Použití transkripce při interních vyšetřováních
Může být přepis užitečný pro interní vyšetřování?
Interní vyšetřování hraje velkou roli v efektivním bezpečnostním systému společnosti. Provádějí se z různých důvodů, ale hlavním cílem takového vyšetřování je zjistit, zda nedochází k porušování vnitřních zásad a předpisů, a v případě potřeby předepsat další opatření, která mají být přijata. Nejdůležitější věcí, kterou je třeba při interním vyšetřování vzít v úvahu, je zůstat objektivní a objasnit fakta. Bez znalosti faktů nemůže společnost dělat racionální rozhodnutí a plánovat postup. Pokud budou porušeny zákony o společnostech, budou podniky pravděpodobně trpět. Interní vyšetřování může pokrývat širokou škálu potenciálních témat: podvody, krádeže, narušení dat, diskriminace, mobbování, spory o zaměstnání, krádeže duševního vlastnictví atd. Je třeba zmínit, že interní vyšetřování lze provádět také za účelem prošetření stížností zákazníků nebo dokonce soudních sporů.
Jaké jsou výhody interního vyšetřování?
Když se společnost rozhodne provést interní vyšetřování, může z toho mít velký užitek: soudní spory by se nikdy nemohly stát nebo by mohly být staženy poplatky, společnost by mohla zahájit jednání o narovnání s poškozenými, bylo by možné zabránit dalším porušením, vyhnout se sankcím a sankcím. Společnost by se mohla vyhnout ztrátě klientů a zákazníků a její pověst by nebyla poškozena - kvůli nepopiratelným skutečnostem může být veřejnosti zasílána jasná rozšířená zpráva. Na druhou stranu společnost získá dobrý přehled o svých zaměstnancích a zjistí, kdo je přesně odpovědný za porušení předpisů a porušení. Tímto způsobem, zatímco pachatelé budou čelit následkům svých neetických činů, budou nevinné strany chráněny, a proto budou více motivovány k tomu, aby se v budoucnu řídily firemními zásadami. Interní vyšetřování pomáhá podporovat kulturu transparentnosti a dodržování předpisů.
Interní vyšetřování krok za krokem
Jednou z nejdůležitějších věcí, které je třeba mít na paměti při provádění interního vyšetřování, je zajistit, aby probíhalo způsobem, který je pro společnost nejméně škodlivý a narušuje jej.
Musíte určit:
- motiv vnitřního vyšetřování. Proč se to provádí vůbec?
- cíle vyšetřování.
Dalším krokem je přidělení rady, která bude mít na starosti vyšetřování a vyslýchání zaměstnanců. Měl by to být zaměstnanec nebo třetí strana? Možná soukromý detektiv? Někdy je lepší přivést do hry někoho neutrálního, protože má sklon být věrohodnější a objektivnější. Budou také nestrannější a nebudou se vztahovat na zaměstnance, s nimiž pohovorují, protože to nejsou jejich spolupracovníci. Třetí strana také nebude mít střet zájmů, což je také zásadní.
Plán rozhovorů: klíčoví svědci a příslušné dokumenty
Je důležité identifikovat všechny zaměstnance, kteří by se mohli podílet na nahlášeném porušení nebo porušení zásad společnosti. To by mělo zahrnovat i všechny bývalé zaměstnance, kteří opustili společnost krátce před nebo po potenciálním provinění. Když někoho vyšetřujete, samozřejmě chcete mít přístup k jeho osobním údajům, které společnosti poskytl. Zejména mezinárodní podniky čelí větší odpovědnosti za zajištění souladu svých vyšetřování s místními zákony. V USA nebudete mít problémy se získáním osobních údajů, ale pokud operujete v Evropě, musíte si být vědomi pracovněprávních zákonů, které zakazují použití osobních údajů zaměstnanců bez jejich svolení. V každém případě bude identifikace, získávání a kontrola příslušných dokumentů pravděpodobně nejdůležitějším aspektem interního vyšetřování. Vyšetřovatel by se měl snažit být co nejvíce strukturovaný a vyvinout systematický přístup, aby z dokumentů vytěžil maximum.
Rozhovor
Nyní, když je vše výše uvedené postaráno, se dostáváme ke klíčové části vyšetřování: pohovoru s jednotlivci. Toto bude primární způsob, jak získat fakta.
Kvůli problémům s konzistencí by bylo ideální, aby všechny rozhovory prováděl stejný tým lidí. Tímto způsobem bylo možné okamžitě rozpoznat rozpory ve svědectví.
Provedení pohovoru se zdá být snadné, ale zdaleka to není. Úkolem je klást správným lidem správné otázky a mělo by to být provedeno správným způsobem. Vyšetřovatelé musí mít vyvinuté měkké dovednosti - musí mít dobré schopnosti aktivního poslechu, musí být soucitní, nesmí být stejně zaujatí a musí umět dobře číst gestační a obličejové pohledy. Spravedlnost a objektivita jsou nutností. Vyšetřovatelé se musí důkladně a pečlivě připravit na pohovor, tj. Měli by si předem pečlivě promyslet, jaké informace jsou potřebné, ale také jak chránit důvěrnost stran. Písemné otázky také umožňují vyšetřovateli klást stejné otázky více jednotlivcům.
Při soukromých vyšetřováních je bezpodmínečně nutné, aby se dotazovaný zaměstnanec necítil zastrašený nebo vystresovaný. Vyšetřovatel by se měl vyvarovat nátlaku a naléhání na odpovědi, pokud je zaměstnanec nepohodlný a cítí se v pasti. Také by se neměly klást sugestivní otázky.
Je třeba zdůraznit, že ti, kteří jsou dotazováni, nemají k dispozici dokumenty týkající se interního vyšetřování, neměly by jim být poskytovány žádné informace, které již nemají, a nemělo by jim být řečeno, co řekli ostatní dotazovaní.
Na konci každého rozhovoru musí vyšetřovatel předložit shrnutí, které by mělo být napsáno jasným a stručným způsobem.
Důkazy a výsledky vyšetřování
Musí být stanoveny jasné postupy týkající se důkazů a způsobu, jakým by měly být vyhledávány, zaznamenávány a ukládány. Vyšetřovatel bude potřebovat zabezpečené úložiště dat pro všechny shromážděné cenné informace pro interní vyšetřování.
Když vyšetřovatel najde jasné důkazy a ukáže je správní radě, vyšetřování pomalu končí. Obvykle ji uzavírá zpráva obsahující shrnutí hlavních závěrů a analýzu všech příslušných důkazů. Mělo by zahrnovat, jak vyšetřování dosáhlo svých cílů a splnilo své cíle. Někdy, v závislosti na typu provinění, je důležité zajistit, aby byla přijata správná nápravná opatření. Může být nutné poslat zprávu o některých událostech veřejnosti. Naše rada je, že v případě, že společnost říká něco veřejnosti, je nejlepší nechat to na PR agenturu, protože to obvykle bývá velmi choulostivou záležitostí, která by mohla společnosti ublížit.
Jak může Gglot usnadnit interní vyšetřování?
Možná budete mít pro práci ty správné lidi, ale my vám můžeme nabídnout ten správný nástroj. Využívejte přepisové služby a zjednodušte proces vyšetřování. Ukážeme vám, jak:
- Přepisujte rozhovory
S největší pravděpodobností budou prováděné rozhovory zaznamenány. Vyšetřovatel mu může mnohem usnadnit práci, pokud se rozhodne, že chce, aby byly nahrávky přepisovány. To znamená, že vyšetřovatel bude mít vše, co bylo řečeno, přímo před sebou, černé na bílém. Přepisovaný rozhovor nenechá žádný prostor pro chyby, nesprávná rozhodnutí a zmatek. Usnadní to proces psaní shrnutí. To vše ponechá vyšetřovateli více volného času na další věci.
- Přepisujte záznamy schůzek
Pro předcházení podvodům by mohly být použity záznamy přepisu zaměstnanců. Díky přepisům je mnohem snazší detekovat konverzační vzorce, které zvoní alarmem a působí jako odstrašující prostředek. Nebudete muset čekat, až skutečně dojde k porušení zásad společnosti, protože tímto způsobem by mohlo být jakékoli podezřelé chování potlačeno v zárodku.
- Přepis a zákaznický servis
Nebylo by skvělé, kdyby při stížnosti zákazníka mohl manažer vést konverzaci mezi zaměstnancem a zákazníkem v písemné formě před sebou, aby mohl krok za krokem analyzovat, co se vlastně stalo? Gglot může pomoci zůstat objektivní a mít jasný přehled o nedorozumění, ke kterému dochází u nejpřátelštějších lidí pracujících v zákaznických službách.
- Přepis pro tréninkové účely
Některé společnosti chtějí, aby jejich zaměstnanci prováděli interní vyšetřování v rámci školení lidských zdrojů. Jak již bylo řečeno, jedná se o složitý postup. Většina lidí nemá dovednosti potřebné k tomu, aby v této oblasti odvedli dobrou práci, a tak jim jejich společnost nabízí školení a falešné rozhovory, aby jim po provedení skutečného pohovoru podali lepší výkon a byli si jistější. Potenciální vyšetřovatelé se musí především naučit, jak pracovat pilně, efektivně a eticky. Jednou z možností je, že tyto falešné rozhovory jsou zaznamenávány a přepisovány, aby mohly sloužit jako hodnotný vzdělávací materiál. Potenciální vyšetřovatelé mohou projít přepisem, označit všechny své nedostatky, zjistit, jaké otázky vynechali, co mohli lépe formulovat, a zlepšit jejich celkový výkon.
V současné době jsou společnosti pod obrovským dohledem, a proto je pravděpodobnost podání stížností nebo soudních sporů stále větší možností. Podle statistik nyní průměrná společnost s 500 osobami čelí zhruba sedmi stížnostem ročně. Podvody, krádeže a mobbování jsou v dnešním obchodním světě také velkým problémem. Společnosti proto musí na všechna taková obvinění nebo protiprávní jednání reagovat. Interní vyšetřování hraje zásadní roli při identifikaci nevhodného chování, hodnocení škody a zabránění jejímu opakování. Proces vyšetřování usnadňují správné nástroje. Přepisy mohou být při interním vyšetřování velkou pomocí. Pokud jsme vás upoutali a chcete se dozvědět více o naší přepisové službě, dejte nám vědět.