利用の転写に社内調査
転写は内部調査に役立ちますか？
内部調査は、効率的な企業セキュリティシステムにおいて大きな役割を果たします。これらはさまざまな理由で実施されますが、このような調査の主な目的は、内部のポリシーや規制が侵害されているかどうかを確認し、必要に応じて、さらに実行するアクションを規定することです。内部調査を実施する際に考慮すべき最も重要なことは、客観的であり、事実をまっすぐにすることです。事実を知らなければ、会社は合理的な決定を下し、行動方針を計画することはできません。会社法に違反した場合、企業はおそらく苦しむでしょう。内部調査は、詐欺、窃盗、データ侵害、差別、暴行、雇用紛争、知的財産の盗難など、幅広い潜在的なトピックをカバーできます。内部調査は、顧客の苦情や訴訟さえも精査するために実施できることにも言及しておく必要があります。
内部調査の利点は何ですか？
企業が内部調査を実施することを決定した場合、彼らは多くの利益を得ることができます。訴訟が起こらないか、起訴が取り下げられる可能性があり、企業は被害者との和解交渉を開始し、さらなる違反を防ぎ、罰則や制裁を回避することができます。同社はクライアントと顧客を失うことを回避でき、その評判を損なうことはありません–明白な事実のために、明確な広範なメッセージを一般に送信することができます。一方、会社は従業員についての良い洞察を得て、侵害と違反の正確な責任者を見つけます。このように、不正行為者は非倫理的な行動の結果に直面しますが、罪のない当事者は保護されるため、将来的には会社の方針に従う意欲が高まります。内部調査は、透明性とコンプライアンスの文化を促進するのに役立ちます。
ステップバイステップの内部調査
内部調査を実施する際に留意すべき最も重要なことの1つは、会社への損害や混乱が最も少ない方法で調査が実施されていることを確認することです。
あなたは決定する必要があります：
- 内部調査の動機。そもそもなぜ行われるのですか？
- 調査の目標。
次のステップは、調査と従業員への尋問を担当する取締役会を割り当てることです。それは従業員なのか第三者なのか？多分私立探偵？彼らはより信頼でき、客観的である傾向があるので、ゲームで誰かを中立にする方が良い場合があります。また、彼らは彼らの同僚ではないので、彼らはより公平で、彼らが面接している従業員に執着しません。また、第三者が利益相反を起こすことはありません。これも重要です。
インタビュー計画：主要な目撃者と関連文書
報告された会社の方針の違反または違反に関与している可能性のあるすべての従業員を特定することが重要です。これには、潜在的な不正行為の直前または直後に会社を辞めたすべての元従業員も含まれる必要があります。あなたが誰かを調査しているとき、もちろんあなたは彼らが会社に与えた彼らの個人データにアクセスしたいと思っています。特に国際企業は、調査が現地の法律に準拠していることを確認するという大きな責任に直面しています。米国では個人データの取得に問題はありませんが、ヨーロッパで事業を行う場合は、従業員の個人データを許可なく使用することを禁止する労働法に注意する必要があります。いずれにせよ、関連文書の特定、検索、レビューは、おそらく内部調査の最も長引く側面になるでしょう。調査員は、可能な限り構造化され、文書を最大限に活用するための体系的なアプローチを開発するように努める必要があります。
インタビュー
さて、上記のすべてが処理されたとき、私たちは調査の重要な部分に到達します：個人へのインタビュー。これは、事実を取得するための主要な方法になります。
一貫性の問題があるため、同じチームの人々がすべてのインタビューを実施することが理想的です。このようにして、証言の矛盾をすぐに認識することができます。
面接は簡単そうに見えますが、それとは程遠いです。タスクは、適切な人々に適切な質問をすることであり、それは適切な方法で行われるべきです。調査員は、ソフトスキルを身に付ける必要があります。アクティブリスニングスキルが高く、思いやりがあり、偏見がなく、身振りや顔の視線を上手に読む必要があります。公平性と客観性は必須です。捜査官は、面接の準備を徹底的かつ慎重に行う必要があります。つまり、必要な情報だけでなく、当事者の機密を保護する方法についても事前に慎重に検討する必要があります。書面による質問は、調査員が複数の個人に同じ質問をすることも可能にします。
個人的な調査では、面接を受けた従業員が脅迫されたりストレスを感じたりしないことが不可欠です。調査員は、従業員が不快で閉じ込められていると感じた場合、圧力をかけたり、答えを主張したりしないようにする必要があります。また、示唆的な質問をするべきではありません。
面接を受けた人は、内部調査に関連する文書を自由に利用できず、まだ持っていない情報を提供されるべきではなく、他の面接対象者が言ったことを知らされるべきではないことを強調する必要があります。
各インタビューの終わりに、調査員は要約を提出する必要があります。要約は明確かつ簡潔に書く必要があります。
調査の証拠と成果
証拠に関する明確な手順と、証拠をどのように探し、記録し、保存するかを決定する必要があります。調査員は、内部調査のために収集された価値のあるすべての情報のための安全なデータリポジトリを必要とします。
調査員が明確な証拠を見つけて取締役会に提示すると、調査はゆっくりと終了します。それは通常、主要な結論の要約とすべての関連する証拠の分析を含むレポートによって閉じられます。調査がどのようにその目的を達成し、その目的を達成したかを含める必要があります。不正行為の種類によっては、適切な是正措置を講じることが重要な場合があります。いくつかの事件について一般にメッセージを送る必要があるかもしれません。私たちのアドバイスは、会社が一般に何かを言っている場合、これは会社を傷つける可能性のある非常にデリケートな問題になる傾向があるため、PR代理店に任せるのが最善です。
Gglotはどのようにして内部調査を容易にすることができますか？
あなたにはその仕事にふさわしい人がいるかもしれませんが、私たちはあなたにふさわしいツールを提供することができます。トランスクリプションサービスを使用して、調査プロセスを簡素化します。方法をお見せしましょう：
- インタビューを書き写す
おそらく、実施されたインタビューは記録される予定です。調査員は、録音を書き起こしたいと判断した場合、仕事をはるかに簡単にすることができます。つまり、捜査官は、彼の目の前で、白地に黒で、言われたことすべてを持っているということです。転写されたインタビューは、誤り、誤解、混乱の余地を残しません。それは要約を書くプロセスを容易にします。これらすべてにより、調査員は他のことに専念するためのより多くの自由な時間を得ることができます。
- 会議の録音を書き写す
スタッフ会議の記録を書き写すことは、詐欺の防止に使用できます。転写により、アラームを鳴らして抑止力として機能する会話パターンの検出がはるかに簡単になります。会社のポリシー違反が実際に発生するまで待つ必要はありません。これにより、疑わしい行動が芽を摘む可能性があります。
- 音声文字変換とカスタマーサービス
顧客からの苦情が発生したときに、マネージャーが従業員と顧客との間で書面で会話し、実際に何が起こったのかを段階的に分析できるのは素晴らしいことではないでしょうか。 Gglotは、客観的であり続け、カスタマーサービスで働く最も友好的な人々にイベントが発生する誤解について明確な洞察を得るのに役立ちます。
- トレーニング目的の文字起こし
一部の企業は、人事研修の一環として従業員に内部調査を実施してもらいたいと考えています。すでに述べたように、これは複雑な手順です。ほとんどの人はこの分野で良い仕事をするために必要なスキルを持っていないので、彼らの会社は彼らにトレーニングセッションと模擬面接を提供して、実際の面接を行った後のパフォーマンスと自信を高めます。とりわけ、潜在的な研究者は、勤勉で効率的かつ倫理的な方法で働く方法を学ぶ必要があります。 1つの可能性は、それらの模擬インタビューが記録され、転記されるため、貴重な教材として役立つ可能性があります。潜在的な調査員は、トランスクリプトを調べ、すべての欠点をマークし、どの質問を省略したか、何をより良い方法で定式化したかを確認し、全体的なパフォーマンスを向上させることができます。
今日、企業は非常に精査されているため、苦情や訴訟が発生する可能性が高まっています。統計によると、平均的な500人の企業は、現在、年間約7件の苦情に直面しています。詐欺、盗難、およびいじめも、今日のビジネスの世界では大きな問題です。したがって、企業はそのような申し立てや不正行為に対応する必要があります。内部調査は、不適切な行為を特定し、被害を評価し、再発を防ぐ上で重要な役割を果たします。適切なツールは、調査プロセスを容易にします。成績証明書は、内部調査の過程で非常に役立ちます。私たちがあなたの注意を引き、私たちの転写サービスについてもっと知りたい場合は、私たちに知らせてください。