Transkripcijos naudojimas vidaus tyrimuose
Ar transkripcija gali būti naudinga atliekant vidinį tyrimą?
Vidinis tyrimas vaidina svarbų vaidmenį kuriant efektyvią įmonės apsaugos sistemą. Jie atliekami dėl įvairių priežasčių, tačiau pagrindinis tokio tyrimo tikslas – išsiaiškinti, ar nepažeidžiama vidaus politika ir reglamentai, ir prireikus numatyti tolesnius veiksmus. Svarbiausias dalykas, į kurį reikia atsižvelgti atliekant vidinį tyrimą, yra likti objektyvus ir išsiaiškinti faktus. Nežinodama faktų įmonė negali priimti racionalių sprendimų ir planuoti veiksmų eigos. Jei bus pažeisti įmonių įstatymai, greičiausiai nukentės verslas. Vidinis tyrimas gali apimti daugybę galimų temų: sukčiavimą, vagystes, duomenų pažeidimus, diskriminaciją, mobingą, darbo ginčus, intelektinės nuosavybės vagystes ir kt. Paminėtina, kad vidaus tyrimai gali būti atliekami ir siekiant išnagrinėti klientų skundus ar net ieškinius.
Kokia vidinių tyrimų nauda?
Įmonei nusprendus atlikti vidinį tyrimą, gali būti daug naudos: gali niekada neįvykti ieškinių ar panaikinti kaltinimus, pradėti derybas dėl taikos su nukentėjusiais asmenimis, užkirsti kelią tolesniems pažeidimams, išvengti nuobaudų ir sankcijų. Bendrovė galėtų neprarasti klientų ir klientų, nenukentėtų jos reputacija – dėl nepriekaištingų faktų gali būti siunčiama aiški žinia visuomenei. Kita vertus, įmonė gerai įsigilins į savo darbuotojus ir išsiaiškins, kas tiksliai atsakingas už pažeidimus ir pažeidimus. Tokiu būdu, nors pažeidėjai susidurs su pasekmėmis už savo neetiškus veiksmus, nekaltos šalys bus apsaugotos ir todėl bus labiau motyvuotos laikytis įmonės politikos ateityje. Vidaus tyrimai padeda skatinti skaidrumo ir atitikties kultūrą.
Vidinis tyrimas žingsnis po žingsnio
Vienas iš svarbiausių dalykų, į kuriuos reikia atsižvelgti atliekant vidinį tyrimą, yra užtikrinti, kad jis būtų atliekamas taip, kad būtų kuo mažiau žalos ir trukdytų įmonei.
Turite nustatyti:
- vidinio tyrimo motyvas. Kodėl ji iš pradžių vykdoma?
- tyrimo tikslus.
Kitas žingsnis – paskirti tarybą, kuri bus atsakinga už tyrimą ir darbuotojų apklausą. Ar tai turėtų būti darbuotojas ar trečioji šalis? Gal privatus tyrėjas? Kartais geriau į žaidimą įtraukti ką nors neutralaus, nes jie yra patikimesni ir objektyvesni. Be to, jie bus nešališkesni ir neprisirišę prie darbuotojų, su kuriais jie kreipiasi, nes tai nėra jų bendradarbiai. Be to, trečioji šalis neturės interesų konflikto, o tai taip pat labai svarbu.
Apklausos planas: pagrindiniai liudytojai ir susiję dokumentai
Svarbu nustatyti visus darbuotojus, kurie gali būti susiję su pažeidimais arba įmonės politikos pažeidimais. Tai taip pat turėtų apimti visus buvusius darbuotojus, kurie paliko įmonę prieš pat arba po galimo nusižengimo. Kai tiriame ką nors, žinoma, norite turėti prieigą prie jo asmens duomenų, kuriuos jis perdavė įmonei. Visų pirma tarptautinės įmonės turi didesnę atsakomybę užtikrinti, kad jų tyrimai atitiktų vietos įstatymus. JAV neturėsite problemų gauti asmens duomenis, tačiau jei dirbate Europoje, turite žinoti apie darbo įstatymus, kurie draudžia naudoti darbuotojų asmens duomenis be jų leidimo. Bet kuriuo atveju susijusių dokumentų nustatymas, paieška ir peržiūra tikriausiai bus labiausiai užsitęsęs vidaus tyrimo aspektas. Tyrėjas turėtų stengtis būti kiek įmanoma struktūrizuotas ir sukurti sistemingą požiūrį, kad gautų kuo daugiau naudos iš dokumentų.
Interviu
Dabar, kai viskas, kas išdėstyta pirmiau, pasirūpinta, pereiname prie pagrindinės tyrimo dalies: asmenų apklausos. Tai bus pagrindinis būdas gauti faktus.
Dėl nuoseklumo problemų būtų idealu, kad visus interviu atliktų ta pati žmonių komanda. Taip būtų galima iš karto atpažinti parodymų prieštaravimus.
Interviu vesti atrodo lengva, bet toli gražu. Užduotis yra užduoti reikiamiems žmonėms teisingus klausimus ir tai turėtų būti padaryta tinkamu būdu. Tyrėjai turi turėti minkštųjų įgūdžių – jie turi turėti gerus aktyvaus klausymo įgūdžius, turi būti užjaučiantys, jokiu būdu neturėtų būti šališki ir gerai skaityti gestų ir veido žvilgsnius. Sąžiningumas ir objektyvumas yra būtini. Tyrėjai turi nuodugniai ir kruopščiai pasiruošti apklausai, ty iš anksto gerai apgalvoti, kokios informacijos reikia, bet ir kaip apsaugoti šalių konfidencialumą. Raštiški klausimai taip pat leidžia tyrėjui užduoti tuos pačius klausimus keliems asmenims.
Atliekant privačius tyrimus, būtina, kad apklausiamas darbuotojas nesijaustų įbaugintas ar įtemptas. Tyrėjas turėtų vengti daryti spaudimą ir reikalauti atsakymų, jei darbuotojas jaučiasi nepatogiai ir jaučiasi įstrigęs. Be to, neturėtų būti užduodami įtaigūs klausimai.
Pabrėžtina, kad apklaustieji nedisponuoja su vidaus tyrimu susijusių dokumentų, jiems neturėtų būti suteikiama jokia informacija, kurios jie dar neturi, taip pat nereikėtų pasakoti, ką sakė kiti apklaustieji.
Kiekvieno pokalbio pabaigoje tyrėjas turi pateikti santrauką, kuri turi būti parašyta aiškiai ir glaustai.
Tyrimo įrodymai ir pasiekimai
Turi būti nustatytos aiškios procedūros dėl įrodymų ir kaip jie turėtų būti ieškomi, registruojami ir saugomi. Tyrėjui reikės saugios duomenų saugyklos, kurioje būtų saugoma visa vidaus tyrimui vertinga surinkta informacija.
Kai tyrėjas randa aiškių įrodymų ir parodo juos valdybai, tyrimas pamažu baigiasi. Paprastai jį užbaigia ataskaita, kurioje pateikiama pagrindinių išvadų santrauka ir visų svarbių įrodymų analizė. Turėtų būti nurodyta, kaip buvo pasiekti tyrimo tikslai ir tikslai. Kartais, atsižvelgiant į pažeidimo tipą, svarbu užtikrinti, kad būtų imtasi tinkamų taisomųjų veiksmų. Gali prireikti nusiųsti pranešimą visuomenei apie kai kuriuos incidentus. Mūsų patarimas yra toks, kad tuo atveju, jei įmonė ką nors sako visuomenei, geriausia tai palikti viešųjų ryšių agentūrai, nes tai paprastai yra labai subtilus dalykas, galintis pakenkti įmonei.
Kaip Gglot gali palengvinti vidinius tyrimus?
Galbūt jūs turite tinkamų žmonių šiam darbui, bet mes galime pasiūlyti jums tinkamą įrankį. Naudokitės transkripcijos paslaugomis ir supaprastinkite tyrimo procesą. Parodysime, kaip:
- Perrašyti interviu
Labiausiai tikėtina, kad atlikti interviu bus įrašyti. Tyrėjas gali labai palengvinti savo darbą, jei nuspręs, kad nori, kad įrašai būtų perrašomi. Tai reiškia, kad tyrėjas turės viską, kas buvo pasakyta, juodu ant balto. Transkribuotas interviu nepaliks vietos klaidoms, klaidingiems vertinimams ir painiavoms. Tai palengvins santraukos rašymo procesą. Visa tai paliks tyrėjui daugiau laisvo laiko skirti kitiems dalykams.
- Perrašyti susitikimo įrašus
Darbuotojų susitikimų įrašų perrašymas galėtų būti naudojamas sukčiavimo prevencijai. Transkripcijos leidžia daug lengviau aptikti pokalbio modelius, kurie skamba pavojaus signalu ir veikia kaip atgrasymo priemonė. Jums nereikės laukti, kol iš tikrųjų įvyks įmonės politikos pažeidimas, nes tokiu būdu bet koks įtariamas elgesys gali būti užgniaužtas iš karto.
- Transkripcija ir klientų aptarnavimas
Argi nebūtų puiku, kad kai klientas nusiskundžia, vadovas galėtų prieš jį raštu pasikalbėti tarp darbuotojo ir kliento, kad galėtų žingsnis po žingsnio analizuoti, kas iš tikrųjų atsitiko? Gglot gali padėti išlikti objektyviems ir aiškiai suprasti, kokie nesusikalbėjimai nutinka draugiškiausiems klientų aptarnavimo srityje dirbantiems žmonėms.
- Transkripcija mokymo tikslais
Kai kurios įmonės nori, kad jų darbuotojai atliktų vidinius tyrimus kaip žmogiškųjų išteklių mokymo dalį. Kaip jau minėta, tai sudėtinga procedūra. Daugelis žmonių neturi įgūdžių, reikalingų gerai dirbti šioje srityje, todėl jų įmonė siūlo jiems mokymus ir interviu, kad jie atliktų pokalbį geriau ir būtų labiau pasitikintys savimi. Visų pirma, potencialūs tyrėjai turi išmokti dirbti stropiai, efektyviai ir etiškai. Viena iš galimybių yra ta, kad tie interviu netikri įrašai yra įrašomi ir perrašomi, todėl jie gali būti vertinga mokomoji medžiaga. Potencialūs tyrėjai gali peržiūrėti stenogramą, pažymėti visus savo trūkumus, pamatyti, kokius klausimus jie neuždavė, ką jie galėjo geriau suformuluoti, ir pagerinti savo bendrą veiklą.
Šiandien įmonės yra labai atidžiai stebimos, todėl skundų ar ieškinių tikimybė didėja. Remiantis statistika, vidutinė 500 žmonių įmonė dabar susiduria su maždaug septyniais skundais per metus. Sukčiavimas, vagystės ir mobingas taip pat yra didelė problema šiuolaikiniame verslo pasaulyje. Todėl įmonės turi reaguoti į tokius kaltinimus ar neteisėtus veiksmus. Vidiniai tyrimai atlieka labai svarbų vaidmenį nustatant netinkamą elgesį, įvertinant žalą ir užkertant kelią jai pasikartoti. Tinkamos priemonės palengvina tyrimo procesą. Nuorašai gali būti labai naudingi atliekant vidinį tyrimą. Jei atkreipėme jūsų dėmesį ir norite sužinoti daugiau apie mūsų transkripcijos paslaugą, praneškite mums.