikan internal adalah tetap objektif dan menyampaikan fakta secara langsung. Tanpa mengetahui faktanya, perusahaan tidak dapat membuat keputusan rasional dan merencanakan tindakan. Jika undang-undang perusahaan dilanggar, kemungkinan besar dunia usaha akan menderita. Investigasi internal dapat mencakup berbagai topik potensial: penipuan, pencurian, pelanggaran data, diskriminasi, pengeroyokan, perselisihan ketenagakerjaan, pencurian kekayaan intelektual, dll. Perlu disebutkan bahwa investigasi internal juga dapat dilakukan untuk meneliti keluhan pelanggan atau bahkan tuntutan hukum.
Apa manfaat investigasi internal?
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk melakukan penyelidikan internal, mereka dapat memperoleh banyak manfaat: tuntutan hukum mungkin tidak akan pernah terjadi atau tuntutan dapat dicabut, perusahaan dapat memulai negosiasi penyelesaian dengan pihak yang dirugikan, pelanggaran lebih lanjut dapat dicegah, hukuman dan sanksi dapat dihindari. Perusahaan dapat menghindari kehilangan klien dan pelanggan, dan reputasinya tidak akan terganggu – karena fakta-fakta yang tidak dapat disangkal, pesan yang jelas dan tersebar luas dapat disampaikan kepada publik. Di sisi lain, perusahaan akan mendapatkan wawasan yang baik tentang karyawannya dan mengetahui siapa sebenarnya yang bertanggung jawab atas pelanggaran dan pelanggaran tersebut. Dengan cara ini, meskipun pelaku kesalahan akan menghadapi konsekuensi atas tindakan tidak etisnya, pihak yang tidak bersalah akan terlindungi dan oleh karena itu lebih termotivasi untuk mengikuti kebijakan perusahaan di masa depan. Investigasi internal membantu mendorong budaya transparansi dan kepatuhan.
Investigasi internal selangkah demi selangkah
Salah satu hal terpenting yang harus diingat saat melakukan investigasi internal adalah memastikan investigasi tersebut dilakukan dengan cara yang paling tidak merugikan dan mengganggu perusahaan.
Anda perlu menentukan:
- motif penyelidikan internal. Mengapa hal ini dilakukan?
- tujuan penyelidikan.
Langkah selanjutnya adalah membentuk dewan yang bertugas menyelidiki dan menginterogasi karyawan. Haruskah itu karyawan atau pihak ketiga? Mungkin detektif swasta? Terkadang lebih baik membawa seseorang yang netral dalam permainan, karena mereka cenderung lebih kredibel dan objektif. Selain itu, mereka akan lebih tidak memihak dan tidak terikat pada karyawan yang mereka wawancarai karena mereka bukan rekan kerja. Selain itu, pihak ketiga tidak akan memiliki konflik kepentingan yang juga penting.
Rencana wawancara: saksi kunci dan dokumen terkait
Penting untuk mengidentifikasi semua karyawan yang mungkin terlibat dalam pelanggaran yang dilaporkan atau pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan. Hal ini juga harus mencakup semua mantan karyawan yang telah meninggalkan perusahaan sesaat sebelum atau setelah potensi terjadinya kesalahan. Ketika Anda menyelidiki seseorang, tentu Anda ingin memiliki akses terhadap data pribadinya yang telah diberikannya kepada perusahaan. Bisnis internasional, khususnya, menghadapi tanggung jawab yang lebih besar untuk memastikan penyelidikan mereka mematuhi hukum setempat. Di AS, Anda tidak akan kesulitan mendapatkan data pribadi, namun jika Anda beroperasi di Eropa, Anda harus mengetahui undang-undang ketenagakerjaan yang melarang penggunaan data pribadi karyawan tanpa izin mereka. Apa pun kasusnya, identifikasi, pengambilan, dan peninjauan dokumen relevan mungkin akan menjadi aspek yang paling lama tertunda dalam penyelidikan internal. Penyidik harus berusaha sestruktur mungkin dan mengembangkan pendekatan sistematis untuk mendapatkan hasil maksimal dari dokumen-dokumen tersebut.
Wawancara
Sekarang, ketika semua hal di atas telah ditangani, kita sampai pada bagian penting dari penyelidikan: mewawancarai individu. Ini akan menjadi cara utama untuk mendapatkan fakta.
Karena masalah konsistensi, sebaiknya tim yang sama melakukan semua wawancara. Dengan cara ini kontradiksi dalam kesaksian dapat segera dikenali.
Melakukan wawancara tampaknya mudah, namun jauh dari itu. Tugasnya adalah menanyakan pertanyaan yang tepat kepada orang yang tepat dan itu harus dilakukan dengan cara yang benar. Penyidik harus memiliki soft skill – mereka harus mempunyai kemampuan mendengarkan aktif yang baik, harus penuh kasih sayang, tidak boleh bias dalam hal apapun dan harus pandai membaca gerak tubuh dan pandangan sekilas. Keadilan dan objektivitas adalah suatu keharusan. Para penyelidik perlu mempersiapkan wawancara secara menyeluruh dan hati-hati, yaitu mereka harus memikirkan secara hati-hati terlebih dahulu mengenai informasi apa yang dibutuhkan, dan juga bagaimana melindungi kerahasiaan para pihak. Pertanyaan tertulis juga memungkinkan penyidik untuk mengajukan pertanyaan yang sama kepada banyak individu.
Dalam investigasi pribadi, yang terpenting adalah karyawan yang diwawancarai tidak merasa terintimidasi atau stres. Penyelidik harus menghindari tekanan dan desakan untuk memberikan jawaban jika karyawan merasa tidak nyaman dan merasa terjebak. Selain itu, pertanyaan sugestif tidak boleh ditanyakan.
Perlu ditekankan bahwa mereka yang diwawancarai tidak mempunyai dokumen terkait penyelidikan internal, mereka tidak boleh diberikan informasi apa pun yang belum mereka miliki, dan mereka tidak boleh diberi tahu apa yang dikatakan oleh orang yang diwawancarai lainnya.
Pada akhir setiap wawancara, penyelidik harus menyampaikan ringkasan, yang harus ditulis dengan jelas dan ringkas.
Bukti dan prestasi penyelidikan
Prosedur yang jelas mengenai bukti dan cara mencari, mencatat, dan menyimpannya harus ditentukan. Penyelidik akan memerlukan tempat penyimpanan data yang aman untuk semua informasi berharga yang dikumpulkan untuk penyelidikan internal.
Ketika penyidik menemukan bukti yang jelas dan menunjukkannya kepada dewan, penyelidikan perlahan berakhir. Biasanya ditutup dengan laporan yang memuat ringkasan kesimpulan utama dan analisis semua bukti yang relevan. Hal ini harus mencakup bagaimana investigasi mencapai tujuannya dan mencapai tujuannya. Terkadang, tergantung pada jenis kesalahannya, penting untuk memastikan tindakan perbaikan yang tepat telah diambil. Mungkin perlu untuk mengirimkan pesan kepada masyarakat tentang beberapa insiden. Saran kami adalah jika perusahaan menyampaikan sesuatu kepada publik, sebaiknya serahkan hal tersebut kepada agen humas, karena hal ini biasanya merupakan masalah yang sangat sensitif dan dapat merugikan perusahaan.
Bagaimana Gglot dapat mempermudah penyelidikan internal?
Anda mungkin memiliki orang yang tepat untuk pekerjaan itu, namun kami dapat menawarkan Anda alat yang tepat. Gunakan layanan transkripsi dan sederhanakan proses investigasi. Mari kami tunjukkan caranya:
- Transkrip wawancaranya
Kemungkinan besar, wawancara yang dilakukan akan direkam. Penyidik dapat mempermudah pekerjaannya jika dia memutuskan ingin rekamannya ditranskrip. Artinya, penyidik akan melihat segala sesuatu yang dikatakan tepat di hadapannya, hitam di atas putih. Wawancara yang ditranskripsikan tidak akan memberikan ruang bagi kesalahan, salah penilaian, dan kebingungan. Ini akan memudahkan proses penulisan ringkasan. Semua ini akan memberikan penyelidik memiliki lebih banyak waktu luang untuk mengerjakan hal-hal lain.
- Transkripsikan rekaman rapat
Mentranskripsikan rekaman rapat staf dapat digunakan untuk pencegahan penipuan. Transkripsi mempermudah pendeteksian pola percakapan yang memperingatkan dan bertindak sebagai pencegah. Anda tidak perlu menunggu sampai pelanggaran kebijakan perusahaan benar-benar terjadi, karena dengan cara ini setiap perilaku yang mencurigakan dapat dicegah sejak awal.
- Transkripsi dan layanan pelanggan
Bukankah akan lebih bagus jika ketika terjadi keluhan pelanggan, manajer dapat melakukan percakapan antara karyawan dan pelanggan dalam bentuk tertulis di hadapannya sehingga ia dapat menganalisis langkah demi langkah apa yang sebenarnya terjadi? Gglot dapat membantu untuk tetap objektif dan memiliki wawasan yang jelas tentang miskomunikasi yang terjadi pada orang-orang paling ramah yang bekerja di layanan pelanggan.
- Transkripsi untuk tujuan pelatihan
Beberapa perusahaan ingin karyawannya melakukan investigasi internal sebagai bagian dari pelatihan SDM. Seperti yang telah disebutkan, ini adalah prosedur yang rumit. Kebanyakan orang tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik di bidang ini sehingga perusahaan menawarkan sesi pelatihan dan wawancara tiruan agar mereka dapat bekerja lebih baik dan lebih percaya diri saat melakukan wawancara sebenarnya. Yang terpenting, calon penyelidik harus belajar cara bekerja dengan tekun, efisien, dan beretika. Salah satu kemungkinannya adalah wawancara tiruan tersebut direkam dan ditranskrip, sehingga dapat menjadi materi pendidikan yang berharga. Penyelidik potensial dapat membaca transkripnya, menandai semua kekurangan mereka, melihat pertanyaan apa yang tidak mereka ajukan, apa yang mungkin telah mereka rumuskan dengan cara yang lebih baik, dan meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan.
Saat ini, perusahaan-perusahaan berada dalam pengawasan yang sangat ketat, sehingga kemungkinan terjadinya pengaduan atau tuntutan hukum semakin besar. Menurut statistik, rata-rata perusahaan yang beranggotakan 500 orang kini menghadapi sekitar tujuh pengaduan per tahun. Penipuan, pencurian dan mobbing juga menjadi masalah besar dalam dunia bisnis saat ini. Oleh karena itu, perusahaan perlu bereaksi terhadap tuduhan atau kesalahan apa pun. Investigasi internal memainkan peran penting dalam mengidentifikasi perilaku yang tidak pantas, menilai kerusakan yang terjadi, dan mencegah hal serupa terjadi lagi. Alat yang tepat memudahkan proses investigasi. Transkrip dapat sangat membantu dalam proses penyelidikan internal. Jika kami menarik perhatian Anda dan Anda ingin tahu lebih banyak tentang layanan transkripsi kami, beri tahu kami.