অভ্যন্তরীণ তদন্তে ট্রান্সক্রিপশনের ব্যবহার
ট্রান্সক্রিপশন কি অভ্যন্তরীণ তদন্তের জন্য সহায়ক হতে পারে?
একটি অভ্যন্তরীণ তদন্ত একটি দক্ষ কোম্পানির নিরাপত্তা ব্যবস্থায় একটি বড় ভূমিকা পালন করে। সেগুলি বিভিন্ন কারণে পরিচালিত হয়, কিন্তু এই ধরনের তদন্তের মূল লক্ষ্য হল অভ্যন্তরীণ নীতি ও প্রবিধান লঙ্ঘন করা হচ্ছে কিনা তা খুঁজে বের করা এবং প্রয়োজনে আরও পদক্ষেপ নেওয়ার নির্দেশ দেওয়া। একটি অভ্যন্তরীণ তদন্ত পরিচালনা করার সময় বিবেচনা করা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল বস্তুনিষ্ঠ থাকা এবং সঠিক তথ্য পাওয়া। তথ্য না জেনে, কোম্পানি যৌক্তিক সিদ্ধান্ত নিতে পারে না এবং পদক্ষেপের পরিকল্পনা করতে পারে না। কোম্পানি আইন লঙ্ঘন করা হলে, ব্যবসা সম্ভবত সবচেয়ে ক্ষতিগ্রস্ত হবে. অভ্যন্তরীণ তদন্ত সম্ভাব্য বিষয়গুলির একটি বিস্তৃত পরিসর কভার করতে পারে: জালিয়াতি, লুটপাট, তথ্য লঙ্ঘন, বৈষম্য, ছিনতাই, কর্মসংস্থান বিরোধ, মেধা সম্পত্তি চুরি ইত্যাদি। এটি উল্লেখ করা উচিত যে গ্রাহকদের অভিযোগ বা এমনকি মামলাগুলি যাচাই করার জন্যও অভ্যন্তরীণ তদন্ত করা যেতে পারে।
অভ্যন্তরীণ তদন্তের সুবিধা কী?
যখন একটি কোম্পানি একটি অভ্যন্তরীণ তদন্ত পরিচালনা করার সিদ্ধান্ত নেয়, তখন তারা অনেক উপকৃত হতে পারে: মামলা কখনও ঘটতে পারে বা চার্জ প্রত্যাহার করা যেতে পারে, কোম্পানি ক্ষতিগ্রস্তদের সাথে নিষ্পত্তির আলোচনা শুরু করতে পারে, আরও লঙ্ঘন প্রতিরোধ করা যেতে পারে, জরিমানা এবং নিষেধাজ্ঞাগুলি এড়ানো যেতে পারে। কোম্পানি ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের হারানো এড়াতে পারে, এবং এর খ্যাতি ক্ষতিগ্রস্থ হবে না - অপ্রতিরোধ্য তথ্যের কারণে জনসাধারণের কাছে একটি স্পষ্ট ব্যাপক বার্তা পাঠানো যেতে পারে। অন্যদিকে, কোম্পানি তাদের কর্মীদের মধ্যে একটি ভাল অন্তর্দৃষ্টি পাবে এবং লঙ্ঘন এবং লঙ্ঘনের জন্য ঠিক কারা দায়ী তা খুঁজে বের করবে। এইভাবে, যখন অন্যায়কারীরা তাদের অনৈতিক ক্রিয়াকলাপের জন্য পরিণতির মুখোমুখি হবে, নির্দোষ দলগুলিকে সুরক্ষিত করা হবে এবং তাই ভবিষ্যতে কোম্পানির নীতিগুলি অনুসরণ করতে আরও অনুপ্রাণিত হবে। অভ্যন্তরীণ তদন্ত স্বচ্ছতা এবং সম্মতির সংস্কৃতি প্রচার করতে সাহায্য করে।
ধাপে ধাপে অভ্যন্তরীণ তদন্ত
একটি অভ্যন্তরীণ তদন্ত পরিচালনা করার সময় মনে রাখা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির মধ্যে একটি হল এটি এমনভাবে পরিচালিত হয় যা কোম্পানির জন্য কম ক্ষতিকারক এবং ব্যাহত হয়।
আপনাকে নির্ধারণ করতে হবে:
- অভ্যন্তরীণ তদন্তের উদ্দেশ্য। কেন এটি প্রথম স্থানে পরিচালিত হয়?
- তদন্তের লক্ষ্য।
পরবর্তী পদক্ষেপ হল একটি বোর্ড নিয়োগ করা যা তদন্ত এবং কর্মচারীদের জিজ্ঞাসাবাদের দায়িত্বে থাকবে। এটি একটি কর্মচারী বা একটি তৃতীয় পক্ষ হতে হবে? সম্ভবত একটি ব্যক্তিগত তদন্তকারী? কখনও কখনও গেমটিতে নিরপেক্ষ কাউকে নিয়ে আসা ভাল, কারণ তারা আরও বিশ্বাসযোগ্য এবং উদ্দেশ্যমূলক হতে থাকে। এছাড়াও, তারা আরও নিরপেক্ষ হবেন এবং যে কর্মচারীদের সাক্ষাত্কার নিচ্ছেন তাদের সাথে সংযুক্ত থাকবে না কারণ তারা তাদের সহকর্মী নয়। এছাড়াও, তৃতীয় পক্ষের স্বার্থের দ্বন্দ্ব থাকবে না যা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
সাক্ষাৎকার পরিকল্পনা: মূল সাক্ষী এবং প্রাসঙ্গিক নথি
কোম্পানির নীতি লঙ্ঘন বা লঙ্ঘনের সাথে জড়িত হতে পারে এমন সমস্ত কর্মচারীদের চিহ্নিত করা গুরুত্বপূর্ণ। এর মধ্যে সেই সমস্ত প্রাক্তন কর্মচারীদেরও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যারা সম্ভাব্য অন্যায় কাজের কিছুক্ষণ আগে বা পরে কোম্পানি ত্যাগ করেছিলেন। আপনি যখন কাউকে তদন্ত করছেন, অবশ্যই আপনি তাদের ব্যক্তিগত ডেটা অ্যাক্সেস করতে চান যা তারা কোম্পানিকে দিয়েছে। আন্তর্জাতিক ব্যবসা, বিশেষ করে, তাদের তদন্ত স্থানীয় আইন মেনে চলা নিশ্চিত করার জন্য একটি বড় দায়িত্বের সম্মুখীন হয়। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে, আপনার ব্যক্তিগত ডেটা পেতে কোনো সমস্যা হবে না, তবে আপনি যদি ইউরোপে কাজ করেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই শ্রম আইন সম্পর্কে সচেতন হতে হবে যা কর্মীদের অনুমতি ছাড়া তাদের ব্যক্তিগত ডেটা ব্যবহার নিষিদ্ধ করে। যে কোনও ক্ষেত্রে, প্রাসঙ্গিক নথিগুলি সনাক্ত করা, পুনরুদ্ধার করা এবং পর্যালোচনা করা সম্ভবত অভ্যন্তরীণ তদন্তের সবচেয়ে দীর্ঘস্থায়ী দিক হবে। তদন্তকারীকে যতটা সম্ভব সুগঠিত হওয়ার চেষ্টা করা উচিত এবং নথিগুলি থেকে সর্বাধিক লাভ করার জন্য একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতির বিকাশ করা উচিত।
সাক্ষাৎকারটি
এখন, যখন উপরের সবকিছুর যত্ন নেওয়া হয়েছে, আমরা তদন্তের মূল অংশে আসি: ব্যক্তিদের সাক্ষাৎকার নেওয়া। এটি সত্য প্রাপ্ত করার একটি প্রাথমিক উপায় হতে যাচ্ছে।
সামঞ্জস্যপূর্ণ সমস্যাগুলির কারণে এটি আদর্শ হবে যে একই দল লোকেদের সমস্ত সাক্ষাত্কার পরিচালনা করে। এইভাবে সাক্ষ্যের দ্বন্দ্বগুলি এখনই স্বীকৃত হতে পারে।
একটি সাক্ষাত্কার পরিচালনা করা সহজ বলে মনে হয়, কিন্তু এটি থেকে অনেক দূরে। কাজটি সঠিক লোকদের সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা এবং এটি সঠিক উপায়ে করা উচিত। তদন্তকারীদের নরম দক্ষতা তৈরি করতে হবে - তাদের অবশ্যই ভাল সক্রিয় শোনার দক্ষতা থাকতে হবে, অবশ্যই সহানুভূতিশীল হতে হবে, যেভাবেই হোক পক্ষপাতদুষ্ট হওয়া উচিত নয় এবং অঙ্গভঙ্গি এবং মুখের দৃষ্টিতে পড়তে হবে। ন্যায্যতা এবং বস্তুনিষ্ঠতা একটি আবশ্যক. তদন্তকারীদের সাক্ষাত্কারের জন্য পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে এবং সতর্কতার সাথে প্রস্তুতি নিতে হবে, অর্থাৎ তাদের কী তথ্যের প্রয়োজন, তবে কীভাবে পক্ষগুলির গোপনীয়তা রক্ষা করা যায় সে সম্পর্কে তাদের আগে থেকেই সতর্কতার সাথে চিন্তা করা উচিত। লিখিত প্রশ্নগুলি তদন্তকারীর পক্ষে একাধিক ব্যক্তিকে একই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা সম্ভব করে তোলে।
ব্যক্তিগত তদন্তে অপরিহার্য হল যে ইন্টারভিউ নেওয়া কর্মচারী ভয় পায় না বা চাপ অনুভব করে না। কর্মচারী অস্বস্তিকর হলে এবং ফাঁদে আটকা পড়ে থাকলে তদন্তকারীকে চাপ দেওয়া এবং উত্তরের জন্য জোর দেওয়া এড়ানো উচিত। এছাড়াও, পরামর্শমূলক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত নয়।
এটি হাইলাইট করা উচিত যে যাদের সাক্ষাতকার নেওয়া হয়েছে তাদের হাতে অভ্যন্তরীণ তদন্ত সম্পর্কিত নথি নেই, তাদের এমন কোনও তথ্য দেওয়া উচিত নয় যা তাদের কাছে ইতিমধ্যে নেই, এবং অন্য সাক্ষাত্কারকারীরা যা বলেছেন তা তাদের বলা উচিত নয়।
প্রতিটি সাক্ষাত্কারের শেষে তদন্তকারীকে একটি সারসংক্ষেপ দিতে হবে, যা একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্তভাবে লিখতে হবে।
তদন্তের প্রমাণ ও অর্জন
প্রমাণ সম্পর্কে পরিষ্কার পদ্ধতি এবং এটি কীভাবে চাওয়া, রেকর্ড করা এবং সংরক্ষণ করা উচিত তা নির্ধারণ করতে হবে। অভ্যন্তরীণ তদন্তের জন্য মূল্যের সমস্ত সংগৃহীত তথ্যের জন্য তদন্তকারীর একটি সুরক্ষিত ডেটা ভান্ডারের প্রয়োজন হবে।
তদন্তকারী যখন সুস্পষ্ট প্রমাণ খুঁজে পায় এবং বোর্ডের কাছে দেখায়, তদন্ত ধীরে ধীরে শেষ হয়। এটি সাধারণত প্রধান উপসংহারের সারাংশ এবং সমস্ত প্রাসঙ্গিক প্রমাণের বিশ্লেষণ সহ একটি প্রতিবেদন দ্বারা বন্ধ করা হয়। তদন্ত কিভাবে তার লক্ষ্য অর্জন করেছে এবং তার উদ্দেশ্য পূরণ করেছে তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। কখনও কখনও, অন্যায়ের ধরণের উপর নির্ভর করে, সঠিক প্রতিকারমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। কিছু ঘটনা সম্পর্কে জনসাধারণের কাছে একটি বার্তা পাঠানোর প্রয়োজন হতে পারে। আমাদের পরামর্শ হল যে যদি কোম্পানি জনসাধারণের কাছে কিছু বলে থাকে তবে এটি একটি PR এজেন্সির উপর ছেড়ে দেওয়া ভাল, কারণ এটি সাধারণত একটি খুব সূক্ষ্ম বিষয় হতে পারে যা কোম্পানির ক্ষতি করতে পারে।
কিভাবে Gglot অভ্যন্তরীণ তদন্ত সহজ করতে পারে?
আপনার কাছে কাজের জন্য সঠিক লোক থাকতে পারে, কিন্তু আমরা আপনাকে সঠিক টুল দিতে পারি। ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা ব্যবহার করুন এবং তদন্ত প্রক্রিয়া সহজ করুন। আসুন আমরা আপনাকে দেখাই কিভাবে:
- সাক্ষাত্কার প্রতিলিপি
সম্ভবত, পরিচালিত সাক্ষাৎকার রেকর্ড করা যাচ্ছে. তদন্তকারী তার কাজকে অনেক সহজ করে দিতে পারে, যদি সে সিদ্ধান্ত নেয় যে সে রেকর্ডিংগুলি প্রতিলিপি করতে চায়। তার মানে তদন্তকারীর সামনে যা বলা হয়েছে সবই থাকবে, সাদার উপর কালো। একটি প্রতিলিপিকৃত সাক্ষাত্কার ত্রুটি, ভুল ধারণা এবং বিভ্রান্তির জন্য কোন জায়গা ছেড়ে দেবে না। এটি সারাংশ লেখার প্রক্রিয়াটিকে সহজতর করবে। এই সমস্তই তদন্তকারীকে অন্যান্য জিনিসগুলিতে উত্সর্গ করার জন্য আরও বিনামূল্যে সময় দেবে।
- মিটিং রেকর্ডিং প্রতিলিপি
স্টাফ মিটিং রেকর্ডিং প্রতিলিপি জালিয়াতি প্রতিরোধের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে. ট্রান্সক্রিপশনগুলি কথোপকথনের প্যাটার্নগুলি সনাক্ত করা আরও সহজ করে যা অ্যালার্ম বাজায় এবং প্রতিরোধক হিসাবে কাজ করে৷ কোম্পানীর নীতি লঙ্ঘন আসলে না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে অপেক্ষা করতে হবে না, কারণ এইভাবে যেকোন সন্দেহজনক আচরণ অঙ্কুরে ছিটকে যেতে পারে।
- প্রতিলিপি এবং গ্রাহক সেবা
এটা কি দুর্দান্ত হবে না যে যখন গ্রাহকদের অভিযোগ ঘটে, তখন ব্যবস্থাপক তার সামনে একটি লিখিত আকারে কর্মচারী এবং গ্রাহকের মধ্যে কথোপকথন করতে পারে যাতে তিনি ধাপে ধাপে বিশ্লেষণ করতে পারেন আসলে কী ঘটেছে? Gglot বস্তুনিষ্ঠ থাকতে সাহায্য করতে পারে এবং গ্রাহক পরিষেবায় কর্মরত বন্ধুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের সাথে ঘটে যাওয়া ভুল যোগাযোগের বিষয়ে একটি স্পষ্ট অন্তর্দৃষ্টি থাকতে পারে।
- প্রশিক্ষণের উদ্দেশ্যে ট্রান্সক্রিপশন
কিছু কোম্পানি চায় তাদের কর্মচারীরা HR প্রশিক্ষণের অংশ হিসেবে অভ্যন্তরীণ তদন্ত পরিচালনা করুক। আগেই বলা হয়েছে, এটি একটি জটিল পদ্ধতি। বেশিরভাগ লোকের এই ডোমেনে একটি ভাল কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা নেই তাই তাদের কোম্পানি তাদের প্রশিক্ষণ সেশন এবং মক ইন্টারভিউ অফার করে যাতে তারা আরও ভাল পারফর্ম করতে পারে এবং প্রকৃত ইন্টারভিউ করার পরে আরও আত্মবিশ্বাসী হয়। সর্বোপরি, সম্ভাব্য তদন্তকারীদের অবশ্যই শিখতে হবে কিভাবে পরিশ্রমী, দক্ষ এবং নৈতিক উপায়ে কাজ করতে হয়। একটি সম্ভাবনা হল যে সেই উপহাস সাক্ষাত্কারগুলি রেকর্ড করা হয় এবং প্রতিলিপি করা হয়, তাই তারা মূল্যবান শিক্ষামূলক উপাদান হিসাবে পরিবেশন করতে পারে। সম্ভাব্য তদন্তকারীরা ট্রান্সক্রিপ্টের মধ্য দিয়ে যেতে পারে, তাদের সমস্ত ত্রুটিগুলি চিহ্নিত করতে পারে, তারা কোন প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করতে বাদ দিয়েছে, তারা আরও ভাল উপায়ে কী তৈরি করতে পারে এবং তাদের সামগ্রিক কর্মক্ষমতা উন্নত করতে পারে।
আজ কোম্পানী অপরিমেয় তদন্তের অধীনে, এবং সেইজন্য অভিযোগ বা মামলা হওয়ার সম্ভাবনা একটি ক্রমবর্ধমান সম্ভাবনা। পরিসংখ্যান অনুসারে, গড়ে 500-ব্যক্তির কোম্পানি এখন প্রতি বছর প্রায় সাতটি অভিযোগের সম্মুখীন হয়। জালিয়াতি, চুরি এবং, মববিং আজকের ব্যবসায়িক জগতেও একটি বড় সমস্যা। অতএব, কোম্পানিগুলিকে এই ধরনের অভিযোগ বা অন্যায়ের প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। অভ্যন্তরীণ তদন্ত অনুপযুক্ত আচরণ শনাক্ত করতে, ক্ষতির মূল্যায়ন করতে এবং এটিকে পুনরায় ঘটতে বাধা দিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। সঠিক সরঞ্জাম তদন্ত প্রক্রিয়া সহজতর. প্রতিলিপি একটি অভ্যন্তরীণ তদন্ত কোর্সে মহান সাহায্য হতে পারে. যদি আমরা আপনার দৃষ্টি আকর্ষণ করি এবং আপনি আমাদের ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা সম্পর্কে আরও জানতে চান, আমাদের জানান।