Uso de la transcripción en investigaciones internas
¿Puede la transcripción ser útil para la investigación interna?
Una investigación interna juega un papel importante en un sistema de seguridad empresarial eficiente. Se llevan a cabo por una variedad de razones, pero el objetivo principal de dicha investigación es averiguar si se están infringiendo las políticas y regulaciones internas y, si es necesario, prescribir las acciones adicionales que se deben tomar. Lo más importante a considerar al realizar una investigación interna es mantener la objetividad y aclarar los hechos. Sin conocer los hechos, la empresa no puede tomar decisiones racionales y planificar el curso de acción. Si se violan las leyes de la empresa, las empresas probablemente sufrirán. La investigación interna puede cubrir una amplia gama de temas potenciales: fraude, hurto, violación de datos, discriminación, acoso, disputas laborales, robo de propiedad intelectual, etc. Cabe mencionar que también se pueden realizar investigaciones internas para examinar las quejas de los clientes o incluso las demandas.
¿Cuáles son los beneficios de las investigaciones internas?
Cuando una empresa decide realizar una investigación interna, puede beneficiarse mucho: es posible que nunca se presenten demandas o que se retiren los cargos, la empresa podría iniciar negociaciones de conciliación con los perjudicados, se podrían prevenir más violaciones, se podrían evitar sanciones y sanciones. La empresa podría evitar perder clientes y clientes, y su reputación no se vería perjudicada; debido a los hechos irrefutables, se puede enviar al público un mensaje claro y generalizado. Por otro lado, la empresa obtendrá una buena visión de sus empleados y descubrirá quién es exactamente el responsable de las infracciones y violaciones. De esta manera, mientras los malhechores enfrentarán las consecuencias de sus acciones poco éticas, las partes inocentes estarán protegidas y, por lo tanto, estarán más motivadas para seguir las políticas de la empresa en el futuro. Las investigaciones internas ayudan a promover una cultura de transparencia y cumplimiento.
Investigación interna paso a paso
Una de las cosas más importantes a tener en cuenta al realizar una investigación interna es asegurarse de que se lleve a cabo de una manera que sea menos perjudicial y perjudicial para la empresa.
Necesita determinar:
- el motivo de la investigación interna. ¿Por qué se realiza en primer lugar?
- los objetivos de la investigación.
El siguiente paso es asignar una junta que se encargará de la investigación y de interrogar a los empleados. ¿Debe ser un empleado o un tercero? ¿Quizás un investigador privado? A veces es mejor traer a alguien neutral en el juego, ya que tienden a ser más creíbles y objetivos. Además, serán más imparciales y no estarán apegados a los empleados que están entrevistando, ya que esos no son sus compañeros de trabajo. Además, un tercero no tendrá un conflicto de intereses, lo cual también es crucial.
Plan de entrevistas: testigos clave y documentos relevantes
Es importante identificar a todos los empleados que podrían estar involucrados en las infracciones notificadas o infracciones de las políticas de la empresa. Esto también debe incluir a todos los ex empleados que dejaron la empresa poco antes o después de la posible infracción. Cuando está investigando a alguien, por supuesto, desea tener acceso a sus datos personales que le han proporcionado a la empresa. Las empresas internacionales, en particular, enfrentan una mayor responsabilidad de garantizar que sus investigaciones cumplan con las leyes locales. En los EE. UU., No tendrá ningún problema para obtener datos personales, pero si opera en Europa, debe conocer las leyes laborales que prohíben el uso de los datos personales de los empleados sin su permiso. En cualquier caso, la identificación, recuperación y revisión de documentos relevantes probablemente será el aspecto más persistente de la investigación interna. El investigador debe intentar estar lo más estructurado posible y desarrollar un enfoque sistemático para aprovechar al máximo los documentos.
La entrevista
Ahora, cuando se haya resuelto todo lo anterior, llegamos a la parte clave de la investigación: entrevistar a las personas. Esta será una forma principal de obtener los hechos.
Debido a problemas de coherencia, sería ideal que el mismo equipo de personas realice todas las entrevistas. De esta manera, las contradicciones en los testimonios podrían reconocerse de inmediato.
Realizar una entrevista parece fácil, pero está lejos de serlo. La tarea es hacer las preguntas correctas a las personas adecuadas y debe hacerse de la manera correcta. Los investigadores deben haber desarrollado habilidades blandas: deben tener buenas habilidades de escucha activa, deben ser compasivos, no deben tener prejuicios de ninguna manera y deben ser buenos para leer miradas gestuales y faciales. La equidad y la objetividad son imprescindibles. Los investigadores deben prepararse completa y cuidadosamente para la entrevista, es decir, deben pensar detenidamente de antemano qué información se necesita, pero también cómo proteger la confidencialidad de las partes. Las preguntas escritas también hacen posible que el investigador haga las mismas preguntas a varias personas.
En las investigaciones privadas lo imperativo es que el empleado entrevistado no se sienta intimidado ni estresado. El investigador debe evitar presionar e insistir en las respuestas si el empleado se siente incómodo y atrapado. Además, no se deben hacer preguntas sugerentes.
Cabe resaltar que los entrevistados no tienen a su disposición documentos relacionados con la investigación interna, no se les debe dar ninguna información que no tengan y no se les debe informar lo que han dicho otros entrevistados.
Al final de cada entrevista, el investigador debe entregar un resumen, que debe estar escrito de manera clara y concisa.
La evidencia y los logros de la investigación
Se deben determinar procedimientos claros sobre la evidencia y cómo se debe buscar, registrar y almacenar. El investigador necesitará un depósito de datos seguro para toda la información recopilada de valor para la investigación interna.
Cuando el investigador encuentra pruebas claras y las muestra a la junta, la investigación llega lentamente a su fin. Por lo general, se cierra con un informe que incluye un resumen de las principales conclusiones y el análisis de toda la evidencia relevante. Debe incluir cómo la investigación ha logrado sus propósitos y cómo cumplió sus objetivos. A veces, dependiendo del tipo de irregularidad, es importante asegurarse de que se tomen las medidas correctivas adecuadas. Podría ser necesario enviar un mensaje al público sobre algunos incidentes. Nuestro consejo es que en caso de que la empresa le diga algo al público, es mejor dejarlo en manos de una agencia de relaciones públicas, ya que esto suele ser un asunto muy delicado que podría perjudicar a la empresa.
¿Cómo puede Gglot facilitar las investigaciones internas?
Puede que tenga las personas adecuadas para el trabajo, pero podemos ofrecerle la herramienta adecuada. Utilice los servicios de transcripción y simplifique el proceso de investigación. Permítanos mostrarle cómo:
- Transcribe las entrevistas
Lo más probable es que se graben las entrevistas realizadas. El investigador puede hacer su trabajo mucho más fácil si decide que quiere que se transcriban las grabaciones. Eso significa que el investigador tendrá todo lo que se ha dicho frente a él, negro sobre blanco. Una entrevista transcrita no dejará lugar a errores, juicios erróneos y confusión. Facilitará el proceso de redacción del resumen. Todo esto dejará al investigador con más tiempo libre para dedicarlo a otras cosas.
- Transcribir grabaciones de reuniones
La transcripción de grabaciones de reuniones del personal podría usarse para prevenir el fraude. Las transcripciones facilitan la detección de patrones de conversación que hacen sonar la alarma y actúan como disuasivos. No tendrá que esperar hasta que se produzca una infracción de las políticas de la empresa, ya que de esta manera cualquier comportamiento sospechoso podría ser cortado de raíz.
- Transcripción y atención al cliente
¿No sería genial que cuando surjan las quejas de los clientes, el gerente pudiera tener conversaciones por escrito entre el empleado y el cliente frente a él para poder analizar paso a paso lo que realmente sucedió? Gglot puede ayudar a mantener la objetividad y tener una idea clara de los errores de comunicación que ocurren en las personas más amables que trabajan en el servicio al cliente.
- Transcripción con fines formativos
Algunas empresas quieren que sus empleados realicen investigaciones internas como parte de la formación de RR.HH. Como ya se dijo, este es un procedimiento complejo. La mayoría de las personas no tienen las habilidades necesarias para hacer un buen trabajo en este dominio, por lo que su empresa les ofrece sesiones de capacitación y entrevistas simuladas para que se desempeñen mejor y tengan más confianza una vez que realicen la entrevista real. Sobre todo, los investigadores potenciales deben aprender a trabajar de manera diligente, eficiente y ética. Una posibilidad es que esas entrevistas simuladas se graben y transcriban para que puedan servir como valioso material educativo. Los investigadores potenciales pueden revisar la transcripción, marcar todas sus deficiencias, ver qué preguntas han omitido hacer, qué podrían haber formulado de una mejor manera y mejorar su desempeño general.
Hoy en día, las empresas están bajo un inmenso escrutinio y, por lo tanto, la probabilidad de que se presenten quejas o demandas es una posibilidad creciente. Según las estadísticas, una empresa promedio de 500 personas ahora enfrenta alrededor de siete quejas por año. El fraude, el robo y el acoso psicológico también son un gran problema en el mundo empresarial actual. Por lo tanto, las empresas deben reaccionar ante tales acusaciones o irregularidades. Las investigaciones internas juegan un papel vital para identificar conductas indebidas, evaluar el daño y evitar que vuelva a ocurrir. Las herramientas adecuadas facilitan el proceso de investigación. Las transcripciones pueden ser de gran ayuda en el curso de una investigación interna. Si te llamamos la atención y quieres saber más sobre nuestro servicio de transcripción, háznoslo saber.